企業から説明会の案内メールがきたとき、「どのように返信メールをすればよいのか」「メールに関するビジネスマナーはあるのか」と悩んでいませんか。
そこで本記事では、説明会のメールを返信するときの注意点をポイントごとにまとめました。
また返信メールの例文も記載しているので、注意ポイントと合わせて参考にしてみてくださいね。
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説明会の案内メールには素早く丁寧に返信しよう
企業から送られてきた説明会の案内メールには、1日以内に返信しましょう。
案内メール程度の内容に対して、返信の文面に時間をかけてもあまりメリットはありません。
むしろできるだけ早く返信して、参加・不参加の意思を伝えると企業側が対応しやすくなります。
また「とりあえず」で早さのみを求めて対応するのではなく、マナーを守った丁寧な返信メールを送ることで、企業側により好印象を与えられますよ。
説明会のメールに返信する際に気を付ける3つのポイント
説明会案内メールに返信する際には、以下の3点に注意してください。
- 1日以内に返信する
- 誤字脱字がないかチェック
- 送る時間帯に気を付ける
なお、この3点は企業とメールでやり取りするときには、常に注意したいポイントです。
①1日以内に返信する
企業からのメールには、できるだけ1日以内に返信しましょう。迅速な対応だと「フットワークが軽い」と企業側の印象が良くなります。
また、返信が遅れないようにするためには、こまめなメールチェックが欠かせません。
普段使いしているメールアドレスだと、企業から届いたメールに気づけないおそれがあるので、就活用のメールアドレスを別途用意しておきましょう。
大学側が用意したメールアドレスや、新たに作ったフリーアドレスを就活用にして、スムーズに返信ができようにしておくことをおすすめします。
②誤字脱字がないかチェック
返信メールを送信する前には、必ず誤字や脱字がないかチェックしましょう。
誤字脱字が目立つ文章を送ってしまうと、マイナスな印象になるおそれがあります。
チェック時には指さし確認や声に出して読んでみると、誤字脱字のような文章の違和感が見つけやすいですよ。
また、誤字や脱字のチェックはメール作成直後ではなく、少し時間をおいてからのほうがミスに気づきやすくなります。
③送る時間帯に気を付ける
企業へメールを送るときには、時間帯にも気を付けましょう。
深夜帯や早朝だと生活スタイルが疑われますし、終業直前だと担当者の退社時間が遅くなるおそれがあります。
常識外な時間帯にメールを送ってしまうと、入社後にマナー違反でトラブルを引き起こすのではないかと危惧されるかもしれません。
企業側では多くの場合、出社後の午前中にメールを確認しているため、午前中に送信するのがベストですよ。
説明会のメールへの返信手順を解説
説明会の案内メールへの返信をはじめ、ビジネスメールを作成する際には、最低限入力が必要な項目が4つあります。
- 件名は簡潔かつ分かりやすく書く
- 順序に気をつけて宛名を書く
- 本文は用件を明確に伝えよう
- 署名は必要な要素を過不足なく入れよう
ここでは作成手順の流れに沿って、上記の4つのポイントを解説しました。
①件名は簡潔かつ分かりやすく書く
メールを作成するときには、件名に「企業説明会のご連絡についてのお礼（○○大学 氏名）」などとメールの内容を簡潔に書きます。
件名が無いと不審メール扱いで、メールを読まれないおそれがあるので忘れずに件名は書きましょう。
また就活時には、件名の後ろに学校名と氏名を記載しておくと、企業側が把握しやすくなります。
企業から届いたメールに返信する場合には、返信機能を使うと、どのメールに関する返信なのかわかりやすいので、ぜひ活用してください。
なお、返信機能を使うと件名に「Re:」がつきますが、これは返信を意味しているので削除はしないでくださいね。
②順序に気をつけて宛名を書く
本文の冒頭には、「社名」「部署名」「担当者名」を記載します。このとき、社名の「(株)」は省略せず企業の正式名称を書きましょう。
本文の宛名部分の順番がわからなくなる人は、封筒の宛名部分の順番を想像すれば混乱しなくなりますよ。
社名や担当者名の誤字脱字は失礼なので、公式HPや配布資料と照らし合わせて、間違いがないか必ずチェックしましょう。
「様」と「御中」の使い分けにも気を付ける
メールに限らず、企業宛てのときには「様」と「御中」を使い分ける必要があります。
「様」は人名に、「御中」は企業名や部署名に使います。併用はできないので注意してください。
担当者名がわかっている場合は「株式会社△△ 営業部 ○○様」、わからない場合は「株式会社△△ 営業部御中」「株式会社△△営業部 採用担当者様」と書きましょう。
③本文は用件を明確に伝えよう
メール本文の内容は、伝えたいポイントを明確にしつつ簡潔にまとめてください。
説明会の案内メールの場合は、参加の可否をはっきり示します。文中に「〇月〇日〇時からの」と明記しておくと、確認を兼ねることができますよ。
また、説明会に関する質問があるときはこの返信メールのときに記載しましょう。質問が複数ある場合は長文で書かず、箇条書きにすると読みやすくなります。
④署名は必要な要素を過不足なく入れよう
メール作成時に忘れがちなのが、署名の記載です。本文の最後には自分の署名を入れましょう。
署名には、「氏名」「大学・学部・学科・学年」「電話番号・メールアドレス」を記載します。連絡先は入力ミスが無いように、注意深くチェックしましょう。
