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インターン先に電話をする時はマナーが重要！解説つき例文を紹介

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就活における企業への電話は、普段の電話マナーとは異なる部分があると聞きつつも、「具体的にどのようなマナーがあるんだろう…」と不安な学生もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、インターンシップ先に電話をする時に気をつけたいマナーを解説します。

電話をかける際の例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

インターンシップ先へ電話をかける時のマナー6つ

インターン先へかける電話が第一印象になる場合もあります。そこで、ここでは電話をかける時のポイントを6つ解説します。

1. 時間帯
2. 電話環境
3. 自ら自己紹介
4. 用件を先に伝える
5. メモを用意する
6. 相手が切ってから電話を切る

ここで解説するポイントは、ビジネスマナーでもあるので、社会人として活動する前に把握しておきましょう。

①時間帯

企業に電話をかける時間帯は、午前中であれば11～12時、午後は14～17時が無難です。なお、この時間帯は就業時間が9～18時の企業を例にしています。

始業直後はメールチェックなどの朝のルーティンワークがあり、多くの企業が忙しい時間です。

一方、昼休みや終業時間前後に電話をかけてしまうと、「非常識だ」「相手の都合を考えられないのだろうか」と悪印象になるおそれがあります。

学校生活の合間を見て、企業が迷惑に感じない時間帯に電話をかけましょう。

②電話環境

電話をかける際には、話し声や騒音が少ない場所を選んでください。大学構内で電話しなくてはいけない緊急時には、できるだけ人通りが無い場所を探しましょう。

とくに、不在着信に対しての折り返し電話はすぐにかけ直したくなるかもしれませんが、雑音のほかバッテリーの残量や、電波の状態を事前に確認することも大切です。

電話で話す場合は、普段よりもハッキリ・ゆっくりを意識すると聞き取りやすくなります。緊張しがちな人は、リラックスすることも忘れないでくださいね。

③自ら自己紹介

ビジネスマナーとして、電話をかけた時には、まず所属と名前を伝えましょう。就活時の自己紹介は、「〇〇大学の〇〇です」と大学名と氏名をセットで覚えるのがおすすめです。

すでにインターン応募をしている場合には、企業側で登録情報を調べて、よりスムーズに対応できる場合もあります。なお、大学名は略さずに正式名称で、氏名はフルネームを名乗りましょう。

