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説明会をキャンセルしたい時の対応を解説｜内定への影響や例文も紹介

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就活をしている中で、急病などによりやむを得ず企業説明会を欠席しなければいけないときもありますよね。しかし、キャンセルの際の連絡方法がよく分からない就活生もいるのではないでしょうか。

本記事では、説明会をキャンセルする方法と注意点を解説します。

説明会キャンセルが選考に与える影響や、キャンセル連絡の例文も紹介しているので、ぜひ最後までお読みくださいね。

説明会をキャンセルしたい時は必ず連絡を入れるようにしよう

説明会を欠席する場合は必ず事前に連絡しましょう。説明会の無断欠席は、社会人としてのマナー違反であり、企業に対して非常に悪い印象を与えます。

企業は説明会の準備に多くの労力を費やしており、無断欠席はその努力を無駄にする行為です。また、他の就活生にも迷惑をかけることになります。

無断欠席をすると、企業によっては記録されてしまい、今後の選考に影響を及ぼす可能性もあります。もし説明会に参加できなくなった場合は、速やかに企業に連絡を入れることが重要です。

連絡を入れることで、最低限の礼儀を守り、企業に対する責任感を示せます。また、事前に連絡を入れることで、企業側も説明会の準備の際に調整しやすくなるのです。

説明会のキャンセルは内定に影響する？

やむを得ない事情で説明会をキャンセルする場合もあると思いますが、選考に悪影響を及ぼすのではないかと不安になりますよね。

ここでは、説明会のキャンセルが内定に与える影響について解説します。

1. 事前キャンセルの場合は影響しない
2. ドタキャンの場合は高確率で影響する

事前キャンセルの場合は影響しない

事前にキャンセルする場合、通常は内定に影響を及ぼすことはありません。キャンセルの理由が正当であれば、企業も理解を示すことが多いのです。

例えば、体調不良や家庭の事情など、やむを得ない理由であれば、企業側も配慮してくれるでしょう。

重要なのは、早めに連絡を入れることです。メールやウェブサイトを通じてのキャンセルが一般的ですが、企業によっては電話での連絡を求める場合もあります。

キャンセルの際には、謝罪の意を伝え、可能であれば別の日程での参加希望を伝えると良いでしょう。

ドタキャンの場合は高確率で影響する

一方で、当日キャンセル（ドタキャン）は、企業に悪い印象を与える可能性が高く、内定に影響を及ぼす場合があります。

特に理由が不十分な場合や、無断で欠席するのは絶対に避けるべきです。ドタキャンは、企業に対する敬意の欠如と捉えられ、その後の選考に進むことが難しくなる可能性があります。

万が一、ドタキャンせざるを得ない状況になった場合は、速やかに電話で連絡を入れ、誠意をもって対応することが重要です。

説明会をキャンセルする2つのやり方

説明会をキャンセルしたい場合は、適切な方法を取りましょう。ここでは、説明会をキャンセルする2つの方法を解説します。

1. 予約したサイトからキャンセルする
2. メールまたは電話でキャンセルする

①予約したサイトからキャンセルする

多くの企業では、就職活動用のマイページや人材サービスサイトを通じて説明会の予約を受け付けています。サイト上で予約した場合は、サイト内でキャンセル手続きも可能です。

ただし、キャンセルには期限があります。期限が過ぎたらサイト上ではキャンセルできません。電話やメールでの連絡が必要になりますので注意しましょう。

②メールまたは電話でキャンセルする

企業と直接連絡を取っている場合や、オンラインでのキャンセルが間に合わない場合は、メールや電話でキャンセルを行います。

メールでキャンセルする場合は、件名に「説明会キャンセルのご連絡」と明記し、本文では自分の名前、大学名、説明会の日時、キャンセルの理由を記載しましょう。

電話でキャンセルする場合は、まず自己紹介をし、参加予定だった説明会の日時を伝えます。その後、キャンセルの理由を簡潔に説明し、謝罪の意を表しましょう。

どちらの方法も、丁寧な言葉遣いと誠実な態度が求められます。また、キャンセルは早めに行い、企業側に迷惑をかけないように心がけてください。

説明会のキャンセルに関する注意点3つ

説明会のキャンセルは、適切なマナーとタイミングが重要です。ここでは、説明会をキャンセルする際の3つの重要なポイントを解説します。

1. キャンセルすると決めたらすぐに連絡する
2. 当日のキャンセルは電話で行う
3. 企業の業務時間に連絡する

①キャンセルすると決めたらすぐに連絡する

説明会のキャンセルを決めたら、すぐに連絡を入れることが重要です。早めに連絡することで、企業側も他の対応をするための時間を確保できます。

企業はあなたのために席を用意し、時間をかけて準備をしています。キャンセルの連絡が直前であればあるほど迷惑がかかるため、可能な限り早めに連絡しましょう。

②当日のキャンセルは電話で行う

当日にキャンセルをする場合は、メールではなく電話で連絡をすることが大切です。メールでは担当者がすぐに確認できない可能性があるからです。直接電話で伝えることで、迅速な対応ができます。

