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【就活生必見】総務職の志望動機の書き方を解説｜例文や注意点も紹介

志望動機志望動機の書き方総務職

総務職を目指す方は多いでしょうが、同じくらい総務職の志望動機の書き方が分からない人も居るのではないでしょうか。

そこで今回は総務職を目指す人向けに、志望動機の書き方はもちろん、例文や注意点などについても解説していきます。

総務職の仕事への理解を深めて志望動機に活かそう

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総務職は「企業の運営をサポートする」中核的な役割を担う仕事です。

人事、労務、法務、施設管理など、多岐にわたる業務領域をカバーし、会社の基盤を整え、円滑な経営を支える役割と言えます。

総務職の業務には取締役会や株主総会の運営をサポートすることも含まれ、関連する書類の作成や情報の整理、出席者への連絡や調整、来客対応も業務の1つです。

分かりやすく言うならば、総務職は企業内の「何でも屋」と言えるでしょう。幅広いスキルを身につけている、何でも無難にこなせる人材が求められる仕事です。

総務職で歓迎されるスキル3選

総務職を目指す方が身につけておくと役立つスキルは大きく分けて3つあります。

それぞれのポイントを抑え、得意なものは伸ばしつつ、苦手なものがあれば早めに対策しておきましょう。

1. コミュニケーション能力
2. PCスキル
3. 実務経験

①コミュニケーション能力

総務職を目指す人にもっと求められるスキルの1つに、コミュニケーション能力が挙げられます。

先ほども少し触れましたが、総務職は株主総会の運営や来客対応が多いですし、社内のさまざまな人とも関わることが多いです。

つまり、人と上手く関わることはもちろん、「言わんとすることを理解する」傾聴力も求められます。「人と関わること」のさらにもうひとつ先の能力が求められるということです。

②PCスキル

総務職として働くにあたって、PCのスキルは非常に重要です。

総務職はPCを用いたさまざまな書類の作成はもちろんのこと、クライアントに送付するメール、社内の会議で用いられるプレゼンテーションの作成を求められることもあります。

高度なスキルが求められるわけではないので、プログラミングができたり、基本情報技術者試験に合格したりしている必要はありません。ただし、今時「一般的」とされる程度のPCスキルは必要です。

③実務経験

あまり多いパターンではありませんが、アルバイトで総務に近い業務を担当していた、または新卒でなく、前職で総務を務めていた、実務経験のある方は重宝されるでしょう。

また、ひと口に「総務」と言ってもさまざまな役割があるので、具体的にどのような業務を担当していたのかも伝えられると良いです。

「前の会社では総務部で働いていた」でも悪くはないですが、「総務部として〇〇の業務をメインに担当していた」と言えると、よりあなたのスキルが伝わりやすいでしょう。

総務職の志望動機を作成する際のポイント2選

総務職の志望動機を作成するにあたって重要なポイントは大きく分けて2つあります。

それぞれのポイントを抑えた上で作成し、より採用担当の方の目に留まる、クオリティの高い志望動機を作成しましょう。

1. なぜ総務職で働きたいのかを明確にする
2. 総務職の中でもその企業で働きたい理由を明確にする

①なぜ総務職で働きたいのかを明確にする

まず、なぜ総務職として働きたいのかを明確にすることは非常に重要です。

採用する側の視点で考えてみると、同じ条件の学生が2人居るとすれば、より総務職としての業務に魅力を感じており、モチベーションが高い人材を採用したいと思うことでしょう。

