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担当者の宛名は様・御中を使い分けよう｜用法・送る際の注意点を解説

ビジネス用語ビジネスマナー御中様

企業への提出書類で何気なく書いている、「様」と「御中」。一方で、使い分けに自信が無い人もいるでしょう。

そこで本記事では、企業に書類を送る際の「様」「御中」の使い分け、電話とメールで送る際のそれぞれの注意点を解説します。正しい言葉遣いを知りたい人は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

【様・御中】担当者につける敬称の使い分けを紹介

そもそも、「様」と「御中」の違いがよくわからない人もいるのではないでしょうか。まずは「様」「御中」の違いを解説します。

1. 「様」は個人宛に使う
2. 「御中」は組織宛に使う

敬称の使い分けに自信が無い人は、改めてチェックしてみましょう。

①「様」は個人宛に使う

「様」は、送付先の担当者名がわかる場合に使用します。また、名前が不明であっても、「採用担当者」のように特定の人物に送ることが明白なときにも「様」を使いましょう。

▼使用例

企業説明会やインターンシップなどで、複数の採用担当者名を把握していることもありますよね。そのような場合でも、採用担当者を一個人と捉えて上記の例のように「担当者様」と表記します。

一方、人事部部長宛で指定されているときには「人事部部長○○様」と記載しましょう。「部長様」は二重敬語になってしまうので使用不可です。

なお電話連絡の際は特定の人物を呼び出すため、「○○様」と言ってくださいね。

②「御中」は組織宛に使う

「御中」は、担当者がわからず部署または企業宛に送付する場合に使用します。「様」と迷ってしまう際は、組織宛（「御中」）なのか個人宛（「様」）なのか考えてみましょう。

▼使用例

「御中」と「様」は併用できないので注意してください。なお、「御中」は文面上でのみ使用される言葉で、電話や面接など対面では使いません。

【担当者宛】書類の郵送で注意すること3つ

書類を郵送する際には、「様」と「御中」の使い分け以外で次の3点に注意しましょう。

1. 住所を右側に書く
2. 会社・部署名を省略しない
3. 返信用封筒の「行」「係」を消す

各注意点を詳しく解説しているので、封筒の書き方が不安な人はチェックしてみてください。

①住所を右側に書く

住所は封筒の右側に書きましょう。宛名は住所より大きな字で書くため、誤読をおそれて、住所を大きすぎる字で書かないようにしてください。

住所が長く二行に分けて住所を書くときは、マンション名やビル名を二行目にすると見栄えが良くなります。

ちなみに裏面に書く自分の住所は、封筒ののり代部分の左側に住所と氏名を書く、または、のり代部分の右側に住所、左側に自分の氏名を書くのが一般的なマナーです。

②会社・部署名を省略しない

会社名や部署名は省略せず、正式名称で書きましょう。「(株)」「(有)」は、就活のような改まった場面では不適切です。それぞれ、「株式会社」「有限会社」と書いてください。

宛先の郵便番号やビルの階数、漢字などが間違っていると、誤送や返送のおそれがあります。最悪の場合、提出期限に間に合わない可能性も考えられるでしょう。

担当者の元に確実に届けるためにも、企業が指定した宛先になっているのか、第三者が見ても誰宛なのか読める字で書けているか、改めて確認してください。

➂返信用封筒の「行」「宛」を消す

企業が用意した返信用封筒の宛名には、「行」「宛」と記載されている場合があります。この「行」「宛」は二重線で消してから郵送してください。

そのまま郵便ポストに入れても企業には届きますが、マナー違反です。縦書きの場合は「行」「係」は縦の二重線で消し、左隣りに「御中」または「様」と書きましょう。なお、修正ペンはNGです。

「行」「宛」などを消して「御中」「様」と書き直すのは、ビジネスシーンだけではなく幅広く活用できる一般マナーなので、覚えておくと後々役立ちますよ。

【担当者宛】メールで注意すること2つ

メールの場合は、郵送とは異なる注意ポイントがあります。ここでは、以下の2点を解説します。

1. 「御中」ではなく「様」を用いる
2. 冒頭に宛名を記載する

メールマナーも社会人必須の知識なので、把握しておきましょう。

①「御中」ではなく「様」を用いる

メールの場合、宛名には「様」を使います。ビジネスシーンでは、「各位」「御中」などを用いるシーンもありますが、就活時には原則「様」を使用しましょう。

採用担当者や企業の窓口など、1つのメールアドレス宛に送信する場合は、「様」が適切です。

「様」と「御中」で迷ってしまう人は、1つのメールアドレス宛なのか、CCやBCC機能で複数のメールアドレスに送信するのかで判断してみてください。

②冒頭に宛名を記載する

メール送信のビジネスマナーとして不可欠なのが、宛名や自分の署名です。メールの冒頭には、「社名」「部署名」「担当者名」を記載しましょう。

▼例文

郵送時の封筒と同様、社名は省略せず正式名称で書きます。宛名は一行にまとめようとすると見栄えが悪くなってしまうので、上記の例のように適宜改行しましょう。

社名や担当者名の誤字脱字は悪印象になりかねません。必ず企業の公式HPや配布された資料などと照らし合わせて、間違いが無いか確認してくださいね。

【担当者宛】郵送の基本マナー4つ

スマホやPCでやり取りが簡単にできるようになった現代。書類の郵送マナーに不慣れな人もいるのではないでしょうか。そこで本項目では、郵送の基本的なマナーを4つ紹介します。

