HOME > カリクル就活 > 就活豆知識 > 証明写真のデータ化は就活のカギ｜データ化の方法や注意点も解説

証明写真のデータ化は就活のカギ｜データ化の方法や注意点も解説

履歴書証明写真

就活に欠かせないアイテムである「証明写真」について、「データ化すべき？」「どうやるの？」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、証明写真をデータ化する方法や利点・注意点などを詳しく解説します。

履歴書やその他の書類の証明写真のデータ化について気になっている方は、ぜひ参考にしてください。

証明写真は簡単にデータ化できる！

近年では、証明写真を簡単にデータ化できます。最近では紙ベースではなく、データ送信の形式で履歴書やその他の書類を企業することが大半です。

また、データ化をしてしまえばパソコンやスマートフォンに保存していつでも利用できることから、非常に便利だと言えます。

さらに、データ化することで焼き増しや加工なども自由に行うことが可能です。

その他にもさまざまな観点から考えて、証明写真をデータ化する利点は非常に多いと考えられます。

スムーズに就活を進めるためにも証明写真のデータ化は必須だと考えておくべきでしょう。

証明写真をデータ化する4つの方法

証明写真をデータに変える手段としては、主に以下の4つが考えられます。

1. 写真館で撮影する
2. 証明写真機を使う
3. アプリを利用する
4. コンビニの証明写真サービスを使う

データ化には複数の手段があることから、ひと通り理解して自分に合ったものを選ぶとよいでしょう。

①写真館で撮影する

証明写真をデータ化する方法としてまず挙げられるのが、写真館の利用です。写真館で撮影をしてもらうと、写真をプリントアウトしたものだけでなくデータももらえます。

写真館を利用する最大の利点は、プロが撮影してくれることです。ノウハウを持ったプロが撮影してくれることから、印象の良い仕上がりになります。

ただし、写真館での撮影には一定の費用や時間がかかる点には要注意です。

予算に余裕がある場合や、アナウンサーや航空業界など証明写真の仕上がりが非常に重要な企業・職種に応募する際にはおすすめの方法でしょう。

➁証明写真機を使う

証明写真をデータ化する手段としては、証明写真機の利用も考えられます。撮影時に選択することで、データやプリントアウトしたものを受け取ることが可能です。

証明写真機はコンビニや駅など身近のさまざまな場所に設置されており、24時間いつでも気軽に利用できる点が利点だと言えます。

近年ではより綺麗に見せる機能がついていることから、証明写真機と言っても一定以上の品質の写真を撮影可能です。

ただし、機種によってはデータ化できないこともあることから事前に確認することが望ましいでしょう。

③アプリを利用する

近年では、アプリを利用することで証明写真をデータ化するやり方も考えられます。スマートフォンで取った写真を、そのまま証明写真に利用可能です。

スマホアプリなら費用なかけずに好きな場所で気軽に撮影でき、スマートフォンに残しておけばいつでも簡単にプリントアウトできます。

ただし基本的には自分の力で撮影しなくてはいけないことから、証明写真として使える程度には綺麗に撮れるよう準備が必要です。

そのため就活で利用する証明写真の撮影には、できる限り証明写真機や写真館を利用することが望ましいでしょう。

④コンビニの証明写真サービスを使う

コンビニエンスストアでも、マルチコピー機の使用によって証明写真の作成が可能です。たとえば、「ピクチャン」というサービスで証明写真を作れます。

コンビニが近くにある環境であれば、証明写真のサービスは24時間いつでも利用可能です。

そのため家にプリンターがない人や、できるだけはやく写真をプリントしたい方にはコンビニの証明写真サービスがおすすめでしょう。

手続きはWeb上で行うことができ、マルチコピー機の操作も比較的簡単に行えます。

おすすめの証明写真のサイズ

ここでは、おすすめの証明写真のサイズについて以下の3項目に分けて解説します。

1. 「縦4cm×横3cm」が通常の大きさ
2. ピクセルは「縦560px×横420px」がおすすめ
3. 指定サイズは履歴書によって違う

せっかくデータ化をしても、大きさを間違えたら残念ながら使い物になりません。ここで、大きさの基本をチェックしておきましょう。

①「縦4cm×横3cm」が一般的なサイズ

証明写真の一般的な大きさは、「縦4cm×横3cm」です。「縦4cm×横3cm」であれば、通常多く利用されている履歴書に使用できて汎用性が高いと言えます。

写真館で「履歴書用」として撮影を依頼した場合は、基本的に「縦4cm×横3cm」のデータを渡してもらえるでしょう。

証明写真機やアプリを利用した場合、履歴書用であれば「縦4cm×横3cm」や「履歴書用」を間違えずに選択することが大切です。

ただし、ケースによっては「縦4cm×横3cm」以外のサイズを求められることもあるため、事前確認は必須だと言えます。

➁ピクセルは「縦560px×横420px」がおすすめ

写真を撮影・プリントアウトするケースによっては、長さだけでなく「ピクセル」と呼ばれる単位が使用されることもあります。

ピクセルとはデジタル画像を細かく分解した最小単位のことです。ピクセル数が多いほど、画質が良く綺麗な写真に仕上がります。

履歴書に使用する「縦4cm×横3cm」の写真の場合、「縦560px×横420px」以上のピクセルがおすすめです。

ピクセルが低いと、画像が荒く見栄えが悪い写真になる可能性もあることからご注意ください。

③指定サイズは履歴書によって違う

証明写真においても、写真の指定サイズは履歴書によって異なります。企業や大学が変われば、サイズが変化することは決して珍しくありません。

そのためここまで紹介してきたサイズを基本として、履歴書に合わせてサイズを変更する必要があります。

汎用性が高くおすすめできるサイズは「縦4cm×横3cm」ですが、「縦4cm×横3cm」だけで全てを補えるわけではないとは理解しておきましょう。

