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就活での日程調整メールの基本マナーを解説｜よくある質問も紹介

就活ビジネスマナー

就活で面接やその他の日程を調整するにあたって、企業とメールのやり取りをしなくてはならず困っている方も多くいるのではないでしょうか。

本記事では、就活における企業との日程調整メールの基本マナーや例文を紹介します。

日程調整メールの基本的なマナーについて調べている方は、ぜひとも本記事をチェックしてくださいね。

就活での日程調整メールの基本マナー4つ

就活での日程調整メールの基本マナーとしては、以下の４つが挙げられます。

1. メールは普段以上に丁寧に対応する
2. 返信はなるべく早くする
3. 基本の書き方に沿って書く
4. 読みやすさを意識する

企業にメールを送るときには、失礼にならないように気を付けることが大切です。

①メールは普段以上に丁寧に対応する

日程調整のメールを送る際に、普段よりも一層丁寧に作成・送信することを心がけるべきだと言えます。

電話や直接の会話とは異なり、メールは意識していても冷たい印象を与えやすいためです。

メールでのやりとりは、採用担当者との最初の接点であるともいます。第一印象に影響する可能性もあることから、丁寧な対応が求められます。

最後までひと通り書いたら読み返して、表現や誤字脱字のチェックを行うことが大切になります。

②返信はなるべく早くする

就活で企業からメールが来たら、できるだけ早く返信することが重要です。

ビジネスの連絡は、自分のところで止めてしまわずできるだけ早く反応することが大切だと言えます。できれば、24時間以内には返信しましょう。

すぐに返信できない場合は、「○日までに返答します」と自分から期限を伝えると、相手に心配をかけることを避けられます。

電話とは異なり、メールはいつ送っても大きな問題にはなりません。しかし基本的には営業時間内に、夜になる場合は翌日の午前中に返信しましょう。

③基本の書き方に沿って書く

日程調整のメールを送る際には、基本の書き方を守って書くことが大切です。まず件名は、「（Re残し・）用件・氏名」を基本に簡潔に記述します。

相手からのメールに返信する際に付く「Re:」は、そのままにした方が何の用件への返信か分かりやすいため残しましょう。

そして本文の項目は、「宛先・挨拶・内容・締め・署名」の流れでの記述が基本です。基本の型を守った方が、担当者としても読みやすいと言えます。

④読みやすさを意識する

読みやすさを意識することも、就活の日程調整メールにおいては大切なことです。採用担当者は、毎日非常に多くのメールをやり取りしています。

そのため、読みにくいメールを送って負担をかければ、それだけでマイナスイメージを与えてしまうこともあるかもしれません。

就活に限らず、ビジネス文書を作成する際には簡潔さや読みやすさを重視すべきです。以下のような点に注意し、読みやすくする工夫をしましょう。

• 余計な話はしない
• 一文一文を簡潔に
• 適宜改行を入れる
• 伝えたいことのまとまり別に段落を作る

就活での日程調整メールの例文【状況別】

ここでは、就活での日程調整メールの例文として以下の6パターンを紹介します。

1. 候補日を提示されている
2. 候補日が提示されていない
3. 提示された候補日が全て都合が悪い
4. 学生側から日程調整を依頼する
5. 既に調整した日程を再調整したい場合
6. 面接を辞退する

