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OB訪問のアポを電話で取る方法｜不在時の対応と例文も紹介

就活マナーOB訪問

OB訪問する時の電話は、失礼のないようマナーに注意しなければなりません。本記事では、OB訪問する時の電話の例文・失礼にならない方法・準備するものなどをまとめました。

OB不在時の対応についても解説しています。OB訪問のアポ取り電話が不安な方は、ぜひ参考にしてください。

OB訪問する時のアポの取り方と電話例文

OB訪問する時は、アポの取り方が重要です。OBに礼儀正しい就活生という印象を与えるため、挨拶・名乗り方・OB訪問依頼の仕方には注意しましょう。以下で具体的な電話例文を紹介します。

挨拶の仕方

企業に電話した際は、名乗り出る前に挨拶をしましょう。電話受付担当者がOBである可能性は低いため、注意してください。挨拶をした後は、大学名・電話した目的などを伝えます。

【例文】

「お忙しいところ、失礼いたします。私は〇〇大学××学部の～～と申します。OB訪問のお願いをしたく、御社の□□様にお電話いたしました。今、□□様はいらっしゃいますでしょうか？」

挨拶の際、企業に興味を持った理由を聞かれたら答えられるようすべきです。企業に興味を持った理由はOB訪問時に話すことになるので、事前に考えておくことをおすすめします。

名乗り方

電話受付担当者からOBに電話を取り次いでもらった後は、改めて名前・大学名・どこでその先輩のことを知ったのかを説明しましょう。どういう業界を見ていて会社のことを知ったか伝えられれば、より良いです。

【例文】

「お世話になっております。〇〇大学××学部の～～と申します。キャリアセンターのOB名簿で□□様を知り、ご連絡いたしました。◇◇業界を志望しており、中でも御社に興味があります。」

この時に話す必要はありませんが、なぜその企業に興味を持っているのかまでを頭の中では言えるように準備しておきましょう。OB訪問時には話すことになるため、早めに準備をしておくのがおすすめです。

OB訪問のお願いの仕方

名乗り終えた後は、OB訪問依頼をしましょう。いくつか例文を紹介します。

【例文】

「お忙しいところ恐縮ですが、OB訪問のお時間をいただけないでしょうか？」

「もしよろしければ、ご都合良い時にOB訪問させてください。」

「大変恐れ入りますが、OB訪問をお願いしたくお電話いたしました。」

OB訪問はOBの善意で引き受けられるものなため、依頼が断られた際は潔く諦めてください。断られたとしても、検討いただいたことに対し感謝を伝えましょう。

日程はOBの空いている時間に合わせる

OBがOB訪問を快諾した後は、日時決めを行います。自分の空いている日をすぐに出せるようにしましょう。また、OBの空いている時間に合わせることが重要です。

【例文】

「ご快諾ありがとうございます。それでは、●月■日や◇日の14時以降でご都合良い時はありますか？もしくは、□□様のご都合良い日時を教えていただければ幸いです。」

日程調整の際は、すぐにスケジュールを確認できるものと日程を記録できるメモを手元に用意して電話をかけましょう。

OB訪問する時の3つの注意点

OB訪問する時には、時間・場所・質問内容に注意しなければなりません。具体的な注意は以下の通りです。

• 時間｜朝・お昼休憩の時間は避ける
• 場所｜聞き取りやすい場所でかける
• 質問内容をあらかじめ決めておく

以下では、3つの注意点について詳しく解説します。

①時間｜朝・お昼休憩の時間は避ける

OB訪問の電話をする時間として、朝・お昼休憩の時間は避けるべきです。朝はミーティングがある可能性が高いので控えましょう。また、お昼休憩中はOBが席を外している可能性があります。

朝・お昼休憩以外には、終業間際の電話も好ましくありません。事前に会社の営業時間を確認し、朝・お昼休憩・終業間際を避けて電話しましょう。

②場所｜聞き取りやすい場所でかける

静かな場所、電波の良い場所から電話をかけましょう。自宅から電話をかけるのが一番おすすめです。電話先の声が聞き取りやすいと、相手にストレスを与えることがありません。

