入社前に控えている大きなイベントの1つに、内定式があります。
採用担当者から事前に案内メールが届きますが、内定者は参加の可否についてどう回答すれば良いのでしょうか。特に不参加の場合、どう伝えれば印象が悪くならずに済むのか悩みますよね。
今回は内定式の案内メールへの返信方法やマナーを解説、また例文まで紹介していきます。
内定式の案内メールには必ず返信しよう
まず、前提として内定式の案内メールには、必ず返信しましょう。
不参加の人は勿論、内定を辞退する予定の人も必ず返信するべきです。
社会人になると、同僚や取引先との丁寧なやり取りが必須になります。内定者のうちから、レスポンスの速さや内容は心がけるようにしましょう。
どう返事するにしろ、返信は24時間以内に行うのがベスト。待たせてしまうことは、相手側に迷惑をかけると同時にマナーが悪いという印象を持たせてしまいますよ。
内定式の案内メールへ返信する時のマナー
メールには、その人のマナーや性格がよく表れます。特に日々多くのメールを受ける採用担当者の方達は、就活生や内定者のメールの内容をよく見ているはずです。
ここでは、内定式の案内メールへ返信する際のマナーを解説します。
- できるだけ早く返信する
- 参加の可否が一目でわかる件名にする
- 宛名や名乗りは省略しない
- 参加の可否に関わらずお礼は必ず伝える
- 簡潔に読みやすくする
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①できるだけ早く返信する
案内メールへ返信する際、できるだけ早く返信することが重要です。
企業側は、内定式に向けて様々な準備をしています。参加する人数によって左右される準備が、きっと多くあるでしょう。いつまでも参加の可否を伝えないと、相手に迷惑をかけてしまいますよね。
また返信が遅れることで「見過ごしてしまったのかな」「メールが届いていないのか」と困惑させてしまいます。返さないことで、要らぬ心配をさせてしまうのは避けましょう。
②参加の可否が一目でわかる件名にする
参加の可否は、件名で一目でわかるようにしましょう。
採用担当者の人達は、普段多くの業務に追われています。日々受け取るメールも、きっと少なくないでしょう。採用担当者が通知を見た時にすぐ内容が理解できるように件名を工夫すると親切なメールとなります。
基本的には、参加できる場合はそのままRe:をつけた状態のメールで問題ありません。参加できなかったり、まだ未定の場合はその旨を件名に書きましょう。
③宛名や名乗りは省略しない
宛名や名乗りを省略するのは、メールマナーとしてNGです。
そのまま返信する形だからといって、たまに宛名を省略してメールを送る人が居ます。実はこれはマナー的に良くなくて、返信でも相手の名前は丁寧に記名しないといけません。
案内をくれた方の部署名や名前を省略するのは、とても失礼にあたります。また最後に自身の署名をつけておくのも、いかなる場合でも必須です。
「返信だから分かるはず」と決めつけず、どんな場合でもメールのマナーは意識していましょう。
④参加の可否に関わらずお礼は必ず伝える
参加の可否に関わらず、お礼は必ず伝えるようにしましょう。
参加できる時は勿論、不参加の時も案内に対するお礼は伝えるべきです。参加できるかどうか回答すると共に、お礼の文章も添えると丁寧な返信メールになります。
回答だけ記載されたシンプルな内容は、少し味気なくて硬いメールになってしまいます。特に不参加の場合は、お礼を添えることでマイナスな印象を避けられるでしょう。
⑤簡潔に読みやすくする
読む側を配慮した、簡潔で読みやすいメール作成を心がけましょう。
先述した通り、採用担当者は日々多くのメールを受け取っています。その中の一通になるので、読みやすい文章にすることが大切です。
複雑な表現や挨拶言葉を多用して回りくどい長々としたメールにするのは避けましょう。
基本的なマナーである宛名や署名の他は、挨拶、案内に対するお礼、参加の可否、不参加の際の理由だけで済ませましょう。
【場合別】内定式の案内メールへの返信例文
いざ返信しようと思うと、どのような文章にしたら良いのか悩んでしまいますよね。また回答によって気を付けたい点があるので、事前に理解しておくことが大切です。
ここでは内定式の案内メールへの返信例文を場合別に3つ紹介していきます。
- 出席する場合
- 欠席する場合
- 参加できるか未定の場合
【例文①】出席する場合
| ○○株式会社 △△ △△様 お世話になっております。 ○○大学○○学部の▽▽ ▽▽と申します。 この度は内定式のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 喜んで出席させていただきます。 スーツ着用そして持ち物についても、承知いたしました。 社員の皆様や他の内定者の方達とお会いできること、とても楽しみにしております。 当日は何卒よろしくお願いいたします。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ○○大学○○学部▽▽ ▽▽ 電話番号：0X0ｰ0000ｰ0000 メールアドレス：xxxxx＠xxxxx.com |
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内定式に参加できる場合の、メール返信の例文です。
まずは案内を送ってくれたことへの、感謝の旨を伝えましょう。それから当日に参加できることを、回答します。
持ち物や身なりについて指示があれば、ちゃんと把握したことを伝えておくと良いでしょう。何か当日に関して質問があれば、この時点で質問してみてくださいね。
【例文②】欠席する場合
| ○○株式会社 △△ △△様 お世話になっております。 ○○大学○○学部の▽▽ ▽▽と申します。 この度は内定式のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 誠に残念ですが、当日は大学の発表会があるため欠席とさせていただきます。 社員の皆様や他の内定者の方達とお会いできるせっかくの機会にもかかわらず、大変申し訳ございません。今後再びこのような機会がありましたら、その際はぜひ参加させていただきます。 引き続きよろしくお願いいたします。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ○○大学○○学部▽▽ ▽▽ 電話番号：0X0ｰ0000ｰ0000 メールアドレス：xxxxx＠xxxxx.com |
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内定式を欠席する場合の、返信メールの例文です。
案内に対するお礼、欠席の理由、謝罪の言葉は必須です。不参加となってしまう分、前置きや言葉を柔らかくすることで、少しでも印象を良くしましょう。
【例文③】参加できるか未定の場合
| ○○株式会社 △△ △△様 お世話になっております。 ○○大学○○学部の▽▽ ▽▽と申します。 この度は内定式のご案内をいただき、誠にありがとうございます。 ご案内いただいた●月●日ですが、その週は大学の研究発表が予定されています。現時点では日程が確定していないため、内定式への参加について回答が出来かねます。 ●月●日までには参加について回答ができますので、その日までお待ちいただけますでしょうか。 大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。 ＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ ○○大学○○学部▽▽ ▽▽ 電話番号：0X0ｰ0000ｰ0000 メールアドレス：xxxxx＠xxxxx.com |
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内定式に参加できるかどうか未定の場合の、返信メールの例文です。
参加できるか分からない場合、すぐに断らずにまずは保留を頼んでみましょう。採用担当者側もできるだけ参加して欲しいと思っているため、基本的には保留を受け入れてくれるはずです。
内定式の案内メールにはマナーを守って早めに返信しよう
内定式には参加することが1番ですが、不参加の場合も丁寧な連絡さえ心がければ問題ありません。
内定者の時点で、既に社会人の仲間入りです。内定式の案内メールには、社会人としてのマナーを守って早めに返信するようにしましょう。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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