受付事務は人気のある職種で、希望している就活生も多いですよね。いざ受付事務に応募しようとしても「どんな志望動機を書けばいいの？」と悩んでしまう人もいるでしょう。
そこで、本記事では受付事務の志望動機の書き方のポイント・注意点を具体的な例文を用いながら詳しく解説します。ぜひ、これからの就活の参考にしてみてくださいね。
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受付事務の仕事内容を理解して志望動機に活かそう
受付事務の志望動機を書く前に、まずは仕事内容を知っておきましょう。ここでは、受付事務の主な仕事を3つ紹介します。
①来客対応
来社した人を迎える役割です。受付事務は、その会社で最初に会う人になるので、相手の第一印象を左右する需要な業務になります。好印象を意識して、笑顔と明るい声で対応しましょう。
また、来社した人の名前や目的などを聞き、担当の人に正しく取り次がなければなりません。
場合によっては、指定された場所への案内やお茶出し、簡単な説明といった業務も必要となります。相手に失礼がないように、マナーを守り来客対応することが求められます。
②電話対応
電話対応も受付事務の業務の一環です。会社にかかってきた電話に対して、マナーを守り正しく対応しましょう。
まず、電話をかけてきた相手の名前と企業名を聞き取り、電話の目的や取り次いでほしい相手を聞き出します。相手に失礼がないよう、スムーズに聞き取ることがポイントです。
もし取り次ぎの相手がいない場合、不在の旨を相手に伝えます。場合によって伝言を預かることもあるので、内容を正しく把握して漏れがないように伝えることが必要になります。
③事務作業
受付事務は多種多様な事務作業もしなければなりません。
事務作業は資料作成やデータ入力が主ですが、なんの資料を作成するのか、どんなデータを入力するのか、その際には何のツールを使うのか、会社によって異なります。
どんな事務作業が必要か、入社した後に一からしっかり覚える必要があります。
ただし、事務作業はパソコンを使うことが主なので、一般的な事務作業系ツールはまんべんなく使えるようにしておくと安心です。
受付事務に求められる5つの適性
受付事務は誰でもできる仕事というわけではありません。ここでは、受付事務に求められる5つの適正について紹介します。
自分にはどの適性が当てはまるか、志望動機を作る前に知っておくといいでしょう。
①コミュニケーション能力
受付事務は他の事務と比べて、来客対応などで他人と関わる機会が多くなるため、一定のコミュニケーション能力が求められます。
また、受付事務は来客対応時に最初に会う人になるため、その会社の印象を大きく左右します。
笑顔と明るい声で来客対応して相手に良い印象を持ってもらうには、コミュニケーション能力が欠かせないでしょう。
また、相手とコミュニケーションを取り来社目的を聞き出し、正しく取り次ぐ能力も必要です。
②パソコンスキル
事務作業で資料作成やデータ入力をする必要があるので、受付事務にはパソコンスキルが求められます。
細かい作業内容は会社により異なりますが、主に使うのがワードやエクセルといったツールです。これらのツールが問題なく使えるように、就活前に習得しておくとアピールポイントになるでしょう。
また、ただ資料が作れたりデータが入力できるだけでなく、スピーディーで正確な事務作業スキルも必要です。
事務作業にぴったりなMOSという資格があるので、資格取得を目指して勉強しておくことをおすすめします。
③ビジネスマナー
受付事務はその会社の顔と言っても過言ではありません。相手に好印象を与えるためにも、ビジネスマナーが必要となります。
ビジネスマナーに則った正しい立ち居振る舞い、相手の目を見て笑顔で応対する、正しい敬語でのコミュニケーションができれば、受付事務としていい印象を与えられます。
学生でビジネスマナーを身につける機会はなかなかありませんが、学校が開催しているビジネス講座や、民間資格のビジネスマナー検定などを活用して、正しいマナーを身につけましょう。
④英語・中国語などの語学力
受付事務では、英語や中国語などの語学力が求められる場合があります。
特に、外国人の訪問者が多い企業では、スムーズなコミュニケーションが業務の鍵となるでしょう。
