面接の日程を調整する際、企業側からメールで連絡が来る場合も多いですよね。ですが、いざメールを受け取っても「どうやって承諾の返事をすればいいの？」と悩んでしまう人もいるでしょう。
そこで、本記事では面接日程の承諾メールの必須事項、例文や注意点まで詳しく解説します。ぜひ、これからの就活の参考にしてみてくださいね。
面接日程の提示・確定に対する承諾メールは必要
面接日程の連絡をメールで受け取ったら、必ず承諾のメールを送りましょう。
企業側から提示された日程で都合がつくのであれば、その旨をメール本文に記載してください。
面接日程の確定通知のメールの場合でも、確認のために承諾のメールを送るのが基本です。認識の齟齬を防ぐために、メール本文には日にちと曜日、時間を記載しましょう。
ただし、企業側が送信専用アカウントでメールを送ってきた場合、返信は不要です。内容をしっかり確認して面接に挑みましょう。
面接日程の承諾メールの必須項目4つ
面接日程の承諾メールには、承諾したという内容だけでなく、以下の4つの必須項目を記載してください。
- 件名
- 宛先
- 本文
- 署名
これらの必須項目を正しい内容でメールに記載することで、相手側の確認がスムーズに進み、好印象につながります。
①件名
面接日程の承諾をメールで送る場合、件名は具体的に記載しましょう。件名だけでどのような内容かわかるようにするのがポイントです。
面接担当者は日々、大勢の就活生からメールを受け取ります。相手の手間を取らせないように、ぱっと見ですぐわかるような件名にしましょう。
返信ボタンを押すと自動的に「Re」が付きますが、これは残したままで件名を記載してください。「Re」が付くことで、企業側は送信したメールの返信だと一目でわかります。
また、日程確定に対する返信には「面接」と記載してください。
②宛先
メールを送る際は宛先が間違っていないか、よく確認しましょう。アドレスの文字が1文字違うだけで、まったく違う人に届いてしまったり、送信できずメールが返ってきてしまいます。
特に面接のメールは重要なもので、相手に届かないと面接に悪影響を及ぼす可能性もあるのです。うっかりだとしても、宛先のミスは失礼に当たります。
内容によっては情報漏洩に該当する場合もあるので、メールを送る際は宛先が間違っていないか、しっかり確認しましょう。
③本文
メール本文には、面接日程の希望日をそのまま記載しましょう。
提示された日程で承諾しましたたという内容だけではなく、相手側との認識の齟齬を防ぐために、日時と曜日、時間をきちんと記載してください。
送られてきたメール本文とスケジュールを確認して、間違いがないかよく確認しましょう。もし間違いがあればスルーせず、担当者に連絡して確認します。
面接日程の調節メールで意外と多いのが、曜日のミスです。日にちと曜日にズレがないか、承諾メールを送る前にもう一度確認してみてください。
④署名
メール本文の最後に、自分の署名を記載しましょう。
自分のフルネームだけでなく、郵便番号を含めた自宅の住所、電話番号、メールアドレスの4つを署名として記載してください。
電話番号は自宅の番号か自分の携帯の番号のうち、日中に連絡が取りやすい番号を選びましょう。
署名は面接担当者が、誰から受け取ったメールかわかるようにするためのものです。署名は毎回同じものを記載してください。
メールの設定から署名の追加ができるので、最初に設定しておくことをおすすめします。
ここでビジネスマナーチェック！
すべての項目にチェックは付きましたか？
「3つ以上チェックがなかった場合」は要注意！第一印象で損している可能性が高いので、面接前に早急な確認が必要です。
カリクルでは、無数に存在するビジネスマナーの中から「就活で必要になるものだけ」を収録した「就活マナー攻略BOOK」をプレゼントしています！
パソコン・スマホで使用でき、マナーに自身がなくてもサクッと確認して面接で好印象を目指せます。ビジネスマナーをマスターして、採用枠を勝ち取りましょう！
\1分で簡単受け取り/
【状況別】面接日程の承諾メール例文3つ
面接日程の承諾メールに何を書けばいいかわからない、という人も多いのではないでしょうか。
そんな人のために、承諾メールをパターン別で3つの例文をご紹介します。
メール作成で迷った時の参考にしてみてください。
- 提示された候補日が1つだった場合
- 提示された候補日が複数の場合
- 面接日程の確定を承諾する場合
①提示された候補日が1つだった場合
