総務職に興味があるけれど、志望動機をどう書けばいいのか分からず悩んでいませんか？
総務職は業務範囲が広く、具体的なイメージを持ちづらいため、志望動機を作成する際に何を伝えるべきか迷う方が多いポジションです。
本記事では、総務職の役割や魅力を詳しく解説するとともに、志望動機の書き方や例文、さらによくある注意点についても取り上げています。
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総務職の仕事への理解を深めて志望動機に活かそう
総務職は「企業の運営をサポートする」中核的な役割を担う仕事です。
人事、労務、法務、施設管理など、多岐にわたる業務領域をカバーし、会社の基盤を整え、円滑な経営を支える役割と言えるでしょう。
総務職の業務には取締役会や株主総会の運営をサポートすることも含まれ、関連する書類の作成や情報の整理、出席者への連絡や調整、来客対応も業務の1つ。
分かりやすく言うならば、総務職は企業内の「何でも屋」と言えるでしょう。幅広いスキルを身につけている、何でも無難にこなせる人材が求められる仕事です。
総務職で歓迎されるスキル3選
総務職を目指す方が身につけておくと役立つスキルは大きく分けて3つあります。
それぞれのポイントを抑え、得意なものは伸ばしつつ、苦手なものがあれば早めに対策しておきましょう。
①コミュニケーション能力
総務職を目指す人にもっと求められるスキルの1つに、コミュニケーション能力が挙げられます。
先ほども少し触れましたが、総務職は株主総会の運営や来客対応が多いですし、社内のさまざまな人とも関わることが多いです。
つまり、人と上手く関わることはもちろん、「言わんとすることを理解する」傾聴力も欠かせません。「人と関わること」のさらにもうひとつ先の能力が求められるということです。
②PCスキル
総務職として働くにあたって、PCのスキルは非常に重要です。
総務職はPCを用いたさまざまな書類の作成はもちろんのこと、クライアントに送付するメール、社内の会議で用いられるプレゼンテーションの作成を求められることもあります。
高度なスキルが求められるわけではないので、プログラミングができたり、基本情報技術者試験に合格したりしている必要はありません。ただし、今時「一般的」とされる程度のPCスキルは必要です。
③実務経験
あまり多いパターンではありませんが、アルバイトで総務に近い業務を担当していた、または新卒でなく、前職で総務を務めていた、実務経験のある方は重宝されるでしょう。
また、ひと口に「総務」と言ってもさまざまな役割があるので、具体的にどのような業務を担当していたのかも伝えられると良いです。
「前の会社では総務部で働いていた」でも悪くはないですが、「総務部として〇〇の業務をメインに担当していた」と言えると、よりあなたのスキルが伝わりやすいでしょう。
総務職の志望動機を作成する際のポイント2選
総務職の志望動機を作成するにあたって重要なポイントは大きく分けて2つあります。
それぞれのポイントを抑えた上で作成し、より採用担当の方の目に留まる、クオリティの高い志望動機を作成しましょう。
①なぜ総務職で働きたいのかを明確にする
まず、なぜ総務職として働きたいのかを明確にすることは非常に重要です。
採用する側の視点で考えてみると、同じ条件の学生が2人居るとすれば、より総務職としての業務に魅力を感じており、モチベーションが高い人材を採用したいと思うことでしょう。
必ず総務職として働きたい理由を明記し、モチベーションの高さが伝わるような文章を作成することが大切です。
②総務職の中でもなぜこの会社で働きたい理由を明確にする
総務職の中でも「なぜ数ある企業の中から貴社を選んだのか」は必ず明記するようにしましょう。
企業を選ぶ上で、給料や年間休日の多さはもちろん、「理念やビジョンに共感できる」は非常に大きな要素です。
企業からすれば、考え方や将来の目標が自社と一致しており、同じ方向を向いて働いていける人材が欲しいことでしょう。
「数ある企業の中でも貴社を選んだのは…」などと記載し、確固たる根拠を持って志望していることをアピールできれば、より採用が近づくはずです。
総務職の志望動機の書き方3ステップ
総務職の志望動機を書き方には3つのステップがあります。
それぞれの要素を深く理解することで、より質の高い志望動機が書けるので、確認していきましょう。
①結論ファーストで志望理由を書く
結論ファーストで志望理由を書くのは、どの業界を受けるにあたっても重要なことです。
採用担当の方は無数の志望動機や自己PR、それも似たような書き方をしているものも大量に読みます。「またこのパターンか…」と集中力が切れることもあるでしょう。
そこで真っ先に「私の志望動機は〇〇です」と書くことで、「この人はこういう理由で弊社に入りたいのだな」と前提を頭に入れて読めるので、内容も入ってきやすいです。
②志望理由の根拠となるエピソードを書く
志望理由の根拠となるエピソードを入れるのも重要なポイントです。
根拠だけを示すのではなく、具体的なエピソードを挿入することで話に抑揚ができ、採用担当の方も興味を持って読めるでしょう。