電話での連絡では、まず自分の名前と所属を明確に伝え、キャンセルの理由を簡潔に説明しましょう。また、お詫びの言葉を忘れずに伝え、相手の理解と寛容を求める姿勢が大切です。

③企業の業務時間に連絡する

キャンセルの連絡は、企業の業務時間内に行うことが重要です。業務時間外や休日に連絡をすると、メールが見落とされる可能性があります。

一般的には、平日の9時から18時の間が適切です。もし業務時間外に連絡をする場合は、メールの冒頭で時間帯に触れ、理解を求める表現を加えると良いでしょう。

説明会のキャンセルを連絡する際の4つのポイント

説明会のキャンセルは、適切な方法で行うことが重要です。ここでは、キャンセルをスムーズに伝えるための4つのポイントを紹介します。

1. メールの件名は簡潔にする
2. 謝罪の気持ちを伝える
3. 具体的な理由は述べなくて良い
4. 電話の場合は氏名・大学名・参加予定日を伝える

①メールの件名は簡潔にする

説明会のキャンセルをメールで伝える際、件名は簡潔かつ明確にしましょう。

件名には「説明会キャンセルのお知らせ」など直接的な表現を用いると良いでしょう。これにより、担当者はメールの内容を即座に理解し、適切に対応できます。

また、件名には自分の名前や学生番号など、識別しやすい情報を含めることも効果的です。

②謝罪の気持ちを伝える

キャンセルの連絡では、謝罪の気持ちをしっかりと伝えることが大切です。説明会の準備には企業側の多大な労力がかかっているため、その点を理解し、丁寧な言葉遣いで謝罪することが求められます。

また、冒頭で謝罪の言葉を伝えて、誠実な姿勢を示すことが大切です。例えば、「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」などの表現を使うと良いでしょう。

これにより、企業側に良い印象を与え、今後の関係構築にも良い影響を与えられますよ。

③具体的な理由は述べなくて良い

説明会のキャンセル理由については、詳細な説明は必要ありません。プライバシーに関わることや、複雑な事情を詳しく説明する必要はなく、一般的な表現で理由を述べることが適切です。

例えば、「急用」「私用」「体調不良」などの簡潔な表現を用いることで、無用な誤解を避けられます。

また、具体的な理由を述べることによって、企業側へ余計な心配をかけたり、不必要なやり取りを生じさせることもあるため、簡潔に伝えることが適切ですよ。

④電話の場合は氏名・大学名・参加予定日を伝える

電話で欠席を伝える際には、まず自分の氏名・大学名・参加予定日をはっきりと伝えましょう。

電話では、自分の身元を明確にすることが特に重要です。なぜなら、メールと違い、相手に直接情報を伝える必要があるからです。

これにより、企業側はあなたの情報をすぐに特定し、対応をスムーズに進められますよ。

説明会のキャンセルをメール・電話で連絡する際の例文

メールや電話で直接連絡してキャンセルする場合、具体的にどう伝えればいいか分からない人も多いと思います。

ここでは、メール・電話それぞれのケースで、説明会欠席の連絡をする際の例文を紹介します。

1. メールの例文
2. 電話の例文

①メールの例文

まず件名ではっきりと「説明会欠席のお知らせ」と明記した上で、大学名と名前も記載されています。

メール本文では、冒頭で自分の名前、大学、参加予定日を明記した上で、キャンセルの意向を伝えて謝罪を述べられていますね。

また、メールの最後には署名（大学・氏名・電話・メアド・住所）を記載し、担当者も返信しやすいでしょう。

②電話の例文

電話の場合は、まず自分の所属大学や名前と企業説明会に参加予定であることを伝え、担当者に取り次いでもらいましょう。

担当者に取り次ぎ後は、改めて大学名と名前を伝えて、説明会キャンセルの旨と理由を伝えて謝罪することが大切です。

別日程で説明会に参加したい場合は、きちんとその旨を伝えましょう。そして最後に改めて謝罪をしてくださいね。

説明会のキャンセルの連絡はマナーに気をつけよう！

やむを得ず説明会を欠席する際は、できるだけ早めに連絡しましょう。

メールで連絡する場合は、件名を明確にし、本文では自分の名前、所属、キャンセルの意向、理由とお詫びを含めることが重要です。当日のキャンセルは電話で行いましょう。

また、キャンセルの理由は詳細に伝える必要はありませんが、誠実な理由を伝えることで、企業に対する敬意を示すことが大切です。

キャンセルの連絡は、就活生としての責任感とマナーを示す重要な機会であるため、適切に対応しましょう。

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