| ○○株式会社 ○○様 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科の○○（自分のフルネーム）と申します。 面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 ご提示いただきました〇月〇日（曜日）〇時の日時で問題ございません。 ご多忙のところ、日程調整をしていただき誠にありがとうございました。 当日は何卒よろしくお願いいたします。 （署名を記載） |
提示された候補日が1つでも、必ず日時と時間を記載してください。企業側との認識の齟齬を防げます。
②提示された候補日が複数の場合
| ○○株式会社 ○○様 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科の○○（自分のフルネーム）と申します。 面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 ご提示いただいた候補日より、下記日程を希望させていただきます。 第一希望 〇月〇日（曜日）〇時 第二希望 〇月〇日（曜日）〇時 第三希望 〇月〇日（曜日）〇時 お忙しい中恐れ入りますが、ご調整よろしくお願いいたします。 （署名を記載） |
どの日でも大丈夫な場合、相手に丸投げするのではなく、自分で日程を選んで提示しましょう。「いつでも大丈夫です」は相手に手間を取らせてしまいます。
③面接日程の確定を承諾する場合
| ○○株式会社 ○○様 お世話になっております。 ○○大学○○学部○○学科の○○（自分のフルネーム）と申します。 面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 以下の時間に応募書類等を持参のうえ、貴社にお伺いいたします。 〇月〇日（曜日）〇時 ご多忙のところ、日程調整をしていただき誠にありがとうございました。 当日は何卒よろしくお願いいたします。 （署名を記載） |
日程の確定承諾メールの場合、必ずお礼の一文を記載してください。お礼の一文は丁寧な印象を与えることができます。
面接の日程調整メールの注意点3つ
面接の日程調整をメールで送る際、いくつかの注意点があります。この注意点を守ることで相手がスムーズに内容を確認できるので、好印象につながるでしょう。
- なるべく24時間以内に返信
- これまでのやり取りは残しておく
- 内容は簡潔に書く
これらの注意点をよく読み、メール送付の際は必ず守ってください。
①なるべく24時間以内に返信
担当者からメールを受け取ったら、なるべく24時間以内に返信してください。
面接日程の連絡で複数の日程を提示してもらった場合、返信が遅いと希望日が埋まってしまう可能性があります。
また、返信が遅いと相手にいい印象を抱かれず、その後の採用試験に悪影響を及ぼす場合もあるのです。
担当者は大勢の就活生を相手に、毎日メールのやり取りをしています。こちらからの連絡が遅くなり相手に迷惑をかけないように、なるべく早く返信をするのがポイントです。
②これまでのやり取りは残しておく
メールを返信するときは、これまでのやり取りは消さずに必ず残しておきましょう。
過去のやり取りが残っていれば担当者は内容を確認しやすいので、スムーズなやり取りにつながります。
どのようなメールを送ったか一目でわかるように、過去のやり取りは消さず、メールの一番上に返信内容を記載しましょう。
メールの新規作成はやり取りが消えてしまうので、必ず返信ボタンを押して、過去の内容が残るような形でメールを送ってください。
③内容は簡潔に書く
メールの返信は丁寧さも大切ですが、あまり丁寧にしすぎて用件がわかりづらくなっては本末転倒です。メールの内容は簡潔に、ぱっと見でどんな内容なのかわかるように記載しましょう。
どのような内容に対しての返信なのか、相手側の希望はどんな内容か、メールを見てすぐに相手に伝わる内容を意識してください。
丁寧さを意識するあまり二重敬語になり、不自然な内容になるケースもあります。丁寧さを念頭に置きつつ、簡潔な内容にしましょう。
面接日程の承諾メールで印象を下げないように注意しよう
面接日程の承諾メールは、必ずしも採用試験にダイレクトに影響するものではありません。ただし、内容によっては担当者の印象が大きく違ってきます。
もし担当者があなたの面接を担当した場合、承諾メールの印象が念頭にあり、面接の合否に影響を及ぼすかもしれません。
相手にいい印象を持ってもらうために、正しいメールの作り方を知っておくことが重要です。
メールのやり取りは気軽なものに見えますが、就活の際に送るメールは細心の注意を払い、自分の印象を下げないように注意しましょう。
この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
PICKUPピックアップ記事
就活豆知識
就活豆知識
-
就活豆知識
-
就活豆知識