④用件を先に伝える

名乗ったあとは、「インターンシップの件でお電話いたしました」と簡潔に用件を伝えます。忙しい担当者の時間をできるだけ取らないためです。

取り次いでもらう場合は、担当者の所属と名前を言いましょう。どうしてもわからないときは、「インターンシップご担当者様」でも問題ありません。

本題にすぐ入らず、「ただいまお時間よろしいでしょうか」と忘れずに確認を取ってくださいね。ビジネスシーンではよく使うフレーズですよ。

⑤メモを用意する

連絡事項の漏れが無いように、必ずメモを取りましょう。日時・場所・担当者名・連絡先は必須項目です。

また、スケジュール確認がスムーズにできるように、あらかじめスケジュール帳やスケジュールアプリの用意・起動もしておきます。

メモは電話をかける前の準備としても有効です。聞きたい内容・伝えるべき部分をメモしておくと、伝え忘れを防止できます。

電話越しでメモを取ることに集中してしまい、相槌が疎かにならないようにしてくださいね。

⑥相手が切ってから電話を切る

一般的には、電話をかけた側が先に切るというマナーがありますが、ビジネスシーンでは目上のほうが先に電話を切ります。

ビジネスシーンでは、基本的に相手を立てるため、電話をかけた際には相手が切るのを待ちましょう。

もし相手が切りそびれているようであれば、「恐れ入りますが、お電話を切らせていただきます。失礼いたします」と言ってから切ります。

また電話の最後には、「お忙しいところ、ご丁寧に対応いただき、ありがとうございました」とお礼の言葉を忘れずに述べてくださいね。

【場面別】インターンシップ先に電話をかける時の例文

慣れない言い回しが多く、電話時に言葉が出てこない人もいますよね。

ここでは、インターンシップ先に電話をかける際の例文を5パターン紹介します。

1. インターンシップの申し込み
2. 折り返し
3. 日程調整
4. インターンシップのキャンセル
5. 遅刻連絡

各例文では、押さえておきたいポイントを解説しているので、電話対応に悩んだ際の参考にしてみてください。

①インターンシップの申し込み

学生： お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の（氏名）と申します。 本日は、△月△日に予定されているインターンシップの参加申し込みの件でご連絡いたしました。インターンシップご担当の～様はいらっしゃいますか？ 受付： かしこまりました。ただいま～に取り次ぎますので、少々お待ちください。 担当： お電話代わりました、～です。 学生： お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学の（氏名）と申します。 御社のインターンシップのご案内を拝見し、お電話いたしました。恐れ入りますが、ただいまお時間よろしいでしょうか。

電話をかけた時は、相手が今電話対応が可能なのか確認してください。相手の状況によっては、インターン申し込みの案内がすぐにできない場合もあります。

HPにインターンシップの概要をまとめている企業もあるので、インターンの日時や業務内容などの情報は事前にチェックしましょう。

折り返し

学生： お世話になっております。私、〇〇大学の（氏名）と申します。 先ほど人事部の～様からお電話をいただいたため、折り返しご連絡いたしました。恐れ入りますが、～様にお取次ぎをお願いできますでしょうか。 受付： ～ですね。かしこまりました。ただいま～に取り次ぎますので、少々お待ちください。 担当： お電話代わりました、～です。 学生： お世話になっております。〇〇大学の（氏名）です。 先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした。ただいまお時間よろしいでしょうか。

不在着信に気づき折り返すときは、受付の人に担当者名を伝えます。例文のように、所属している部署がわかる場合は部署名と担当者名を言いましょう。

就活時には、企業や担当者につながる電話番号は電話帳に登録しておくと、着信履歴から見つけやすいですよ。

日程調整

学生： お世話になっております。私、〇〇大学の（氏名）と申します。 本日は、△月△日に参加予定のインターンシップの件でご連絡いたしました。人事部の～様はいらっしゃいますか？ 受付： ～ですね。かしこまりました。ただいま～に取り次ぎますので、少々お待ちください。 担当： お電話代わりました、～です。 学生： お世話になっております。〇〇大学の（氏名）です。 大変恐縮ではございますが、学校の都合により、△月△日に参加予定のインターンシップにお伺いすることが難しくなりました。 こちらの都合で大変申し訳ございませんが、参加日の変更をしていただくことは可能でしょうか。

ゼミの研究発表や急きょ変更になった講義などによって、申し込んでいた日程に参加できなくなってしまった場合は、すみやかに企業に連絡しましょう。

日程変更は企業側の都合に影響されますが、事前にどの日程であれば参加可能なのか確認しておくことで、スムーズに日程調整が進みます。

日程の変更を承諾してもらった際は、日程調整の手間を取らせてしまったことへの謝罪と、こちらの都合に合わせて変更したことへの感謝を伝えてくださいね。

インターンシップのキャンセル

学生： お世話になっております。私、〇〇大学の（氏名）と申します。 △月△日に参加予定のインターンシップの件でご連絡いたしました。人事部の～様はいらっしゃいますか？ 受付： ～ですね。かしこまりました。ただいま～に取り次ぎますので、少々お待ちください。 担当： お電話代わりました、～です。 学生： お世話になっております。〇〇大学の（氏名）です。 △月△日に参加予定のインターンシップですが、学校の都合によりお伺いすることが難しくなりました。こちらの都合で大変申し訳ございませんが、辞退させていただきたく思います。 貴重な機会をつくっていただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