証明写真のデータ化で得られるメリット3つ

証明写真をデータ化することには、以下の3つの利点が考えられます。

1. 必要な時に焼き増しできる
2. プリントアウトする費用を抑えられる
3. 編集やトリミングができる

証明写真をデータにすることで利便性は非常に高まることから、おすすめでしょう。

①必要な時に焼き増しできる

証明写真をデータ化しておけば、必要な時に焼き増しができて便利です。

1人の就活生がエントリーする会社数は20社以上であるとも言われており、最終的にはそれだけの数の証明写真を用意する必要があります。

Web上で書類提出を求める企業に対してはもちろん、手書きで作成を求める場合でもデータ化していればすぐに印刷できて便利です。

また、多くの企業に応募する人ほど、そのたびに繰り返し撮影する手間が省けるでしょう。

➁印刷する費用を抑えられる

撮影した写真をデータ化しておけば、写真の印刷に必要なコストを抑えられます。

もしデータ化していなければ、印刷した分がなくなれば都度撮影し直さなくてはいけません。多くの企業にエントリーする場合は特に、コストを無視できません。

しかしデータがあれば、撮影を再度行うより費用を軽減できます。また、撮影に都度行くために必要な時間についても抑えられるでしょう。

就活では交通費やその他のさまざまなコストがかかることから、できる限り費用を抑えることは重要なポイントです。

③編集やトリミングができる

証明写真をデータにしておく利点としては、編集やトリミングができることも挙げられます。

データで保存しておくことで、後からサイズを微調整したりバランスを整えたりできるのです。

さまざまな企業にエントリーしていると、さまざまなサイズの証明写真が必要になることはよくあります。

データを残しておかないと、サイズ変更を求められるたびに取り直さなくてはいけません。手間やコストを抑えるに、データ化は重要だと言えるでしょう。

証明写真をデータ化する際の3つの注意点

証明写真をデータ化するにあたっては、以下の3つのポイントに注意が必要です。

1. 荒い画質にならないようにする
2. ファイルサイズは大きすぎないようにする
3. 3か月以内に撮影されたものを使う

①荒い画質にならないようにする

証明写真をデータ化するにはまず、画質が荒くなってしまわないように気を付ける必要があります。

証明写真から採用担当者が受ける印象は非常に重要な要素であり、できるだけ鮮明な写真にすることが大切でしょう。

具体的には、あまりに小さいサイズでデータに残していると、引き伸ばした時に画質が荒くなってしまうことがあります。

解像度が指定されることもあることから、各企業の募集要項をしっかりと確認することはやはり大切でしょう。

➁ファイルサイズは大きすぎないようにする

証明写真をデータとして残すのであれば、ファイルサイズが大きくなりすぎないようにすることも大切です。

ファイルが大きすぎると、うまく送信できないなど問題が発生することもあります。

通常は2MBまでのファイルサイズであれば問題ないことが多いのですが、企業がファイルサイズを指定する場合もある点には注意しましょう。

特にアプリをはじめとして自分で撮影した場合はファイルサイズが適切でない可能性がります。確認の上で、圧縮の要否を判断しなくてはいけません。

③3か月以内に撮影されたものを使う

企業に提出する証明写真には、提出時からさかのぼって3か月以内に撮影されたものを使うことが基本ルールだと言えます。

「別に大丈夫」とつい3か月以上前のデータを使い回してしまうケースもありますが、原則として避けるべきです。

特に写真と実際の外見が違いすぎると、「使い回している」「うちは志望度が低い」などと企業側に判断される恐れがあります。

面接を受ける前からマイナスイメージを与えてしまう可能性があることから、3か月ごとに新たな写真に更新するようにしましょう。

データ化した証明写真を添付する3つの手順

データ化した証明写真を履歴書やエントリーシートなどに添付する際の基本的な手順は、以下の3つです。

1. 写真データをPCに取り込む
2. サイズを確認
3. 書類に写真を貼り付ける

①写真データをPCに取り込む

データ化した証明写真を貼付するにあたってはまず、写真データをパソコンに取り込む必要があります。

履歴書やESを作成しているパソコンやUSBに、データを保存することが基本です。

スマホにデータが入っている場合は、メッセージやメールなどに添付してご自身のパソコンに送信しましょう。

またコンビニサービスをはじめとするクラウドサービスに保存されている場合、ダウンロードして一旦自分のパソコンに保存する必要があります。

➁サイズを確認

データをパソコンやUSBに保存したら、次に必要なサイズを確認します。「縦4cm×横3cm」を基本として、企業の指定に合わせて調節しましょう。

思い込みで勝手にサイズを決めてしまい企業の指定サイズと異なってしまうと、それだけでマイナスになる恐れはあります。

またWeb上でデータを提出する場合は、容量サイズについても指定を気にしなくてはいけません。

容量サイズが大きすぎると、うまく送信できない可能性があります。

③書類に写真を貼り付ける

企業が指定するサイズに写真を調節したら、履歴書に貼り付けます。画質と写真の向きを忘れずに確認し、貼り付け機能を活用して貼り付けましょう。

Word・Excelのどちらで作成している場合でも、画像を貼り付ける機能が利用可能です。

あまり慣れていないと最初はとまどうかもしれませんが、一度行えば決して難しい作業ではありません。

貼り付けを行ったうえで全体を確認し、画質や向きに違和感がないか確認することが大切です。

証明写真をデータ化して効率よく就活を進めよう！

証明写真をデータ化することで、いつでも好きなだけ焼回しできる、撮影の回数を減らせるなど多くのメリットがあります。

就職活動を効率良く進めるために、証明写真をデータ化して効率よく就活を進めましょう。