就職活動では、何度か企業側にメールを送る場面があります。しかし、企業にメールを送る機会など滅多にないため、どのようにして良いのかわからない人も多いでしょう。
本記事では、主に面接に関するメールを企業に送る際に、どのようなメールの構成にしてどのようなポイントに注意すべきなのか解説します。
面接を控えている人は、これを機にメールの構成やマナーについて見ておきましょう。
面接のお願いメールの基本的な構成とポイント
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初めて企業にメールを送る場合、本文にどのようなことを記載すれば良いのかわからない人も多いでしょう。基本的には以下の4つの内容が含まれていれば問題ありません。
①宛名
まず、メールは宛名を記載するところから始めます。宛名には送り先の企業名とわかる場合は部署名、そして担当者の人の名前を記載しましょう。
この際に気をつけたいのが、正確に記載することです。もし、企業名や部署名などを間違えてしまうと、届けたい場所に正確に届かない可能性があります。
また、名前を間違えてしまうと失礼に当たるため、必ず間違えがないか確認してから送りましょう。
②挨拶・本文
宛名の次は、メインの挨拶と本文です。基本的にいきなり本文に入るのではなく、何か1つ挨拶を入れるのがメールでは定番です。
例えば、何度かメールのやり取りがある場合は「いつもお世話になっています」などを使用するといいでしょう。
本文に関しては、長々と記載してしまうと相手に伝えたい内容が伝わりにくくなってしまいます。
また、相手方も貴重な時間を割いてメールを見ていますので、できるだけ短く簡単に伝えたいことを記載するように心がけましょう。
③締めの言葉
本文まで完成したら、締めの言葉を付け加えましょう。一般的には「お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします」と記載すれば問題ありません。
もし、内定辞退のメールの場合は「これからも貴社のご発展を心よりお祈りしております」などの文を記載しましょう。
本文を意識するあまりに、締めが雑になってしまう場合もあるかもしれません。しかし、メールを最後まで読んでくれることを想定して、言葉遣いや誤字脱字など失礼のないように仕上げましょう。
④署名
最後に署名を記載して完成です。署名の欄に記載する内容としては、自分が通っている大学名と所属している学部・学科、名前を記載しましょう。
また、自分の電話番号とメールアドレスも記載しておくと、相手が連絡を送る際にスムーズにやり取りができるため便利です。
【ケース別】面接に関するお願いのメール例文6選
企業側に面接の件でメールを送るときは、以下の6つのケースが考えられます。それぞれメールを送信する際の例文を用意しましたので、参考にしてみてください。
①企業から提示された候補日に確定する場合
| 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 この度は、面接の日程の調整及びご連絡いただきありがとうございます。 ご指定いただいた日程で面接をしていただければと思い、返信させていただきました。 〇〇月〇〇日（〇曜日）〇〇：〇〇に〇〇にお伺いします。 お忙しい中、面接のお時間をいただきありがとうございます。 面接当日は何卒、よろしくお願い致します。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 |
面接の日程が提示されたもので問題なければ、その旨を伝えましょう。
ポイントとしては、面接の日時と場所が自分の認識と間違いないか確認できるように、再度本文に記載すると間違いがあった際に自分や企業側が気づきやすいです。
②候補日をこちらから提示する場合
| 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 この度は書類選考通過のご連絡をいただきありがとうございます。 面接の日程日につきまして、下記の日程で面接をしていただくことは可能でしょうか。 〇〇月〇〇日（〇曜日）終日 〇〇月〇〇日（〇曜日）終日 〇〇月〇〇日（〇曜日）終日 ご都合が合わない場合は、お手数おかけしますがご連絡いただけますと幸いです。何卒、よろしくお願い致します。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 |
候補日を希望する際は、企業側が選びやすいように選択肢を複数用意して提示しましょう。
③確定していた日程を変更する場合
| 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 この度は、書類選考の通過のご連絡頂きありがとうございます。 面接日程についてですが、ご連絡頂いた日時が大学の実習活動の日時と重なっているため、変更をお願いしたくご連絡致しました。日程ですが、下記の日程から変更していただくことは可能でしょうか。 〇〇月〇〇日（〇曜日）終日 〇〇月〇〇日（〇曜日）終日 〇〇月〇〇日（〇曜日）終日 誠に勝手なお願いとなってしまい、申し訳ありません。再度調整していただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い致します。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇〇〇 |
基本的に面接が優先ですが、どうしても外せない用事がある場合は候補を複数挙げて、日程の変更が可能か伺いましょう。
④WEB面接に変更したい場合
| 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 この度は、書類選考の通過のご連絡頂きありがとうございます。 面接日程につきまして、頂いた日程の前後で実習活動があり、貴社までの距離を考えるとお伺いするのが難しいため、可能であればWebでの面接をしていただけないかと思いご連絡致しました。 誠に勝手なお願いとなってしまい、申し訳ありません。ご検討していただけますと幸いです。 何卒、よろしくお願い致します。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 |
基本的に対面での面接の場合は、企業に出向いて面接を受けるようにしましょう。しかし、どうしても外せない実習などの用事がある場合は仕方がありません。
調整が可能かはさておき、早めに事情を説明し面接方法の変更が可能か伺いましょう。