①候補日を提示されている場合

候補日の連絡をもらった場合、お礼の言葉と希望する面接日程を本文内に引用して上記のように回答します。

日程を復唱するように引用することで、「しっかりと伝わっている」と採用担当者に安心してもらいましょう。

②候補日が提示されていない場合

企業側から日程の提示がない場合、こちらから候補日を提示します。候補日は少なくとも3つ以上提示し、実際の面接時間を考慮するようにしましょう。

③提示された候補日が全て都合が悪い場合

企業から提示された日程では都合が悪い場合、都合が合わないことの説明と謝罪を行ったうえで自分から候補日を打診します。

こちらから日程を打診することに抵抗感がある方もいるでしょうが、やり取りが増えて採用担当者に負担をかけることを避けるためには重要です。

④学生側から日程調整を依頼する場合

こちらの都合で日程調整を依頼したい場合はまずは電話で連絡し、担当者が不在だった場合にメールを送るようにしましょう。

メール本文では、日程の都合が悪くなったことへの謝罪を必ずすることを忘れないでくださいね。

⑤既に調整した日程を再調整したい場合

調整済みの日程を改めて調整してほしい場合、丁寧なお詫びの言葉と候補日を確実に文面に盛りこむことが重要です。

希望日を再度提示することに気が引けるかもしれませんが、相手の手間を減らすためにも忘れずに3つ以上提示すべきです。

⑥面接を辞退する場合

選考に通過した後に他の企業に内定をもらった場合などには、丁寧に断りの連絡を入れることが大切です。

上記のようにメールでも問題はありませんが、連絡が前日や当日になった場合はなるべく電話をして辞退する旨を伝えるようにしましょう。

就活で日程調整メールを送る際の注意点5つ

就活で日程調整メールを送る際には、以下の5つの点に注意するようにしましょう。

1. 絵文字や顔文字は使わない
2. 文字の装飾は避ける
3. 誤字・脱字に気を付ける
4. 会社名や部署名は省略しない
5. 就活で使えるアドレスで送る

①絵文字や顔文字は使わない

就活の日程調整メールを作成する際には、絵文字や顔文字の使用は避けなくてはいけません。

ビジネスメールに絵文字や顔文字の使用はふさわしくなく、「TPOを判断できない」「ビジネスマナーを理解できていない」と思われる可能性があります。

社会人になってからも、仕事のやりとりに絵文字や顔文字は使いません。ごく親しい同僚同士で使用することはありますが、原則避けるべきです。

また、「？」や「！」についても、原則として使わないようにしましょう。

②文字の装飾は避ける

日程調整のメールでは、文字の装飾についても避ける必要があります。太字や色文字などは、ビジネスメールにふさわしくないと考える人もいるためです。

端的・論理的な文章を記述できれば、装飾を入れなくても十分に要点が伝わりやすい文章にはできます。

就活のメールでは、できるだけシンプルに用件を分かりやすく伝えることが重要です。

間違って装飾してしまうことは少ないとは思いますが、心配であれば全て書き終わった後に「書式のクリア」などをしておくと良いでしょう。

③誤字・脱字に気を付ける

企業の担当者に送るメールを作成するにあたっては、誤字・脱字に気を付けることが大切です。

誤字・脱字が多いようだと、担当者に「ケアレスミスが多い」「自社の優先度が低い」などとの印象を与えてしまいかねません。

気を付けて書いていても、意外に誤字・脱字は出てしまうものだと言えます。

メールの文面をひと通り作成したら、最初に戻ってイチから読み直してみると誤字・脱字を見つけやすいでしょう。

④会社名や部署名は省略しない

メール本文の冒頭で宛先・宛名を書く際には、会社や部署名を省略しないように注意しましょう。会社や部署名を省略することは、マナー違反です。

会社名や部署名は正式名称で記載し、「株式会社」を「（株）」と省略することも避けなくてはいけません。

特に長い会社名の場合は省略したくなるところですが、省略は許されないと考えるべきです。

記述を間違えてしまうと失礼になることから、正式名称は企業のホームページや企業からのメールの署名などを確認することをおすすめします。

⑤就活で使えるアドレスで送る

企業と就活のやり取りをメールで行う際には、就活で使えるメールアドレスを用意することをおすすめします。

アドレスの文字列が奇抜である場合、ビジネスシーンにふさわしくないと判断される恐れがあるためです。

また、大学のアドレスや好きなアイドルの名前が入ったアドレスなどについても、公私混同しているイメージを与えかねないので避けましょう。

フリーメールであれば無料ですぐにアドレスを用意できることから、就活用にシンプルなものを1つ作っておくことがおすすめです。

就活での日程調整メールに関してよくある質問3つ

就活における日程調整メールのやり取りに関しては、以下の3つの質問をよくいただきます。

1. 日程確定後のメールには返信するべき？
2. 企業からのメールが来ない場合は？
3. 既に送信したメールに誤字・脱字があった場合は？

ここでは、上記それぞれの質問に対する回答を紹介します。

Q.1｜日程確定後のメールには返信するべき？

日程確定後のメールには、基本的に返信をすべきだと言えます。企業担当者に対して、きちんと届いた旨を伝えた方が親切だからです。

本ケースに限らず、メールのやりとりは基本的に自分で終わらせるスタンスをおすすめします。

返信がないと、企業の担当者としても届いたかどうか判断できません。そのため、「日程確定を確認した」という旨のメールを送るようにしましょう。

メール本文には確定した日時を復唱するように引用し、「自分は日時をしっかりと理解しています」とアピールしておくことも大切です。

Q.2｜企業からのメールが来ない場合は？

こちらからの質問や相談に対して企業からのメールが来ない場合は、タイミングを見てこちらから確認してみることが大切です。

ただし基本的には電話で急かすようなことはせず、まずは確認メールを送ります。企業の担当者は他にも数多くの業務をしているためです。

確認メールのタイミングは、最初の連絡から1週間を目安にすると良いでしょう。

前回のメールを送信した日付を本文に記載することで、担当者がメールを探しやすくなります。

Q.3｜既に送信したメールに誤字・脱字があった場合は？

既に送信したメールを確認していて誤字・脱字があった場合、内容によっては修正メールを再度送る必要があります。

具体的には、以下の部分で誤字・脱字をしていた場合、修正メールを送った方が良いでしょう。

• 企業名や担当者名
• 自分の氏名
• 面接の日時　など

企業名や担当者名を間違えた場合は相手に失礼になってしまうことから、謝罪の意味も込めて修正メールを送るべきです。

また自分の氏名や面接日時など、双方の認識が異なると今後トラブルが発生する恐れがある部分についても、修正メールを送る必要があります。

就活での日程調整メールはマナーを意識しよう！

就活中に企業へ日程調整メールを送るにあたっては、ビジネスマナーを意識して行動することが求められます。

企業の担当者に対して失礼にならないようにメールの作成・送信を行い、その後のやり取りをできるだけスムーズに進めるようにしましょう。

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