インターンの申し込みメールの書き方を例文で紹介｜注意点も3つ解説
インターンに参加するためには、企業への申し込みが必要です。その際に企業に直接メールを送ることもありますよね。
「インターンの申し込みメールの書き方を知りたい」「失礼がないようにするにはどうしたら良いのだろう」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
この記事ではインターンに申し込みする際のメールの内容や送り方を詳しく解説します。ぜひ参考にしてくださいね。
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インターンの申込メールは選考に関係する！
メールのやりとりや内容で企業からの印象は大きく変わるため、わかりにくい内容だったりマナーに欠けていたりすると選考に悪影響を及ぼしてしまう可能性もあります。
インターンの選考は申し込みメールから始まっていると考えて、ビジネスマナーを守りつつ熱意の伝わるメールを作成しましょう。
1度正しいメールの書き方や送り方を理解すれば、簡単に使いこなせるようになりますよ。
【例文】インターンの申込メールに記載する内容
インターンの申し込みメールに記載する内容を確認しましょう。メールの内容はビジネスメールに沿った構成や言葉選びを心掛ける必要があります。
以下の構成要素に分けてそれぞれポイントを解説します。
- 件名
- 宛名
- 自己紹介
- 志望動機
- 署名
➀件名
インターンの申し込みメールを送るときは、件名を見ただけで内容が伝わるように、簡潔でわかりやすいものにしましょう。なぜならば企業では一日に何通ものメールをやり取りしているため、他のメールに埋もれてしまう可能性があるためです。
インターンの申し込みメールを送付する場合は、以下のような件名がおすすめです。
| 【例文】 インターンシップへの参加申し込み/〇〇大学〇〇学部 山田太郎 |
件名は基本的に「内容＋大学名・氏名」で記載しましょう。企業の担当者がメールの仕分けをしやすいように配慮するのもビジネスマナーの基本と言えます。
②宛名
本文ではまず誰に当てたメールなのかを明示するため、「宛名」から書き出しましょう。
その際のポイントは、企業名の「（株）」や「（有）」は略さずに「株式会社」や「有限会社」と記載することです。名刺をいただいている場合は名刺を確認して、誤字脱字がないように気をつけましょう。
| 【例文】 株式会社〇〇 人事部採用担当 採用ご担当者様 |
宛名は「会社名＋部署名＋担当者名」の順番で記載します。担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載しても失礼には当たりません。
➂自己紹介
宛名を書いたら次は、あいさつを一言入れたうえで自己紹介をしましょう。いきなり本題であるインターンの申し込みについて記載するのではなく、まずあいさつや自己紹介を述べてから本題に入るのは、ビジネスルールの基本です。
長々と書いてしまうと読み手の負担になってしまうため、あいさつと自己紹介は以下のように簡潔に記載しましょう。
| 【例文】 初めてメールを送らせていただきます。〇〇大学〇〇学部◯年の山田太郎と申します。 貴社のインターンシップの募集案内を拝見し、ぜひ参加させていただきたく連絡いたしました。 |
➃志望動機
自己紹介を済ませたら、次はなぜそのインターンに参加したいのか志望動機を記載しましょう。
志望動機は他社に送信したものを使いまわしたり、どの企業でも言えることを記載したりするのではなく、応募する企業に合った内容にしてください。採用担当者の目に留まりやすく、熱意も伝わりやすくなります。
| 【例文】 姉の結婚式に参加した際にブライダル業界に興味を持ちました。特に貴社の旅行と挙式を組み合わせた事業展開に魅力を感じています。 貴社のインターンシップでは、プランナーの模擬体験ができるので、業務内容をより詳しく理解して自分が働くイメージを明確にし、身に付けるべきスキルを把握したいと考えています。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いします。 |
志望動機は「興味を持った経緯や参加したい理由＋検討をお願いする文章」の順番で記載します。あまり長くなりすぎると読み手の負担になるため、簡潔でわかりやすい内容を心掛けましょう。
⑤署名
本文の末尾には署名を必ず付けましょう。署名は「名刺」のような存在のため、漏れなく正確に記載してください。
署名に必要な情報は「大学名・学部学年・氏名・電話番号・メールアドレス・住所」です。以下のように記載しましょう。
| 【例文】 〇〇大学 〇〇学部 〇年 山田 太郎 電話番号：xxx–xxxx-xxxx メールアドレス：taro.yamada@xxxx.ac.jp 住所：〒000－0000 東京都〇〇区〇〇1−1−1 |
就活中は企業とのメールのやりとりも増えるため、テンプレートを作っておくと便利です。
インターンの申込メールのNG例4つ
インターンの申し込みメールを作成する際、いくつか注意するべき点があります。
ここからは4つのNG例を紹介するので、ぜひ確認して失礼のないメールを作成してください。
- 宛先・宛名が書いていない
- 間違った敬語を利用している
- 誤字・脱字がある
- 改行されていなく読みにくい
①宛先・宛名を書いていない
メッセンジャーアプリやSNSを使い慣れている学生は、宛先や宛名を入れずにいきなり本文から記載してしまうケースが多く見られます。
しかし、ビジネスで使用するメールの場合、複数名に送ったり、共有アドレスを使ったりする場合もあるため、宛先や宛名がなければ、誰に当てた内容なのかすぐに把握できない可能性があります。