⑤面接を辞退したい場合
| 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 この度は、書類選考の通過のご連絡頂きありがとうございます。 大変恐れ入りますが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、ご連絡致しました。 お忙しい中、面接のお時間をつくっていただいたにもかかわらず、このような結果になってしまい申し訳ありません。また、このようなメールでのご連絡になってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の発展をこころよりお祈り申し上げます。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 |
面接を辞退する場合は、企業に辞退の連絡をするのがマナーです。
連絡はメールでも問題ありませんが、インターンなどお世話になっていた企業などであれば、電話も合わせてしておくと良いでしょう。
⑥面接の結果を催促する場合
| 株式会社〇〇 採用担当 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇 〇〇です。 先日はお忙しい中、面接に貴重なお時間をいただきありがとうございました。 大変恐れ入りますが、先日の面接の結果について、面接の結果はいつ頃ご連絡いただけますでしょうか。 おおよその日程でも問題ありませんので、ご連絡頂けますと幸いです。 お忙しい中、お手数おかけしてしまい申し訳ありません。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 〇〇 電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 |
結果の通知が届かない原因としては、先方が忙しくなかなか連絡できない状況であることが考えられます。そのため、連絡する際は先方の事情を考慮した上でメールしましょう。
また、不合格者の場合は連絡が来ないこともありますので、注意が必要です。
メール連絡に関する注意するべき5つのマナー
メールの文章を作成する際は、いくつか気をつけるべきマナーがあります。作成時は以下の5つの点に気をつけましょう。
①学校・就活用のメールアドレスを使っているか
ルールとして細かく決まっているわけではありませんが、企業に就職活動の件でメールする際は、学校・就活用のメールアドレスを使用するのが一般的です。
就職活動用のメールアドレスを用意しておけば、私用のメールと混同することがないため、確認が必要なメールを見逃さずに済みます。
できる限り、就職活動が始める前に準備しておくと良いでしょう。
②装飾がされていないか
ビジネスメールは、メールの本文を装飾しません。例えば、本文の重要な部分を太字にしたり目立たせるために色を変更したりなどはしないようにしましょう。
自分の伝えたいことが伝わるのか不安な気持ちはわかりますが、相手に伝えやすくする工夫は、何も装飾だけではありません。1つ例を挙げると、文章を短く簡潔に伝えることがあります。
また、自分の伝えたい結論部分を本文のはじめに持って来ると、より相手方が大事な部分を見逃さずに済みます。
③誤字脱字はないか
文章の中に誤字脱字があると、失礼に当たってしまう場合があります。特に相手の企業名や担当者名については、十分に気をつけて記載しましょう。
複数回見直しするのはもちろん、自分1人で不安なのであれば、他の人と一緒に確認するのも1つの手です。
また、本文の誤字脱字をチェックするのであれば、ツールなどを使用して確認することも可能です。
ただし、ツールだけでは判断できない部分もありますので、最後は必ず自分の目で確認して提出しましょう。
④敬語が正しく使用されているか
文章内の敬語が正しいかも重要なポイントです。もし、間違った敬語が使用されていると、読みづらい文章になったり、文章を正しく書けないといった評価をされたりしかねません。
特に「御社」や「貴社」など、普段使用しない言葉を使った際に間違えてしまうことが多いです。
参考までに「御社」は面接など会話の中で使用し「貴社」はメールやエントリーシートなどの文面で使用します。
⑤24時間以内に返信する
メールは基本的にすぐ返信することを心がけましょう。中には、「すぐ返信すると変に思われてしまうのでは」などと考える人もいるかもしれませんが、すぐ返信して問題ありません。
特に、日程調整にかかわる内容のメールはできるだけ早く返しましょう。日程調整は企業側の予定も考慮しつつ決定されるため、返信が遅くなるほど企業側に負担をかけてしまいます。
メールの受信欄は定期的にチェックし、見逃さないようにしましょう。
面接のメールに関するよくある質問2選
最後に、面接のメールを作成する際に、よくある疑問点について回答します。
①2回目以降も「お世話になっております」は必要？
2回目以降のメールであっても、挨拶で「お世話になっております」は入れておきましょう。
もし、同じ日に何度もやり取りをしているのであれば「たびたびのご連絡失礼します」などと記載しておけば、違和感のないメールの文章を作成できます。
何度もやり取りしているうちに、忘れてしまうこともあるかもしれませんので、送信前には必ず確認を怠らないようにしましょう。
②メールを送った後に誤りがあることに気づいたら？
もし、メールの内容に誤りがあった場合は、件名に「訂正」「重要」と入れた上で再送しましょう。このとき、気づいてすぐに訂正して再送できるかがポイントです。
例えば、日程調整の件の場合、企業側が早い段階で日程を決めてしまい変更できない状況に陥ってしまうかもしれません。
そのため、訂正はできるだけ早いタイミングで企業側に伝えましょう。また、訂正の文章内では、誤った内容を送信してしまった旨について、誠心誠意謝罪の言葉を伝えましょう。
面接のお願いメールはマナーを守ることが最重要！
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企業にメールをする際は、普段友人にするメールとは違いマナーを守った上で送ることが重要です。
慣れない部分もあるとは思いますが、本記事を参考にして、失礼のないようにメール本文を考えて送りましょう。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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