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【新卒必見】内定辞退をする際の例文を紹介｜タイミングやコツも解説

就活ビジネスマナー内定辞退

就職活動を行う中で「複数の企業から内定を貰った」「やはり進学がしたい」といった理由から、内定を辞退することがあります。せっかく内定をくれた企業への連絡、なるべく丁寧に送りたいですよね。そこで今回は、内定辞退をする際のタイミングやコツを解説していきます。

本記事では新卒就活で内定辞退を伝える際の例文も記載していので、気になる人はこちらをチェックしてください。

新卒就活の内定辞退方法は電話かメール

内定辞退の方法は、電話かメールの2択が一般的です。

企業によって定められていることはほぼ無いので、自身が連絡しやすい方を選ぶと良いですね。悩んだ場合は、内定通知を受けた際と同じ手段でこちらも連絡をしましょう。

電話で連絡を入れた場合は、記録として残るようメールでも内定辞退の旨を伝えておくと安心です。電話を受けた担当者が、何らかの理由で処理を忘れてしまったりして、後から連絡の行き違いが起こるのを防ぐためです。

新卒就活の内定辞退のタイミング

内定辞退の連絡は、どのタイミングでしたら良いのでしょうか。

実は、内定辞退を受け入れる時期は企業によって定められていません。企業や職種関係なく、内定辞退の旨はなるべく早く伝えることが大切です。

1. 内定辞退が決まり次第なるべく早く連絡する
2. 遅くも入社2週間前までには連絡を入れる

①内定辞退が決まり次第なるべく早く連絡する

内定辞退が決まり次第、なるべく早く連絡を入れるようにしましょう。

企業は新卒社員の入社に向けて、様々なイベントやスケジュールを企画しています。それには、決して少なくない予算と業務時間を費やしているでしょう。また内定者が辞退した分、急遽人員補充をする必要もあります。

もちろん企業にとっては入社してくれることが1番ですが、辞退するなら少しでも早く知らせてほしいと思っているはずです。

②遅くとも入社2週間前までには連絡を入れる

「入社日の直前だと辞退できないかもしれない」と考える人も居るかもしれませんが、たとえ入社1カ月前を切っても内定辞退は可能です。

ただ遅くとも2週間前までには、連絡を入れるようにしましょう。民法では、解約の申し入れから2週間経過すると、雇用が終了できると定められています。つまりこの2週間というのは、法律上でのタイムリミットです。

例えば4月1日が入社日であれば、3月17日までには辞退をしなければいけません。もし3月18日に辞退してしまうと、4月1日までは雇用状態となってしまうので、他社に入社することができなくなってしまいます。

新卒就活で内定辞退を伝える際の3つのコツ

内定辞退をスムーズに伝える為に、気を付けたい点がいくつかあります。

内定辞退をするからといって適当にならず、これまでお互い真剣に選考試験を進んでいた分、最後まで丁寧に気持ちよくやりとりをしましょう。

1. 内定を辞退したいという旨をはっきり伝える
2. 内定辞退の理由は伝えなくても大丈夫
3. 内定先を伝える必要はない

①内定を辞退したいという旨をはっきり伝える

連絡を入れる際、内定を辞退したいという旨ははっきり伝えてください。

後ろめたい気持ちや緊張感から、要領を得ない回りくどい話し方にならないように気を付けましょう。まだ悩んでいると思われると、内定辞退を引き留めたいからと圧をかけられたり、誘導をされることがあります。

また簡潔に話さないせいで、採用担当者に余計な時間を取らせてもいけません。既に決意が固まっていることを伝える為にも、堂々と分かりやすく話しましょう。

もちろん辞退に対しての謝罪やこれまでの感謝の気持ちを込めて、礼儀を忘れず丁寧に話すことは大前提です。

②内定辞退の理由は伝えなくても大丈夫

内定辞退を伝える際、理由を自ら伝える必要はありません。

「検討した結果」「考えたうえで」といった前置きだけで十分です。しかし、企業側から辞退した理由を尋ねてくる場合もあります。その時も具体的に説明をする必要は無いので、簡潔にまとめて答えるといいでしょう。

またその際は「進学することにした」「他の企業から内定を貰った」「再度就職活動をすることにした」等、当たり障りのない理由を伝えましょう。業務内容や福利厚生、労働環境や社員に関すること等、マイナスな意見や理由は避けてください。

③内定先を伝える必要はない

内定辞退の連絡を入れた際に、企業側からどこの内定を受けたのか聞かれることがあります。

質問の意図としては、採用担当として「どこがライバル企業にあたるのか」「福利厚生面でどういった違いがあるのか」等、次回からの参考資料にしたいからです。なので答えても特に問題ありませんが、必ず答える必要もありません。

素直に答えることができないと伝えても大丈夫ですし、「○○関連です」と大まかに答えても良いでしょう。

新卒就活で内定辞退を伝える際の例文

内定辞退の連絡を入れる際、具体的にどういった言葉で伝えればいいのか悩みますよね。どういう会話の流れで内定辞退について持っていけばいいのか、想像ができない人も多いでしょう。

ここでは内定辞退を伝える際の例文を、電話とメールそれぞれご紹介していきます。

1. 電話で伝える場合
2. メールで伝える場合

①電話で伝える場合

あらかじめ人事部や採用担当に繋がる電話番号が分かれば良いですが、そうとも限りませんよね。会社の受付に繋がる番号のみ、知っていることもあるでしょう。そのため電話が繋がったら、まずは担当者に繋げてもらうよう丁寧に頼むことから始めます。

内定を辞退することの報告と謝罪、そしてこれまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

②メールで伝える場合

多忙な採用担当者が見ても、どういった内容のメールなのか一目で分かるよう、件名には内定辞退という言葉を入れましょう。【内定辞退　○○大学△△ △△】というように、どこの学校の誰が内定辞退をするのか、すぐに理解できる件名がベストです。

宛先の明記や自身の署名を忘れず、電話同様に謝罪や感謝の気持ちを表した丁寧な文章を心がけましょう。

新卒就活で内定辞退をする際には円満に行うことが重要

入社2週間前を過ぎていない限り、内定辞退をする権利は誰でも持っています。慎重に考えたうえで決断したら、後はマナーや言葉選びを気を付けて、なるべく早く採用担当者へ連絡を入れましょう。

就活生と採用担当者は1度は入社を目指して、長期間に渡ってお互いを知ろうと歩み寄った仲です。たとえ入社しなくとも、双方が納得のいく気持ちの良い終え方にしたいですよね。

この記事で紹介した例文を参考にしつつ、内定辞退は円満に行いましょう。