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事務職業界が丸わかり！部門別業務内容と必要なスキルを紹介

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事務職に興味はあるけれど、どんな種類があるのかは知らないという人も多いのではないでしょうか。事務はどの会社でも同じような仕事内容だと思っている人もいるかもしれません。

そこで今回は、部門別の業務内容と必要なスキルについてご紹介します。事務によって仕事の内容は全く違います。目指している人はぜひ参考にしてくださいね。

事務職とは縁の下の力持ち

さまざまな業種になくてはならない存在が事務です。事務にもいくつかの職種があり、仕事内容は異なります。細かな仕事も多く縁の下の力持ち的存在といえるでしょう。

1. そもそも事務職とは?
2. 事務職には2種類ある

①そもそも事務職とは?

事務職とは、すべての職種に関わる企業で共通する仕事といえます。

あまり目立たない仕事にように思えますが、オフィス内で社内の全ての部署を支える非常に重要な役割を担っているといっても過言ではありません。

それぞれの企業の活動を円滑に行なうために機能しており、企業規模が大きくなれば、事務職も細かく分類されます。

たとえば、経理や人事、受付といった職種がありますが、事業規模が小さければ事務職もオールマイティに仕事をこなす場合が多いです。

②事務職には2種類ある

一般的に事務の仕事といえば一般事務のイメージを持つ人が多いかもしれません。ただし、事務職には、一般事務と専門事務の2種類があり細かな点に違いがあります。

一般事務は、データ入力や書類の管理が主な仕事です。電話での対応や郵便物の発送を行うこともあり、決まった部署ではなくさまざまな部署で仕事を行います。

企業のサポート役として業務にあたることが多く幅広い分野に対応している事務職です。基本的なパソコンスキルは必須といえるでしょう。

一方で、専門事務は、特定の業種で専門的な知識や資格を活用して仕事をする事務のことです。例えば、経理や保険、金融といった業種の事務が挙げられます。

専門事務は、一般事務と違って直接サポート役を任される場合も多くあります。業務における担当領域には、必要な資格や経験が必要となる場合が多いため、未経験では難しい専門事務も多いといえるでしょう。

【8つの部門・専務別】事務職には多くの働き方がある

事務職の種類は多くさまざまな働き方があるため、就職を希望する人は多くいます。

ここでは8つの部門に分かれて、それぞれの事務職について詳しくご紹介します。どのような事務職があるのか知りたい人はぜひ参考にしてみてください。

1. 一般事務
2. 営業事務
3. 経理事務
4. 法務事務
5. 総務事務
6. 貿易事務
7. 医療事務
8. 学校事務

①一般事務

データ入力や電話対応、書類や郵便物の整理といった事務職が主な仕事です。来客のある企業であれば対応を任されることもあり、仕事内容は幅広いといえるでしょう。

大きな企業であれば、それぞれの仕事を担当ごとに振り分けられることも多いですが、小さい会社であれば全てをこなす一般事務も多くいます。

事務職の中でも人気が高く、最低限のパソコンスキルがなければ就職は厳しいといえます。

➁営業事務

クライアントからの案件に関する見積もりや書類作成、在庫や納期の管理といった業務を行います。企業では営業部で働く場合が多いです。

営業担当が集中して仕事ができるように細かい仕事を担当するため、サポート役の要素が強いといえます。営業の仕事に関わるため、急な仕事が入ったり緊急の連絡があることも多く、柔軟な対応が求められます。

また、事務職の中でも社内外に関わらずさまざまな人とやり取りする機会があるため、コミュニケーションスキルが求められるでしょう。

③経理事務

経理、財務、会計を主な仕事とし、企業では経理部に所属します。出入金管理や伝票仕訳、帳簿作成といった経費精算を行います。基本的にお金を扱う仕事のため、正確性を求められる場合が多いでしょう。

デスクワークが中心ですが、必要があれば銀行へ行くといった外での仕事も含まれます。

経理に関する仕事のため、決算期や年末調整の時期は非常に忙しくなる特徴があり、残業が発生する可能性も少なくありません。

④法務事務

会社のなかでは法に関わる事務として業務にあたります。取引先との契約書をチェックしたり、法律関係の問い合わせ対応を行ったりするため、法律への知識が必要となる事務職です。

また、法的なトラブル・労災に関する対応、知的財産・特許の管理といった業務も行うため、事務のなかでも専門性の高い職種といえるでしょう。

また、法務部がある企業は限られており、中小企業ではあまり多くありません。

⑤総務事務

人材採用や勤怠管理といった人事や労務に関係する仕事が主な業務です。電話や来客対応、社内の備品を管理・発注することもあり仕事内容は幅広いといえるでしょう。

社内や取引先の冠婚葬祭の対応をする場合もあります。業務内容が多岐にわたる総務事務の仕事は、企業の規模によっても異なります。

たとえば、企業規模があまり大きくない会社であれば、人事や広報といった部署が独立していないことも多くさらに業務の幅が広くなるといえるでしょう。

基本的には、緊急で仕事をする機会は少なく残業もほぼないため、プライベートも大切にしたいという人には特におすすめです。

⑥貿易事務

ある業界に特化した専門事務として、輸出入に関する貿易事務があります。仕事内容は、関連する書類の作成や輸送時の船や飛行機の手配、在庫の管理等々です。

貿易に関する仕事のため、海外との取引がある商社や船舶会社といった勤務先になります。国内だけでなく国外とのやり取りも多いため、英語を頻繁に使うという特徴があります。

