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面接前の電話の掛け方・受け方｜気を付けるべきマナーも紹介

就活ビジネスマナー電話対応面接

就職活動で企業と連絡を取るのにメールが主な手段の人がほとんどです。しかし、内定辞退や面接に遅れるときなど、電話が必要になるシーンはあります。

本記事では、面接前の電話の掛け方や気を付けるべきマナーを解説します。

ビジネスシーンでの電話をかける方法を知っておき、いざというとき焦らないようにしましょう。

どんなとき？面接前の電話

そもそも、面接前に電話をかけるシーンが思い浮かばない人もいるでしょう。就職活動では電話を使うケースが少なく、メールでのやりとりがほとんどです。

しかし、体調不良で面接予定日に面接をおこなえない場合は、自分から企業へ日程変更や面接辞退を伝えるために電話をかける必要があります。

ほかにも、企業側の都合で面接日に面接がおこなえないと担当者から電話がかかってくるケースがあります。自分から電話をかけるのとは違い、企業のタイミングで来るため、心の準備ができません。

急なシーンでも焦らず対応できるには、ビジネスシーンで使える電話応対を覚えておくと安心です。

面接前に確認しよう｜電話マナー5つ

急なシーンで焦って電話をかけずに済むよう、面接前に電話のマナーも合わせて確認しておくと安心です。

ここでは、ビジネスシーンで使える電話のマナーを5つ解説します。

心配なときは面接と同じように事前に練習しておくと、当日焦らずに済むでしょう。

1. 言葉遣いに気をつける
2. 営業時間内にかける
3. 静かな部屋でかける・受ける
4. 相手が切ってから電話を終える
5. はっきりと話す

①言葉遣いに気をつける

面接前に電話をかけるときは、普段の電話で使う「もしもし」の利用は避けましょう。

電話に出るときは、「はい。〇〇です。」や「お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日に面接予定の、〇〇大学の〇〇と申します」などで始めましょう。

また、普段使いやすい「了解しました」は、ビジネスシーンでは不適切です。就職活動で内容を理解したことを伝えたいときは「承知しました」が適切になります。

履歴書で記載するときに使う「貴社」も、書き言葉のため電話の場面では正しくありません。「御社」と言うと、マナーを知っていると採用担当者に理解してもらえます。

➁営業時間内にかける

面接前に企業へ電話をかけるときは、営業時間にも配慮しましょう。

始業時間から1時間以内の朝やランチの時間帯から1時間前後の昼、終業時間の1時間前以降は、忙しい時間帯のため避けるのがマナーです。

企業の営業時間がわかるのであれば、電話をかける前に調べておくと安心です。営業時間がわからないときは、一般的な始業時間で多い9〜10時を避けましょう。

昼の時間は、12〜13時の企業が多いです。また、17〜18時前後は企業の終業時間にあたる場合が多い傾向にあります。

③静かな部屋でかける・受ける

企業に電話をかけるときや受けるときは、静かな部屋でおこないましょう。

周りの環境が騒がしいと、自分の声が相手に伝わりにくかったり、相手の声が聞こえづらかったりします。なるべく静かな環境で、落ち着いて電話に出ましょう。

電車の遅延で面接に遅れそうなときは、駅のホームや人混みにいる場合も多くあります。外で企業に電話をかけるならば、電車やアナウンスの音がうるさくない場所を選びましょう。

急ぎの電話であっても、騒音が多い場所から離れるのがマナーです。

④相手が切ってから電話を終える

用件を伝えて電話を終えるときは、相手が電話を切ってから切りましょう。

相手が電話を切る前にこちらから切ってしまうと、採用担当者に失礼だと思われるケースも少なくありません。相手が電話を切ったのを確認してから、こちらも切りましょう。

このマナーは、就職活動に限らず就職後にも役立ちます。ビジネスシーンで電話をかけるときは、相手が切るのを待ってから電話を切る癖をつけておくと安心です。

⑤はっきりと話す

企業と面接前に電話のやりとりをするときは、はっきりと話すのも大切です。電話は音声だけで情報をやりとりするため、相手が聞き取りやすいようにはっきりと話す必要があります。

