大学事務を志望する場合、人気で倍率が高いためどのような志望動機にすれば採用されるのか不安に感じる人も多いですよね。
また、大学事務でなければいけない理由をどのように書けばいいのか悩んでいる人もいるでしょう。
今回は、志望動機の書き方やコツ、例文も合わせてご紹介します。仕事内容も紹介するのでぜひ参考にしてみてください。
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志望動機の前に確認！大学事務の仕事内容5つ
書く前にまずは大学事務の仕事内容についてしっかりと理解を深めましょう。仕事は多岐に渡りますが大きく分けると5つです。ここでは1つずつ解説していきます。
①授業や成績などの準備・管理
授業や成績の準備、管理を行います。大学の教室は施錠されており、事務室で鍵を保管しているのが一般的です。
大学事務は、教室の鍵の管理もしているため、使用する教材の準備や授業で使用するプロジェクターの用意といったことも仕事内容に含まれます。
また、準備したものがうまく使用できない時はサポートにつくこともあり、授業に関わる多くの準備をしているのが大学事務といえるでしょう。
そのほか、学籍管理や証明書の発行も大学事務の仕事です。
②予算管理など経理全般
助成金や研究費の予算作成・清算といった経理全般も担当します。
特に助成金に関しては、国の費用となるため詳細で正確な管理をしなければなりません。
同様に、予算等の資料作成も締め切りが設けられており、正確さとスピードが重要といえるでしょう。
また、研究室の予算については、勝手に決められるわけでなく教授とのコミュニケーションも必要です。そのため、他者との連携ができるような能力も必要不可欠といえます。
③入試試験の実施
入学試験を実施する際にもさまざまな準備に携わります。例えば、実施されるまでの間に必要な書類の印刷や、当日の案内担当といった仕事です。
出願者の情報登録や試験後の合否書類を発送するなどの事務的な処理も行います。
④窓口業務
学生からの問い合わせや保護者からの相談といった、大学の窓口業務も仕事内容に含まれます。
また、さまざまな業者とのやりとりも行うため、学校関係者以外と関わる機会も多いといえるでしょう。
そのほか、卒業生や学校での特別講義で来られた来訪者の対応をすることも多く、窓口対応も幅広い業務のひとつです。
⑤イベントなどの広報業務
学校説明会やWEBサイト運営といったイベントの広報業務も大学事務の仕事です。特に、学校説明会は新規入学者を獲得するための重要なイベントといえます。
また、大学ではシンポジウムやゲストを招いて講義が行われることも多くあります。
大学事務は、学校外に向けてもさまざまな仕事があり、本学の認知向上のための業務に携わることも多いでしょう。
大学事務で働く3つの魅力
大学事務は、単なる事務作業を超えた、学生の成長を支える重要な仕事です。
学生生活の裏側を支え、教育現場に貢献できる魅力的な職業には、多くの人が気づいていません。ここでは、大学事務で働く本当の魅力を徹底解説します。
①学生の学びの過程に貢献できる
大学事務職員は、学生の学びを直接的かつ間接的にサポートする役割を担っています。
具体的には、履修登録の支援や学習環境の整備、奨学金手続き、学生相談など、多岐にわたる業務を通じて、学生の学びの質を高めることができます。
学生が円滑に学習を進められるよう、きめ細やかなサポートを提供することで、彼らの成長と夢の実現に貢献できるのが、大学事務職の最大の魅力でしょう。
学生一人ひとりの可能性を引き出すサポート役として、教育現場の縁の下の力持ちとなれることが、この仕事の最大の喜びなのです。
②様々な人々との交流を楽しめる
大学事務の仕事の最大の魅力の一つは、多様な人々と関わることができる点にもあります。
学生、教授、保護者、企業関係者など、立場や背景の異なる人々と日常的にコミュニケーションを取っていき、自分自身の視野を広げ、人間的に成長できる機会に恵まれています。
特に、全国から集まる学生や留学生との対話は、新鮮で刺激的な経験となり、毎日が学びに満ちた職場環境を提供してくれるでしょう。
③学生の成長を見守りながらサポートできる
さらに、学生の成長を間近で見守り、直接サポートできることも大きな魅力です。
履修手続きや就職相談、留学支援など、学生生活の重要な場面に寄り添うことができます。
学生が悩みを相談し、夢に向かって一歩ずつ前進する姿を支えることは、大学事務ならではの大きなやりがいといえますよね。
入学から卒業まで、学生の成長のプロセスに関わることができ、彼らの未来に貢献できる喜びは、この仕事ならではの魅力といえるでしょう。
大学事務の志望動機で好印象を得るコツ3つ
人気の高い職種では、志望動機でいかに好印象を与えられるかが重要なカギです。なぜなら、たくさんの志望者の中でも記憶に残りやすくなるからです。
ここでは好印象を得られる３つのコツをご紹介します。
①なぜこの大学なのかを明確にする
大学はたくさんありますが、なぜこの大学なのかを明確にしましょう。他の大学でも通じる内容や働きたいという熱意だけが書かれた内容になっていないかに注意してください。
