就活を進める中で、OB訪問をする方も多いですよね。ですが、いざOB訪問をしようとしても「日程調整はどうやればいいの？」と悩んでしまう人もいるでしょう。
本記事ではOB訪問の日程調整の流れやメールの書き方、日程調整の際に気を付けるべきマナーまで解説します。ぜひ、これからの就活の参考にしてみてくださいね。
OB訪問日程調整の流れを4ステップで解説【メール例文付き】
OB訪問の日程を調整する際は、以下の4つのステップを踏んで調整をしましょう。正しい順序で日程調整をすれば、やり取りがスムーズに進みます。
メールのやり取りに使える例文も併せて紹介します。
- 依頼と希望日の提示
- 承諾のお礼と日程の確定
- お礼メール
- 前日のリマインドメール
①依頼と希望日時の提示
| 突然のご連絡、失礼いたします。 ○○大学○○学科〇年生の○○（自分の名前）と申します。 大学の就職課から○○様（OBの名前）の連絡先を教えていただきました。 私は将来、○○業界に進みたいと希望しており、貴社に興味を持っております。 お忙しいところ恐縮ではございますが、○○様（OBの名前）にぜひお話を伺いたく、ご連絡申し上げました。 お会いいただける場合、下記日程候補のうちいずれかお選びいただければ、大変ありがたく存じます。 ＜候補日程＞ 〇月〇日 午後 〇月〇日 終日 〇月〇日 午前 場所 ○○ 場所につきましては、○○様のご都合のいい場所を指定していただければと思います。 お忙しい中、突然のお願いとなり申し訳ございません。 何卒ご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。 |
まずは自己紹介から書き始めてください。その次に、OB訪問のお願いと依頼した経緯を書くと、丁寧な印象になるでしょう。
OB訪問のメールは、相手の都合を先に聞いてから日程調整をする場合もあります。しかし、就活と学業でなかなか時間が取れない場合は、自分の都合のいい時間と日程を先んじて提示しておけば、相手との連絡頻度を減らせます。
②承諾のお礼と日程の確定
| お世話になっております。 ○○大学○○学科〇年生の○○（自分の名前）でございます。 このたびは貴重なお時間を頂けるということで、大変嬉しく存じます。 ご提示いただきましたお時間と場所にて、当日はよろしくお願いいたします。 日時：〇時〇分 場所：詳しい住所を記載 目的：OB訪問をしたい理由を記載する おおまかな相談内容 お忙しいところお時間をいただき、誠にありがとうございます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
日程を確定させたら、必ずお礼のメールを送りましょう。相手は忙しい社会人だと念頭に置き、自分のために時間を割いてくれたことに感謝の気持ちを表します。
お礼メールを送る際は、確認と認識の齟齬を防ぐために、メールの内容に詳しい訪問の内容を記載しましょう。もし間違いがあれば、この時点で修正できます。
OB訪問をしたい理由は、簡潔にわかりやすく記載してください。また、相談内容を事前に伝えておけば、相手とのやり取りがスムーズに進みます。
③お礼メール
| お世話になっております。 ○○大学○○学科〇年生の○○（自分の名前）でございます。 OB訪問の件につきまして、ご連絡誠にありがとうございます。 また、日程や時間などにつきましても、ご了承とご確認をいただき大変嬉しく存じます。 ご足労をおかけいたしますが、当日は何卒よろしくお願い致します。 |
相手から日程を確認したという旨のメールが届いたら、お礼の意味を込めてメールを返しましょう。
OB訪問の日程調整メールは、お願いしているこちらから連絡を終わらせるのが望ましいです。送りっぱなしにするのではなく、必ずメールを返信してこちらからやり取りを終わらせましょう。
また、確認したというメールに対してお礼の返事をしておけば、相手に丁寧な印象を与えられます。OB訪問は直接就活に影響するものではありませんが、好印象を与えておけばその後の就活を有利に進められるでしょう。
④前日のリマインドメール
| お世話になっております。 ○○大学○○学科〇年生の○○（自分の名前）でございます。 明日のOB訪問につきまして、予定通り開催で問題はありませんでしょうか。 何か問題がある場合のみ、ご連絡をいただければ幸いです。 明日のOB訪問を心から楽しみにしております。 ご足労をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
リマインドメールは、ビジネスシーンでは対応漏れを防ぐ役割を担っています。リマインドメールを送る場合は、OB訪問の前日にしましょう。あまり早いタイミングで送っても、リマインドメールの効果が薄れてしまいます。
OB訪問はこちらにとって重要な予定でも、相手にとってそこまで優先度が高いものではありません。仕事で忙しくしているうちに忘れてしまう可能性もあるのです。対応漏れを防ぐために、リマインドメールは必ず送りましょう。
OB訪問の日程調整メールの書き方
OB訪問をしたいけれど、どうやって日程調整のメールを作ればいいかわからないという方も少なくありません。
日程調整メールは、3つの項目から構成されています。それぞれの書き方を学んでおけば、スムーズに日程調整ができるでしょう。
- 件名
- 本文
- 署名
①件名
日程調整のメールにおいて、件名は重要なポイントです。件名を見ただけで「OB訪問の日程調整のメールだ」とわかるように、簡潔かつわかりやすく作成する必要があります。
内容を盛り込みすぎてごちゃごちゃした件名になると、相手に伝わりづらくなるので注意が必要です。場合によっては迷惑メールだと判断され、メールをスルーされる恐れがあります。
件名は「OB訪問のお願い」と書いて、その後に自分の名前や大学名を記載しましょう。
②本文
メールの冒頭に、誰宛てなのかわかるように記載してください。会社名、部署名、相手の名前の順番で書きます。会社名は（株）や（有）と訳して書かないように気を付けましょう。
また、漢字の表記に間違いがないか、よく確認してください。その後に挨拶文を書いて、自分の大学名と学部、名前を記載します。大学名などは略さずに、正式名称で記載して下さい。
