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就活での基本的なメールの送り方を解説！場面別の例文も紹介

就活メール送り方

就活をして行く中で、志望する企業にメールを送る機会が多くなります。しかし、メールを送ろうとしても「マナーが守れているか不安」と悩んでしまう人もいるでしょう。

そこで、本記事では就活メールのマナーや項目ごとの決まり事、シーン別の例文までくわしく解説します。ぜひ、これからの就活の参考にしてみてくださいね。

就活メールは送り方のマナーが大切

就活メールを送る際は、ビジネスマナーを必ず守るようにしましょう。メールを送る相手はビジネスマンなので、マナーを守ったメールでなければ印象が悪くなってしまいます。

場合によってはその後の採用試験に大きな影響を及ぼすので、メールを送る際はビジネスマナーを踏まえた内容を心がけましょう。

一見難しそうに見えるメールの送り方ですが、ポイントを押さえておけば大丈夫です。

マナーを守ったメールは好印象を与えられるので、正しいメールの送り方を覚えて就活を有利に進めてください。

【就活のメールの送り方】基本項目5つ

就活メールの内容は、以下の5項目が基本となります。正しい作成方法を知り、マナーを守ったビジネスメールを作ってみましょう。

1. 宛先
2. 件名
3. 宛名
4. 本文
5. 署名

①宛先

宛先のアドレスは、打ち間違えに注意してください。

宛先が存在しないと自動的にエラーメッセージが送付されますが、場合によっては送付されず、宛先の間違えに気付かないまま放置してしまう恐れがあるのです。

送付前にもう一度、宛先を確認しておきましょう。

②件名

件名は、メールを受け取った相手がぱっと見でどんな内容かすぐにわかるように、簡潔かつ分かりやすく書きましょう。

件名には学校名と氏名を書き、どんな用件か一言でまとめて記載してください。だらだらと長文を書くのはNGです。

忙しい就活担当者の手間を取らせず、すぐ確認できる内容を意識して作成しましょう。

③宛名

宛名は、送付先が企業や部署の場合は「御中」を最後につけて、個人に送付する場合は名前の後に「様」を付けましょう。

敬称の付け忘れは、たとえうっかりミスでも失礼な印象になります。

また、「御中」と「様」は一緒に使わないよう注意が必要です。

④本文

本文の冒頭は、自分の名前と大学名を最初に持ってくるようにしましょう。誰からのメールなのか、本文を読み始めてすぐにわかるようにするのがポイントです。

名乗った後に用件を記載してください。用件は結論から書き、簡潔かつわかりやすい内容にしましょう。

また、本文は読みやすいように適宜改行を入れてください。改行がないと文章が詰まって読みにくくなってしまいます。

相手に伝わりやすく、短時間ですぐに内容を確認できる本文を作成しましょう。

⑤署名

メールの最後には署名を入れましょう。署名とは、自分の名前や所属先、連絡先などを書いたものです。署名を入れることで、誰からのメールか明確にできます。

就活担当者は多数の就活生からメールを受け取っているので、必ず署名を入れて自分のメールであると明確にしましょう。

署名は都度手打ちすると手間がかかるので、メールソフトの設定で署名を作成してください。自動的にメールソフトの設定でメールの最後に自動で署名を入れることができます。

就活メールの送るときのマナー3つ

就活時にメールを送る際は、以下の3つのマナーを常に意識しておきましょう。このマナーを守ることで相手に好印象を与えられます。

就活メールを送る前に、このマナーを守っているか今一度確認してください。

1. メールの形式は確実に守る
2. 深夜や早朝は避ける
3. 簡潔にまとめて読みやすくする

①メールの形式は確実に守る

就活のメールを送る際は、必ずメールの形式を守ってください。守れていないと相手がマイナスの印象を持ってしまいます。

メールは自分自身の印象に直結するものです。形式が守られていないと「この人を採用して大丈夫なのか？」と、不安に思わせてしまいます。

場合によってはその後の採用試験を大きく左右するので、内容をよく確認し、形式を確実に守るようにしましょう。

②深夜や早朝は避ける

メールを送る時間は、深夜や早朝を避けるようにしましょう。

相手が寝ていると思われる時間や業務時間外のメール送付は厳禁です。送付先が相手のスマホの場合、メールの着信音で寝ている起こしてしまう可能性があります。

また、非常識な時間のメール送付は「こちらの都合を考えていないのでは？」と思われてしまい、マナーがないという印象になるかもしれません。

メールを送る際は業務時間内にして、早朝や深夜は避けましょう。

③簡潔にまとめて読みやすくする

メール本文は読みやすさ意識して、簡潔かつ分かりやすい内容にしましょう。礼儀を意識するあまり長文になってしまうと、内容が伝わりにくくなってしまいます。

就活担当者は忙しいので、メールをぱっと見てすぐ理解できるような内容を意識してください。

一文は短く簡潔にする、適宜改行を入れるなど、読みやすくなる工夫をしましょう。

【就活メールの送り方】場面別の例文5つ

実際に就活メールを送ろうとしているけれど、具体的にどうやって書けばいいかわからないと思っている人も多いのではないでしょうか。

ここでは、5つの場面別でメールの例文を紹介してます。メールの送り方に迷っている人はぜひ参考にしてみてください。

1. 説明会に参加したいとき
2. 面接の日程を確認するとき
3. 面接の日程を変更するとき
4. 面接後のお礼
5. 面接を辞退するとき

①説明会に参加したいとき

自分から相手にメールを送る際は、最初の挨拶を必ず入れてください。挨拶がないと失礼な印象になってしまいます。どのような用件でメールを送ったのか、本文で明確に伝えましょう。

案内メールの返信の場合は、冒頭の「初めまして」は「お世話になっております」と書き換えてください。また、件名は変更しないでそのまま返信しましょう。

件名をそのままにしておけば、就活担当者がぱっと見でどんな用件かすぐ把握できるので、相手の手間が省けます。

②面接の日程を確認するとき

認識の齟齬を防ぐために、面接の日程の確認メールは必ず送りましょう。

面接の日程や時間は空いてのメールからコピペして、そのまま本文に張り付けるとミスを防げます。

また、面接の日程の確認メールは、件名を変えずに「Re」をつけて送るのが正解です。就活担当者がすぐにどんな内容か把握できるので、相手の負担を軽減できます。

確認のメールは、お互いの認識の齟齬を防ぐとともに、「きちんと確認しました」という意思表示の役割を担っているのです。

③面接の日程を変更するとき

こちらの都合で日程変更をお願いする際は、必ず本文中で謝罪しましょう。

また、日程変更をお願いする際は、候補日を複数あげてください。メールのやり取りをなるべく減らして、相手の負担を軽減します。

④面接後のお礼

面接を受けて感じたことを本文に反映させましょう。どんなことを感じたか、具体的に書くと好印象に繋がります。

併せて、その会社で働きたいという熱意を伝えておくといいでしょう。

⑤面接を辞退するとき

こちらの都合で面接を辞退するので、本文中で必ず謝罪をして、気持ちのこもったメールにしましょう。

辞退すると決めたら時間を置かずにすぐ連絡してください。相手は面接のために日程を調整しているので、書ける迷惑はなるべく最小限に抑えましょう。

また、辞退の理由は詳しく書かなくても大丈夫です。

就活でのメールの送り方を学んで正しく送ろう

就活のメールは自分の印象に直結します。メールの送り方一つでいい印象にも悪い印象にもなるので、メールを送る前にまずは正しい送り方を学んでおきましょう。

就活のメールは気にしすぎなくらいがちょうどいいと言えます。細心の注意を払って、正しいメールを送ってください。