HOME > カリクル就活 > 就活豆知識 > 営業事務の仕事内容を知ろう｜必要なスキルや向いてる人の特徴を解説

営業事務の仕事内容を知ろう｜必要なスキルや向いてる人の特徴を解説

仕事内容営業事務向いてる人

事務職は人気のある職業の一つ。その中でも、営業事務とはどのような仕事か知っていますか？

営業事務の具体的な仕事内容、求められるスキルや適正、お給料事情など、幅広く解説していきます。

大変なことからやりがいまで解説しているので、ぜひ営業事務の魅力を知り、就活や転職の参考にしてくださいね。

営業事務は営業のサポートに特化

営業事務とは、営業担当者が社外への営業活動に専念できるよう、社内での事務作業を引き受け、サポートする仕事です。営業アシスタントと呼ばれることもあります。

一般事務と営業事務の違いを一言で言うと、仕事の範囲の違いです。

一般事務は、部門を限定せず社内全般の事務を担います。データ入力やファイリングなど、社内の業務に特化してるのが特徴と言えるでしょう。

一方営業事務は、社内外に関係なく、営業活動に付随する業務に特化していると言えます。

営業事務4つの主な業務

ここからは、より具体的に営業事務の業務について見ていきましょう。

1. 他社宛ての書類・資料作成
2. 顧客管理
3. 売上・商品の管理
4. 電話・メール応対

具体的な業務内容を知ることで、実際に働く自分をイメージしやすくなります。営業事務の代表的な業務4つをまとめたので、参考にしてくださいね。

①他社宛ての書類・資料作成

営業事務のメインとなる業務が、書類や資料の作成です。具体的には、見積書や請求書、プレゼン資料など、会社間の取引に必要な書類作成を引き受けます。

営業部門で扱う書類の多くは、会社の売上に直結する重要な書類です。書類は取引の証拠となり、会計やお客様からの信用にも影響するため、正確性が求められます。

また、書類の発送までを担う場合も多く、営業と連携を取ってスピーディーに対応することが求められます。

お客様によって対応が異なるなど難しい面もありますが、「役にたっている」と実感できる業務でしょう。

②顧客管理

お客様の情報を正しく管理することも、営業事務の役目です。

具体的には、住所や電話番号などの基本情報、契約期間や取引履歴、引き継ぎ情報などの取引情報を管理し、すでに取引がある場合は、担当者に更新を促します。

また、これらの情報を元に新規提案を促すなど、売上に直結する可能性がある重要な業務です。

このような顧客管理の業務では、社内システムを使用する場合もあります。扱うシステムは会社によって異なりますが、どれも慣れていく業務なので、心配はいりません。

③売上・商品の管理

売上の管理は、担当部署の日別・月別で出していきます。場合によっては、売上分析や報告書の作成を頼まれるケースも。

売上の管理は、営業や他部署がチェックすることもあり、見やすい資料作成の心がけも必要になるでしょう。

また、販売業、製造業、メーカーなど、商品を販売している会社では、商品管理も重要な業務です。

お客さまに滞りなく商品を届けるには、在庫数や入出荷、納期の管理など、数字の管理が欠かせません。会社で倉庫を持っていることも多く、倉庫担当者との連絡をこまめに取る場合もあります。

④電話・メール応対

営業は外出や商談で離席していることも多いため、営業事務が代わりに電話やメールの対応をします。担当者への取り次ぎのほか、営業事務が作成した書類について問い合わせを受けることも。

その場合は、営業事務で回答することも多いため、意外と電話対応が多いという印象を受けるかもしれません。

またメールについても、事務担当者も宛先に入れることが多いため、メールの件数も多くなりやすいです。このように、常にさまざまな案件の情報を把握していることが求められます。

営業事務の給料相場は？

気になる給与相場ですが、月給の相場は18万～25万といったところが多いようです。

ただこれらの相場は、地域や年齢、勤務時間により変わってきます。全国的に見ても、都心部だと給与が高くなる傾向に。

営業事務は直接売上に繋がる業務では無いので、インセンティブ制度が無い場合も多く、昇進もあまり無い場合が多いです。

しかし、年数を重ねることで着実に昇給が見込めます。人事評価ではサポート面でアピールしていくことが、昇給への近道と言えます。

営業事務が行う一日の仕事の流れを確認

会社によっても異なりますが、1日の流れを把握することで、自分が働いた際のイメージが掴みやすくなります。

9時　メールの確認、朝のミーティング

　　　メールやミーティングで、その日のタスクを整理します。

10時　資料作成、発注業務

　　　見積書や請求書の作成や、発注業務を行います。

12時　お昼休憩

　　　電話に対応するため、13時ごろになることも。

13時　データ入力

　　　受注や営業データの打ち込みを行います。

15時　伝票処理

　　　取引先からの請求書処理や、契約書の確認を行います。

18時　必要に応じて営業担当者と打ち合わせ、退社

営業事務への適性を3つのポイントで診断しよう

ここからは、営業事務に必要な適性を3つ紹介します。

1. コミュニケーションが苦にならない
2. マルチタスクが得意
3. 臨機応変な対応が得意

営業事務への就職活動をする前に、自分が向いているのかを確認してみましょう。

①コミュニケーションが苦にならない

営業担当者のサポートをするうえで、相手の意図を正確に汲み取り、伝える能力が重要となります。

営業担当者だけでなく、社外のお客様と関わる場面も多いことは、営業事務の特徴と言えるでしょう。

また、疑問点は積極的に確認する、問い合わせに迅速に答えるなどの対応が、より良い関係構築に繋がります。コミュニケーションに抵抗がなく、サポートにやりがいを感じられる人は、営業事務に向いていると言えます。