1. 封筒は白色を利用する
2. クリアファイルに書類を入れる
3. 添え状を入れる
4. 切手を過不足がないように貼る

各マナーの詳細をわかりやすくまとめているので、改めてチェックしてみてください。

①封筒は白色を利用する

企業に書類を郵送する際は、白色の封筒を選びましょう。白色は透けやすいので、分厚い封筒がおすすめです。

封筒のサイズは、履歴書など封入する書類のサイズに合わせたものを選択します。履歴書がA4判の場合は角形2号、B5判の場合は角形3号がちょうどよい大きさです。

書類に対して極端に大きなサイズの封筒だと、不格好な印象を与えてしまいます。手持ちの封筒で妥協せず、必要に応じて適切なサイズの封筒を購入してくださいね。

②クリアファイルに書類を入れる

書類はクリアファイルに入れたうえで、適切な封筒に入れましょう。クリアファイルに入れることで、雨に濡れたり、折れ曲がったりするリスクを防げます。

使用するクリアファイルは、ロゴや柄が一切無い無色透明なものがベストです。折れや汚れが無いきれいなものを使いましょう。

なお、無色透明なクリアファイルは、百円ショップやネット通販で複数枚セットで販売されています。

クリアファイルは書類郵送のほか書類を持ち運ぶ際にも便利なので、手元に無い人はこの機に用意しておくと安心です。

➂添え状を入れる

書類の一番上には、同封している書類を記載した添え状を入れます。添え状は、郵送時のマナーとして欠かせないポイントです。

添え状を見ると、「誰」が「何」を「何部」送ってきたのかがわかるようになっています。必要書類を入れているのかセルフチェクとしても役立つため、添え状は忘れずに作成および同封しましょう。

④切手を過不足がないように貼る

切手は、必ず過不足が無いように貼ります。書類の大きさや重さによって送料が異なるため、郵便局の窓口を利用するのが確実です。

切手が不足していると、返送または受取人が不足額を支払うことになります。切手が不足している状態で企業に届いてしまうと悪印象です。

郵便局の窓口を使用すれば、いつ頃相手に届くのか確認もできるので、書類郵送時にはぜひ郵便局を活用してみてください。

【担当者宛】メールの基本マナー4つ

書類を郵送するよりも、メールのやり取りのほうが慣れている人もいるでしょう。しかし、慣れているからこそマナーの再確認は必須です。ここでは、メールの基本的なマナーを4つまとめました。

1. 件名は簡潔にする
2. 読みやすい本文にする
3. 絵文字を利用しない
4. 企業の営業時間内に送信する

①件名は簡潔にする

メールの件名は、本文の内容を簡潔にまとめましょう。メールの送受信ボックスに表示されるのは件名の冒頭部分であることを考慮し、重要な部分を最初に記載します。

▼例文

件名を見ただけで、「いつ予定している」「どのような用件なのか」「誰が送信したのか」がわかる内容にしましょう。

なお、企業からのメールに返信する場合はメールの返信機能を利用し、「RE：」がついた件名のまま本文を作成して返信します。

②読みやすい本文にする

メールの本文は、改行や句読点を適宜使って読みやすいようにしましょう。書類の文章とは異なり、句点（。）ではなく読点（、）で改行するのがメールならではの特徴です。

改行は、20～30文字を目安にするとちょうど良い長さになります。

ただし、文字数にこだわってしまうと不自然なタイミングで改行しかねないので、20～30文字でなおかつ読点または句点を打った部分が改行のベストタイミングです。

また、冒頭や末尾での挨拶と本題の間にそれぞれ一行の空きをつくることで、内容を明確にできますよ。

➂絵文字を利用しない

SNSでのコミュニケーションで便利な絵文字や記号は、ビジネスシーンでは不適切です。絵文字のほか、「!」や「?」も使用できません。

また、話し言葉になっていないか注意してください。「なので」「やっぱり」「でも」などを使ってしまうと、言葉遣いが乱れている人物だと捉えられてしまいます。

メールでは個性を出そうとせず、マナーに則り正しい敬語を使った文章を作成しましょう。

④企業の営業時間内に送信する

メールを送信する時間帯も、注意したいポイントです。基本的に、メールの送信は企業の営業時間内に行いましょう。

メールは相手のタイミングで確認できるのがメリットですが、緊急の要件以外で早朝や深夜に連絡してしまうと、非常識だと思われる可能性があります。

また、業務上のメールは営業時間内で確認されているため、営業時間外のメールは見逃されるおそれも。

大抵は出社後にメールを確認しているため、午前中に送信するのが無難です。メールに限らず、相手の迷惑にならない時間帯に連絡するように意識しましょう。

担当者宛の様と御中の用法を理解しておこう！

就活では言葉遣いをはじめ、さまざまなマナーが見られています。本記事で解説している「様」「御中」を適切に使い分け、社会人としての基本を身に着けましょう。

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