事務職の仕事に応募しようと思ったはいいものの、「経理なら志望動機はどう書くべき？」「志望動機が全然進まない…」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
特に未経験で挑戦する場合、「志望動機で何をアピールすればいいんだろう…」と不安になってしまいますよね。
そこで、本記事では、事務職の志望動機の書き方や選考通過するコツなどを例文付きで解説していきます。
事務職未経験の人でも書き方や適切なアピールができていれば通過できるので、ぜひ最後まで読んで志望動機を書いてみてくださいね。
キャリアアドバイザー 鈴木
新卒で大手金融機関に入社したが、成長のスピードの遅さと、年功序列に懸念を抱き転職を決意。 転職する際、スピードの速さと裁量が持てるという2軸で転職活動をし、シーマインドキャリアに入社。 入社後、キャリアアドバイザーとして年間１０００人以上の学生の就活相談をし、実績No.1を獲得。
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【志望動機の前に】事務職の種類と仕事内容をチェックしよう
事務の仕事には、主に4つの種類があります。
| 事務の種類 | 主な仕事内容 |
|---|---|
| 一般事務 | ・書類作成や電話対応 ・来客の対応など |
| 営業事務 | ・営業担当のサポート ・顧客管理 ・電話対応 ・データ集計など |
| 経理事務 | ・経理担当のサポート ・伝票の整理 ・出納記帳など |
| 医療事務 | ・病院やクリニックでの受付 ・会計など |
書類作成や電話対応など、基本的な仕事内容はどの種類も変わりません。どの事務職でも、迅速で正確な対応が求められます。
営業事務や経理、医療事務では少し特殊な対応をする場合もあります。
例えば、営業事務は営業チームのバックアップ、経理は財務諸表の作成、医療事務は診療報酬請求などが挙げられます。不安な人はどんな資格を取っておいた方がいいのかなども調べておくと安心です。
それぞれの事務職について詳しく知りたい！という方はぜひ以下の記事もチェックしてみてください。
事務職業界が丸わかり！部門別業務内容と必要なスキルを紹介
【未経験でも書ける】事務職の志望動機の書き方3ステップ
そもそも、「志望動機をあまり書いたことがない」という人がいきなり書き始めるのはなかなか難しいですよね。選考通過する志望動機を書くためには、まず構成を把握することが大切です。
本章では、「事務職として働きたい！」という気持ちが最大限伝わる志望動機の書き方を3STEPで解説していきますよ。
これから解説する3STEPを意識するだけでも十分伝わる志望動機になるので、ぜひ自分の手でも書いてみてくださいね。
5つの質問に答えるだけで簡単に作成できる、カリクルの「志望動機テンプレートシート」もおすすめです。少しでも時間をかけずに完成させたいという人は、ぜひ下のボタンから受け取ってみてください。
【STEP1】志望理由を簡潔に書く
まず、書き出しの部分で志望理由を簡潔に記載しましょう。冒頭に結論を書くことで、相手に確実に伝えることが大切です。
| 【書き出しの例】 ・私が営業事務を志望する理由は、営業担当と顧客の橋渡し役としてサポートに徹したいと思ったためです。 ・インターンシップでは○○を担当していましたが、業務効率化や円滑化をサポートする業務につきたいと考え、志望いたしました。 |
ここでは、「他の職種や企業でも良いのでは？」と思われる文章になっていないか確認しましょう。
「事務職だからこそ」「この企業だからこそ」の強みや魅力に触れていると、志望動機の質がぐんと上がりますよ。
事務職に初挑戦する人は、経験が無いからこそ、「他の職業でもできることを書いていないか」という点には注意しておくと安心です。
【STEP2】根拠となるエピソードを述べる
志望動機の冒頭で理由を記載したら、次はなぜそのような理由に至ったのかを具体的なエピソードとともに書きましょう。
応募した企業で働きたいと思うに至ったきっかけや事務をしたいと思ったきっかけが必ずあるはずです。
エピソードを探す観点の例
- 大学のゼミやサークル活動で、チームをまとめる役割を担った経験はあるか
- アルバイトでの接客やレジ業務を通じて、顧客対応や売上データの入力、在庫管理などを経験したことがあるか