必ず総務職として働きたい理由を明記し、モチベーションの高さが伝わるような文章を作成することが大切です。

②総務職の中でもその企業で働きたい理由を明確にする

総務職の中でも「なぜ数ある企業の中から貴社を選んだのか」は必ず明記するようにしましょう。

企業を選ぶ上で、給料や年間休日の多さはもちろん、「理念やビジョンに共感できる」は非常に大きな要素です。

企業からすれば、考え方や将来の目標が自社と一致しており、同じ方向を向いて働いていける人材が欲しいことでしょう。

「数ある企業の中でも貴社を選んだのは…」などと記載し、確固たる根拠を持って志望していることをアピールできれば、より採用が近づくはずです。

総務職の志望動機の書き方3ステップ

総務職の志望動機を書き方には3つのステップがあります。

それぞれの要素を深く理解することで、より質の高い志望動機が書けるので、確認していきましょう。

1. 結論ファーストで志望理由を書く
2. 志望理由の根拠となるエピソードを書く
3. 総務職として入社後の活躍の展望を書く

①結論ファーストで志望理由を書く

結論ファーストで志望理由を書くのは、どの業界を受けるにあたっても重要なことです。

採用担当の方は無数の志望動機や自己PR、それも似たような書き方をしているものも大量に読みます。「またこのパターンか…」と集中力が切れることもあるでしょう。

そこで真っ先に「私の志望動機は〇〇です」と書くことで、「この人はこういう理由で弊社に入りたいのだな」と前提を頭に入れて読めるので、内容も入ってきやすいです。

②志望理由の根拠となるエピソードを書く

志望理由の根拠となるエピソードを入れるのも重要なポイントです。

根拠だけを示すのではなく、具体的なエピソードを挿入することで話に抑揚ができ、採用担当の方も興味を持って読めるでしょう。

エピソードは文字数の調節もしやすいので、同じ業界の企業を複数受ける際、指定文字数が異なる場合でも盛り込みやすいです。

③総務職として入社後の活躍の展望を書く

総務職として入社後の展望を書くことも重要です。

入社後にどのようなスキルを活かし、どのように会社に貢献するかを述べることで、採用担当の方もあなたが活躍する想像ができるでしょう。

また、入社後の将来を具体的に描いていることが伝われば、「この人は内定を出したらちゃんと入社してくれそうだな」と信頼も増し、内定が出る可能性も高まるはずです。

【志望理由別】総務職の志望動機の例文3選

ここまで解説してきたポイントを参考に、総務職の志望動機例文を3つ、紹介していきます。

いずれも紹介したポイントを抑えているので参考になるはずですが、特に自分が書きたい題材と近いものを中心に、参考にしてみてください。

1. 例文①: PCスキルを活かしたい
2. 例文②: 裏方の仕事にやりがいを感じる
3. 例文③: コミュニケーションの能力を活かしたい

例文①: PCスキルを活かしたい

まず結論を述べ、なぜ総務職に魅力を感じているかを説明しています。

また、具体的にどのようなスキルを活かして働くか述べることで、業務に対するモチベーションの高さを伝えているのもポイントです。

例文②: 裏方の仕事にやりがいを感じる

まず志望動機を話し、その後文化祭の裏方業務の経験をエピソードとして話すことを通して、総務職として働きたい理由やスキルについて詳しく解説しています。

入社後の展望についても詳しく述べており、死角の無い志望動機です。

例文③: コミュニケーションの能力を活かしたい

まず志望動機を述べつつ、具体的なエピソードを話すことで志望動機と長所を詳しく解説しています。

また、自分の能力がどのように業務に活かせるかも解説することで、より入社後のイメージを具体的に伝えているのもポイントです。

総務職の志望動機を作成する際の注意点2つ

総務職の志望動機を作成する際の注意点は上記の2つが挙げられるでしょう。

それぞれを理解し、志望動機でマイナスイメージを与えないようにしましょう。

1. ①待遇や福利厚生を志望理由にするのは避ける
2. ②他の企業でも当てはまる志望動機は避ける

①待遇や福利厚生を志望理由にするのは避ける

どの業界を受けるにも当てはまることですが、待遇や福利厚生を志望理由にするのは避けましょう。

極論、あなたが採用担当であると考えた際、「あなたの会社は休みが多いから入りたいです」と言われたら、「この人は絶対にやる気が無いんだろうな」と感じるはずです。

実際の、最も大きな志望動機は待遇や福利厚生でも構いませんが、業務内容や会社のビジョンなど、可能な限りモチベーションが伝わりそうなもので、自分に該当するものを選びましょう。

②他の企業でも当てはまる志望動機は避ける

他の企業でも当てはまる志望動機は避けるというのも重要なポイントです。

採用担当の方が「この志望動機ならば、他の企業でも良いのでは？」と感じた場合、より待遇の良い企業に内定した場合、内定を蹴られるかもしれないと感じることでしょう。

そこで、可能な限り会社のビジョンや特徴、独特の文化など、その企業にしか無い魅力を志望動機に挙げ、入社への強い意志を伝えることが大切です。

総務職の志望動機では自分の言葉で志望理由を伝えよう

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今回は総務職の志望動機の書き方について解説してきました。

総務職は多岐にわたるスキルを求められますが、社内の人と関わる機会も多く、やりがいのある仕事なので、興味のある人はインターンなどに参加してみてはいかがでしょうか。