そのため、語学力が必要となるでしょう。また、貿易に関する法的知識も必要となるため、非常に専門性のある事務職といえます。

⑦医療事務

医療機関の窓口業務やレセプト業務を行います。会計処理や電話対応、入退院の手続き等を行うため仕事内容は多岐にわたります。

特別な資格は必要ありませんが、医療業界では専門の用語を使用する機会も多く、一定の専門知識はあるとよいでしょう。

医療機関といってもさまざまあり、歯科医院での事務は「歯科事務」、調剤薬局での事務は「調剤薬局事務」と区別されて呼ばれています。同じ医療機関でも、レセプト業務や会計処理はそれぞれ異なります。

また2年に1度は診療報酬改定があり、点数や内容が見直されます。その都度点数の取り方やさまざまな対応の変更が必要となるため、専門知識をアップデートしなければなりません。

⑧学校事務

学校法人や教育機関で働く事務職です。就職先は私立の小中高大学、専門学校、予備校が中心ですが、それぞれ仕事内容が異なる点も多くあります。

データ入力や証明書の発行手続き、電話や来客対応といった仕事内容ですが、大学になると入学願書の受付や面接の準備も業務として行うようになります。

教師とは違いますが児童や生徒と関わる機会も多く、事務職をしながら児童や学生のサポートをしていきたいという人にはおすすめの仕事です。

事務職業界に求められる3つのスキル

それぞれの事務で仕事内容は異なりますが、基本的に求められるスキルが3つあります。持っておくと便利な資格や身に付けておきたいスキルを1つずつご紹介します。

1. パソコンスキル
2. ビジネスマナースキル
3. 簿記のスキル

①パソコンスキル

基本的な事務職では、ほとんどの業務でパソコンを使用します。Officeソフトがよく使われていますが、医療事務では専用のソフトで会計等を行うため、事務職によってはメインがこの限りではありません。

どのようなソフトを使用する場合でも、基本的なパソコン操作は必須であり、一定以上のパソコンスキルやITスキルを持っている方が有利といえるでしょう。

MOS資格や日商PC検定の資格は、ビジネスシーンでよくある文書の作成やデータ管理に役立つため評価の対象になるはずです。

➁ビジネスマナースキル

事務職は、ただパソコンのまでデスクワークをするだけではありません。事務職の種類によっては、会社の顔として社外へ対応を任されることも多く、基本的なビシネスマナーは必須といえます。

電話対応をすることも多く、身だしなみだけでなく言葉遣いも重要です。そのほか名刺の渡し方、来客訪問時にはお茶の出し方をしっかりと身につけておくとよいでしょう。

また、ビシネスにおいて重要な守秘義務を徹底したり、報連相をこまめに行なったりする心得も必要です。

言葉使いに関してはビジネス文書検定といった、ビシネスシーンで活用できる資格を持っておけばさらに選考時に活かせるでしょう。

③簿記のスキル

数字を扱う事務であれば、簿記のスキルも重要です。経営成績や財務状況を明確にするには必須になるため、経理事務などを目指す場合は簿記の資格を取得しておくのがおすすめです。

日商簿記がよく知られている資格ですが、実務に使えると選考で評価されるのは一般的に2級からとされています。

知識を得るためにまずは3級を取得してみるのもおすすめです。

事務職に向いている人の3つのタイプ

仕事の特性上、事務職に向いているタイプがあります。志望している場合は、自分に合っているかどうかも確認しておきましょう。

強みを活かせる職業の選択できれば、早期退職を免れたり、活躍ができたりします。ここでは３つご紹介します。

1. 人のサポートをするのが好きな人
2. コツコツ計画的に作業ができる人
3. 協調性をもって接することができる人

①人のサポートをするのが好きな人

事務職は、細かな作業を一手に引き受けるため、あまり目立つことはなくとも重要な役割を担っています。

そのため、主体となって働くのではなく、誰かを支えたい、企業が円滑に動きやすくなるために陰でサポートしたいという人が向いています。

ただし、控えめすぎるではなく、ある程度自分で動ける人材が求められます。なぜなら、社外の人と接する機会もあるため、サポートだけでなく自身で積極的に接する機会もあるからです。

➁コツコツ計画的に作業ができる人

基本的にルーティンワークこなす職種であるため、地道にコツコツと丁寧に仕事に向き合える人が向いています。日々、同じような作業をすることも多いからです。

さらに、お金に関わることも多いため、正確さも非常に大切といえるでしょう。データ入力といった単調な作業も有りますが、集中力を切らすことなく正確性を持って仕事に取り組める人が理想です。

③協調性をもって接することができる人

デスクワークが中心ですが、1人で仕事をするわけではありません。チームの一員として協調性を持って仕事に取り組む必要があります。

事務職、どの業務にもまたがる企業の基礎です。円滑に仕事をするためには、社内でのコミュニケーションが重要なカギとなります。

作業効率化のためにも、良好な人間関係を築かなければならず、周りをよくみて行動できるスキルは非常に重要です。

事務職業界は高倍率！広い視野を持とう

一般事務は、人気があり倍率も高くなっています。求人は多い職種ですが高倍率のため、いかに自分をアピールできるかが重要なポイントといえるでしょう。

事務の仕事に興味を持っている場合は、専門事務を視野にいれることも検討してみてください。資格の取得ができていれば選考が有利に働く可能性が高まります。

部門や専門ごとに役立つ勉強や、必要な資格を取得するのがおすすめです。

事務職業界は自分に合う仕事の見極めがカギ！

事務職業界はさまざまな種類の事務があり、人気の高さや専門性は異なります。どの事務職も仕事内容な必要なスキルは違うため、自分に合う事務職を見極めることが重要です。

まずは、どのような事務があるのかをしっかりと把握することから始めてみましょう。