本文は魅力的な内容でも、宛先や宛名が書いていないことで「ビジネスマナーを理解していない」「相手への配慮が足りない」とマイナスな印象を与えてしまうこともあるため、忘れずに記載しましょう。
②間違った敬語を利用している
意識して丁寧なメールを作成したつもりでも、実は間違った敬語や言葉遣いをしてしまっていることもあります。特に二重敬語になってしまうケースが多く見られるため、注意しましょう。
| 【例】 部長様→部長、〇〇部長 伺わせていただきます→伺います おっしゃられる→お話になる ご覧になられる→ご覧になる |
また「御社」と「貴社」の使い方にも注意が必要です。両方とも企業に敬意を表して呼ぶ際に使う言葉ですが、「御社」は会話の中で、「貴社」は文章の中で使われるため使い分けが必要です。メールの場合は「貴社」を使いましょう。
メールでの文章を作成する際は、言葉遣いも重要なポイントです。今後の就活や社会に出てからも敬語は必須のため、正しい敬語を理解して、使いこなせるようにしましょう。
③誤字・脱字がある
インターンの申し込みメールでよくあるミスとして、一文字抜けていたり変換ミスをしていたりすることもあります。
誤字・脱字があると、「注意力がないのか」「適当に作成したのではないか」とマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。また、誤字脱字によっては、内容が正しく伝わらない恐れもあるため注意が必要です。
誤字・脱字は意識して確認すれば防げるミスのため、しっかり確認してから送信するようにしましょう。時間をおいてから読んだり、声に出して読んだりすると間違いを見つけやすいためおすすめです。
④改行されていなく読みにくい
改行されていない長文も読みにくいため避けましょう。相手が読みやすいように配慮し、適切な位置で改行できているかを確認してください。
1行につき30文字程度で、1つの段落につき3〜5行以内に収めると完結で読みやすい文章が作成できます。
インターン申し込みメールを送る際の注意点3つ
インターンの申し込みメールを送信する際も、相手側の企業に配慮して送る必要があります。配慮ができていないと、印象が悪くなってしまう可能性もあるため注意しましょう。
特に注意すべきポイントは以下の3つです。
- 深夜に送らない
- 締めきりに間に合うように送る
- 企業からの返信には早めに対応する
①深夜に送らない
早朝や深夜にメールを送ってしまうと、企業側に迷惑をかけてしまうおそれがあるため避けましょう。一般的には、企業へのメールは営業時間内に送るのが適切とされています。
メールは電話と違っていつでも送信できるため、メールを作成したらすぐに送ってしまいたくなりますよね。しかし、細かな気遣いができるかどうかで、印象が大きく変わることもあるため、メールを送信する時間帯にも配慮しましょう。
どうしても事情があって夜に送らなければいけない場合は、「夜分遅くのご連絡になり申し訳ございません」とお詫びの言葉を添えるようにしてください。
②締めきりに間に合うように送る
完成度の高い応募メールを作成しても、締めきりを過ぎてしまうと受け取ってもらえない可能性もあるため注意しましょう。
期限を守ることは社会人として当たり前のルールであり、締めきりを守れない学生に対して、「就職しても同じようなミスをするのではないか」と思われてしまう場合もあります。
パソコンの不具合やエラーで思うように送信できないこともあるため、余裕をもってスケジュールを立てるようにしてください。
③企業からの返信には早めに対応する
送信したメールに、企業から返信があった場合は、早めに対応しましょう。返信時間の目安は24時間以内です。
早めに返信することで誠実さが伝わるだけでなく、インターンに対する意欲をアピールできます。
やむを得ず24時間以内に返信できなかった場合は、「返信が遅くなってしまい申し訳ございません」とお詫びの言葉を添えましょう。
インターン申し込みメールについてよくある質問
ここからは、インターンの申し込みメールについてよくある質問を2つ紹介します。
- いつインターンする？
- どうやってインターンに申し込むの？
それではそれぞれ見ていきましょう。
①いつインターンする？
インターンは学生が長期休暇に入る夏（6～7月）と秋冬（11～12月）を中心に開催されています。
長期休暇中は多くの企業でインターンが開催されているため、実施日が重なってしまうこともあります。スケジュールを事前に確認し、計画的に応募しましょう。
また、インターン参加のタイミングは、就職活動が本格化する前の大学3年生の6月頃からが一般的です。しかし、近年は1年生や2年生からインターンに参加するケースも多くあります。
②どうやってインターンに申し込むの？
インターンへの申し込み方法は以下の方法があります。
- 企業のHPから申し込む
- 企業に直接メールを送って申し込む
- 就活サイトからエントリーする
多くの企業では、企業のHPや採用ページにインターン情報を掲載しています。時期によって掲載状況や内容が異なるため、こまめに確認して情報を逃さないように注意しましょう。
インターンの申込メールで企業に印象を与えよう
メールでインターンに申し込みする際は、ビジネスメールのマナーに沿った内容であることが求められます。
メール1通でも印象を大きく変えることもあるため、マナーを守った正しい構成のメールを作成して、企業に良い印象を与えましょう。
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このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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