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お礼メールの件名は簡潔に！就活のシーン別テンプレと書き方を紹介

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就活を進める上で、お礼メールを送る場面は何度もあります。ですが、いざお礼メールを作ろうと思っても「何を書けばいいの？」と悩んでしまう人もいるでしょう。

そこで、本記事ではお礼メールを作成するうえでの注意点、守るべきマナー、シーン別に使える例文まで詳しく解説します。

ぜひ、これからの就活でお礼メールを送るときの参考にしてみてくださいね。

お礼メールの件名は２つのポイントに注意

お礼メールにも件名は必須です。ただし、通常通りの件名ではなく、以下の2つのポイントに注意しなければなりません。

1. 最初に件名を簡潔に書こう
2. 自分の大学名と名前も記入

上記2つの点に注意しながら、件名を作成しましょう。

①最初に要件を簡潔に書こう

お礼のメールの件名は、冒頭に要件を書きましょう。簡潔かつわかりやすく書くのがポイントです。件名の最初に「〇月〇日〇〇のお礼」と書いて、その後に自分の名前と所属を書くと伝わりやすいです。

就活担当者は、一日に大量のメールを受け取り、中身を確認します。特に就活の時期になるとメールの量も増え、確認作業だけで手いっぱいになってしまうでしょう。

相手の負担を少しでも減らすために、一見してすぐにわかるメールを作成するのが重要です。

②自分の大学名と名前も記入

メールの件名に用件だけ書いても、該当する就活生が複数いる場合、相手は「どの就活生のことだろう？」と悩んでしまいます。

これを防ぐために、件名の最後には自分の所属と名前も入れましょう。誰がどんな用件で送ってきたか、相手がメールを受け取ってすぐに伝わるようにしてください。

件名の最後に所属と名前を書くだけで、誰からのメールかよりわかりやすくなります。相手のことを気遣って工夫できれば、就活担当者に好印象を与えられるでしょう。

【就活のシーン別】お礼メールの件名と本文

お礼メールを送る場面は一つとは限りません。就活中にお礼メールを送る際、主に以下の6つのシーンが挙げられます。

1. 企業への訪問後
2. OB・OG訪問後
3. 懇親会などへの参加後
4. 面接後
5. インターンシップに参加した後
6. 内定した後

それぞれのシーン別に、最適な件名と本文の例文をご紹介します。

①企業への訪問後

まずは文頭に、会社訪問に対するお礼を記載しましょう。その後に会社訪問に対する素直な感想を記載した上で、今後に活かしたいという積極的な姿勢をアピールするのがポイントです。

②OB・OG訪問後

同じ大学の卒業生ということもあり、相手が顔見知りで親しい間柄というケースもあるでしょう。しかし、面識があるとはいっても相手は会社で働く立派な社会人です。フランクすぎると失礼になります。お礼メールを送る際はビジネスマナーを意識しましょう。

③懇親会などへの参加後

文章は長くなりすぎないように気を付けましょう。短い文章の中でも具体的なエピソードを盛り込み、忙しい相手にわかりやすくお礼の気持ちを伝えることが大切です。

④面接後

面接後のお礼メールを送る場合は、面接後24時間以内にしましょう。営業時間外や早朝、深夜のメールは、あまりいい印象になりません。相手の終業時間内に送るようにしましょう。

⑤インターンシップに参加した後

インターンシップのお礼メールは、早ければ早いほど相手に印象を残せます。ただし、インターン終了後も相手は業務の真っ最中です。日常的に多くのメールを受け取って確認しているので、ぱっと見でどのような用件かすぐにわかるように工夫しましょう。

⑥内定した後

内定のお礼メールは必ず送らなければならないものではありませんが、お礼のメールを送れば相手に丁寧な印象を与えられます。内定の連絡を貰ったその日のうちに、お礼のメールを送りましょう。

お礼メールの基本構成

お礼メールを送る場合、件名でどのような用件かすぐにわかるように記載しましょう。日付と、何に関してのお礼か、ぱっと見で伝わるように記載します。

相手の企業名は省略せず、正式名称を使ってください。担当者の名前がわからない場合は「採用担当者様」と書いて送りましょう。

本文は丁寧かつ簡潔に、さらにお礼メールの場合は自分が経験した具体的なエピソードと、それに対しての感謝の気持ちを盛り込んでください。

メール本文の最後には、自分の名前と所属、連絡先を書いた署名を忘れずに記載しましょう。

お礼メールで気を付けるべき4つのマナー

お礼メールは単に送ればいいというものではありません。以下の4つのマナーを常に念頭に置き、相手に失礼のないよう細心の注意を払う必要があります。

1. 当日中に送るのがベスト
2. 具体的なエピソードを添えよう
3. 返信不要である旨を記そう
4. 取り急ぎと書かないようにしよう

お礼メールを送る前にこれらのマナーをしっかり守っているか、今一度確認してみてください。

①当日中に送るのがベスト

お礼メールを送る際は時間を置かず、24時間以内に送るのがベストです。例えば、午前中に面接があった場合はその日の午後のうちに、午後に面接があった場合は翌日の午前中にお礼メールを送りましょう。

