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会社訪問メールの書き方を解説|アポ取りやお礼の仕方も例文で紹介

就活における大切な活動の1つに、企業研究が挙げられます。

そして企業研究を行ううえで非常に効果的なのは、会社訪問を行って実際の職場を見学したり現場社員に話を聞いたりすることです。

しかし会社訪問をするとなると、「企業への連絡はどうすれば良い?」と悩むものですよね。

そのため本記事では、会社訪問に関するアポ取りやお礼などのメールの書き方や例文を紹介します。

会社訪問はメールでのやり取りが大切!

就活で会社訪問をする際には、メールでのやりとりが非常に大切です

会社訪問のアポイントを取る際やお礼を伝える際には、電話ではなくメールでの連絡が一般的だと言えます。

企業側からすれば、会社説明会も選考の一部だと捉えているはずです。メールの内容に失礼があれば、マイナス評価を受ける可能性もあります。

基本の書き方を理解して、自信をもって企業と会社訪問に関するやり取りをできるようにしましょう。

会社訪問の依頼メールの書き方4ステップ

会社訪問の依頼メールを書く際には、基本の流れを意識することが大切だと言えます。依頼メールの具体的な流れは、以下の通りです。

  1. 件名|簡潔に書く
  2. 宛名|省略せず書く
  3. 自己紹介・用件|依頼の理由を明確に示す
  4. 日程の提示|なるべく多く提示する

①件名|簡潔に書く

件名は可能な範囲で短く、そして簡潔に書きます。普段メールやメッセージでのやりとりをしている中では、件名を意識することは少ないかもしれません。

しかし件名は、メールの内容を端的に相手に伝えるために重要です。仕事をする中では、毎日さまざまな人と大量のメールをやり取りします。

そしてその中で、用件をまず理解するために件名は欠かせません。書いていなかったり分かりづらかったりすると、飛ばしてしまう可能性もあるのです。

「会社訪問のお願い」「会社訪問のご相談」など、内容を端的に示すようにしましょう。

②宛名|省略せず書く

メールの本文はまず、宛名から書き始めます。宛名は省略せず、相手の所属を正式名称で書くことが大切です。

所属部署や名前を間違えてしまうと非常に失礼になってしまうことから、覚え違いはもちろん誤字脱字も絶対にしないように気を付けましょう。

また、就活をしていると採用担当者の名前が分からないまま話が進むことも決して少なくありません。

名前が分からない場合は、「採用担当者様」と記せばOKです。部署名だけで「御中」と書くことはでき避けて、「〇〇様」で宛名を終えます。

③自己紹介・用件|依頼の理由を明確に示す

宛名の次には、自己紹介をして用件を記していきます。用件では、依頼の理由を明確に示すことが大切です。

自己紹介では大学名と名前を名乗り、続けて興味・関心があることや熱意を「〇〇に非常に興味を持ちました」などと記述します。

そして用件では会社訪問の依頼だけでなく、どうしてその企業で何を学びたいのかまで書くと良いでしょう。

ここでもなるべく端的に分かりやすく、どんな内容のメールか理解してもらうことを大切にしてください。

④日程の提示|なるべく多く提示する

用件を示したら、次に日程を提示します。日程の提示においては、できるだけ多くの選択肢を提示することが大切です。

日程をこちらから提示すると、なんとなく偉そうで気が引けると感じるかもしれません。しかし、日程はこちらから提示することが基本です。

「都合の良い日にちを教えてください」と提示を求めると相手のメールに関する負担が増え、日程調整のやり取りが増えてしまいます。

相手としては選択肢を提示された方が返答しやすいことから、できるだけ多くの選択肢を提示しましょう。

会社訪問のアポイントメール例文2つ

基本のステップを理解しても、実際に書くとなるとなかなか筆が進まないものですよね。メールを作成する際には、例文を参考にすると効率的です

そのためここでは、会社訪問のアポ取りメールの例文を以下の2パターン紹介します。

  1. 依頼・日程の提示メール
  2. 承諾のお礼と日程確定メール

①依頼・日程の提示メール

件名:会社訪問のお願い 〇〇大学 氏名

株式会社〇〇 人事部 採用担当
〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。
〇〇大学〇〇学科〇年の(氏名)と申します。

現在就職活動をしており、
人々に安心を提供する生命保険の業界について非常に興味を持っております。

貴社は、生命保険業界でリーディングカンパニーとして
お客様第一のサービスを提供していると知りました。
ぜひ貴社を訪問させていただき、直接お話を伺いたく存じます。

私は、下記日程で訪問可能です。
〇〇さまのご都合がつく日程を、ご検討いただけたら幸いです。

〇月〇日(月)終日
〇月〇日(水)9:00~15:00
〇月〇日(金)13:00~終日

上記以外にも調整は可能ですので、お申し付けください。
30分ほどお時間をいただけますと幸いです。

‌‌ご多忙の中大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

上記は、採用担当者にアポイントを取る際の基本の例文です。基本の流れを意識することで、論理的で分かりやすい文章にできます。

また、ビジネスメールの最後には、署名を入れることが基本です。

②承諾のお礼と日程確定メール

件名:Re:〇〇

〇〇株式会社 人事部採用 ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学の〇〇です。

お忙しい中、丁寧にご返答くださりありがとうございます。

〇月〇日(〇) 13時~

上記日時に、貴社へ訪問させていただきます。

お忙しいところ誠に恐れ入りますが、当日はよろしくお願いいたします。

—————————————–
氏名
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
電話:△△△-△△△△-△△△
メールアドレス:
〇〇@△△△.jp
—————————————–

