OB訪問は、実際の職場の雰囲気や仕事内容などを直接質問できる貴重な機会ですよね。そしてリマインドメールは、OB訪問を円滑に進めるうえで必要なビジネスメールの1つです。
本記事は、OB訪問のリマインドメールの書き方や気を付けたい表現など、リマインドメールに関する疑問を解説しています。
ぜひ参考にして、OB訪問のリマインドメールを書いてみてくださいね。
リマインドメールとは「約束を思い出してもらうため」のメール
リマインドメールは、使用頻度の高いビジネス用語です。リリマインドは、英語のremindのことで「思い出させる」や「思い起こさせる」・「気づかせる」といった意味を持っています。
したがって、リマインドメールの言葉の定義は「約束を思い出してもらうため」のメールです。本記事におけるリマインドメールは、「OB訪問を思い出してもらうためのメール」になりますね。
また、「約束を再確認する」メールとしてもリマインドメールは使われます。そのため、OB訪問のリマインドメールを送れば「OB訪問の約束の再確認」ができ、予定の誤認も防げるでしょう。
OB訪問でのリマインドメールは多忙な社会人相手に必須
多忙な社会人は意外と約束を忘れてしまうことがあります。特に、約束をしてから期間が空くと、アポイントを失念して他の予定を入れられてしまう場合も。
このような状況を未然に防ぐため、リマインドメールは必ず送りましょう。社会人にとってリマインドメールは、スケジュールを管理するうえで、頻繁にやり取りされています。
OB訪問のリマインドメールは、約束の失念を防ぐだけではなく「リマインドメールを送れる≒スケジュール管理ができている」というアピールにも繋がるのではないでしょうか。
OB訪問で必要なリマインドメールの書き方
多忙な社会人宛のメールは、マナーを守り要件を簡潔に伝えて送る必要があります。具体的には、以下の項目順にリマインドメールを書きましょう。
- 件名
- 宛名、自分が名乗る
- お礼、場所・日時の確認
- 結びの言葉、署名
ここからは、書き方を項目ごとに詳しく解説します。後述のパートでは例文を紹介しているので、合わせて読んでみてくださいね。
①件名
件名の要件は簡潔に「明日のOB訪問について・かつ自分の所属と名前」を記載しましょう。このように書けば、メールの内容が一目でOBに伝わります。
件名は、メールの表題のようなものです。社会人はメールのやり取りを頻繁に交わすため、件名でメールの内容を判断・確認しています。
内容を把握できない件名は、見落としたり後回しにしたりする可能性があります。また、件名が空欄だと迷惑メールだと思い、開封せずに削除してしまう場合もありますね。
したがって、件名は必ず記述して一目で要件が分かるように作成しましょう。
②宛名、自分が名乗る
宛先や送り主が明確であったとしても、宛名と自分が名乗ることはビジネスマナーです。宛名は「会社名・部署名・OBの名前」の順番で書いてください。会社名の「（株）」などは、略さずに「株式会社」と記載しましょう。
この時、前株か後株のどちらなのか注意してください。名前はフルネームで「〇〇 〇〇様」と敬称を忘れずに書きましょう。
そして送り主が誰かすぐ認識できるように、本題に入る前に名前を名乗ります。名乗る際は、「お世話になっております」と挨拶文を添えてください。
名前は、件名と同様に「自分の所属と自分の名前」を記載しましょう。
③お礼、場所・日時の確認
まずは、多忙な中OB訪問を承諾してくれたことに対して、お礼の文章を記述してください。
お礼の言葉は「先日はOB訪問を承諾してくださり、ありがとうございます。」などが良いでしょう。続いて訪問場所と日時を記載します。
冒頭でも解説しましたが、場所と日時の記載は何に対してのリマインドか、お互いに認識違いが生じていないかの再確認になります。
④結びの言葉、署名
結びの言葉は「何卒よろしくお願い申し上げます。」などが良いでしょう。
また「都合が悪い場合はご連絡ください。」といった、相手側が返信しやすいような言葉を添えて送ると、気遣いのできる丁寧な印象になります。
結びの言葉の後は、署名を記述してください。署名に記載するべき内容は「所属大学・学部・名前・電話番号・メールアドレス」です。
署名は、「自分が作成したメール」である証明になります。送り主が誰か再確認ができ、連絡先が記載されているので連絡をスムーズに取れるでしょう。
