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「採用担当者様」の正しい使い方｜履歴書・メールでの例文も紹介

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採用担当者にメールや書類を送る際の敬称の使い方がよく分からず悩んでいる就活生もいるのではないでしょうか。

本記事では、就活でよく使う敬称「採用担当者様」の正しい使い方について解説します。

採用担当者様と御中の使い分け方も解説しているので、ぜひ最後までお読みください。

「採用担当者様」って書いてもいいの？採用担当者様を使う場面

「採用担当者」は担当者の個人名がわからない時に使用する敬称です。

例えば、企業の人事部や採用係に応募書類を送付する際、個人名が分からない場合には「○○株式会社 人事部 採用担当者様」といった形で使用します。

「採用担当者」は、封筒の宛名だけでなく、メールの宛先や電話での呼び出し時にも利用され、一般的なビジネスマナーとして広く認識されています。

ただし、担当者の名前がわかる時には宛先は「担当者の名前」とするのがマナーです。例えば、「山田様」や「田中部長様」など具体的な名前を宛先に記載します。

【媒体別】「採用担当者様」の使い方

就職活動において、採用担当者への正しい敬称の使い方は非常に重要です。ここでは、封筒・メール・電話それぞれの「採用担当者様」の適切な使い方を分かりやすく解説します。

1. 封筒
2. メール
3. 電話

①封筒

封筒で履歴書やその他の応募書類を送る際の正しい敬称は、「株式会社◯◯ 人事部 採用担当者様」と、会社名、部署名を正確に記載し、その後に採用担当者様を書き加えることです。

ここで注意すべきは、会社名や部署名を略さずに正式な名称を使用することです。

また、封筒に書く際は、受取人が一目で理解できるように、中央に大きく、はっきりと書きましょう。封筒の見栄えを良くするために、会社名は少し小さめに右隣に配置するとバランスが取れます。

さらに、「御中」を使用する場合は、「人事部 御中」とし、「採用担当者様」との二重敬語にならないように気をつけましょう。これらの細かい配慮が、あなたの印象を良くも悪くも左右します。

②メール

メールで採用担当者に連絡する際は、件名やメールの最初に「株式会社◯◯ 人事部 採用担当者様」のように、社名、部署名、そして採用担当者様と続けます。

大切なのは、社名や部署名を略さず、正式な名称を用いることです。また、メールの本文では、会社名、部署名、採用担当者様の各要素を改行して整理し、読みやすい形式を心がけましょう。

誤字脱字がないか、敬語が正しく使われているかを確認することも忘れてはなりません。メールは文字情報のみで相手に伝わるため、丁寧かつ正確な表現が求められます。

③電話

電話でのやり取りでは、「採用担当者様」だけで問題ありません。まず電話をかける際には、自己紹介をし、「人事部の採用担当者様にお繋ぎいただけますか？」と丁寧にお願いします。

相手の名前が分かっている場合は、その名前を使って直接お願いしましょう。

また、電話をかける時間帯にも注意が必要です。始業前や昼休み、終業間際など、相手の業務に支障をきたす可能性のある時間帯は避けましょう。

電話のマナーとして、相手の都合を考え、礼儀正しく対応することが重要です。これらの配慮が、相手に対する敬意として伝わり、あなたの印象を良くすることに繋がります。

「採用担当者様」・「御中」の使い分け

就職活動において、敬称の正しい使い分けは非常に重要です。特に「採用担当者様」と「御中」の使い方を間違えると、マナーとして不適切な印象を与えかねません。

ここでは、「採用担当者様」と「御中」の適切な使い方を解説します。

1. 担当者が1人の場合は「採用担当者様」
2. 担当者が複数いる場合は「御中」
3. 封筒やメールは「御中」・電話は「採用担当者様」

①担当者が1人の場合は「採用担当者様」

担当者が1人であることが明確な場合、「採用担当者様」を使用します。これは、特定の個人に対して敬意を表すための表現であり、直接その人に書類やメールが届くことを意味します。

例えば、人事部の山田さんが担当者である場合、「山田様」と直接名前を記すことで、より個人的かつ丁寧な印象を与えられるでしょう。

個人宛の正確な敬称を用いることで、相手に対する敬意と真摯な態度が伝わり、第一印象が良くなります。

②担当者が複数いる場合は「御中」

一方で、担当者が複数いる場合や人数が不明な場合には、「御中」を使用します。これは、個人ではなく部署やチーム宛てに書類やメールを送る際の一般的な表現です。

例えば、「株式会社〇〇 人事部 御中」と記すことで、人事部全体に対して敬意を表していることになります。

「御中」は、特定の個人ではなく、複数の人が関与する可能性がある場合に適しており、誰が書類を受け取っても適切な敬称となります。

また、企業や団体に対して正式な書類を送る際にも「御中」を用いることが一般的です。

③封筒やメールは「御中」・電話は「採用担当者様」

封筒やメールを送る際には、多くの場合、複数の人が関与する可能性があるため、「御中」を用いるのが一般的です。これにより、部署やチーム全体に対して敬意を表せます。

一方で、電話で直接話をする場合は、通常、特定の担当者とコミュニケーションを取ることが多いため、「採用担当者様」を使用します。

コミュニケーションの手段や状況に応じて敬称を使い分けることが、適切なビジネスマナーとして重要です。

「採用担当者様」と記載した書類やメールを送る時のマナー

採用担当者への書類やメールを送る際は、適切なマナーを守ることで、印象を良くし、スムーズなコミュニケーションを図れます。ここでは、書類やメールを送る際の基本的なマナーを解説します。