簡単な挨拶や案内ができるだけでも、相手に安心感を与えることが可能です。
語学力は即戦力として評価されるため、もし話せる言葉があるならアピールポイントとして強調してください。
⑤秘書検定などの資格
受付事務では、秘書検定などの資格が役立つ場合があります。秘書検定は、ビジネスマナーや接遇スキル、文書作成など、実務で必要な知識を身につけるのに最適な資格です。
この資格を持っていると、来訪者への対応や電話応対、スケジュール管理など、受付業務で求められる能力を備えていることをアピールできます。
また、資格取得に向けた努力や意欲も評価されるポイントとなるでしょう。受付事務を目指すなら取得を検討してみてください。
受付事務の志望動機の3つのポイント
志望動機はただ書けばいいというものではありません。ここでは、受付事務向けの志望動機の書き方について、3つのポイントに分けて紹介します。
志望動機の書き方に悩んだときの参考にしてみてください。
①なぜ受付事務の志望するのか明確にする
まずは、なぜ受付事務の仕事を希望しているのか、自分の中で明確にしておきましょう。他の仕事ではなく受付事務を選んだ理由を、採用担当者が納得する形にして志望動機に落とし込む必要があります。
「受付事務じゃなくて他の仕事でもいいのでは？」と、採用担当者に思わせてしまう内容は避けてください。受付事務でなければならない強い理由が必要です。
受付事務の業務内容を正確に把握して、その内容に沿った志望動機を作ってください。
②なぜその企業を明確にするのかを明確にする
受付事務を希望する理由を明確にしたら、次はその企業を選んだ理由をはっきりさせましょう。
受付事務でなければならない強い理由を作るだけでは、採用担当者に「じゃあ他の会社でもいいのでは？」と思われてしまいます。
なぜその会社に入社したいのか、採用担当者を納得させる内容を考えましょう。そのためには、十分な企業研究が必要です。
どんな業務をおこなっているのか、企業理念や社会への関わり方など、隅々まで詳しく調べて志望動機に反映させてくださいね。
③企業で活かせる自身の強みを明確にする
志望動機は「その会社に受付事務として入社したい理由」だけでは足りません。志望したうえで、自分のどんな特性が企業で活かせるのか、採用担当者にアピールする必要があります。
部活やサークル、バイトなどの今までの経験を思い返し、企業が求める人物像と擦り合わせて志望動機を作成してくださいね。
アピールできる経験が思い当たらなければ、自分の長所を人物像と擦り合わせましょう。ただし、求める人物像に当てはめるために嘘をつくのはNGです。
受付事務の志望動機の書き方3ステップ
志望動機を上手に書くには、ステップに沿った内容を念頭に置いておく必要があります。ここでは、3つのステップで志望動機の書き方を紹介しています。
志望動機の書き方に迷った際の参考にしてみてください。
①結論ファーストで志望理由を書く
志望動機は結論ファーストを意識して書きましょう。結論ファーストとは、一番伝えたい内容を冒頭に持ってくる手法です。
結論を最初に持ってくることで、採用担当者は「この人は志望動機でこんな内容を伝えたいのだな」とスムーズに理解でき、その後に続く話に耳を傾けやすくなります。
②受付事務を志望する根拠となるエピソードを書く
逆に結論を後回しにすると、だらだと長い文章になってしまい「結局何を伝えたいの？」と悪い印象になりやすいです。志望動機は結論から書き始めるようにしましょう。
なぜ受付事務を希望しているのか、採用担当者を納得させる内容にしなければなりません。そのためには、根拠となるエピソードを書くと説得力のある内容になります。
どういう経緯で受付事務を希望したのか、なるべく具体的なエピソードを作成してください。
また、エピソードトークを交えることで、相手の共感が得やすくなります。オリジナリティのあるエピソードなら、他の志望者と差をつけて印象的な志望動機になるでしょう。
③入社後に受付事務としてどのように活躍したいかを書く
採用されるために自分をアピールするだけでは不十分です。重要なのは採用された後の話で、入社後に受付事務としてどんな活躍をしたいかを、志望動機の欄でアピールしてください。