例えば、母校だった場合もただ「母校だから」ではなく、どのようなところに魅力を感じているのかしっかり記載することが重要です。
その大学が特に力を入れている取り組みを調べて内容に取り入れるのもいいでしょう。
②求められる人物像に即して書く
仕事内容は幅広く、大学によって求められる人材も異なります。
一般的に事務職は、丁寧で細かな仕事も正確にできるスキルが求められますが、教育業界ならでは素質も必要です。
人を支えたい、学生の成長に貢献したいという想いも重要な部分なので、大学側が求める人物をしっかりと理解して書くようにしましょう。
志望する大学の教育理念を調べて理解できれば、求められる人物像を反映させられますよ。
③大学事務ならではの魅力を意識して書く
学生の成長や学びを支えられるといった、大学事務ならではの魅力を意識して志望動機を書くようにしましょう。
授業を行う教授とは違った形で、学生を支えられるのは大学事務の大きな魅力です。
また、学生とのつながりが深いだけでなく、仕事内容の幅広い点も魅力といえます。
事務職としての細かな作業以外にも、経理関わったり学校関係者以外とのやり取りがあったりと多くの経験ができるのも大学事務ならではかもしれません。
大学事務の志望動機の書き方3ステップ
志望動機を書く際は、ただ熱意を伝えるだけでは良い印象を与えることはできません。3つのステップを意識して作成しましょう。
ここでは1つずつ解説していきます。
①なぜこの大学なのかを簡潔に書く
最初になぜ志望したのかを簡潔に述べてください。
まず結論を述べることで、その後の内容が伝わりやすくなり良い印象を与えます。
なぜこの学校を選んだのか、なぜ大学事務なのかという点を明確にすることが重要です。
あまり長くならないように注意して、一文で書くように意識しましょう。ダラダラと書けば、うまく伝わらず印象も悪くなってしまいます。
②具体的エピソードで根拠を添える
志望理由を簡潔に書いた後は、具体的なエピソードを盛り込みます。エピソードがあれば、志望理由の明確な根拠が伝わるからです。
志望理由に説得力を持たせるためには、具体的なエピソードは欠かせません。
ただし、無作為にエピソードを盛り込んでも意味がないため、大学事務の志望に関連するような内容にしましょう。
例えば、大学事務の仕事に興味があるだけでは不十分といえます。志すようになったきっかけを自分なりの言葉で書いて、周りとの差別化を図りましょう。
③どのように仕事で貢献するか述べて締める
最後は、どのような働きで貢献するのかを述べてください。
大学事務として活用できるスキルや強みがあれば、さらに熱意が伝わり志望度が高いと判断されやすいでしょう。
また、大学側がどのような人材を求めているかも理解していなければ、的外れな内容となってしまいます。
そのような内容にならないよう、教育理念や方針をしっかりと理解しておくことも重要です。
【未経験・転職別】大学事務の志望動機例文4つ
大学事務の志望動機の例文を4つご紹介します。
未経験と転職それぞれのケースに合わせているので、ぜひ参考にしてみてください。
①【未経験】母校に貢献したい
例文
私が志望した理由は、在学中から母校で働き貢献したいと考えていたからです。なぜなら、私自身が大学事務の方々に色々な相談をしており、たくさんお世話になることが多かったからです。
在学中は、勉強や部活動での目標についてさまざまな悩みを抱えていました。しかし、親身になって話を聞いてもらい、的確なアドバイスをもらって解決したことが数多くあります。
このような経験から、私も大学事務として働き、学生生活でのさまざまな悩みや問題を聞き、力になりたいと考えるようになりました。
また、昔から人のサポートをすることが好きで、細かな作業も得意だと自負しております。入校後は、学生たちの大学生活に寄り添ってサポートできるように努めてまいります。
自身が母校でお世話になったエピソードをしっかりと盛り込んでいます。母校で勤めたいと考えている就活生も多いので、経験を交えたインパクトのある志望動機を書くことが大切です。
②【未経験】取り組み・理念に共感した
例文
私が貴学を志望した理由は「地域を支え、地域を変えられる大学」という教育理念に強い感銘を受けたからです。
私自身、この地域で生まれ育ったためとても大切に考えております。大学時代に留学した際には、自分の育った地域について海外の人にも知ってもらおうと思っていました。しかし、実際に文化や歴史、地域ならではの習わしなど知らないことがたくさんあり、うまく伝えることができなかった経験があります。
その後、地域について調べ研究し、支えられる仕事がしたいと考えるようになりました。このような経験もあり、貴学の教育理念の大切さを痛感しております。
事務職を通して、地域にいながら世界との交流ができる学生たちを支え、地域社会の発展に寄与していきたいと考えております。
企業のように、大学にも基本理念や見学の精神があります。教育理念の理解を深め、同じ志で運営していける人は、大学側にとっても魅力的に感じられるでしょう。