やむをえずインターンシップ参加を辞退する場合は、誠意をもった姿勢が大切です。とくに電話ごしでは声以外の情報が伝わらないため、しっかりと謝罪の言葉を述べます。

就活時に応募する可能性もあり得るので、言葉づかいや電話マナーを守り、悪印象を避けることが重要です。

遅刻連絡

学生： お世話になっております。私、〇〇大学の（氏名）と申します。本日△時から参加予定のインターンシップの件でご連絡いたしました。インターンシップご担当の～様にお取次ぎをお願いできますでしょうか。 受付： ～ですね。かしこまりました。ただいま～に取り次ぎますので、少々お待ちください。 担当： お電話代わりました、～です。 学生： お世話になっております。〇〇大学の（氏名）です。 本日△時から参加予定のインターンシップですが、電車で遅延しており、開始時刻に間に合いません。 大変申し訳ございませんが、△時30分ごろから参加させていただくことは可能でしょうか？

インターンシップ参加当日は余裕を持った行動は不可欠ですが、公共交通機関の影響で遅刻してしまうこともあるでしょう。

遅刻ぎりぎりで電話せず、遅刻の可能性が考えられる状況に陥ってしまったら、すぐに企業に連絡してください。

また、遅刻の連絡をする際には、例文のように何時ごろに到着するのか伝えると企業側が対処しやすくなりますよ。

インターンシップ先に電話をかける時の注意点4つ

インターンシップ先に電話をかけるときには、次の4つのポイントに気をつけましょう。

1. 用件は簡潔に伝える
2. 不在の時は戻り時間をきく
3. すぐに折り返す
4. 「もしもし」は言わない

各注意点について詳しく解説してるので、NGな理由を把握して電話をかける際に役立ててくださいね。

①用件は簡潔に伝える

用件はできるだけ簡潔に伝えましょう。用件を簡潔にまとめるためには、「どうしたいのか」「何を伝えたいのか」を考えると、わかりやすくまとまります。

また、遅刻や参加キャンセルなどマイナス印象が想定される連絡の場合は、なぜそうなってしまったのか原因を端的に述べましょう。長々と話してしまうと、言い訳じみてしまいます。

用件を簡潔に伝えるためには、あらかじめ用件をメモしておくのがおすすめです。とくに電話に慣れていない人は、事前にメモしておきましょう。

②不在の時は戻り時間をきく

インターンシップの担当者が不在の場合は、基本的に自分から電話をかけ直します。そのため、「〇〇様は何時ごろお戻りになりますか」と都合の良い時間帯を聞いておきましょう。

なお、折り返しの電話を提案されても、原則「こちらから再度ご連絡させていただきます」と丁寧にお断りします。

担当者の都合がどうしてもわからず、折り返しの電話を待つことになる場合は、確実に電話に出られる時間帯を伝えてください。

③すぐに折り返す

不在着信に気づいたら、できるだけ早く折り返しの電話をかけましょう。企業の営業時間後に気づいた場合は、翌日の午前中に折り返します。

なお、参加キャンセルなど急を要する連絡であっても、昼休みや終業時間直前は避けるのが無難です。できるだけ最短で、なおかつ相手の都合が良さそうなタイミングを狙いましょう。

折り返しの電話がつながった際には、「先ほどはお電話に出られず、申し訳ございませんでした」と謝罪の一言を忘れないようにしてくださいね。

④「もしもし」は言わない

ビジネスシーンでは、「お世話になっております」が一般的です。「もしもし」はカジュアルな印象を与えてしまうので、使用は避けましょう。

また、初めて電話をかける企業に対して「お世話になっております」に違和感がある人は、「お忙しいところ失礼いたします」もおすすめです。

本記事で掲載している例文では、電話をかけた際の冒頭から紹介しているので、悩んだときには参考にしてくださいね。

インターンシップ先に電話をかけるならマナーを徹底しよう

本記事で紹介したように、就活における電話対応にも、押さえておきたいビジネスマナーはたくさんあります。

インターンシップ先に電話をかける際には、今回取り上げたマナーを忘れず、好印象を与えましょう。