事務職の自己PRは、応募者が多く差別化が難しい職種であるため、多くの就活生が悩みを抱えています。
「コミュニケーション力がある」「正確な作業ができる」といった一般的なアピールだけでは、他の応募者との違いを示せません。
本記事では、企業が事務職に求める具体的な人物像を解説し、あなたの強みを効果的に伝えるための自己PRの書き方をご紹介します。
事務職を志望している人はぜひ参考にしてみてください！
事務職志望の就活で自己PRが特に重要な理由
事務職に限ったことではありませんが、多くの志望者の中で印象に残る自己PRをすることは高評価をもらうために非常に重要なポイントです。
特に、高倍率の事務職はしっかりと対策をとりましょう。
①事務職の倍率が高いから
事務職は、特別な資格を持っていなくても就職できることが多く、その就職のしやすさから人気の高い職種。倍率が高い職種になるため、採用してもらうには興味を持ってもらえる自己PRを作成することが重要です。
また、事務職はワークライフバランスが整っており、仕事とプライベートどちらも充実させたいと考えている人の就職先としても人気があります。
しかし、志望する人が多い割に採用枠が少なく、書類選考で落ちてしまう人も少なくありません。自己PRの作成には、志望先の求める人材を理解することが必要不可欠といえるでしょう。
②自己PRで差別化するのが難しいから
事務の仕事は、さまざまな企業や業界で存在します。そのため、この会社で働きたいという理由を伝えるのは非常に難しくなります。
事務職という仕事を大まかに理解しているだけでは、差別化を図れるような自己PRの作成はできません。印象に残るような自己PRを作成するには、志望先の仕事内容を十分に理解し、企業が必要とする人材を念頭に置いて作成することが重要です。
事務職の採用で企業が見ている3つのポイント
事務職の採用で採用担当者が重視するポイントを理解することで、より効果的な自己PRが可能になります。
自己PRを作成する前に、まずは企業側が自己PRのどこを見ているのかを確認していきましょう。
①長く活躍してくれるかどうか
企業が事務職の採用で最も重視するのは、入社後に長期的に活躍できる人材かです。
事務職は社内の手続きや業務フローに精通することで効率が上がる仕事であり、経験を積むほど企業への貢献度が高まります。
また、事務職は他の社員のサポート役として重要な存在であり、定型業務や細かい作業が中心となるため、安定して継続的に働ける人材が求められるでしょう。
そのため自己PRでは、これまでの経験の中で粘り強く業務に取り組んだエピソードや、長期的なキャリアビジョンを具体的に示すことが効果的です。
②自社に馴染める人物像かどうか
事務職の採用において、企業は応募者が自社の社風や価値観と合致するかどうかも重視します。
事務職は社内の様々な部署と関わり、組織全体をサポートする立場であるため、社風に馴染めない人物は周囲との関係構築に苦労する可能性があるためです。
特に、プライベートな時間を大切にしながらも仕事に対して責任感を持って取り組める人物か、周囲と協調しながら業務を進められる人物かは重点的に見られるでしょう。
そのため自己PRでは、自分の強みを単に述べるだけでなく、その企業の社風や価値観に沿った形での表現が重要です。
③業務内容に合ったスキルがあるか
事務職の採用において、企業が重視する3つ目のポイントは基本的なスキルの有無です。
具体的には、PCスキル、コミュニケーション能力、スケジュール管理能力の3つが必須となります。
コミュニケーション能力は、社内外の多くの人と関わる機会が多いため、ビジネスマナーを心得た上での円滑なコミュニケーションが不可欠。
スケジュール管理能力は、複数の業務を同時に進行させる必要があるため、締め切りを意識した計画的な業務遂行が求められます。
事務職の自己PRで高く評価される強み5選
評価につながる過去の経験や能力を伝えるように意識しましょう。
ここでは、高い評価をしてもらえる経験やスキルを5つご紹介します。
①事務職・オフィスワークの経験