逆に騒々しく、電波の悪い場所から電話をかけると、相手の声が聞き取りづらいです。相手の言葉が聞こえないからと言って、何度も聞き返すことはマナー違反にあたります。

③質問内容をあらかじめ決めておく

電話前には、質問内容をあらかじめ決めておきましょう。都合の良い日時に関する質問の準備は必須です。事前に場所・時間を決めておけば、日調整がスムーズに進みます。

日程調整の際は、自分の空いてる時間がすぐ出せるようにしましょう。電話時にスケジュール帳を手元に置いたり、事前に空いてる日時をメモしたりすることをおすすめします。

OB訪問の電話をした際に不在の場合

OB訪問の電話をしてOBが不在の時は、折り返しの電話をお願いしてはいけません。OBが戻ってくる時間を聞いて、改めて電話する旨を伝えましょう。以下で、OB不在時の電話マナーを解説します。

折り返しの電話はお願いしない

折り返しの電話を頼むのは迷惑で、手間になる行為なためお願いしてはいけません。折り返しの電話を頼むと、相手の仕事時間を奪うことになります。仕事の邪魔をする就活生と思われないよう注意してください。

また、電話を取ってくれた人が好意で折り返しを提案する場合もありますが、お断りしましょう。折り返しの提案を受け入れないことで、謙虚で礼儀正しい就活生という印象を与えられます。

空いてる時間を聞いてかけなおす

OBの方が不在の場合は、電話を取ってくれた人に空いてる時間を聞き、その時間にかけなおすと伝えましょう。電話を取ってくれた人へのお礼も忘れてはいけません。

【例文】

「お忙しい中ご対応ありがとうございます。改めてお電話いたしますので、□□様が空いている時間を教えてください。」

OB訪問する際の3つのマナー

OB訪問では、OBに悪い印象を与えないようにすべきです。以下3つのマナーを守って、OB訪問しましょう。

• 服装はリクルートスーツで行く
• 時間は厳守
• 記録用のメモを準備する

以下では、OB訪問する際のマナーについて解説します。

①服装はリクルートスーツで行く

OB訪問する時はリクルートスーツが基本です。リクルートスーツなら、就活生らしいフレッシュさアピールできます。OB訪問前はスーツの埃を払ったり、シワを取ったりして清潔感を大事にしてください。

OBからリクルートスーツでなくても良いと言われた場合のみ、オフィスカジュアルでOB訪問に臨みましょう。オフィスカジュアルだからと言って、華やか過ぎてはいけません。

②時間は厳守

OB訪問では、待ち合わせ時間を厳守すべきです。OBを待たせることがないよう、5分前には待ち合わせの場所に着くようにしましょう。待ち合わせ場所が初めて行く場所の時は、5分以上余裕を持つべきです。

電車の遅延や天候の影響などで待ち合わせ時間に遅れそうな時は、早めに遅刻の連絡をしてください。謝罪はもちろん、遅刻の理由やどれ位遅れるかなどを伝える必要があります。

③記録用のメモを準備する

OBの人に質問する内容を書いたメモ、話してもらったものを記録するメモを準備しておきましょう。質問内容のメモを準備すると、OBに尋ねたいことが整理できます。

また、話してもらったものを記録するメモがあれば、OB訪問後の企業研究が捗ります。OB訪問を有効活用するためには、記録用メモの準備が必須です。

OB訪問の電話はスムーズに言える文面を考えておこう

OB訪問のアポを取り電話は緊張しますよね。しかし、OB訪問依頼の文面を考えておけばスムーズに電話が可能です。就活を有利に進めたい方は、OB訪問依頼の文面を考えてから電話しましょう。ぜひ本記事の例文を参考に文面を考えてみてください。