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【例文付き】就活における謝罪メールの書き方・マナーを紹介

就活を行っていて悩んでしまう局面として、トラブルが発生して企業に迷惑をかけてしまうケースが挙げられるでしょう。

本記事では、就活における謝罪のマナーやポイント、謝罪メールの書き方などについて詳しく解説します。

企業の担当者へ謝罪しなくてはならない状況で困っている方は、ぜひともご参考にしてくださいね。

就活における謝罪は直接するのがベター

就活を進める中で謝罪しなくてはならない以下のような事態が起きた場合、できるだけ電話で直接謝罪することが望ましいと言えます。

  • 欠席
  • 書類の提出遅れ
  • 内定辞退 など

ただし、採用担当者は多忙なことも多く、タイミングが合わずに直接謝罪できない場合もあるでしょう。

直接謝罪できない場合はメールで真摯に、誠意を持って謝罪することが大切です。

本記事では謝罪のマナーやポイントを紹介しているので、一緒に確認して万が一の際にしっかりと謝罪できるようにしておきましょう。

就活における謝罪メールのマナー3つ

就活中に企業の担当者に謝罪する場合、以下の3つのマナーを守ることが基本です。

  1. できるだけ迅速に対応する
  2. 非を認めて誠意を持って謝罪する
  3. 誤字脱字をしない

就活に限らず社会人の謝罪においては基本であるとも言えることから、ここでしっかりとチェックしておきましょう。

①できるだけ迅速に対応する

謝罪をするときは、できるだけ迅速に行動することが非常に大切です。事態は放置しても改善せず、時間が経つほど企業からの信頼は失われます。

たとえ謝罪をしても、遅くなればさらに悪いイメージを与えてしまう可能性もあるでしょう。

どんな場面においても謝罪は非常に気が引けるものであり、後回しにしたい気持ちがどうしても出てしまいます。

しかし嫌なことや苦しいことほど迅速に対応できるかどうかは、社会人として重要なポイントです。

②非を認めて誠意を持って謝罪する

謝罪する際には、自分の非を認めて誠意をもって行うことが重要です。非を認めずに言い訳してしまうと、マイナスイメージを与える恐れもあります。

迷惑をかけた後さらにマイナスイメージを持たれてしまうと、もう挽回することは困難です。

自分に非があるときほど、無意識に自己防衛しようと言い訳をしてしまいやすいものですが、できるだけ潔くストレートに謝罪しましょう。

誠意をもって素直に謝罪することが、トラブルを最小限に抑える最も良い方法なのです。

③誤字脱字をしない

誤字脱字をしないことも、謝罪においては重要なポイントです。誤字脱字が目立つと、「適当に謝っている」「反省していない」と思われてしまいます。

メールを作成するにあたっては、一旦最後まで書いた後最初に戻ってよく見直すことが重要です。

特に企業名や部署名、担当者名、担当者の役職名などを間違えると非常に失礼であり、良い印象は持ってもらえないと考えるべきでしょう。

自分一人だけでチェックするのが不安な場合は、周囲の人にチェックしてもらうこともおすすめです。

就活における謝罪メールの書き方4ステップ

就活における謝罪をメールで行う場合、以下の4つのステップで作成することをおすすめします。

  1. 件名|謝罪メールだとわかるようにする
  2. 挨拶|挨拶をしてお詫びを述べる
  3. 本文|原因・今後の対応を述べる
  4. 締めの一言|再度お詫びの言葉を述べる

