企業からの「リマインドメール」のリマインドの意味は？返信は必要？
就活を進めているうえでは、企業とメールのやり取りをすることも多々あります。
そのなかでも、「リマインドメール」を受け取って対応に悩んだ経験がある方はいるのではないでしょうか。
本記事では、リマインドメールの意味や返信のポイントなどについて詳しく解説します。
返信の例文も紹介しているので、企業からのリマインドメールに困惑している方は、ぜひともチェックしてくださいね。
企業からのリマインドメールの意味は「思い出させる」ため
リマインドメールとは、「思い出させる」ためのメールのことを指します。英単語で「remind」は思い出させることを意味し、この単語がリマインドメールの由来となっていますよ。
ビジネス用語として利用する際には、「念を押す」「再確認する」との意味合いで利用されます。
たとえば、重要な会議や書類の提出期限を思い出してもらう時に、関係者に対してリマインドメールを送ります。
就活生からリマインドメールを送るタイミングとしては、OB訪問の前日～数日前が考えられるでしょう。
企業からリマインドメールが送られてきた際の対処法
企業からリマインドメールが送られてきた際の対処法としては、以下が挙げられます。
- メールに返信するべきかはケースバイケース
- メールに返信する際はその日のうちにする
- メールに無駄に返信することでマイナス評価を受けることも
リマインドメールも立派な企業からの連絡の1つであり、対応方法をしっかりと理解しておきましょう。
①メールに返信するべきかはケースバイケース
企業からのメールには基本的に返信すべきですが、一部には返信不要なケースもあります。
例えば、大手企業のAIを使用したような文章の場合は、返信不要です。また、「返信できません」など返信不要の文言がある場合も返信の必要はありません。
一方で、担当者名やパーソナルな内容が乗っている際には、返信が必要です。
メールの本文をしっかりと読んで内容を理解したうえで、上記の基準に照らし合わせて返信の要否を判断しましょう。
②メールに返信する際はその日のうちにする
企業からのリマインドメールを確認して返信すべきだと判断したら、その日のうちにすることが基本だと言えます。
企業は、リマインドメールへの返信の有無によって応募者が選考にまだ参加する意思があるか確認しているためです。
また、メールが届いたタイミングで返信をせず後回しにしていると、そのまま返信を忘れてしまうこともあります。
返信をすぐに行うことは、社会人になった後も重要です。仕事を溜め込まないためにも、返せるメールはその場で返すようにしましょう。
③メールの返信がマイナス評価になることも
企業からのメールは返信することが基本ですが、必要なく返信することでマイナス評価につながることもあります。
企業の面接担当者は、こちらが想像するよりも忙しいものです。「不要」と書いてあるのに返信をしたら、悪印象を与える可能性もあります。
「すべて返信する」というスタンスで、基本は問題ありません。しかし、「返してほしくない」「返す必要がない」と明確に分かる場合は返信を控えましょう。
企業からのリマインドメールに返信する際の2つのポイント
ここでは、企業からのリマインドメールに返信する際のポイントとして以下の2点を紹介します。
- 件名はそのままにする
- 宛名・署名を忘れない
一般的なビジネスメールのやり取りにも通じるポイントですので、ここでチェックしましょう。
①件名はそのままにする
企業からのリマインドメールに返信する際には、件名はそのままにして「Re:」を付けて返信します。
件名がそのままになっていることで、受け取った側がすぐに何のメールなのか判断できるためです。
また、本文についてもそのまま残して返信することで、どんなメールに対する返信なのか確認できます。
ただし、もしメールのやりとりが続いて「Re:」が多くなってしまったら、数個程度だけ残して他は削除してしまいましょう。
②宛名・署名を忘れない
企業からのリマインドメールに返信するにあたっては、宛名や署名を忘れないことも大切です。
宛名や署名の記載はビジネスメールの基本であり、リマインドメールへの返信についても変わりません。
宛名がない状態で返信してしまうと、企業の担当者に対して失礼にあたってしまう可能性もあるでしょう。
また署名を記載しておくことで、どの就活生からの連絡か判断したり連絡先を確認したりすることに役立ちますよ。
企業からのリマインドメールに返信する際の例文
ここでは企業からのリマインドメールに返信する際の例文を紹介します。ぜひ参考にしてくださいね。
| 件名：Re:〇〇〇〇 株式会社〇〇 人事部採用チーム〇〇様 いつも大変お世話になっております。 貴社の新卒採用面接に応募させていただいております、〇〇大学〇〇学科〇年の〇〇〇〇（フルネーム）です。 ご多忙の中、面接のご連絡をわざわざくださりありがとうございます。 メールに記載していただいた通り、明日は以下の日時・場所にうかがわせていただきます。 日時：〇月〇日 〇〇時 場所：貴社○○ビル11階B会議室 今回は面接の機会をいただき、ありがとうございます。 しっかりと準備して臨みますので、どうぞよろしくお願いいたします。 ———————————————– 〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年 〇〇 〇〇（フルネーム） TEL：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 e-mail：×××××＠××.jp ———————————————– |
リマインドメールの内容をたとえ覚えていたとしても、メールをくれたことに対するお礼の気持ちは伝えることが大切です。
また、日時などのリマインドを受け取った場合は、復唱するように記載すると企業の担当者も安心できますよ。
リマインドの意味は社会では常識！
リマインドメールとは、重要な事柄を忘れないように予定日の直前に関係者へ送る念押し・再確認のメールのことです。
リマインドメールを受け取ったら返信の要否を判断し、返信すべき場合は基本的なルールを守って早期に返信するようにしましょう。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
