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秘書の志望動機を作成する方法を解説｜例文や便利な資格も紹介

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秘書になりたいけど、志望動機をどう書けばいいか分からず困っている就活生も多いのではないでしょうか。

本記事では、秘書の志望動機の書き方と例文を紹介します。秘書の仕事内容や役に立つ資格についても解説しているので、ぜひ最後までお読みください。

秘書の仕事とは？業務への理解度を高めて志望動機に反映させよう

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秘書の主な業務としては、上司のスケジュール管理、電話やメール対応、資料の作成、来客対応、そして雑務などが挙げられます。

特に、上司のスケジュール管理は、出張や会議の予定調整、移動手段や宿泊施設の手配など、細部にわたる計画が必要です。

また、上司宛の電話やメールに迅速かつ適切に対応する能力や、資料作成のスキルも求められます。来客対応では、訪問者の要件を確認し、適切な対応をすることが大切です。

さらに、雑務としては、社内外のイベントや冠婚葬祭の対応、上司の身の回りの整理整頓なども含まれます。

秘書の志望動機を作成する際の3つのポイント

他の職種同様、秘書も志望動機で自分の熱意を伝えることが重要です。ここでは、秘書の志望動機を作成する際の3つのポイントを解説します。

1. なぜ秘書として働きたいのかを明確にする
2. なぜその企業で働きたいのかを明確にする
3. 秘書として活かせる自身の強みをアピールする

①なぜ秘書として働きたいのかを明確にする

秘書の業務は多岐にわたりますが、その中でも「誰かをサポートすることの喜び」や「多忙なスケジュールを管理する能力」など、秘書としての魅力や強みを感じる部分を明確にすることが大切です。

また、具体的な経験やエピソードを交えて、自分がどのようにその魅力を感じ、どのようなサポートをしてきたのかを伝えることで、より説得力のある志望動機となります。

②なぜその企業で働きたいのかを明確にする

企業ごとに、求める秘書の人材像や業務内容は異なります。そのため、志望する企業の特徴や魅力、そして自分がその企業でどのように活躍したいのかを明確にすることが重要です。