- インターンシップでの資料作成、データ入力、スケジュール管理など、オフィス業務を経験したことがあるか
エピソードを付け加えることで、志望理由に説得力が出ます。エピソードを加えるためにも、過去の体験などを整理し、利用できそうなものを探してみましょう。
また、自分の考えや強みとの関係性も示すことで、一貫した内容になっているかチェックしてみてくださいね。
【STEP3】どのように働くかを示す
最後に、事務の仕事を通して、自分が受ける企業にどのように貢献できるのか記載しましょう。
企業への貢献意識の低い人や採用しても企業に貢献できそうなイメージが湧かない人は、良い印象を持たれにくいです。
特に、未経験の人なら「自分の強みを事務職でどう活かすのか」や「事務職を通じてどんなキャリアを積みたいのか」といった文章で表現できます。
| ・データを正確に管理し、適切に分析する経験を活かして、貴社の事務職でデータ管理業務に貢献したいと考えています。 ・～～を通じて、事務作業の効率化や正確性の重要性を学び、コミュニケーション能力や調整力が身につきました。これらの経験を、貴社の事務職でも活かしていきたいと考えております。 |
企業にどのような貢献ができるのか記載することで、企業側に貢献意欲の高さを示せたり、貢献しているところのイメージをしてもらいやすくなりますよ。
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未経験でも事務の志望動機で好印象を得るコツ3選
事務職の志望動機を書く基本のステップが分かったところで、次はより採用に近づくためのコツを3つ紹介しますよ。
たくさんの志望者から選んでもらうためにも、ぜひしっかりと読んで志望動機の作成に活かしてくださいね。
①なぜこの企業なのかを明確にする
志望動機でなぜその企業でなくてはいけないのかを明確に記載しましょう。
事務として求人を出している企業はたくさんあります。そのため、応募した企業でなければいけない理由を提示できないと、企業としては他に志望度の高そうな人を優先したくなるんです。
その企業ならではの強みや社風に触れて書くことで、他の企業で使いまわせず、熱意の伝わる志望動機になりますよ。「御社（貴社）の○○という点に強く惹かれた」といった表現を使いましょう。
②エピソードはなるべく具体的に示す
志望理由の根拠となるエピソードはできるだけ具体的に記載しましょう。
このエピソードの部分がどれだけ具体的であるかによって、説得力が大きく変わります。あまり省略しすぎずに、これを読んだ企業側が情景をイメージできるように書いてくださいね。
ここで、以下の文章を参考にしてみましょう。
| 学生時代、実行委員として企画から運営までを担当しました。メンバー間の調整や、当日の進行、予算管理など幅広い業務を経験したことで、多方面に気を配りながらも、全体の目標を達成するスキルを磨きました。 |
この文章では、自分が何の業務に取り組んできたのかをなるべく具体的に示されています。ただ「実行委員の一員として円滑な運営のために尽力していました」と言われるよりも、より情景をイメージしやすいですよね。
具体性を持たせるには、数字を積極的に使う・冗長的表現を避けることも大切です。
面接で志望動機を深ぼられることもあるため、自分でも「なぜ？」で深ぼっておくのがおすすめですよ。
③事務の種類ごとに求められる人物像に即して書く
自分が応募する事務の種類ごとに求められる人物像との一致をアピールすることも大切です。それぞれの事務の種類で求められる人物像としては、下記のようなものがあります。
| 事務の種類 | 求められる人物像 |
| 一般事務 | ・資料作成や電話対応が得意 ・来客対応が丁寧にできる |
| 営業事務 | ・サポートが得意 ・コミュニケーションを取るのが得意 |
| 経理事務 | ・経理に関する知識がある ・数字や計算が好き |
| 病院事務 | ・医療に関する知識がある ・知らない人とのコミュニケーションを取るのが得意 |
例えば、営業事務を志望する場合は、以下のようにアピールできますよ。
| インターンシップの経験を通じて培った顧客対応のスキルや、チームメンバーとの連携を大切にする姿勢を、事務職に活かしたいと考えています。未経験ではありますが、正確で効率的な業務を行いながら、貴社の営業活動をサポートすることで貢献したいです。 |