受付事務の業務内容を反映させて、具体的かつ実現可能な活躍を書きましょう。受付事務に関係ないことや実現不可能な内容は、志望動機として使うには逆効果です。
受付事務という立場で、どのような形で会社に貢献できるか、魅力的な人材であることを上手にアピールしましょう。
【エピソード別】受付事務の志望動機の例文3選
ここでは、パターン別に3つの志望動機の例文を紹介しています。受付事務の志望動機作りがどうしても難しいという人は、以下に紹介する例文を参考にしてみてくださいね。
例文①: アルバイト
例文①
私は、企業の顔となる受付事務の仕事にやりがいを感じたため、貴社の受付事務の仕事を志望させていただきました。
私は学生時代に、飲食店でアルバイトをしておりました。地元で長く経営している飲食店で、お客様は料理だけでなく、店員さんとの交流も求めて来店されます。お客様に食事を楽しんでもらうために、笑顔と明るい声を意識して、接客をしていました。
その結果、店長や常連客の方からお褒めの言葉をいただくようになり、立ち振る舞い一つでこんなに印象が変わるのだなと学び、やりがいを感じました。
貴社は○○という理念のもと企業活動をおこなっており、大変魅力的に感じています。そのような会社の顔になり、より多くの方に魅力的に感じてもらえたらと思い、貴社を志望いたしました。
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アルバイトから得た経験を受付事務の業務と結び付ければ、説得力のある内容になります。また、採用後の具体的な展望も織り交ぜて、魅力的な人材であるとアピールをしましょう。
例文②: 資格を取得した経験
例文②
私は、裏方に回り多くの人をサポートすることや、他人とコミュニケーションを取ることが大好きで、そういった仕事ができる受付事務に魅力を感じて志望させていただきました。
貴社は地元に密着した事業展開をしており、いつか生まれ育った地元に恩返しがしたいと考えていた私にとって、大変魅力的な会社であると考えています。
受付事務の仕事はコミュニケーション能力だけでなく、正確かつスピーディーな事務作業も求められるため、大学在学中に「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の資格を取得し、「秘書検定2級」にも合格しました。
資格だけでなく、携帯ショップのアルバイトで接客や事務作業の経験を積んできました。こうした経験を存分に活かし、貴社に貢献したいと考えています。
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受付事務に活かせそうな資格を取得しているのであれば、志望動機の項目でしっかりアピールしましょう。即戦力の人材は採用担当者にとって魅力的に見えます。
例文③: 長期インターン
例文③
母方の叔母は大学卒業後から、ずっと受付事務の業務に従事しております。叔母から受付事務について話を聞くうちに、魅力を感じるようになり志望させていただきました。
貴社の長期インターンに参加させいただいた際は、担当の○○様から色々な話を聞き、受付事務になりたいとさらに強く思うようになりました。
また、貴社は○○という業務内容で、他の企業だけでなく一般の方の来社も多く、インターン中はこうした方たちとも交流させていただきました。来社された方を暖かく出迎える社員の方の姿を見て、貴社で働く夢を絶対に叶えたいと思った次第です。
採用後はインターンで得た経験を活かし、貴社の顔として貢献できるよう尽力していく次第です。
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インターンの経験は他の就活生と差を付けられるポイントです。インターンでどのような経験を得て、どのように活かしていくか、志望動機の項目で存分にアピールしましょう。
受付事務の志望動機の注意点4つ
受付事務の志望動機を書く際には、以下の4つの内容に注意してください。
この注意点に該当してしまうと、採用担当者に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。注意点は常に念頭に置いておきましょう。
①ネガティブな志望動機は避ける
受付事務を志望する人の中には、「受付事務の仕事は楽そうだから志望した」や「営業職は嫌だから受付事務になりたい」と考えている人がいます。