企業の特徴を把握し、それに合わせた自分の強みや経験をアピールすることで、その企業での働きたい理由が伝わりやすくなります。

③秘書として活かせる自身の強みをアピールする

秘書に求められる、コミュニケーション能力や気配り、計画性などを自身の強みとしてアピールすることで、秘書としての適性や業務遂行能力を示しましょう。

特に、具体的な経験や資格を持っている場合は、それを活かしてどのように業務を遂行していくのかを伝えることで、より強い印象を与えられます。

秘書の志望動機を作成する方法3ステップ

志望動機を伝える際には、いくつかポイントがあります。ここでは、効果的な志望動機を作成するための3ステップを解説します。

1. 志望理由を結論ファーストで伝える
2. 志望理由のきっかけとなったエピソードを伝える
3. 入社後の秘書としての活躍の展望を伝える

①志望理由を結論ファーストで伝える

志望動機を伝える際の最初のステップは、結論から始めることです。最初に志望理由から始めることで、採用担当者にメッセージが明確に伝わります。

例えば、「私は他者をサポートする役割にやりがいを感じてきました」と、自分の志望理由を簡潔に述べることが重要です。

結論ファーストのアプローチは、志望動機が明確であることを示し、その後の詳細な説明も伝わりやすくなります。

②志望理由のきっかけとなったエピソードを伝える

次に、その志望理由がどのようにして生まれたのか、具体的なエピソードを共有することが有効です。

例えば、大学時代に行ったボランティア活動で、他者をサポートする喜びを実感したなどの体験を紹介すると良いでしょう。

具体的なエピソードを通じて、自分の志望理由がただの言葉でなく、実際の経験に基づいていることを示せます。

③入社後の秘書としての活躍の展望を伝える

最後に、入社後にどのようにして会社に貢献したいか、自分の展望を伝えることが重要です。

例えば、秘書としての業務を通じて、上司やチームの業務効率を向上させるための提案を行うなど、具体的な活躍のシナリオを描きましょう。

これにより、自分が持っているビジョンや目標を伝え、入社後の活躍を期待させられます。

【志望理由別】秘書の志望動機の例文2選

上記の内容を踏まえて、秘書の志望動機の例文を2つ紹介します。ぜひ参考にしてください。

1. 例文①: 裏方としてサポートするのが好き
2. 例文②: 自分の強みを活かしたい

例文①: 裏方としてサポートするのが好き

最初に「裏方としてサポートするのが好きだから」と伝え、それを裏付けるエピソードとして「大学時代、学園祭の実行委員として舞台裏でのサポートに従事した経験」を述べています。

さらに、入社後の展望として「優れたコミュニケーション能力を駆使して、チームの円滑なコーディネーションを図る」とアピールしています。

例文②: 自分の強みを活かしたい

最初に「自分の強みを最大限に活かしたいから」と伝え、それを裏付けるエピソードとして「学生時代、学内イベントの企画・運営を担当した経験」を述べています。

さらに、入社後の展望として「繁忙なスケジュールを効果的に管理し、優先順位を考慮した計画的なサポートを提供する」とアピールしています。

秘書志望必見！持っておくと便利な資格4選

秘書になるために必ずしも資格が必要なわけではありませんが、業務で役立つ資格があれば選考を有利に進められます。秘書に役立つ資格を4つ紹介します。

1. 秘書検定
2. CBS（国際秘書） 検定
3. ビジネス実務マナー検定
4. TOEIC

①秘書検定

秘書検定は、秘書としての基本的な資質や職務知識、マナーを学ぶための資格です。秘書検定は1級から3級までの難易度があり、秘書としての業務をスムーズにこなすための基本的な知識やマナーを身につけられます。

秘書検定を持っているだけで、秘書としての基本的な能力を持っていることの証となり、就職活動時に大きなアピールポイントとなるでしょう。

②CBS（国際秘書） 検定

CBS（国際秘書）検定は、国際的なビジネスシーンでの秘書業務をこなすための資格です。

CBS検定には、準CBS資格とCBS資格の2種類があり、日本語と英語の両方のスキルや、実務処理能力を評価されます。

特に、外資系企業や海外取引先が多い企業での秘書業務を目指すにはCBS資格は非常に有効です。英語を活かしたコミュニケーション能力を証明するための資格として、多くの企業で評価されています。

③ビジネス実務マナー検定

ビジネス実務マナー検定は、ビジネスシーンでのマナーや人間関係をスムーズに進めるための知識やスキルを評価する資格です。

秘書は、社内外の多くの人々とのコミュニケーションが求められる職種であるため、適切なマナーや対応が不可欠です。

ビジネス実務マナー資格を取得することで、ビジネスシーンでの適切なマナーや対応能力を持っていることをアピールできます。

④TOEIC

TOEICは、英語のビジネスコミュニケーション能力を評価するテストです。

秘書業務において、英語を使用する機会は増えてきており、特に外資系企業や国際的な取引を行う企業では、高い英語能力が求められます。

TOEICのスコアは、その英語能力を証明するための客観的な指標として、多くの企業で評価されています。

高いスコアを持っていることで、英語を活かした秘書業務に対応できることをアピールできます。

秘書の志望動機では求められている役割を理解していることが重要

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秘書を志望する際の動機は、秘書としての役割や業務内容を深く理解し、それに基づいた具体的な志望動機を述べることが重要です。

また、志望する企業の特徴や文化、ビジョンに対する理解も深め、それを踏まえた志望動機を述べることで、企業側に自分の適性や熱意を伝えられます。

秘書のの役割を理解し、それを果たすための意欲や熱意をしっかりと伝えることが大切です。