①件名|謝罪メールだとわかるようにする

謝罪メールの件名は、一目で謝罪メールだと分かってもらえるように記述します。

件名で謝罪であることが分かれば、担当者にすぐに確認してもらえる可能性が高まるためです。

企業の採用担当者は多忙の場合が多く、メールチェックをするタイミングで確実に読んでもらえるように工夫することが重要でしょう。

②挨拶|挨拶をしてお詫びを述べる

メール本文は、挨拶をしてお詫びを述べることから書き始めます。書き出し方の流れは、以下のイメージです。

  1. 通常のビジネスメールと同様に挨拶を述べる
  2. 〇〇のお詫びで連絡をしたと伝える
  3. 謝罪する

最初に結論を述べることはビジネスにおける基本であり、謝罪メールにおいても変わりはありません。謝罪を目的としていることを、冒頭で明示しましょう。

また、次にお詫びの連絡である旨を書く際には、言い訳を書かないようにすることが重要です。

③本文|原因・今後の対応を述べる

挨拶してお詫びの連絡であることを伝えたら、次に問題の原因や経緯、そして今後について記述します。

トラブルが発生した場合、その原因や経緯について整理し、今後の対応を示すことは非常に重要です。

原因や経緯を整理できていないと、相手に「反省する気がない」「何が問題か理解できていない」などと思われる恐れがあります。

事実を客観的に整理し、言い訳や感情的な言葉を入れないように注意しましょう。

④締めの一言|再度お詫びの言葉を述べる

ここまで記載できたら、最後に締めの一言として再度お詫びの言葉を述べます

ただし、一般的なビジネスメールで用いられる「何卒よろしくお願いします」は、お詫びメールでは適切な表現であるとは言えません。

謝罪文では、最後に改めてお詫びの気持ちを伝えられる言葉を記すようにしましょう。締めの一言のイメージは、以下の通りです。

「改めまして、誠に申し訳ございませんでした」
「繰り返しとなりますが、このたびのご迷惑をおかけしたこと、謹んでお詫び申し上げます」

【場合別】就活で使える謝罪メール例文3つ

ここでは、就活で企業に対して謝罪をする際のメールの例文を、以下の3パターンに分けて紹介します。

  1. 【例文①】面接の日程変更
  2. 【例文②】面接のキャンセル
  3. 【例文③】内定の辞退

メールの作成時には自分でゼロから書こうとせず例文を参考にすると、間違いが減るためおすすめです。

【例文①】面接の日程変更

件名:【お願い】面接の日程変更について(○○大学〇〇〇〇)

○○株式会社
人事部採用チーム
○○様

お世話になっております。○○大学〇〇学部の(フルネーム)と申します。
先日は面接日時のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

○月〇日○時にご予定いただいておりました面接につきまして、
大変恐縮ですが日時を変更したくご連絡いたしました。
大学の研究室の発表と重なり、どうしても伺えず申し訳ありません。

つきましては、以下のいずれかの日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
1.◇月△日(月)11~15時
2.◇月〇日(火)終日
3.◇月◇日(水)13~19時

以上です。
お忙しい中面接日の調整にお手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
ご検討いただきますよう、よろしくお願いいたします。
(署名)

面接日程を変えてほしい時には、やり取りが何度も続くことを避けるために必ず候補日を3つ以上提示することが大切です。

また、学生はあくまでも学業を優先すべきであることから、学業関連のことが変更を依頼する理由になっても問題ありません

【例文②】面接のキャンセル

件名:【辞退】二次面接キャンセルのご連絡(○○大学〇〇〇〇)

○○株式会社
人事部採用チーム
○○様

お世話になっております。○○大学〇〇学部の(フルネーム)と申します。
先日は二次面接に関するご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

○月〇日〇時に実施いただく二次面接への参加を予定しておりましたが、
家庭の事情により伺うことができなくなりました。

つきましては、大変お手数をおかけいたしますが面接をキャンセルさせていただきたいです。
せっかくの機会をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
心より、お詫びを申し上げます。

何卒ご理解いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
(署名)

面接をキャンセルする場合も、謝罪の言葉とキャンセルする理由を丁寧に記載します。

キャンセルの理由としては、「家庭の事情」や「一身上の都合」と記載しておくと、角が立ちにくいでしょう。

【例文③】内定の辞退

件名:Re:選考結果のご連絡

○○株式会社
人事部採用チーム
○○様

お世話になっております。○○大学〇〇学部の(フルネーム)と申します。
このたびは内定のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

誠に恐縮なのですが、一身上の都合により貴社の内定を辞退させていただきたく、
ご連絡をさせていただきました。

これまでの選考に貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらずこのような返答となり、
誠に申し訳ございません。
ご理解をいただきたく、何卒お願いを申し上げます。
今後も貴社のさらなるご発展とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。
今後何かのご縁でご一緒する機会がありましたら、その際にはどうぞよろしくお願いいたします。
(署名)

内定辞退自体は就活生の権利であり、やってはいけないことではありません

しかし採用活動に時間を割いてくれたことは事実であることから、丁寧にお礼とお詫びの言葉を記して連絡を行いましょう。

【就活の謝罪メール用】便利なフレーズを紹介!

ここでは、就活の謝罪メールに使用しやすい便利なフレーズを紹介します。以下のように、謝罪の程度に合わせてフレーズを選択することが大切です。

軽度の謝罪の場合中度の謝罪の場合重度の謝罪の場合
申し訳ありません大変申し訳ございませんでした心より謝罪いたします
お詫びいたします大変失礼いたしました弁解のしようもございません
失礼いたしましたお詫びの言葉もございません謹んでお詫び申しあげます
反省しておりますご迷惑をおかけいたしました猛省しております
お許しください
失礼いたしました

就活における謝罪メールではしっかりと誠意を見せよう

就活中に企業へ迷惑をかける事態になった場合は速やかに謝罪をして誠意を見せることが大切です。

できれば電話で謝罪をすることが望ましいのですが、メールで謝罪する場合は基本の流れやポイントを押さえ、丁寧に作成するようにしましょう。

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若林

このメディアの監修者

若林

青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。

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