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一般事務の仕事内容とは？メリット・デメリットや向いている人も解説

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OA事務とも呼ばれている、一般事務という職業。「定時で帰れるらしい」「なんか楽そう」と思いつつ詳しい仕事の内容は知らない人もいるでしょう。

そこで、本記事では一般事務の仕事内容や一日のスケジュールを紹介します。

また、一般事務のメリット・デメリットなどもまとめているので、一般事務が気になっている人はぜひ参考にしてみてください。

一般事務とは？仕事内容やスケジュールを解説

一般事務の仕事は、ほとんどがルーティン化しています。

一方で、その内容は企業や部署によって異なるので、気になる人は求人情報に記載されている内容を見たり、面接時に確認してみてください。

一般事務の主な仕事内容

働く業界や部署によりますが、一般事務の主な仕事内容は以下のとおりです。

書類作成・整理	見積書・請求書・会議の議事録・イベントの案内・決算書類など、会社で使用するあらゆる書類を、社内用フォーマットを使って作成する。
データ入力	生産量や売上高、顧客情報などのデータを入力したり、必要に応じて資料作成用のデータ収集をする。
電話・メール対応	会社にかかってきた電話や、会社宛てのメールを担当者へつなぐ。 HPなどに記載している会社の代表電話は、基本的に一般事務の席につながっている。
ファイリング	書類を分野別や日付別に分類、誰が見ても探しやすいように整理する。 なお、書類によっては保管期限が定められているものもある。
来客対応	訪問者の受付から会議室等までの案内、および飲み物の提供などをおこなう。 待合室や会議室の準備・片付けをすることもある。
備品の在庫管理	社内の消耗品の管理・調達をする。 また、コピー機やパソコンなどのOA機器の管理をし、場合によっては業者に修理依頼をする。
郵便物の仕分け	会社宛てに届いた郵便物を部署ごとに仕分けをしてから届ける。 会社から発送する郵便物の発送もおこなう。
伝票処理・整理	入金・出勤・売上・仕入・振替といった伝票に入力し、お金やものの流れを整理する。

一般事務の一日の流れ

一般事務は、急なトラブルや繁忙期を除くと基本的に定時で退社できます。以下が、一般事務の通常の流れです。

出社 （8：30～8：45）	メールのチェックや、当日やる仕事の内容を確認する。
始業 （9：00）	書類作成やデータ入力など、集中力が必要な仕事を進める。 午前中は比較的、来客や電話対応は少ない。
昼休憩 （12：00）	弁当を持参したり、同僚と共にランチで外出したりする。
業務再開 （13：00～）	午前中に届いた郵便物の仕分けや、当日分の発送をする。 会議や打ち合わせのための資料のコピーや、取引先へのFAXなどをおこなう。
業務終了 （16：30～17：30）	当日の業務が落ち着いたら、次の日の仕事の内容を確認。 進行が遅れている仕事があれば、早めに担当者に声をかける。
退社 （17：30～18：00）	残業が無ければ、定時で退社できる。

一般事務で活かせる4つのスキル・資格を解説

一般事務で必須の資格はありません。しかし、未経験の人は自信のあるスキルや資格を持っていないと不安になりますよね。

そこで、ここでは

1. パソコンスキル
2. ビジネスマナー
3. コミュニケーションスキル
4. 簿記

この4つに注目して、それぞれどのように一般事務の仕事で役に立つのかを解説します。

①パソコンスキル

一般事務を希望している人で、パソコンスキルが不安な人にはMOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）がおすすめです。

