ここ数年、リクルーター面談を導入する企業が増えてきています。しかし、リクルーターにメールを送信するにあたって「最低限のマナーを知りたい」「失礼がないか」などの悩みがありますよね。
そこで本記事では、リクルーターにメールを送るときの基本を徹底解説します。すぐに使える例文も紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。
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リクルーターは就活生の味方
リクルーター制度とは、新卒採用を行っている企業の社員（リクルーター）が、優秀な就活生と接触して採用につなげる活動です。具体的には1対1での面談やサポートを行います。
リクルーター制度を導入する主な目的は、優秀な学生の早期囲い込みです。優秀な学生は他社も狙っている可能性があるため、早期に接触して採用につなげます。
リクルート面談にあたって「面談ではありません」と伝えられることがありますが、実際には選考が行われています。
リクルーターにメールを送るときのマナー2つ
就活中は、リクルーターにメールを送る機会が多くあります。リクルーターにメールを送るときのマナーは以下の2つです。
- メールはできる限り早く送信する
- 署名をつける
それぞれくわしく解説します。
①メールはできる限り早く送信する
リクルーターからメールが届いた場合は、できるだけ早くメールを返信しましょう。早い返信はビジネスマナーのひとつですが、意外とできていない学生が多いため徹底すると好印象を持たれます。
返信のマナーは、メールを受け取ってから24時間以内です。ただし、深夜のメールは非常識だと思われる可能性があるため当日の営業時間内に返信してください。
返信が難しい場合は、翌日の朝一番にメールを送信することをおすすめします。
②署名をつける
メールの最後に必ず署名を入れましょう。署名に記載する内容は以下の通りです。
- 大学名
- 学部学科
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
リクルーターは複数の志望者とやり取りしているケースが多いため、署名を入れておいたほうが親切です。
毎回入力するのは面倒で入力ミスも起こりやすいため、就活を始めたタイミングで設定しておくと良いでしょう。
リクルーターにメールを送信する際の注意点２つ
メールの内容によっては、リクルーターから悪印象を持たれる可能性があります。リクルーターにメールを送信する際の注意点は以下の2つです。
- 誤字脱字に気をつける
- 読みやすいメールになるようにする
それぞれくわしく解説します。
①誤字脱字に気をつける
メールの送信ボタンを押す前に、本文を読み返して誤字脱字がないかを確認してください。
メールに誤字脱字があると「注意力がない」「仕事でもミスが多そう」などの印象を与えるでしょう。誤字脱字がひどい場合は、採用に影響する可能性もあります。
特に企業名や担当者名を間違えるのは失礼なため、名刺などを見ながら何度も確認しましょう。数分間の確認で誤字脱字は防げますよ。
②読みやすいメールになるようにする
誤字脱字に注意するのは最低限のマナーですが、さらにリクルーターが読みやすいメールになるように心掛けましょう。相手が軽く読んで内容が理解できるメールが理想的です。
読みやすいメールになるように、具体的には一文が長すぎたり、改行が少なすぎたりしないかを確認します。
メールを打っている最中は気づけなくても、読み返すと違和感のある箇所に気づけるケースが多いため、3回以上は読み返す癖をつけましょう。
リクルーターにメールを送る時の4つの基本
リクルーターにメールを送るときは、以下の4つの基本を守るようにしましょう。
- 簡潔な件名にする
- 引用返信をする
- 質問は一度にまとめて送る
- 営業時間内に送信する
最低限これらのポイントを守るだけで、リクルーターが読みやすいメールが完成します。1つずつ見ていきましょう。
①簡潔な件名にする
リクルーターに送るメールには必ず件名をつけますが、相手が分かりやすいように簡潔な件名にしましょう。「面談の件（氏名）」のように、本文の内容と差出人が分かる簡潔な件名が理想的です。
リクルーターは毎日多くの志望者とやりとりしているため、件名を見ただけで大まかな内容と差出人が分かると助かります。
ただし、リクルーターからきたメールに返信する際は、件名を変える必要はありません。「Re：」マークもそのままにして返信してください。
②引用返信をする
リクルーターからきたメールに返信する際は、引用返信がマナーです。返信用の画面を開くと本文が引用されているため、文章を残したまま返信内容を記載しましょう。
今までのメールの履歴が残っていると、相手がどのような内容のメールかが分かり、過去のメールを検索する手間が省けます。
