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OB訪問でメールを返信する際のマナー・注意点を解説！返信例も紹介

就活メールマナーOB訪問

より良い就活のためにOB訪問を検討している就活生も多いのではないでしょうか。

OB訪問をする際には社会人とのメールのやりとりが必須になってきますよね。そこで気になるのがメールを送信する際のマナーや注意点です。

今回はOB訪問でメールを送信する際に役立つこと間違いなしの情報をお届けしたいと思います。メールの定型文も紹介しているので、ぜひ活用してください。

【OB訪問】社会人にメールを返信する際の5つのマナー

OB訪問をするにあたって社会人にメールを送ることがあると思います。メールの書式は正しいのか、正しい敬語を使えているのかなど、不安は尽きないですよね。

就活生の不安を払拭すべく、まずは社会人にメールを送る際に守るべき5つのマナーをご紹介していきます。

1. 返信は24時間以内にする
2. 件名は変更しない
3. 返信は全文引用を活用する
4. 宛名は必ず正式名称で記載する
5. 署名を付けて返信する

①返信は24時間以内にする

まず、返信は最低でも24時間以内にしましょう。

メールを確認したらすぐに返信するのがマナーです。また、返信のスピード感で意欲を見せることもできます。そのため返信が早ければ早いほど良いです。

特にOB訪問の日程調整の場合、返信が早いとスムーズに日程を確定できるでしょう。就活生にとってもOBにとっても、日程が早めに決まった方が良いです。

万が一返信に時間がかかりそうな時は、時間がかかる理由といつまでに返信するのかを明記し、一旦メールを送っておくことをおすすめします。

②件名は変更しない

続いて、件名を変えずに返信しましょう。件名を変えてしまうと、何の件に対する返信なのかがわかりづらいです。

また、社会人は1日に何十件ものメールのやり取りを行っているはずなので、件名が違うと見落とされる可能性もあります。

返信メールの場合は自動的に「Re:」がつきます。これを消してはいけません。返信メールであることがわかるように「Re:」は付けたまま返信しましょう。

③返信は全文引用を活用する

返信では全面引用を活用することが3つ目のマナーになります。

全文引用は今までのメールのやり取りを全て引用して返信する方法です。過去に受信・送信したメールを確認しなくても内容を把握できます。

これに対して部分引用という方法も存在しますが、ビジネスメールにおいては全文引用が推奨されています。

OB訪問は日程の確認が必須です。そこで、OB訪問に関するメールで全文引用を用いて、日程の勘違いといったミスを防ぎましょう。

④宛名は必ず正式名称で記載する

宛名を必ず正式名称で記載することも意識してください。漢字ミスは禁物です。

OB訪問の場合、宛名には「会社名・部署名(分かれば)・役職名(分かれば)・名前(フルネーム)」を入力します。

会社名の記入では株式会社を省略しないようにしましょう。相手が会社名を「(株)〇〇」としていても、送る時に省略してはいけません。

さらに、前株(株式会社〇〇)なのか、後株(〇〇株式会社)なのかもしっかりと確認してから入力してください。

また、会社形態は株式会社以外に有限会社、合同会社(LLC)、合名会社、合資会社があります。一概に株式会社であるわけではないため、注意が必要です。

⑤署名を付けて返信する

本文の冒頭で名乗るだけでなく、本文の最後に署名を付けることも忘れないようにしましょう。

署名には「氏名・大学名(学部学科まで)・メールアドレス・電話番号」を入れるのが基本になります。

テンプレートとして登録しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。

【OB訪問】メールを返信する際の4つの注意点

続いては社会人にメールを返信する際に気をつけなければならない4つの注意点をご紹介します。

これらを自然と注意できるようになれば、安心して社会人とやり取りできるはずです。

1. メールでは言葉遣いに注意する
2. 自分発信でメールは終わらせる
3. 営業時間を考慮してメールを送る
4. 急ぎの用事のみ電話で連絡する

①メールでは言葉遣いに注意する

まず、メールでの言葉遣いに注意しましょう。正しい言葉遣いができると好印象につながります。

OB訪問をお願いする相手がサークルや部活の仲が良い先輩の場合でも失礼のない言葉遣いでメールを送りましょう。メールは誰が見ているかわかりません。