今までインターンシップ等で事務職やオフィスワークを経験している人は、積極的にアピールしましょう。一般の事務でも経理でも、社内の業務をメインとした仕事をしたことがある人は、高評価に繋がりやすいからです。
事務職といっても業務内容は職種や部署によって異なります。企業の規模が小さければ幅広い業務をこなしていたことも強みとなるでしょう。
書類の作成だけでなく電話やメールの対応といった、経験したことを具体的に記載しておくとどのような業務ができるのかが伝わりやすくなります。
②パソコンの操作スキル
パソコンの操作スキルも高評価に繋がりやすいため、しっかりと自己PRに入れてください。事務職は、どのような業界や部署であってもパソコン操作は必須といえるからです。
パワーポイントやエクセルといった使用できるソフトも具体的に伝えると良いでしょう。 その際は、どのソフトをどの程度まで操作できるのかも加えると、採用する企業側にも伝わりやすいです。
たとえば、営業のある企業の事務を志望している場合は、資料作りによく用いられるパワーポイントのスキルがあるとさらに高評価を得やすくなります。
志望先の業務内容も考慮しつつ、自己PRを作成するのがおすすめです。
③語学力や会計などのスキル
語学力や会計といったスキルがあると高い評価を得やすくなります。どのような志望先なのかにもよりますが、簿記を持っている場合は経理事務、語学力が堪能であれば外資系や貿易事務で有効です。
ただし、いくら英語が堪能でも語学力のスキルが志望先の企業にマッチしていなければ、評価につながりにくいこともあるので注意が必要です。
志望先によっては語学力や会計があまり必要ないというケースもあるかもしれません。企業が求める人材をしっかりと理解して自己PRを作成しましょう。
④コツコツ作業できる正確性・作業スピード
データ入力や計算、書類作成といった業務をすることが多くあります。少しのデータのミスや書類作成ミスでも大きなミスになってしまう可能性も少なくありません。
よって、正確性だけでなく作業のスピードも重要になってきます。今までの経験で正確性や作業スピードについてアピールできることがあれば、積極的に自己PRに取り入れてください。
ミスをしないために意識していることや取り組んでいることも含めると、責任感を持って業務を行える人だと思ってもらいやすくなり、さらに高評価につながりやすくなるでしょう。
⑤コミュニケーション能力
ただパソコン操作をして、入力をするだけが仕事ではありません。ほとんどの事務職では、電話対応や各部署への連絡といった人と接する機会が多くあります。
社内の人だけでなく、社外の人とも接する機会も多いため、コミュニケーション能力は非常に重要といえるでしょう。
過去に接客業のアルバイト経験があったり、人と接することの多い職種に就いていたりする場合は、積極的にアピールするようにしてください。
事務職の自己PRの効果的な書き方3ステップ
効果的な自己PRを作成するには、事務職に求められる能力を理解し、具体的なエピソードを交えながら、自分の強みを説得力のある形で表現するのが重要。
以下では、企業から高評価を得られる事務職の自己PRを作成するための3つのステップを解説していきます。
①自分の強みで事務職で評価されるものを洗い出す
事務職の自己PRで評価されやすい強みは、先述の通りコミュニケーション能力、正確性とスピード、管理能力、誠実さ、柔軟性、協調性、責任感などです。
これらの中から自分が最も発揮できる強みを選び出しましょう。
さらに、専門的な資格やスキルがあれば、それらを活かせる場面も具体的に想定しておくと、より説得力のある自己PRになります。
自分の経験を振り返り、これらの要素がどう発揮されたのか、具体的なエピソードを交えながら整理していくのがおすすめですよ。
②強みを裏付ける具体的なエピソードを整理する
強みを裏付けるエピソードは、単なる結果だけでなく、その過程を具体的に説明するのが重要です。
たとえば「売上が25%アップした」という結果のみを述べるのではなく、どんな課題を見つけ、どう解決したのかまで掘り下げて説明しましょう。