エピソードは文字数の調節もしやすいので、同じ業界の企業を複数受ける際、指定文字数が異なる場合でも盛り込みやすいです。
③総務職として入社後の活躍の展望を書く
総務職として入社後の展望を書くことも重要です。
入社後にどのようなスキルを活かし、どのように会社に貢献するかを述べることで、採用担当の方もあなたが活躍する想像ができるでしょう。
また、入社後の将来を具体的に描いていることが伝われば、「この人は内定を出したらちゃんと入社してくれそうだな」と信頼も増し、内定が出る可能性も高まるはずです。
志望動機に活かせる！総務職のやりがい3つ
総務職には、多岐にわたる業務を通じて得られるやりがいがたくさんあります。
ここでは、志望動機に活かせる総務職の魅力を3つに絞って見ていきましょう。
①多彩な業務を経験しスキルの幅を広げられる
総務職は、企業の運営に関わる多岐にわたる業務を経験できる職種です。
備品管理、施設管理、文書管理、社内イベント企画など、様々な業務に携わることで、幅広いスキルを短期間で身につけることができます。
特に、人事、経理、法務など、通常は別部署で行われる業務にも関わることがあり、自分の興味のある分野の知識を深めるチャンスがあります。
このように総務職は、一つの専門分野に特化するのではなく、多角的な視点と柔軟な対応力を養える、キャリア形成に最適な職種と言えるでしょう。
②会社全体を支えることで大きな貢献ができる
総務職は、会社の縁の下の力持ちとして、組織全体の円滑な運営を支える役割を担っており、他部署の業務をサポートし、経営層と現場をつなぐ存在として、会社の成長に直接的に貢献しています。
備品管理、社内イベント企画、施設管理など、一見地味に見える業務も、実は会社の生産性向上に大きく影響しているといえるでしょう。
会社全体を俯瞰的に見られる立場だからこそ、組織の課題解決や業務改善に積極的に関わることができ、まさに会社の発展に不可欠な存在なのです。
③さまざまな人と関わり豊かな人間関係を築ける
総務職は、社内外の多様な人々と関わる機会が豊富な職種です。
社員旅行の手配や来客対応、外部業者との交渉など、幅広いコミュニケーションが求められるため、異なる職種や立場の人々と直接対話し、人間関係を深めることができます。
また、新入社員の入社準備から株主総会の運営まで、様々な場面で人と関わることで、自然と豊かな人間関係を築けます。
多くの人と接することで、コミュニケーション能力を磨きながら、組織の潤滑油としての役割を果たせる点も、総務職の大きな魅力の一つと言えるでしょう
【志望理由別】総務職の志望動機の例文3選
ここまで解説してきたポイントを参考に、総務職の志望動機例文を3つ、紹介していきます。
いずれも紹介したポイントを抑えているので参考になるはずですが、特に自分が書きたい題材と近いものを中心に、参考にしてみてください。
例文①: PCスキルを活かしたい
例文①
私は総務職として持ち前のPCスキルを活かし、貴社の業務効率の向上や新たな働き方改革を実現したいと強く考え、志望いたしました。
大学時代、ゼミの研究において複雑なデータをExcelで効率的に整理・分析し、業務効率化に大きく貢献した経験もあり、スキルには自信があります。入社後は、貴社の総務業務におけるデータ管理や業務のデジタル化を進め、更なる効率化を目指す所存です。
さらに、私のスキルを活かして、PCが苦手な社員の方向けにPCスキル向上のための研修なども、必要であれば提案・実施したいと考えています。
業界の中で貴社を特に志望する理由は、御社が持つ独自の働き方改革や技術革新への取り組みに大きく感銘を受けたからです。貴社が掲げる「人と技術の融合」のビジョンに深く共感しています。
貴社が求める「柔軟な思考を持ち、チャレンジを恐れない人物」であるとも自負しており、私の経験とスキルを活かして、貴社の更なる発展に貢献する所存です。
まず結論を述べ、なぜ総務職に魅力を感じているかを説明しています。
また、具体的にどのようなスキルを活かして働くか述べることで、業務に対するモチベーションの高さを伝えているのもポイントです。
例文②: 裏方の仕事にやりがいを感じる
例文②
私は企業の成長や日々の業務の円滑さを支える「裏方の仕事」に大きなやりがいを感じ、志望しています。高校時代、文化祭の運営を担当した際は裏での調整や準備、さまざまな業務を滞りなく進める役割を担ってきました。
その結果、文化祭は大成功を収めることができ、この経験以降、目立たない位置でのサポートの大切さとその魅力を実感しています。
貴社に入社した暁には総務職として社内のさまざまな調整やサポート業務を通して、企業の基盤を更に強固にする一助となれれば幸いです。
また、私の裏方としての経験を生かし、貴社の業務のさらなる効率化にも貢献したいと考えています。
業界の中でも貴社を特に志望する理由は、貴社の独特の企業文化や、従業員を大切にする姿勢が魅力的であると感じたからです。
貴社が求める「組織の基盤を支え、常に成長を追求する人材」として私の裏方のスキルと経験を活かし、貴社の更なる発展に寄与したいと強く願っています