②マルチタスクが得意

気がついたらマルチタスクになっているのも、営業事務の「あるある」と言えます。

例えば、資料作成中に電話対応をする。別々のデータ処理を緊急で頼まれたりする、などの状況が日常的に発生します。

気持ちの切り替えがうまく、周囲とこまめなコミュニケーションが取れる人は、マルチタスクが得意なため、営業事務に向いていると言えます。

「今すぐこの資料が欲しい」なんて言われることも多いため、急な依頼にもパニックにならず、冷静に対応できることが求められます。しかし、これらは改善しやすいため、心配しすぎることは無いでしょう。

③臨機応変な対応が得意

営業担当者からの急な依頼や、顧客の都合に左右されるなど、仕事が予定通り進まないことも多いのが営業部門。柔軟に対応できる力はとても重宝されます。

作業を進めている途中で、急な仕事を依頼されることも多いです。素早く仕事の優先順位を組み立てられると、周囲からの信頼にも繋がります。

急な案件や、難しい仕事を任されてもすぐに断らず、どうすれば対応できるかを考え、常に相談の姿勢を持っていれば心配はいらないでしょう。

営業事務は未経験でも挑戦しやすい仕事内容

営業事務の仕事は、「未経験可」の求人も多く見られます。

「未経験可」の求人は人気が高いため、以下のスキルや経験をアピールしていきましょう。

1つ目は、基本的なPCスキル。

WordやExcelなどのOfficeツールの使用経験が必須条件になっていることも少なくありません。実務経験がない場合は、MOS試験に挑戦するなどしてアピールしていきましょう。

また、接客経験や秘書検定なども十分なアピールポイントになります。

営業事務はサポート役のため、常に周囲へ気を配ることができ、貢献したいという思いがある人を採用したいと考えられています。

他にも、請求書処理やデータ処理も多いため、簿記3級以上も有利になります。

営業事務での経験は汎用性が高い

営業事務は、キャリアチェンジもキャリアアップも十分に目指せる職種です。

営業事務のスキルは、汎用性の高い職種ですので、全く別の業種や職種でも十分に活かせます。

ご自身のキャリアプランの参考にしてくださいね。

①営業・一般事務へのキャリアチェンジが可能

営業事務は、スキルを生かして他の職種へキャリアチェンジが可能です。営業へのキャリアチェンジも、サポートの経験を十分に活かせる上に、関連性も高くおすすめ。

また一般事務へも、PCスキルなど重なる業務が多く、スムーズにキャリアチェンジが見込めます。

PCスキルの他にも、要望を汲み取り迅速に対応する方法や営業感覚が身につくため、他の職種へキャリアチェンジしやすいのは大きなメリットです。

②基本的なPCスキルが身につく

営業事務は、業務をこなすうちにPCスキルは自然と身につきます。営業事務は他の業種と比べても、PCスキルが高くなりやすい職業です。

特に多くの会社では、営業事務の作業にWordやExcelといったOfficeツールを使用しているため、これらのPCスキルは業種が変わっても、どこの会社へ行っても即戦力としてアピールできます。

　PCスキルがあることで、他業種へのキャリアチェンジも、事務を突き詰めてキャリアアップも、どちらも可能にしてくれます。

営業事務は忙しいがやりがいも大きい

やりがいを感じられるかどうかは、仕事を選ぶ上で重要なポイントになります。

しかし、きつくないか、忙しくないかを気にしている人もいるのでは無いでしょうか。

営業事務は、事務職の中でも忙しい傾向にはありますが、やりがいを特に感じやすい職業です。

①お客様の都合に合わせて働くので多忙

お客様の都合にどうしても左右されやすいので、他の事務職に比べても忙しくなりやすいです。お客様にとって異なる対応を迫られたり、イレギュラーが発生しやすいのも事実。

忙しい中でもミスを起こさないような正確性も求められます。また、繁忙期には残業が発生する場合もあります。

忙しい状況を避けたい人は向かない職種ではありますが、その分やりがいも一層感じられる職業でしょう。

忙しすぎる時は上司に相談し改善を提案するなど、柔軟に対応しましょう。

②チームの一員として会社の売上を支える

営業事務は、直接売上になることはありませんが、会社の売上を支える上で必要不可欠な存在と言えます。営業事務のサポートがあってこそ、営業活動に専念できるのです。

事務と言えどチームの一員として働くので、営業部門が結果を出せば自分の喜びにもなり、感謝されることも多いです。

自分の作成した資料が活用されて契約に至るなど、頼られる実感も湧いてきます。

営業の売上に貢献しているという意識が芽生えるため「役に立っている」という実感も得られるのは大きな魅力ですね。

営業事務はサポートのスペシャリスト！

営業事務は、営業のサポートをする縁の下の力持ち。

忙しいことも多いですが、事務職の中でもやりがいが目に見えやすい職種だと言えるでしょう。

裏方ですが感謝される機会もあるため、「誰かの役にたつ」サポートに魅力を感じた方はぜひ営業事務を目指してみてくださいね。