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書類送付状は手書きでなくてもOK！正しい書き方やNG例も紹介

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就職活動ではWebからのエントリーが主流となっていますが、企業によっては履歴書などの応募書類を郵送する機会もあるでしょう。

そんな時、「書類送付状はどのように作ればいいのか」「手書きではないといけないのか」など疑問に思うこともありますよね。

本記事では、書類送付状について書き方や例文、NG例などを詳しく解説します。企業に対し不備や失礼がないよう、ぜひチェックしてみてください。

書類送付状を書く前に！送付状の意味

書類送付状とは、ビジネスにおいて郵送や宅配便を送る際に添える書状のことです。就職活動においては企業に対し、自分が誰であって、今回何を送ったのかの内容を伝える手紙を意味します。

書類送付状には「いつ、誰が、誰に、何を、どれだけ」送ったのかを書きます。具体的には、発送する日付、自分の名前と連絡先からはじまり、件名、本文、結語、同封書類一覧といった内容です。

採用担当社が履歴書よりも先に目を通す書類となりますので、しっかりコツをおさえて、先方に失礼がないように記載しましょう。

ちなみに、書類送付状が必要なのはあくまで郵送の場合のみです。面接などで書面を持参し直接手渡す際には必要ありません。

【パターン別】書類送付状の例文2つ

「書類送付状は手紙だから手書きではないといけない？」と不安に思う方もいるかもしれませんが、手書きでもパソコンで出力しても、どちらでも問題ありません。

もともと書類送付状は選考に影響はしませんので、得意な方を選択しましょう。

ここでは具体的に、書類送付状の書き方を例文をまじえて解説します。

1. 手書きの場合
2. PCの場合

①手書き

手書きで作成する場合、まず原則として縦書きになります。用紙は無地、もしくは罫線が入っているもので、サイズはA4・B5を選びましょう。

ビジネス文書ですので、装飾がないもので、できる限りシンプルな便箋がベターですね。

【例文】

この例文では、構造上横書きにしていますが、実際に書くときは原則として縦書きにしてくださいね。

まずは頭語＋時候の挨拶を記載します。続いて「面接を受けたいので書類送ります」という内容を伝える文章を簡潔に書きましょう。

次に今回送付する書類の内容を書き、末文として「よろしくお願いします」という旨と、「敬具」という結語を書きます。

送付する年月日、署名（名前のみでも可）、そして最後に宛先を書いて終了です。宛先が最後になるのが、PCで出力する場合と大きく異なる点ですので注意しましょう。

②PC

いっぽう、PCで作成する場合は横書きです。PCで手書きのように縦書きで入力するのはNGです。用紙はA4（履歴書・エントリーシートと同じサイズ）を使いましょう。

【例文】

記載する内容は手書きの場合とほぼ変わりませんが、記載する項目の順番が異なります。

また、日付、自分の名前と連絡先、敬具は右端に寄せます。手書き版ではなかった表題や、「記」「以上」などもありますので、注意が必要です。

左寄せ、中央揃え、右寄せなどレイアウトが多様なので、書類送付状のテンプレートを利用するのもおすすめですよ。

書類送付状のNG例3つ

ここでは、書類送付状を作成する際に気をつけたい注意点を3つ紹介します。採用担当者に失礼になるだけでなく、マイナスな印象を与えてしまいますので、ぜひチェックしてみてください。

1. 志望動機が長々書かれている
2. 2枚以上にわたって書く
3. 希望条件を書く

①志望動機が長々書かれている

書類送付状に長々と、志望動機や自己PRなどを記述するのはNGです。

書類送付状は、あくまで「どんな書類を何枚送ったか」を記載するための書面です。そもそも志望動機や自己PRは、履歴書やエントリーシートにしっかりと書いているはずなので、書類送付状にまでそれを書くのは過剰となります。

上記の記載例にあるように「書類を送ります、ご検討下さい」といったことのみを書きましょう。ビジネス文書ですので、個性を出さず、テンプレ通りの方が好印象ですよ。

②2枚以上にわたって書く

書類送付状は、用紙1枚にまとめるようにしましょう。2枚以上になるのはNGです。

こちらも上記の記載例の通り、必要事項だけを書けば、1枚でおさまるはずです。手書きの際は選ぶ便箋によって変わってくるかもしれませんが、2枚以上となると採用担当者の手を煩わせてしまいます。

通常のA4もしくはB5サイズの便箋なら、1枚におさまるでしょう。文字の大きさや罫線の幅、PCの場合はフォントサイズなどにも気を付けて作成してみてくださいね。

③希望条件を書く

書類送付状には必要事項以外のことは書かない、と説明しましたが、特に希望条件を書くのはもっともNGだと思っていいでしょう。先方への挨拶の手紙として不適切であり、マナー違反だと捉えられてしまいます。

せっかく丁寧に書類送付状を作成し添付しても、かえって採用担当社への印象が悪いものとなってしまいます。逆効果となりますので注意して下さい。

どうしても記載しておきたい希望条件があるのなら、履歴書の「本人希望記入欄」に書きましょう。

書類送付状を郵送する際のポイント3選

ここでは、記載し終わった書類送付状を履歴書やエントリーシートと一緒に郵送する際に気をつけたいポイントについて、下記の3つを紹介します。

1. 1番上に重ねて提出する
2. サイズを揃える
3. 書類はすべてクリアファイルに入れる

①1番上に重ねて提出する

郵送する際に気をつけるポイントとして、書類送付状は1番上にして封筒に入れるというのが挙げられます。

新卒で履歴書などを郵送する際、一般的に送る書面は書類送付状、履歴書、エントリーシートの3枚になるかと思います。この場合、履歴書・エントリーシートの上に書類送付状を重ねてくださいね。

理由としては、書類送付状は挨拶文であり、面接官にいちばん先に見て欲しい書面だからです。上から順番に目を通してもらう際に、まず書類送付状を確認してもらえるようにしましょう。

②サイズを揃える

書類送付状は、履歴書やエントリーシートと同じサイズで用意しましょう。書類送付状だけが大きかったり、逆に小さかったりしては、どうしても不揃い感が出てしまいます。

企業から指定がない限り、一般的には履歴書やエントリーシートはA4サイズがおすすめです。その際は書類送付状もA4サイズで作成しましょう。

どうでもいいことのように見えますが、これもビジネスマナーのひとつです。書面の郵送は、まだ顔を合わせたことのない採用担当者との、初めてのコンタクトです。細かいことですが、気配りは必要ですね。

③書類はすべてクリアファイルに入れる

送付する書類は、書類送付状も含め、すべてクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。

理由としては、汚れや折れ目が付くのを防ぐためです。普通郵便で送るので、もしかしたら押しつぶされて変なところで折られたり、雨で濡れてしまう可能性もゼロではありません。

外側の封筒が汚れたり濡れたりしても、クリアファイルに入れておけば、大切な履歴書などは守られますね。クリアファイルは無地透明のものを選びましょう。

書類送付状の書き方や送り方には気をつけよう

就職活動において、履歴書やエントリーシートを郵送するときに必要な書類送付状について解説しました。

書類送付状は手書きでもPC入力でもどちらでも大丈夫です。1枚におさめ、書類のいちばん上に重ねて送付しましょう。

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