自分にはどのような経験や力があり、どう活かせるのかを書くことで「採用したい」と思ってもらえます。
自分が受ける事務の求められる人物像に合わせて、自分の人物像をアピールしていきましょう。
逆効果かも!事務の志望動機でマイナスに繋がるNGポイント
事務職の志望動機で書いてしまうと、マイナス評価に繋がるNGポイントも確認しておきましょう。
| 【NGポイント】 ・給与や福利厚生を志望理由にする ・事務職には活かしにくいスキルをアピールしている ・使いまわせそうな内容になっている |
給与や福利厚生の良さも志望するきっかけにはなります。しかし、これらを直接志望動機に書いてしまうのは、イマイチ事務職への意欲は感じられないと判断されるため避けましょう。
また、事務職には活かしにくいスキルや強みをアピールしてしまうのもNG。例えば、「統率力があり、前線に出てメンバーを引っ張っていける」といったアピールでは、事務職にそぐわないと判断されてしまいます。
【未経験】事務の志望動機例文4つ
ここからは、今まで解説してきたポイントをよりイメージしやすくするため、「一般事務」「営業事務」「経理事務」「病院事務」の4つの志望動機の例文を見ていきましょう。
自分が応募したいと考えている種類の例文をチェックして、効果的な志望動機を書いてくださいね。
①一般事務
①一般事務の志望動機
私は、貴社の理念である「社員全員で会社を発展させる」に魅力を感じ、応募いたしました。
学生時代は学園祭実行委員会に所属しており、その組織も「1人はみんなのために」という目標を掲げ活動していました。自分はどうすれば組織の力になれるかを常に考えて活動するうちに、自分と同じ志をもった人たちと働きたいと思ったため、貴社の理念にも非常に惹かれています。
また、ゼミ活動ではチームで研究と発表を行っていた経験から、仲間とともに成功を目指すことに喜びを感じていました。その経験の中では、進捗把握などを通して多くの人と連携を図る力がついたと自負しております。
入社後は、社員全員との関わりを大切にする貴社の事務職として、私の経験やスキルを活かしたいです。そして、効率的な業務や円滑なコミュニケーションにより貴社に貢献できるよう精進して参ります。
一般事務は求人を出している企業も多い傾向にあります。その分、こちらの志望動機では、「なぜその企業でなくてはいけないのか」しっかり記載されています。
②営業事務
②営業事務の志望動機
私が貴社の営業事務を志望した理由は、営業のサポートをしつつ通常の事務職の仕事もできるなど、幅広く活躍できるからです。
私は学生時代、サッカー部のマネージャーとして、練習のスケジュール管理から試合の準備、外部との交渉など幅広い業務を担当しました。
各メンバーの要望や優先順位を把握し、円滑にサポートするために、マルチタスクでの対応力を磨きました。そうした働きがメンバーや監督に感謝され、サポートすることの楽しさや単調な業務ではなく幅広い業務に携わる喜びを実感しました。
この経験は、営業事務として営業担当と顧客の円滑なコミュニケーションをサポートすることにも活かせると考えております。
貴社は資料作成や来客対応など、通常の事務作業も幅広くできる職場であると伺いました。入社後は、営業と顧客との橋渡し役として幅広く事務の仕事をこなし、貢献していきたいです。
自分の強みについて、営業事務に必要なスキルをもとに記載できている点が、この志望動機のポイントです。
③経理事務
③経理事務の志望動機
私が貴社の経理事務を志望する理由は、未経験の人でも活躍できる仕組みが整っているからです。また、将来的に決算などの責任ある業務を任せていただける点も、大変魅力的に感じました。
私は、学生時代に飲食店でアルバイトをしていた際、売上管理を任される機会がありました。その際、数字を扱う仕事に興味を持ち、経理に携わりたいという想いが芽生えました。
しかし、未経験の自分が経理の仕事をどこまでこなせるか不安がありました。その中で、貴社が未経験者にも手厚いサポート体制を整えていることを知り、貴社でなら安心して学びながら成長できると確信しました。
現在は、経理についてより知るために簿記検定の受験に向け勉強を進めています。将来は、アルバイトでの経験や現在取得を目指している簿記検定の知識などを活かし、貴社で活躍できるよう、日々精進して参ります。