アポイントのメールに返信が来た場合、そのままにせずしっかりと返信することが大切です。

丁寧にお礼を述べた後、双方に思い違いが起きないように何月何日の何時に訪問するのかを復唱して具体的に示しましょう

また件名については、自分で改めて書くのではなく「Re:」の形で返すことが基本です。

会社訪問後のお礼メールのマナー3つ

会社訪問が無事終了した後も、気を抜かずにお礼メールを送ることが大切です。

そのためここでは、会社訪問後のお礼メールのマナーとして以下の3点を紹介します。

  1. なるべく当日中に送る
  2. 学んだこと・意欲の高まりも書く
  3. お礼メールに企業から返信が来たら返す

①なるべく当日中に送る

会社訪問のお礼メールは、可能な限り当日中に送ることを大切にします。できるだけ早い方がお礼の気持ちが伝わりやすく、相手の記憶も鮮明だからです。

ただし当日中が良いと言っても、あまりに遅くなると失礼になってしまいます。

採用担当者の就業時間内(午前9時~午後5時、遅くとも午後7時まで)を基本として、それより遅くなるようなら翌日に連絡しましょう。

遅くとも翌日までにお礼メールを送らなくては、「マナーが分かっていない」「せっかく時間を作ったのに」と思われる可能性があるため注意です。

②学んだこと・意欲の高まりも書く

お礼メールには、訪問によって学んだことや意欲の高まりに関することを盛り込みます。

わざわざ時間を割いて対応してくれた担当者に対して、会社訪問で得たことをしっかりと伝えることが大切です。

「会社訪問で得たことや感想→入社意欲・仕事への熱意の高まり→お礼」の流れで記載すると、分かりやすい内容になるでしょう。

気持ちを伝えたいといっても長文を書く必要はないため、ここでも端的に分かりやすく記載するようにしてください。

③お礼メールに企業から返信が来たら返す

会社訪問のお礼メールに企業から返信が来たら、こちらから返信してやり取りを終えます。くれぐれも、そのままにしないように気を付けましょう。

ただし、「返信が来たら返す」を繰り返していると、また相手からも返信が来てしまって終わらせ方が分からなくなる恐れもあります。

就活生とのメールのやり取りに、採用担当者の手間をあまりかけさせ過ぎてはいけません。

そのため、企業からの返信への返信メールには返信不要の旨を記載することが大切です。

会社訪問後のお礼メール例文2つ

ここでは、会社訪問後のお礼メールの例文として、以下の2つのパターンを紹介します。

  1. お礼メール例文
  2. 企業からの返信に再び返す例文

例文を参考にしてメールを作成すれば迷うことが減ることから、ぜひとも活用してくださいね。

①お礼メール例文

件名:会社訪問のお礼 △△大学 氏名

株式会社〇〇 人事部採用担当
〇〇様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の〇〇です。

本日は、お忙しい中で会社訪問の機会を作ってくださり、誠にありがとうございました。
実際の業務に関する貴重なお話を多数伺うことができ、さらに私からの質問にも丁寧にお答えいただいて大変感謝しております。

特に、△△のお話に関しては、特に印象が強く残っております。
現場での業務のお話を伺い、貴社に入社したいとの思いが一層強くなりました。

改めまして、今回はご多忙の中貴重なお時間をありがとうございました。
今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。

(署名)

会社訪問のお礼メールに関しても、アポ取りの際のメールと基本的なポイントは変わりません

明確に感謝の気持ちを伝えて、どの点が特に印象に残ったのかを具体的に示すようにしましょう。

最後にあらためて感謝の言葉を添えて、丁寧に文章を終えることが大切です。

②企業からの返信に再び返す例文

件名:Re:〇〇

株式会社〇〇 人事部採用担当
〇〇様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の〇〇です。

ご多忙の中、ご丁寧に返信を下さりありがとうございます。
今後ともご指導のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

なお、返信にはお気遣いなくお願いいたします。

—————————————–
氏名
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
電話:△△△-△△△△-△△△
メールアドレス:
〇〇@△△△.jp
—————————————–

「返信の返信メール」に関しては、長く文を書く必要はありません。端的にお礼の気持ちを述べ、相手の負担にならないようにします。

また、最後に「返信不要」の文言を付け加えることも忘れないようにしましょう。

ただ「返信不要です」と記載すると少し素っ気ない印象になるため、上記のように言い回しを工夫することも大切です。

メールを正しく用いて会社訪問を円滑に進めよう!

会社訪問を行う際には、企業とのメールのやりとりが非常に大切です。

基本のマナーやポイントを押さえてメールを作成し、企業担当者に対して失礼のないようにしましょう。

本記事をぜひとも参考にしていただき、スムーズな会社訪問につなげてくださいね。

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若林

この記事を書いた人

若林

#長野出身 #浪人 #社会人二年目 #営業 #韓国料理好き #ダイエット中 

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