1. 封筒
2. メール

①封筒

封筒を送る際は、白の角2封筒を使用するのが基本です。白色は清潔感があり、フォーマルな印象を与えます。また、角2封筒はA4サイズの書類を折らずに収められるため、書類がきれいな状態で送れます。

また、添え状を入れることも重要です。添え状には簡潔に自分の名前と送付する書類の概要を記載しましょう。これにより、受け取った採用担当者は書類の内容をすぐに理解できます。

さらに、書類をクリアファイルに入れることで、雨水や汚れから保護し、採用担当者にきれいな状態で届けられます。

最後に、切手の過不足を防止するために、郵便局の窓口から提出することも大切です。切手の過不足は、不注意と受け取られがちなので注意しましょう。

②メール

メールを送る際は、まず営業時間内に送ることが最低限のマナーです。特に朝早くや夜遅くの送信は避け、相手の業務に配慮しましょう。

また、一目でわかる件名を書くことも大切です。具体的かつ簡潔に、メールの内容が一目でわかる件名にしましょう。

メールの本文は、長すぎず要点を押さえて簡潔に書くことが重要です。自己紹介、目的、要件を明確にし、読み手がすぐに内容を理解できるように心がけましょう。

また、敬語を正しく使い、丁寧な印象を与えることも大切です。

「採用担当者様」を使う時の注意点

企業へのメールや郵送物の宛名が重要です。ここでは、宛名に「採用担当者様」を使う際の3つの注意点を解説します。

1. 会社・部署名は正式名称で書く
2. 宛名を間違えない
3. 修正テープ・二重線は使わない

①会社・部署名は正式名称で書く

企業にメールや郵送物を送る際、会社名や部署名は正式名称で記載することが基本です。略称を使うと不正確で失礼にあたり、企業への敬意が欠けていると見なされかねません。

例えば、「株式会社」を「(株)」と略すのではなく、全て正式に書きましょう。また、部署名も正確に把握し、間違いのないように注意が必要です。

正式名称を使うことで、相手に対する敬意と丁寧さを示し、好印象を与えられます。

②宛名を間違えない

宛名は正確に記載しましょう。宛名の誤りは、相手に対して失礼です。特に、個人名や部署名の漢字間違いに注意しましょう。

正しい宛名を使用することで、相手に対する尊敬と真剣な姿勢を示せます。

また、宛名を間違うと、誤送されたり返送されて提出期限に間に合わない可能性があります。送付前には必ず宛名を確認しましょう。

③修正テープ・二重線は使わない

書類や封筒に誤りがあった場合、修正テープや二重線での訂正は避けるべきです。修正テープや二重線は不潔で不注意な印象を与えます。

誤りを発見した場合は、新しい書類や封筒を使用し、きれいな状態で提出することが重要です。丁寧な仕事ぶりは、あなたの印象を大きく左右するため、細部にわたって注意を払いましょう。

「採用担当者様」に関するQ&A

最後に、「採用担当者様」に関するよくある3つの質問に答えていきます。正しい敬称の使い方を知り、就活のマナーを身につけましょう。

1. メールの返信には「採用担当者様」を使う？
2. 返信用封筒の場合はどうする？
3. 役職も敬称に含まれる？

①メールの返信には「採用担当者様」を使う？

メールの返信時に「採用担当者様」という敬称を使うかどうかは、宛先が個人か部署かによって異なります。個人名が明確な場合は「山田様」のように敬称を付けるのが一般的です。

しかし、特定の個人ではなく部署や複数の人に宛てる場合は「御中」としましょう。

メールの場合、個人が読むことを想定して「様」を使うこともありますが、正式な文書や郵送物では「御中」を用いるのが基本です。

②返信用封筒の場合はどうする？

返信用封筒を使用する際は、元の宛名に「行」や「係」が記載されていることがあります。これをそのまま使用するのではなく、二重線で消し、その下に「御中」や「様」を書き加えるのがマナーです。

二重線は修正テープで消すのではなく、ペンで丁寧に引きましょう。これにより、送り主が敬意を持って対応していることが伝わり、好印象を与えられます。

③役職も敬称に含まれる？

役職も敬称に含まれます。しかし、役職を含めた敬称の使い方には注意が必要です。

例えば、「〇〇部長様」は二重敬語となり不適切です。正しくは、「〇〇部長」「〇〇様」のいずれかを選ぶか、「人事部部長　〇〇様」と役職と名前を分けて敬称を付ける方法があります。

間違った使い方をすると、失礼にあたることもあるため、常に正しい形を心がけることが大切です。

「採用担当者様」の使い方には気をつけよう

「採用担当者様」を使う際には、マナーを守ることが大切です。

特に、敬称を重ねて使う二重敬語は避けましょう。例えば、「人事部 御中 採用担当者様」と書くと、敬称が重なってしまい、不適切とされます。

また、宛名に誤字や脱字がないか、常に丁寧に確認することが重要です。企業名や部署名は正確に、略称を使わずに正式な名称を用いて書きましょう。

適切な表現とマナーを心がけることで、スムーズで効果的なコミュニケーションが可能になります。