本文と区切るために「——-」のような罫線を入れると見やすくなりますよ。
またOutlookやGmailなどには署名のテンプレートを作成する機能があるので、ぜひ活用してくださいね。
【参加・キャンセル】内容別に異なるメール返信例を紹介
説明会の案内メールへの返信には主に3パターンあります。
- 参加したいとき
- 日程変更したいとき
- キャンセルしたいとき
パターンごとに例文を記載しているので、文面に悩んだときには参考にしてください。
①説明会に参加したいときのメール文面例
【件名】
Re:会社説明会のご案内（○○大学 氏名）
【本文】
株式会社△△
人事部
会社説明ご担当 △△様
お世話になっております。
○○大学・○○学部・○○学科の○○です。
このたびは会社説明会の日程をご連絡いただき、
誠にありがとうございます。
必要書類を持参のうえ、
〇月〇日（月）〇時に○○（または貴社）へ伺います。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
————————————-
○○○○（氏名ふりがな）
○○大学○○学部○○学科〇年
TEL：○○○‐××××‐○○○○
Mail：×××××＠○○.com
————————————-
②説明会の日程変更を頼みたいときのメール文面例
【件名】
会社説明会の日程についてのご相談（○○大学 氏名）
【本文】
株式会社△△
人事部
会社説明ご担当 △△様
お世話になっております。
○○大学・○○学部・○○学科の○○と申します。
〇月〇日（月）〇時からの会社説明会の
ご連絡をいただきましたが、
あいにく別の予定と重なってしまい
お伺いすることができません。
せっかくご連絡いただいたのに、申し訳ございません。
別の日程で開催の予定があれば
ぜひ参加させていただきたいのですが、
ご教示いただけますでしょうか。
お忙しい中、お手数をおかけしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
————————————-
○○○○（氏名ふりがな）
○○大学○○学部○○学科〇年
TEL：○○○‐××××‐○○○○
Mail：×××××＠○○.com
————————————-
③説明会の参加をキャンセルしたいときのメール文面例
【件名】
〇月〇日（〇）説明会参加辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
【本文】
株式会社△△
人事部
会社説明ご担当 △△様
お世話になっております。
○○大学・○○学部・○○学科の○○と申します。
〇月〇日（月）〇時からの会社説明会ですが、
当日急用が入ってしまい
お伺いできなくなってしまいました。
せっかく参加の機会をいただいたにも関わらず、
大変申し訳ございません。
取り急ぎご連絡をと思い、メールにて失礼いたします。
お忙しい中、お手数をおかけしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
—————————————-
○○○○（氏名ふりがな）
○○大学○○学部○○学科〇年
TEL：○○○‐××××‐○○○○
Mail：×××××＠○○.com
—————————————-
説明会後のお礼メールで意識したいポイント2つ
説明会に参加した後は、企業にお礼メールを送りましょう。
お礼メールは必ず送らないといけないものではありませんが、改めてお礼をすることで、他の就活生よりも印象付けられます。
基本的な要素は「説明会のメールへの返信手順を解説」と同じです。以下では、お礼メール時に伝えたいポイントを紹介しています。
①説明会の感想を具体的かつ簡潔に入れる
お礼メールでは、感謝の気持ちと説明会の感想を伝えましょう。
感謝の気持ちは、時間や場所を用意してもらった旨など具体的に書くと良いですよ。
また感想の内容は、印象に残っていることや感銘を受けた点などを簡潔にまとめます。
説明会に参加して、より入社したい思いが強くなったのであれば、どの部分でそう感じたのか伝えると企業側に熱意が伝わりますよ。
長々とした感想文にならないように、短く簡潔な文章を意識してくださいね。
②今後についての言及を添えよう
本文の締めには、今後も企業との関係を続けていきたい意思を伝えます。「今後ともよろしくお願いします」が無難な言い方です。
「貴社の一層のご発展を心よりお祈りいたします」のような締め文もあります。
しかしこの言い方は、「貴社と密な関わりをする予定は無い」と暗に言っているため、入社を希望している企業への使用は避けましょう。
企業と関わっていきたい意思を伝えることで、今後の選考が良い方向に向かう可能性があります。
ぜひ「今後ともよろしくお願いします」の1文を添えてみてくださいね。
丁寧にメールで返信して企業側からの印象を良くしよう
説明会の案内メールへの返信は、丁寧かつ簡潔にまとめましょう。また、ビジネスマナーを守ってメールを送ることで、企業側に好印象を与えられます。
本記事で紹介しているメールの宛名など基礎的な部分は、社会人として活躍する際にもよく使うものなので、ぜひこの機会に覚えておきましょう。
今後の選考が有利に進むようにするために、返信メールのような小さなやり取りも丁寧におこなっていきたいですね。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