MOSでは、WordやExcelの基本的な操作が学べます。一般レベルに合格すれば、最低限の業務は問題無いでしょう。

WordやExcelの機能をもっと使いこなしたい人は、エキスパート（上級レベル）の受験を検討してみてはいかがでしょうか。

②ビジネスマナー

一般事務の仕事の一つである電話対応や来客対応は、「会社の顔」として大切な役目と言えます。

そのため、最低限の敬語や所作、ビジネス会話などの基本的なマナーは不可欠です。

マナーに不安がある人は、秘書検定の受験がおすすめですよ。2級に合格すれば、実務に役立つ知識が身につけられます。

また準1級以降は面接試験があるため、「知識はあるけれどやり方が正しいのか不安だ」と感じている人は、準1級以降を受験してみてください。

③コミュニケーションスキル

パソコンに向かった仕事がメインのイメージがありますが、一般事務でもコミュニケーションスキルが必要です。

会社で使うあらゆる書類の作成・整理・処理の際に、社内の人と円滑にコミュニケーションをとることで情報の伝達ミスを防げます。

また、電話対応や来客対応でも意思疎通ができないと、自身の業務だけではなく会社全体に影響が出るおそれがあります。

海外とのやりとりがある会社の場合は、外国語のビジネス用語の知識があり、さらに会話ができると重宝されますよ。

④簿記

簿記は、3級取得だと決算書作成などで役に立ちます。

また2級以上を取得すると、お金やものの動きを把握できるようになるため、キャリアアップを考えている人におすすめです。

商業簿記では、社外との取引を記録・計算する技能を学びます。また工業簿記では、部門別や製品別で材料・燃料・人力などを記録・計算する技能が対象です。

一般事務を希望している人は、商業簿記を検討してみてください。なお、商業簿記2級の合格率は20～30％前後、3級は40～50％前後です。

一般事務のメリット・デメリットとは？詳しく解説

新卒の就活生や、フリーターや接客業が転職先として選ぶ一般事務ですが、専門知識が問われない一方で、

1. 未経験でも挑戦できる
2. パソコンのスキルが身につきやすい

といったメリットや、

1. 単調作業が多い
2. 企業への貢献度が分かりにくい

といったデメリットがあります。以下で、詳しく説明します。

①【メリット】未経験でも挑戦できる

一般事務は、未経験でも採用している企業があるため、オフィスでの業務経験が無い人でも挑戦できます。

また、専門的な知識や高度な技術を持っていなくても働き始められるのもメリットです。

社員登用制度がある会社であれば、パート・アルバイト、契約社員・派遣社員として働き始め、正社員として採用される可能性もあります。

②【メリット】パソコンのスキルが身につきやすい

パソコンスキルがあまり無い人でも、業務をこなしていくうちに操作を身につけられるのも、一般事務のメリットです。

また、Excelで関数やマクロの使い方を覚えられると、業務を効率的に処理できるようになるだけではなく、一般事務以外の仕事でも役に立ちます。

パソコンへの入力作業が多ければ、タイピングスキルが上がるのも魅力です。

③【デメリット】単調作業が多い

一般事務はルーティンワークです。慣れてくると飽きてきたり、企画などクリエイティブな仕事をしたい人には物足りなく感じたりする可能性があります。

一方で、毎日似た作業を繰り返すことが嫌ではない、地道な作業を淡々とこなすのが得意な人には、一般事務はおすすめの職業です。

④【デメリット】企業への貢献度が分かりにくい

一般事務の業務は会社の売上などの業績に直接影響しないため、貢献度がわかりにくい点がデメリットでもあります。

一般事務がサポートすることで、営業や企画などほかの部署が専門的な業務に集中できるため、大きい企業ほど大切な業務です。

一方で、努力・実績が数値など目に見える形では現れないため、評価につながりにくく、人によっては不満に感じるかもしれません。

一般事務に向いている3つのタイプ

一般事務にも他の職業と同様に向き不向きがあります。一般事務には、

1. 細かい気配りが上手
2. 人とのコミュニケーションが好き
3. 誰かのサポート役をこなしたい

この3つのタイプの人が向いています。なぜ一般事務に向いているのか解説しました。

①細かい気配りが上手

一般事務は、周囲への気配りができる人に向いている職業です。一般事務の業務は、同じ事務職の人だけではなく他部署や社外の人との交流があります。

そのため、ルーティンワークだけではなく、臨機応変な対応力が求められることも。

状況によっては大雑把な指示になるので、「相手が何を求めているのか」や「どうすれば相手が動きやすくなるのか」など気配りが必要となります。

もちろん普段から細かい気配りができる人は、社内外問わず好かれますよ。

②人とのコミュニケーションが好き

一般事務は、未経験であってもコミュニケーション能力が高ければ仕事にはやく慣れるでしょう。

わからないことは積極的に確認できると、仕事をはやく覚えられますし、他人に壁を作らずオープンな姿勢であれば仕事も回ってきます。

人当たりがよい人は、一般事務に限らずどのような業種でも歓迎されるのではないでしょうか。

③誰かのサポート役をこなしたい

一般事務は、会社にとって縁の下の力持ち的な存在です。そのため、裏方のようなサポートが好きな人に向いています。

日常的におこなう書類作成や整理整頓は、事務職の人だけではなく他の部署の人にとっても働きやすい環境づくりの一環です。

運動部のマネージャーが選手の活躍のために陰でサポートしているように、社員が社内外で精力的に活動するためには、一般事務の存在が必要不可欠でしょう。

一般事務は新卒・未経験でも受け入れられやすい

一般事務は、新卒や未経験での中途採用などオフィス経験の有無はあまり問われないのが特徴的です。

とくに、未経験の場合には、スキルだけではなくコミュニケーション能力を重視している企業もあります。

また、コミュニケーションが多少苦手であっても、MOSなどパソコンスキルに関する資格を取得していれば、能力があると認められ採用される可能性が上がるでしょう。

一般事務の仕事内容を理解して就活に臨もう

一般事務は未経験でも採用されるのが魅力ですが、一方で、最低限のパソコンスキルが求められるので人によっては相応の努力が必要です。

定時で帰れるらしい、とあいまいな知識だけではなく、一般事務はどのような仕事内容なのか、また役に立つスキルはあるのかをチェックしてから、就活に臨みましょう。