メールソフトや設定によっては、返信用の画面を開いても本文が引用されないケースがあります。就活を始めるタイミングで設定を変更しておくと良いでしょう。
③質問は一度にまとめて送る
リクルーターへの質問は積極的にすべきですが、手間を掛けさせないように質問は一度にまとめて送ります。
リクルーターは多くの志望者とやり取りをしているため、その都度質問を送ると相手にとって大きな負担となるためです。
面談を重ねていくと、業務への不安や疑問が生まれてくるでしょう。面談後に確認したいことをメモしておき、まとめて聞けるようにしておくと良いでしょう。
④営業時間内に送信する
リクルーターへのメールは、必ず企業の営業時間内に送ります。
メールのメリットは、相手の状況を考えずにいつでも送信できる点です。とはいえ、ビジネスメールは企業の営業時間内に送るのがマナーとなっています。
深夜や早朝にメールを送ると社会人としての常識を疑われる可能性があるため、印象を悪くしないためにもメールを送る時間には配慮しましょう。
リクルーターに送るメールの例文3つ
リクルーターに送るメールは、ビジネスマナーに沿って作成しましょう。リクルーターに送るメールの例文を以下の目的別に3つ紹介します。
- 面談の日程調整
- 質問がある場合
- 面談のお礼
少しアレンジすればそのまま使えるため、ぜひ参考にしてください。
①面談の日程調整
面談の日程調整は、日程が目立つように簡潔に書くのがポイントです。
▼メール例文
| 件名：Re：相手からのメールの件名 株式会社□□ リクルーター 【相手の氏名】様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の【氏名】です。 面談日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。 ご連絡いただいた日程の中から、下記の日程でお伺いさせて頂けますでしょうか。 〇月〇日（曜日）▲時～ お忙しいところ恐縮ですが、当日はよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
②質問がある場合
リクルーターに質問がある場合は、質問リストを整理できたタイミングでまとめて送ります。相手が答えやすいように、質問は具体的に書くことを心掛けてください。
| 件名：面談のお礼と質問（大学名 氏名） 株式会社□□ リクルーター 【相手の氏名】様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の【氏名】です。 先日は面談の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。 いくつか疑問に感じたことがありましたため、以下の質問にご回答いただけると幸いです。 質問リスト（箇条書き） お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
③面談のお礼
リクルーター面談終了後は、お礼メールを送ると好印象を持たれます。お礼メールは原則として当日中に送りましょう。
| 件名：面談のお礼（大学名 氏名） 株式会社□□ リクルーター 【相手の氏名】様 お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の【氏名】です。 先日は貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。 【相手の氏名】様とお話をすることで、疑問に思っていいたことが解決し、貴社の理念についても理解を深めることができました。 本日の【相手の氏名】様のお話を踏まえ、さらに企業研究を進めてまいります。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
リクルーターに好印象を与えられるようなメールを送ろう
リクルーターにメールを送るときは、基本的なビジネスマナーに沿ってメールを作成・送信します。
リクルーターは多忙な中、複数の志望者と同時進行でやり取りをしてます。リクルーターに手間を掛けないように、簡潔な件名や引用返信を徹底しましょう。
「誤字脱字がないか」「相手が読みやすいか」などを確認することも重要です。送信ボタンを押す前に、3回以上読み返す癖をつけることをおすすめします。
この記事を参考に、リクルーターに好印象を与えられるようなメールを送りましょう。
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このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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