こうしたネガティブな理由は、採用担当者から見れば大きなマイナス要素です。表に出さず内心で思う分には自由ですが、志望動機には絶対に反映させないように注意が必要です。
採用担当者が「一緒に働きたい」と思えるような志望動機を作成しましょう。
②他の業界でも当てはまる志望動機は避ける
志望動機は「どうしてもこの企業で働きたい」と、相手を納得させる内容でなければなりません。
「この志望動機なら他の業界でもいいのでは？」と思わせてしまう内容は、その後の採用試験に悪影響を及ぼすでしょう。
採用されるためには、その業界でしか実現できない、説得力のある志望動機作りが必要です。志望動機作りの前に、きちんと業界研究をしておくことをおすすめします。
③受付のキラキライメージを動機にしてしまう
受付事務を「華やかでキラキラした仕事」のイメージだけを志望動機にするのは避けましょう。
受付事務には来訪者対応や電話応対、事務作業など、細やかな気配りと責任感が求められる業務が多岐にわたります。
そのため、仕事の本質を理解し、自分がどう貢献できるかを伝えることが重要です。
たとえば、コミュニケーション能力やホスピタリティ精神を活かしたいといった具体的な動機を述べることで、現実的かつ説得力のある志望動機を作れます。
④給料や待遇ばかりに言及している
受付事務の志望動機に給料や待遇ばかりを強調するのは避けましょう。
もちろん給与や労働条件は重要ですが、それだけでは仕事に対する熱意や適性を伝えることが難しくなります。
受付事務として企業にどう貢献したいのか、自分のスキルや経験を具体的に述べることが大切です。
また、志望する企業の理念や役割に共感した点を盛り込むことで、志望動機に説得力を持たせられます。待遇への言及は控えめにし、熱意や適性を中心にアピールしましょう。
受付事務の志望動機を面接で効果的に伝えるコツ
受付事務の志望動機を面接で効果的に伝えるためには、内容だけでなく話し方や態度にも注意を払うことが大切です。
ここでは、面接官に好印象を与えるための具体的なコツを解説。丁寧な言葉遣いや姿勢、表情など、細部に気を配ることで、志望動機の説得力がさらに高まるでしょう。
①基本的な身だしなみにも注意をする
受付事務を志望する際、身だしなみにも細心の注意を払いましょう。
受付事務は企業の「顔」として訪問者に第一印象を与える重要な役割を担うため、清潔感のある服装や髪型、適度なメイクを心がけることが大切です。
また、爪や靴など細部まで気を配ることで、面接官にも好印象を与えられるでしょう。
身だしなみへの意識は、礼儀やホスピタリティを示す一つの要素として評価されるため、準備を怠らないことが重要です。
②姿勢を正して柔らかい表情で話す
受付事務の面接では、姿勢を正し、柔らかい表情で話すことが大切です。
受付事務は訪問者に安心感を与える役割があるため、面接中からその適性を示すことが重要。良い姿勢は礼儀正しさや信頼感を伝え、穏やかな表情は親しみやすさを印象付けます。
また、声のトーンや話し方にも気を配り、落ち着いた雰囲気を心がけることで、より好感を持たれるでしょう
自然な笑顔と丁寧な態度で、自分の魅力を効果的に伝えてください。
③言葉遣いや所作など細かい点にも気を配る
受付事務の面接では、言葉遣いや所作など細かい点にも気を配ることが重要です。
受付事務は直接的に企業のイメージに関わるため、丁寧で正確な言葉遣いが求められます。
たとえば、「ありがとうございます」や「少々お待ちください」などの基本的な表現を自然に使えるかがポイントです。
また、書類を渡す際の動作やお辞儀の仕方など、日常的な所作が洗練されていると、面接官に好印象を与えるでしょう。
受付事務と自分との親和性を志望動機では積極的にアピールしよう
受付事務は志望者が多い職種です。きちんと業務内容を把握したうえで、自分との親和性をアピールしてください。
他の就活生と差をつけたオリジナリティのある志望動機を作り、合格を目指しましょう。
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このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