まず志望動機を話し、その後文化祭の裏方業務の経験をエピソードとして話すことを通して、総務職として働きたい理由やスキルについて詳しく解説しています。
入社後の展望についても詳しく述べており、死角の無い志望動機です。
例文③: コミュニケーションの能力を活かしたい
例文③
私は総務職を通じて、特にコミュニケーション能力を最大限に活かし、貴社の企業としての基盤をさらに強化したいと考え、志望していたしました。大学時代、学内イベントの企画担当として30人以上のメンバーと共に活動しましたが、初めは意見がバラバラで、今になって考えると、絶望的な状況と言えます。
そこで積極的にコミュニケーションを取り、メンバー間の意見や考えを橋渡しする役割を果たしたことで、最終的にイベントは大成功を収めました。貴社における総務職としての私の展望は、社内の各部署間のコミュニケーションをスムーズにし、問題解決のサポートを行うことです。
コミュニケーション能力を活かし、貴社の業務効率化や風土作りに貢献できると信じています。貴社を志望する最大の理由は、業界内でも特に「人のつながり」を重視する企業文化である点です。
私は貴社が求める「コミュニケーションを通じて組織を活性化させる人材」であると自負しており、私の能力を活かして、貴社に貢献したいと考えています。
まず志望動機を述べつつ、具体的なエピソードを話すことで志望動機と長所を詳しく解説しています。
また、自分の能力がどのように業務に活かせるかも解説することで、より入社後のイメージを具体的に伝えているのもポイントです。
総務職の志望動機を作成する際の注意点3つ
総務職の志望動機を作成する際の注意点は上記の2つが挙げられるでしょう。
それぞれを理解し、志望動機でマイナスイメージを与えないようにしましょう。
①待遇や福利厚生を志望理由にするのは避ける
どの業界を受けるにも当てはまることですが、待遇や福利厚生を志望理由にするのは避けましょう。
極論、あなたが採用担当であると考えた際、「あなたの会社は休みが多いから入りたいです」と言われたら、「この人は絶対にやる気が無いんだろうな」と感じるはずです。
実際の、最も大きな志望動機は待遇や福利厚生でも構いませんが、業務内容や会社のビジョンなど、可能な限りモチベーションが伝わりそうなもので、自分に該当するものを選びましょう。
②他の企業でも当てはまる志望動機は避ける
他の企業でも当てはまる志望動機は避けるというのも重要なポイントです。
採用担当の方が「この志望動機ならば、他の企業でも良いのでは？」と感じた場合、より待遇の良い企業に内定した場合、内定を蹴られるかもしれないと感じることでしょう。
そこで、可能な限り会社のビジョンや特徴、独特の文化など、その企業にしか無い魅力を志望動機に挙げ、入社への強い意志を伝えることが大切です。
③業務の希望範囲を狭めすぎない
総務の仕事は、企業によって業務範囲が大きく異なるため、特定の業務に限定しすぎないことが重要です。
総務は、経理、人事、備品管理、イベント企画、受付対応など多岐にわたる業務を担当するため、幅広い業務に対応できる姿勢をアピールすることが求められます。
様々な業務に意欲的で、柔軟に対応できる人材であることを志望動機で示すことが、企業に評価されるポイントとなるでしょう。
総務職の志望動機についてのよくある質問
最後に総務職の志望動機について、就活生からよく寄せられる質問に詳しく解答していきます。
疑問をしっかりと解消し、自信をもって就活に望んでください。
①「縁の下の力持ちになりたい」と書いても大丈夫？
「縁の下の力持ち」は総務職の志望動機として使われることがありますが、注意が必要です。
仕事内容の理解が不十分に見えたり、漠然としすぎていると判断される可能性があるため、代わりに、具体的にどのように組織を支え、貢献したいのかを明確にしましょう。
例えば、「業務の効率を進めて働きやすい環境に変えるサポートがしたい」「チームの成長を陰で支えたい」「安心して働ける職場づくりを担いたい」などと、より具体的な表現に言い換えると良いでしょう。
③一般事務との違いは何？
総務事務と一般事務の最大の違いは、業務範囲の広さにあります。一般事務は特定の部署内でのサポート業務に限定されますが、総務事務は会社全体に関わる幅広い業務を担当するのが特徴。
具体的には、備品管理、社内規程の整備、社内イベントの企画、文書管理、問い合わせ対応など、企業運営に必要な多岐にわたる業務を行います。
企業の規模によっては、人事、経理、法務などの業務も兼任することがあり、まさに会社の「なんでも屋さん」的な存在と言えるでしょう。
総務職の志望動機では自分の言葉で志望理由を伝えよう
今回は総務職の志望動機の書き方について解説してきました。
総務職は多岐にわたるスキルを求められますが、社内の人と関わる機会も多く、やりがいのある仕事なので、興味のある人はインターンなどに参加してみてはいかがでしょうか。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