時間が経つと相手の印象が薄れてしまったり、感謝の気持ちがうまく伝わらなくなってしまいます。その日のうちにお礼メールを送るようにしましょう。

ただし、就業時間外や早朝、深夜のメールは相手に非常識と思われる可能性があります。相手の都合を考えて、就業時間内にメールを送るようにしましょう。

②具体的エピソードを添えよう

お礼メールの本文に具体的なエピソードを添えることで、メールにぐっと深みが増します。心から感謝していると伝わりやすくなるので、具体的なエピソードを本文内に盛り込むようにしましょう。

自分自身のエピソードトークなので、定型文は避けてください。定型文を使った形式的なメールはマイナスの印象につながります。

また、エピソードは長くなりすぎないように気を付けましょう。就活担当者はたくさんのメールをチェックしているので、短く確認しやすいメールを意識して、相手の負担を減らしてください。

③返信不要である旨を記そう

お礼メールは忙しい相手のことを気遣い、返信不要である旨を記載すると、より丁寧な印象になります。

特に就活の時期になると、就活担当者は一日に大量のメールをチェックしなければなりません。返信不要と書いておけば、相手の負担を減らせるでしょう。

返信不要と記載しても、相手からメールが帰ってくる場合があります。この場合はメールの返信をして、自分のメールでやり取りを終わらせるようにしてください。

④取り急ぎと書かないようにしよう

お礼メールには「取り急ぎ」と書かないように気を付けてください。締めの挨拶の際に使ってしまいがちな「取り急ぎ」ですが、これは本来「とりあえず」という意味で使われている言葉です。

感謝の気持ちを伝えるお礼メールで「とりあえず」という言葉は、相手に対して誠意がないと受け取られる可能性があります。ビジネスシーンで多用されているので使っても問題ないと思われがちですが、軽率に使うと悪い印象につながってしまうでしょう。

締めの挨拶は丁寧に、相手に対する敬意を忘れない文章を意識しましょう。

お礼状の書き方も一緒に確認

手書きのお礼状は相手に誠意が伝わりやすいく、丁寧な印象になります。急ぎの場合はメールでお礼を伝えても大丈夫ですが、時間に余裕があれば手紙でお礼の言葉を伝えましょう。お礼状は以下の4点を念頭に置いて作成してください。

1. お礼状では時候の挨拶も必要
2. 封筒の種類・大きさ
3. 便箋は三つ折り
4. 封筒の書き方

①お礼状では時候の挨拶も必要

お礼状には時候の挨拶を記載しましょう。時候の挨拶とは、手紙の冒頭にある頭語の後に続く書き出しのことを指します。月ごとで時候の挨拶は変わるので、その時に適切な挨拶を使いましょう。

時候の挨拶は頭語の後、一行開けてから書き出します。

ビジネスシーンの場合、季節を問わず使える挨拶があります。例えば、「○○様におかれましては、ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」といったものです。

時候の挨拶は季節を感じられると同時に、丁寧な印象の手紙になります。

②封筒の種類・大きさ

お礼状で使う封筒は、無地の白色を使いましょう。特別な理由がない限り、お礼状の封筒は無地が適切です。茶色の封筒はビジネスや事務用に使われることが多いため、お礼状には向きません。

封筒の大きさは「ナガカタ4号90・205㎜」と表示されているものを使うのが一般的です。B5サイズの便箋を三つ折りにして入れられます。

「ナガカタ4号90・205㎜」で白色無地の便箋は、近くのコンビニやホームセンター、文具店で購入できます。就活の時期は事前に購入して用意しておくと便利です。

③便箋は三つ折り

お礼状の便箋は三つ折りにして封筒に入れるのが一般的なマナーとされています。

三つ折りより多く折ると、折り目がたくさんついて手紙が読みにくくなってしまいます。また、便箋を小さくたたむと封筒に入れた際にかさばってしまうので、お礼状の便箋は三つ折りにして封筒に入れましょう。

便箋の折り方は、まず手紙の書きだしを一番上に置いてください。次に、下から三分の一を上に折り、上から三分の一を下に折りましょう。

封筒に手紙を入れる際は、手紙の書きだしが封筒の表から見て左上に配置されるように入れます。

④封筒の書き方

会社など、団体に対してお礼状を送る場合は「御中」、個人にお礼状を送る場合は「様」と書きましょう。

いずれも、宛名部分から少し空白を作って「御中」「様」と書いてください。また、宛名と同じ文字の大きさで記載しましょう。

御中と様は重ねて使わないように気を付けてください。これらの敬称は併用できないので、重ねて使うとマナー違反になります。また、いつ送った手紙か相手にわかるように、郵便番号の上に投函日を書いておくと丁寧な印象になります。

お礼メールの件名を適切に書こう

お礼メールの件名は、誰がどんな用件で送ったのか、ぱっと見でわかりやすく伝えるのが重要なポイントとなります。

就活の時期は採用担当者が最も忙しい時期で、一日に何十件というメールを確認しなければなりません。忙しい相手を気遣い、いかに伝わりやすいメールにするかが大切です。

ただし、伝わりやすさばかりを優先するのではなく、相手に感謝の気持ちを伝えることも忘れてはなりません。丁寧さと伝わりやすさ、この二つのバランスを意識したメールを送りましょう。