自分の強みをアピールするだけでなく、簿記検定の資格を受ける姿勢を見せることによって、企業への志望度の高さもアピールできています。
④医療事務
④医療事務の志望動機
私が医療事務を志望した理由は、医療現場を支える仕事に魅力を感じたからです。大学時代にボランティア活動を通じて、患者さんの不安を少しでも和らげる役割に関心を持ちました。その中で、医療事務が正確な情報管理と迅速な対応で医療スタッフや患者さんをサポートする重要な役割を担っていることを知りました。
私の強みは、正確さと効率を求められる作業に対する集中力です。例えば、大学でのプロジェクトでは、100件以上のデータをミスなく整理し、提出期限の1週間前にレポートを完成させました。この経験から、医療事務でも正確でスピーディーな対応ができると自信を持っています。
貴院での医療事務の仕事を通じて、医療の現場を支える存在として成長し、信頼される事務職員になりたいと考えています。
この例文も志望動機の基本構成を守れていますね。また、自身のボランティア経験をもとに、「なぜ医療事務に惹かれたのか」や強みの記載ができている点がポイントです。
PCスキル以外も!事務の志望動機でアピールできるスキル3選
「ある程度PCスキルはあるけど、それ以外で差別化できるものが無いな…」と不安になっている人もいるのではないでしょうか。実は、PCスキルのほかにもアピールできる経験がいくつかあります。
そこで、ここからは事務の志望動機でアピールできるスキルを3つ紹介します。自分の経験を振り返って、活かせるものが無いか探してみましょう。
①接客経験
接客経験があることは、事務職のアピールにもできます。
事務の仕事は、書類作成や伝票の整理などをイメージする人も多いでしょう。しかし、事務の仕事内容は幅が広く、人とコミュニケーションを取る場面がたくさんあります。
接客経験ではコミュニケーションを取れることや対応力が必須になるため、事務の仕事にも活かせるのです。
特別なPCスキルや資格が無くても、自分の接客経験からどのように円滑なコミュニケーションを取ってきたのかが伝われば、十分アピールできますよ。
②管理経験
商品の売上や在庫の数などの管理経験があることも事務職へのアピールポイントの1つです。
事務の仕事は、企業や事務の種類にもよりますが、さまざまなものを管理しなければいけません。例えば、一般事務であれば書類や伝票の管理、営業事務であれば顧客の情報を管理するなどがありますね。
学生時代のサークルやアルバイトで備品管理をしていた、インターンシップで管理のためのマニュアルを作成したといった経験を持っている人もいるのではないでしょうか。
事務職の実際の業務にも通ずる部分があるので、ぜひ積極的にアピールしていきましょう。
③資格
資格を保有していることも事務職を志望するアピールになります。事務の種類にもよりますが、仕事に役立つ資格を保有していることで、即戦力として活躍できる可能性があります。
例えば、事務の仕事で活かせる資格としては、以下のようなものがあります。
| ・MOS ・ITパスポート ・秘書検定 ・日商簿記検定 ・TOEIC など |
これらは全て学生でも取得できるものです。特に、MOSは自分のPCスキルを資格として示せるだけでなく、いつでも受けられるのでおすすめですよ。
資格がなくても十分アピールできますが、「少しでも即戦力になれることをアピールしたい！」という方はあらかじめ自分が希望する事務で活かせる資格を調べ、勉強しておくと良いでしょう。
「資格を取っておきたい」と思った方は、こちらの記事でも詳細が分かるのでぜひチェックしてくださいね。
就職活動で有利な資格を紹介！業界毎におすすめな資格についても解説
未経験でも事務の志望動機を工夫して選考を突破しよう！
本記事では、事務職の志望動機の基本構成や、志望動機をレベルアップさせるコツ、未経験の人も真似できる志望動機の例文などを紹介しました。
事務の仕事は、色々な専門知識やスキルが必要と考えられがちです。しかし、未経験でも志望動機の工夫次第で選考に突破することは十分可能です。
さまざまな業界で事務の募集がされているので、自分の強みを活かせる求人を探してみましょう。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