自身の経験も踏まえて、共感できた点をアピールできると好印象を与えられますよ。
③【転職】自分のスキルを活かしたい
例文
私は、自身の経験やスキルを活かして学生たちの成長を支えたいと思い、志望しました。前職では、一般事務として働いておりパソコンスキルには自身があります。また、海外の部署もあったため、英語力もあると自負しております。
貴学では、世界へ羽ばたくことを教育理念として掲げており、とても感銘を受けました。今後、どのような職種においても世界との繋がりは重要だと考えています。
特に、英語に力を入れている貴学で英語力を活かし、学生たちの学びやすい環境をさらに作っていくのが目標です。他にも前職の経験とパソコンスキルも活かして、さまざまな事務処理も的確に行なっていきたいと考えております。
自身のスキルと大学側が求める人物像が一致すれば、好印象な志望動機となるでしょう。経験やスキルをしっかりとアピールできれば一緒に働きたいと思ってもらいやすくなります。
④【転職】地域貢献したい
例文
私が貴学を志望した理由は、大学事務の仕事を通して地元に貢献したいと考えているからです。貴学は、季節ごとに地域でイベントを行い、地域貢献に力を入れています。
私は、幼い頃から将来は地元の良さをたくさんの人に知ってもらいたいと考えていました。しかし、漠然としか考えておらず、地元の文化や習性についてはあまり理解できていなかった現状がありました。
しかし、貴学が開催していた地域のイベントでさまざまなことを知ることができ、さらに思いが強くなったのです。現在の貴学では、地域でのイベントと合わせて海外の方に向けても情報発信をしています。そのため、自身の英語力も活かして地元の素晴らしさをたくさんの人に知ってもらいたいと考えています。
また、イベントだけではなく、簿記の資格も活かしてさまざまな学生たちの教育にもしっかりと携わっていくのが目標です。
地域貢献を教育理念に掲げている大学も存在します。そのような大学であれば、地元に貢献したいという志望動機も立派な理由のひとつです。
作成の前に、地域貢献の様子を確認したり、実際に参加したりするのも良いでしょう。
【アピールに使える】大学事務の仕事に役立つ能力とスキル
大学事務職員が多様な業務をこなすためには、単なる事務処理能力だけでなく、幅広いスキルと柔軟な対応力が求められます。
以下に、大学事務で活躍するために必要な能力を詳しく見ていきましょう。
①語学力
大学のグローバル化が進む中、語学力、特に英語力は大学職員にとって重要な能力となっています。
近年の大学では、留学生の受け入れや海外大学との交流が活発化しており、事務職員にも一定の語学スキルが求められるようになりました。
TOEICで800点程度の英語力があれば、留学生対応において大きな強みとなりますが、語学力よりも、コミュニケーションを円滑に行える実務レベルの英語力が重視されています。
英語学習への意欲や姿勢も、採用において重要な評価ポイントとなるでしょう。
②PCスキル
Microsoft OfficeソフトであるWordやExcelは、日常業務に不可欠なツールで、文書作成、各種管理表の作成、データ集計など、多岐にわたる業務でこれらのソフトを使用します。
MOS（Microsoft Office Specialist）資格の取得は、PCスキルをアピールする上で大きな武器となります。
基本的な関数操作や表作成能力は、業務をスムーズに遂行する上で求められるスキルです。
また、給与計算ソフトなど専門的なソフトウェアの操作にも柔軟に対応できる能力が望まれます。
③コミュニケーションスキル
さらに、大学事務職員にとって、コミュニケーションスキルも欠かせない能力となっています。
学生、教職員、保護者など、多様な立場の人々と関わるため、相手の年齢や背景に応じた柔軟な対応が求められます。
単に話すだけでなく、相手の本当のニーズを理解し、適切に対応する力が必要で、学生の相談に対して親身に耳を傾け、複雑な問題にも丁寧に対応できることが欠かせません。
また、教職員との連携や外部機関とのやりとりにおいても、正確かつ円滑なコミュニケーションが大学運営の基盤となります。
④スケジュール管理能力
加えて、大学事務職員には、高いレベルのスケジュール管理能力が求められます。
特に中小規模の大学では、総務、経理、人事など複数の業務を兼任することが一般的です。
多岐にわたる業務を効率的に遂行するためには、計画的かつ緻密なスケジュール管理が欠かせません。
教職員から提出される書類の期限管理や、各部署との連携、業務の優先順位付けなど、常に全体を俯瞰しながら柔軟に対応する能力が重要となるでしょう。
志望動機の書き方を工夫して大学事務の選考を突破しよう！
大学事務は、事務職だけでなく幅広い業務を行います。
志望する人も多く、採用されるためには印象に残りやすい志望動機を書かなければなりません。そのために、教育方針や学部についての理解を深め、書き方を工夫するようにしましょう。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