漢字間違いや略称は失礼に当たります。メールを送る前にもう一度確認して、ミスがないかチェックしましょう。
③署名
メールの一番最後には、忘れずに署名を記載してください。署名をしておけば、誰が送ったメールなのか相手が把握しやすくなります。
署名は自分の本名と学校名、学部と学科、すぐに繋がる連絡先を書いておきます。いずれも省略せず、正式名称で書きましょう。
すべてのメールにいちいち署名を書くのは手間がかかりますが、メールの設定を使えば簡単に署名を付け加えられます。設定の仕方はメールツールにより異なるので、就活前に署名の設定をしておくといいでしょう。
OB訪問の日程変更メール例文も確認
OB訪問の日程が決まった後に、何かしらの理由で日程変更になるケースも珍しくありません。突然日程が変更になっても慌てずに、きちんとしたやり取りで対応しましょう。
- 向こうから日程変更を依頼された時の返信
- 自分から日程変更を依頼する時のメール
①向こうから日程変更を依頼された時の返信
| お世話になっております。 ○○大学○○学科〇年生の○○（自分の名前）でございます。 この度は、OB訪問日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 日程に関してですが、ご提示いただきました日程から下記の通り、変更させていただけますでしょうか。 〇月〇日 〇時〇分 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。 |
日程変更を依頼された場合、メールに記載する日時は相手のメールから引用しましょう。メールから引用すれば、認識のズレや間違いを防げます。
②自分から日程変更を依頼する時のメール
| お世話になっております。 ○○大学○○学科〇年生の○○（自分の名前）でございます。 この度は、OB訪問の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。 ○月○日に伺わせていただく予定でしたが、○○（日程変更の理由）により、お約束の日時にうかがうことが難しくなってしまいました。 誠に申し訳ございませんが、もし可能であれば以下の日程に変更させていただけないでしょうか。 〇月〇日 〇時〇分 〇月〇日 〇時〇分 不躾なお願いとなり、大変申し訳ございません。 ご迷惑をおかけしますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。 |
日程変更を依頼する場合は、なるべく早めに連絡をしましょう。相手は忙しい社会人です。仕事の合間を縫って予定を立ててくれていることを忘れず、丁寧に謝罪してお伺いを立てましょう。
OB訪問の日程調整では4つのマナーに注意
OB訪問の日程調整は、ただ相手に連絡をすればいいというものではありません。相手に対して失礼にならないように、以下の4つのマナーを常に念頭に置いて、注意する必要があります。
- 1～2週間先の日程を提示するのが基本
- メール送信は土日や就業時間外を避ける
- メール返信は24時間以内が基本
- なるべくやり取りの回数を減らす
①1～2週間先の日程を提示するのが基本
メールを送って間もない日程を提示しても、相手の都合が付かない可能性があります。毎日働いている社会人は就活生よりはるかに忙しく、時間の調整が難しいです。
直近の日程はすでにスケジュールが埋まっていると考え、1～2週間先の余裕を持った日程を提示しましょう。あまり先過ぎると相手も都合がわからないので、近すぎず遠すぎない日程を提示するのがポイントです。
また、日程は複数提示して、相手の都合のいい日を選んでもらいましょう。
②メール送信は土日や就業時間外を避ける
日程調整のメールの返信は、土日や就業時間外を避けて送ってください。
会社のパソコンからやり取りしていると相手は確認ができませんし、常に持ち歩いている携帯電話のメールの場合でも、就業時間外は相手にとって迷惑です。場合によっては非常識な印象を持たれてしまうでしょう。
メールを送る際は事前にOBの会社の営業時間を調べて、時間内に送るようにしてください。始業間際や終業間際は忙しい時間帯でメールの確認が難しいので、この時間帯もなるべく避けましょう。
③メール返信は24時間以内が基本
日程調整のメールは、24時間以内に返信するようにしましょう。
OBは時間に追われている忙しい社会人です。こちらからのメールの待ち時間を短くすれば、その分相手の負担が減ります。また、スピーディーな対応は相手に好印象を与えられるでしょう。
どうしてもすぐに返信できない場合は、その旨を記載したメールを送ってください。日程調整のメールのやり取りをしている間は、常にメールをチェックするようにして、すぐに連絡を送るようにしましょう。
④なるべくやり取りの回数を減らす
日程調整のメールはやり取りの数が多いと、その分相手の負担になってしまいます。こちらから提示できるものは先にメールに記載して、やり取りの回数を減らしてください。
相手は忙しい合間を縫ってこちらの対応をしてくれていることを忘れず、素早く簡潔なやり取りを常に心がけましょう。要件は端的にまとめて、メールをパッと見ただけでどんな内容かわかるように工夫してください。
ただし、急すぎるメールは雑な印象を与えてしまうので、注意が必要です。
OB訪問の日程調整はマナー守ってスムーズに進めよう
OB訪問の日程調整は、たとえメールと言えども緊張するものです。相手に失礼にならないよう、丁寧さとマナーを忘れずにメールのやり取りをしましょう。
ただし、丁寧さを意識するあまり、だらだらとした長文メールを送るのは厳禁です。相手は仕事で忙しい社会人だということを忘れずに、丁寧かつ簡潔なメールのやり取りを意識しましょう。
OB訪問の日程調整は、社会に出る前のマナーの勉強だと考えて、今後の就活や社会人生活に役立ててください。
この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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