例えば、いつもは「了解です」「すみません」と言っているかもしれませんが、メールでは「承知いたしました」「申し訳ございません」と送るようにしましょう。

②自分発信でメールは終わらせる

続いて、メールは自分発信で終わらせましょう。

OB訪問に関するメールの場合、就活生がOB訪問のお願いをすると、OBや企業からOB訪問の候補日が送られてくると思います。

就活生が都合の良い日時を選んで返信すると連絡が来るため、確定した日時にOB訪問をする旨を返信しましょう。

そうすることでOBや企業は、OB訪問が確定した日時が就活生にしっかりと伝わっていると判断できます。

③営業時間を考慮してメールを送る

メールを送る時間帯についても注意が必要になってきます。メールを送る時間帯によっては非常識と思われる可能性があるためです。

メールに慣れている世代の社会人ならメールの送信時間はあまり気にしないかもしれません。しかし、深夜や早朝にメールを送るのは失礼だと考える社会人もいます。

そのため、会社の営業時間を考慮してメールを送るようにしましょう。

④急ぎの用事のみ電話で連絡する

社会人からOB訪問に関してなかなか返信がもらえないと、メールが埋もれてしまったのではないかと考えますよね。

そんな時、OB訪問に関するやり取りをメールではなく、電話で行いたいと思うはずです。

しかし、OB訪問の時間に遅刻してしまう場合やOB訪問をやむを得ずキャンセルしたい場合といった急ぎの要件でない限り、電話は控えましょう。

電話をするタイミングが悪いと、社会人の仕事・休憩の邪魔をしてしまう可能性があるためです。

どうしても電話をする必要がある場合はメールと同様で就業時間内にかけましょう。

【OB訪問】メール返信の3つの定型文

社会人にメールを送る際のマナー・注意点がわかっていても、いざメールを打とうとすると戸惑うのではないでしょうか。

そこで、参考になる3つの定型文をご紹介します。どれも就活生なら送る場面が来ること間違いなしです。

OB訪問了承後の日程調整のためのメール

OB訪問の了承後、日程調整のためのメールでは、就活生からOB側に日時を提案するのが一般的です。その際には、時間の幅を広く取った日程を複数日提案するようにしましょう。

このようにすることで社会人の都合に合わせる姿勢を示すことができます。文面は以下の通りです。

件名 OB訪問の日程について(〇〇大学 △△)

株式会社〇〇

人事部 △△様

お世話になっております。

〇〇大学△△学部◇年の(氏名)です。

OB訪問の件、お時間をいただけること大変嬉しく思っております。

誠にありがとうございます。

OB訪問の日程についてなのですが、以下のいずれかの日程でお時間をいただくことは可能でしょうか。

〇月〇日(曜日) 終日

〇月△日(曜日) 10時〜16時

〇月◇日(曜日)〜〇月×日(曜日) 12時以降

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇大学△△学部◇年

(氏名)

電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇

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ポイントは、件名に簡潔な要件と大学名・フルネームを入力することです。OB訪問を了承してもらったことに対するお礼も忘れないようにしましょう。

万が一、提案した日時で都合がつかなかった場合は、相手の都合の良い日時を聞いてください。

日程調整完了後の確認メール

自分が提案したOB訪問の日程で社会人の都合がついた場合、「〇月〇日(曜日) △時から1時間程度可能です。」といった返信が来ると思います。

日程が決まって安堵するのではなく、確定した日時を確認したことを伝えるために日程調整完了後の確認メールを送りましょう。文面は以下の通りです。

件名 Re: Re: OB訪問の日程について(〇〇大学 △△)

株式会社〇〇

人事部 △△様

お世話になっております。

〇〇大学△△学部◇年の(氏名)です。

OB訪問の日程を調整していただき、誠にありがとうございました。

(対面の場合)〇月〇日(曜日) △時に伺います。

(オンラインの場合)〇月〇日(曜日) △時からでよろしくお願いいたします。

また、当日質問させていただきたい内容を共有いたします。

・△△様が○○社に入社を決めた理由

・△△様が感じる〇〇社の働きやすさについて

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇大学△△学部◇年

(氏名)