事務職の場合、「正確性を保つために独自のチェックリストを作成した」「複数の部署との連携をスムーズにするため情報共有の仕組みを提案した」等の工夫や改善の経験が効果的。
なお、アルバイトやサークル活動での経験でも、事務職で必要な能力が発揮された場面を具体的に説明できれば十分です。
③入社後にどう強みを活かせるかを考える
自己PRでは、単に強みを述べるだけでなく、その強みを入社後の業務でどう活かせるかを具体的に示すことが重要です。
事務職は企業によって業務内容が異なるため、志望企業の仕事内容をよく調べ、自分の強みとマッチングさせましょう。
たとえば、正確性が強みの場合は「経理部門での数値管理や請求書作成で活かせる」、コミュニケーション力が強みなら「社内外の関係者との円滑な連絡調整に活かせる」といった具合です。
強みと業務を結びつけて説明すると、採用担当者にあなたの将来の活躍をイメージしてもらいやすくなります。
【経験別】事務職の自己PR例文
作成する際は、今まで経験や持っているスキルをしっかりと伝えるようにしましょう。事務職に向いている、この企業にマッチしていることが伝わるような内容を意識してください。
ここでは、経験別の例文を2つご紹介します。
①事務職の経験がある場合の例文
事務職の経験あり
私は医療事務のサポートをするアルバイトをしており、請求業務や受付での対応、OTC販売、在庫管理など幅広い業務を行っていました。仕事をする上で大切にしていたことは、患者さまに合わせた接客を心がけること、薬剤師との連携が取れるように日々のコミュニケーションをしっかりと取ることです。
パソコンでの業務がメインだったため、タイピング速度と正確さには自信があります。また、患者さんから、薬の計算について聞かれることも多く、医療用語をそのまま伝えるのではなく、患者さんも理解しやすい言葉に置き換えて説明するようにしていました。
伝わりづらい時は、電卓を用いて実際に目の前で計算するなど、患者さんの不安がなくなるように努めていたため、相手に合わせた接客が得意です。患者さまからは「安心して来られる薬局」「疑問にもしっかりと答えてくれるからありがたい」といたお言葉をいただくこともあり、やりがいを感じながら仕事に取り組めていました。
このような経験とコミュニケーション力やパソコンスキルを活かして、お客様の満足度向上に貢献できるよう取り組んでまいります。
経験がある場合は、どのような業務をしており、どのような姿勢で業務に取り組んでいたかを述べるようにしましょう。活かせるスキルがある場合も記載しておくと評価につながりやすくなります。
②事務職の経験がない場合の例文
事務職の経験なし
私は販売スタッフのアルバイトにて、幅広い世代のお客様を対象とした応対スキルを磨き、在庫の処理など事務的な業務をしていました。
事務処理は、閉店時間後の限られた時間内で行うことが多かったため、効率よく進められるように、それぞれの時間配分を計算し優先順位をつけて取り組むことを意識していました。
事務作業に置いては、自分だけでなくスタッフ全員が業務を進められるように手順をまとめるなど、どのようにしたら店舗全体で円滑に回せるのかを考えて行動していました。今後も事務処理がスムーズにできるようにパソコンスキルももっと磨いていきたいと考えています。
貴社ではさまざまな職種の方と接する機会が多いため、接客のスキルだけでなく、今まで事務的な業務経験も活かせるのではないかと考えております。
過去に経験がない場合は、今までの仕事の中で活かせるものがないか考えてみましょう。志望先の業務につながりやすい経験を持っているとより良い印象を与えられます。
事務職で求められるスキルに繋がる自己PRをしよう！
志望先のリサーチをしっかりとしてから自己PRを作成しましょう。事務職はどの企業にもあるからこそ自己PRの差別化が難しくなります。
この企業で働きたいという熱意がうまく伝わるように、自身の経験やスキルだけでなく、志望先が求める人材を把握することが重要です。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