緊張しているときや焦っている場合は、知らないうちに早口になる人も少なくありません。普段よりゆっくり話すよう心がけ、相手が聞き取りやすいように配慮しましょう。

とくに最初の一声目は相手も聞き取りづらい場合が多いため、意識的にはっきり話すのがおすすめです。

【シーン別】電話の受け方

企業から電話がかかってきたときは、状況によってはすぐに出られない場合もあるでしょう。

ここからは、シーン別で企業から電話が来たときの受け方を解説します。

急な電話にも焦らずに済むよう、事前に知識をつけておきましょう。

1. その場ですぐに受け取れる場合
2. すぐに受け取れない場合

①その場ですぐに受け取れる場合

その場ですぐに電話を受け取れるときは、受電ボタンを押しましょう。電話に出るときは、「はい。〇〇です。」と名乗り、相手が名乗ったら「ご連絡ありがとうございます」と伝えましょう。

受電したときにいる場所が外であれば、なるべく静かな場所に移動します。言われたことを忘れないよう、メモを用意しましょう。

電話は担当者が都合のいいときにかけてきているため、受けられる場面であればそのまま電話するのがおすすめです。不要に折り返しにしてしまうと、タイミングが合わなくなる可能性があります。

➁すぐに受け取れない場合

電車や授業中などは、すぐに応対できない場合もあるでしょう。

電話に出られるものの対応できないときは、「ご連絡ありがとうございます。ただいまお電話することが難しい状況にあるため、後ほどこちらからかけなおしてもよろしいでしょうか。」と伝えましょう。

折り返せる時間がわかるときは、相手に時間を伝えて都合がいいか確認しておくと安心です。

相手から再度電話をかけると言われた場合は、採用担当者に従って問題ありません。ただし、何時ごろであれば電話に出られるか伝えておくと、すれ違う可能性を減らせます。

【シーン別】電話の掛け方

就職活動では、自分から企業へ電話をかける可能性もあります。

電話の掛け方を知っておけば、いざというとき焦らず電話できます。

ビジネスシーンでの電話の掛け方を身につけておき、落ち着いて対応しましょう。

1. すぐに繋がった場合
2. なかなか繋がらない場合
3. 担当者が不在の場合

①すぐに繋がった場合

電話をかけたときすぐに担当者につながる場合は、会話がすぐに始まるため注意が必要です。

電話口に相手が出たら、「お世話になっております。お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日に面接予定の、〇〇大学の〇〇と申します。」とはじめましょう。

手元にメモを準備しておき、いつでも電話内容を書き取れるようにしておくと安心です。

また、電話口に担当者が出たときは、今電話できるタイミングか確認しましょう。電話が鳴ったからとったものの、用件によっては後にして欲しい場合もあります。

相手の都合を配慮できると、電話口に出た担当者からも好印象になります。

➁なかなか繋がらない場合

電話をかけたものの、なかなかつながらないケースもあるでしょう。相手が忙しくて電話に出られない可能性があるため、何度もかけるのはおすすめできません。

コールするときは、5〜6回程度にしましょう。長くとも10回コールして出なければ、一度切るのがおすすめです。

時間をおいてかけ直し、相手の都合がいい時間を探りましょう。一般的には、昼明けの14時半〜16時くらいまでの時間だと迷惑になるケースが少ないです。

③担当者が不在の場合

電話をかけたものの、担当者が不在で電話に出られない場合もあります。電話口に出てくれた人に何時ごろであれば戻るか確認し、その時間以降に改めてかけ直しましょう。

戻る時間がわからないときは、相手に掛け直してもらうのも方法のひとつです。

「お戻りになりましたらお電話いただけますでしょうか。」と聞き、自分の電話番号と名前、電話に出られる時間帯をはっきりと伝えましょう。

折り返しの電話を受けたときは、掛け直してもらったときにお礼の言葉を伝えると丁寧な印象を与えます。

面接前の電話ではマナーに気を付けよう

就活での連絡関係はメールが多く、電話をする経験が少ない人も多いでしょう。

しかし、電車の遅延や体調不良といった不測の事態で、電話が必要になるケースは少なくありません。

電話が必要になったときは、マナーに気をつけて対応しましょう。不要なタイミングで、採用担当者にマイナスの印象を与えずに済みます。