電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇

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日程調整完了後の確認メールでは、OB訪問の日程を確認した旨とともに質問したい事項を送ることをおすすめします。

必ず事前に質問を送らなければならないわけではありませんが、共有していた方がお互いにメリットがあります。

社会人は質問の答えを用意する時間ができ、就活生は当日その場で聞くよりも内容の濃い回答を得られるはずです。

OB訪問に了承していただけなかった際のメール

OB訪問を了承していただけない場合もあると思います。しかし、今回は了承してもらえなかっただけで、機会を改めれば了承してもらえるかもしれません。

そのため、OB訪問に了承していただけなかった際に送るメールは非常に重要です。後日、OB訪問の機会を獲得するために以下のような好印象なメールを送りましょう。

件名 Re: Re: OB訪問のお願い(〇〇大学 △△)

株式会社〇〇

人事部 △△様

お世話になっております。

〇〇大学△△学部◇年の(氏名)です。

OB訪問についてご返信をいただき、ありがとうございました。

ご予定がつかないとのこと、承知いたしました。

突然のお願いにもかかわらず、ご検討いただき、誠にありがとうございました。

また別の機会にお話をお聞きすることができましたら幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

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〇〇大学△△学部◇年

(氏名)

電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇

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【OB訪問】お礼メールの定型文

ここまでOB訪問をする前の段階で送るメールについてご紹介しました。OB訪問が終了した後にもメールを送る必要はあるのでしょうか。

結論から言うと、OB訪問終了後にはお礼メールを送るべきです。お礼メールの定型文をご紹介します。

件名 OB訪問の御礼(〇〇大学 △△)

株式会社〇〇

人事部 △△様

お世話になっております。

〇〇大学△△学部◇年の(氏名)です。

本日はご多用中にもかかわらず、OB訪問をさせていただき、誠にありがとうございました。

△△様のお話はどれも新鮮で、心が躍り、貴社で働きたいという気持ちがより一層強まりました。

その中でも特に「」というお言葉が大変印象に残っております。

このお言葉を胸に刻み、引き続き就職活動に励んでいきたいと思います。

改めまして本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

またご相談させていただくこともあるかと存じますが、その際はご指導よろしくお願いいたします。

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〇〇大学△△学部◇年

(氏名)

電話番号：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メールアドレス：〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇

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OB訪問では就活に役立つ話をたっぷりと聞くことができると思います。そのため、お礼メールには感想も入れるようにしましょう。

【OB訪問】メールで返信がない場合の2つの対応策

先程の定型文を使いたくても、なかなかメールの返信が来ない場合もあると思います。

社会人は忙しいことが考えられるので、いつまで待てば良いのか、返信を催促しても良いのか悩みますよね。

メールの返信がない場合の2つの対処法をご紹介します。

1. 無事送信できているか送信履歴を確認する
2. 3営業日以降で再度確認メールを送信する

①無事送信できているか送信履歴を確認する

まずは送信履歴を見て、自分が本当にメールを送信できているのか確認してみてください。

なかなか返信が来ないと思っていたら、自分がメールを送信したつもりになっていて、実は送信できていなかったという場合があるかもしれません。

下書きにメールが入っていたら、再度誤字脱字などをチェックして送信しましょう。

②3営業日以降で再度確認メールを送信する

送信履歴を見て、メールを無事送信できていることが確認できたら、3営業日以降で確認メールを送信しましょう。

土日祝日は営業していない企業の場合、営業日に土日祝日は含まれません。営業日の数え方には注意してください。

確認メールの件名は以前送信したメールから変える必要はなく、内容もほとんど変えなくて大丈夫です。

「〇〇に関してメールを送信しておりますが、その後いかがでしょうか。念のため、〇月〇日に送付しましたメールを再度送信いたします。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。」と付け加えましょう。

OB訪問は定型文を活用すれば大丈夫！

社会人にメールを送信する際のマナーと注意点、メールの定型文をお届けしました。

今後、OB訪問をしていく中で送ることが考えられる社会人へのメールは、マナーと注意点を意識し、失礼がないようにしましょう。

不安な場合は今回ご紹介した定型文をどんどん活用していってください。