OB訪問で必要なリマインドメールの例文を紹介
ここからは、OB訪問で必要なリマインドメールの書き方を前提とした、例文を紹介します。 例文は「明日の15時にカフェでOB訪問の約束」している設定です。
「▲▲ ▲▲」には自分の名前を入れましょう。
【件名】
明日のOB訪問について ■■大学■■学部・▲▲ ▲▲
【内容】
〇〇株式会社〇〇部
△△ △△ 様
お世話になっております。
■■大学■■学部 ▲▲ ▲▲です。
先日はOB訪問を承諾してくださり、ありがとうございます。
明日は15時にカフェでお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————————-
所属：■■大学■■学部
名前：▲▲ ▲▲
電話番号：✖✖✖－✖✖✖✖－✖✖✖✖
メールアドレス：◇◇◇@◆◆.co.jp
——————————————————
リマインドメールは相手が見やすいように、適度な改行を意識して書きましょう。送信前に何度か見直して、誤字脱字がないか確認をしてください。
結びの言葉、署名で解説した「都合が悪い場合はご連絡ください」などの一言を入れたい場合は、以下のように記述すると良いしょう。
都合が悪い場合はご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
一言添えた後に、結びの言葉を書いてください。
OB訪問のリマインドメールは前日に送る
多忙な社会人は意外と約束を忘れてしまうことがあります。そのためOB訪問のリマインドメールは、前日に送ると効果的ですよ。
リマインドメールは社会人の勤務時間に合わせて送るのがマナーです。午前9時以前、午後10時以降の連絡は避けましょう。
また、相手がいつメールを確認するか分からないので、リマインドメールは午前中に送ることをおすすめします。
OB訪問のリマインドメールで気を付けたい3つのNG表現
ここからは、リマインドメールで気を付けたい3つの表現を紹介します。
- リマインドだということを前面に出す
- よろしかったでしょうか
- 伺いたいと思います
上記の3つは、間違えて使いやすい表現です。間違えやすい表現に注意して、リマインドメールを作成してみてくださいね。
①リマインドだということを前面に出す
リマインドだということを前面に出さないように、件名に「リマインド」と記載するのは控えましょう。
相手が約束を忘れているとは限らないため、相手によっては「催促されている」と受け取り、不快にさせてしまう可能性があります。
リマインドという表現は、メールの本文に留めておきましょう。
リマインドという単語をメール内に用いる場合、「OB訪問のリマインドのため、メールをしております。OB訪問の場所と日時を、確認させていただきます」と記述すると良いでしょう。
②よろしかったでしょうか
よく耳にする「よろしかったでしょうか」は、OB訪問のリマインドメールに適さないので、使わないようにしましょう。
「よろしかったでしょうか」は「よろしい」に過去の表現「た」を付けた、相手の過去の出来事を確認する表現です。
OB訪問は、こちらからお願いして伺わせていただくので「よろしかったでしょうか」はNG表現になります。
OB訪問のリマインドメールには、「よろしかったでしょうか」ではなく「よろしいでしょうか」が良いですね。
③伺いたいと思います
リマインドメールは「相手に約束を思い出してもらうため」のメールで、「再確認」という意味も持っています。
OB訪問に行くことは確定的なので「伺いたいと思います」は適切ではありません。この表現を使用する場合は、「伺います」にしましょう。
リマインドメールでOB訪問を円滑に行おう
リマインドメールは、社会人にとって「約束を思い出してもらうため」や「約束を再確認するため」のビジネスメールです。
一目で内容を把握できる件名を書いたり、OB訪問の前日に送ったりなど、さまざまなマナーがありました。
多忙な社会人に配慮した丁寧なリマインドメールを作成して、OB訪問を円滑に行いましょう。
この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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