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【例文付き】内定報告のメールを送る時のマナーや送るべき相手を解説

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内定を獲得すると、学生は内定報告メールというものを送る必要があります。これまでお世話になった人達へ、内定を獲得したことをお礼を兼ねて報告するためのものです。

しかしこれまでに送った経験が無いであろう内定報告メール。具体的に誰に送れば良いのか、またどういった文章にしたら良いのか、想像ができないですよね。

この記事では内定報告メールを送る時のマナーや相手について、例文と併せて解説していきます。

内定報告のメールはそもそも必要か

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内定報告メールについて、そもそも送る必要があるのかどうか悩む人も居るでしょう。結論を言うと、内定報告メールは必須というわけではありません。

内定報告メールの目的としては、無事内定が決まったことを、これまで就活で関わってきた方達へ報告すると共に、お世話になったことのお礼を伝えるためです。

就職活動を支えてくれていた人、応援してくれていた人、手助けをしてくれた人など居ますよね。

報告メールは必ずしも必要というわけではありませんが、お世話になった人へ送ることで礼儀と感謝を伝えることができます。もし悩んでいるのであれば、1度送ってみることをおすすめします。

内定報告のメールは具体的に誰に送るべきか

内定報告のメールは、具体的に誰に送るべきでしょうか。就活でお世話になったかどうかが目安ですが、その範囲に悩んでしまう人も居るかと思います。

OB訪問でお世話になった先輩、学校のキャリアセンター、ゼミ・研究室の教授、その他アドバイザーになってくれた人たちなどが内定報告メールの送り先に該当します。

それでも悩む場合は、「自分の就活に関心を持っているかどうか」「自分が内定できたことを聞いて安心してくれるか」を基準にすると判断しやすいでしょう。

内定報告をメールで送る時に意識するべきマナー4つ

内定報告メールの宛先は、基本的に目上の人ばかりになるでしょう。そうなると、いくつかメールを送る上で気を付けるべきマナーが出てきます。

ここでは、内定報告メールで意識するべきマナー4つを解説していきます。

1. できるだけ早く連絡する
2. メールの件名はわかりやすく
3. 感謝の内容を盛り込む
4. 入社後の抱負を述べる

①できるだけ早く連絡する

内定後は、できるだけ早く連絡することを心がけましょう。

内定が決まった後は、少しでも早く報告することが大切です。自分が伝えるよりも先に他の人から話がいってしまったり、報告時に「数カ月前には決まっていた」と伝えることになるのは、少々礼儀に欠けます。

報告される相手側からすると、すぐに伝えてくれたかどうかでかなり印象が変わります。内定後にすぐに報告されると、「すぐに報告してくれた」と誠意を感じて嬉しくなるでしょう。

報告メールを送るスピード感としては、内定後3日以内が理想です。

②メールの件名はわかりやすく

メールの件名は、わかりやすく設定しましょう。

学生のうちに行うメールでのやりとりではほぼ設定することの無い件名欄ですが、就活やビジネスにおいては件名欄はとても重要な役割を果たします。

メールの件名に簡潔に内容を記入しておくことで、受け取る側は内容を読まずとも瞬時にメールの概要を理解することができます。

相手によっては普段多くのメールを受け取る人も居るかもしれないので、見逃されることが無いようにするためにも、件名の設定は大切です。

③感謝の内容を盛り込む

内定報告メールは、報告だけでなく感謝の内容を盛り込むことが大切です。

内定報告メールは内定したという報告だけでなく、これまで支えてくれたことへの感謝の気持ちを伝えるためのメールでもあります。

相談や話を聞いてくれた人、就活するにあたり企業研究や企業探しを共にサポートしてくれた人、心配をしてくれていた人など、どんな形であれ自分の就活に関わってくれた存在が居るでしょう。

ただ選考結果を伝えるだけでは自分本位な連絡になってしまうので、相手への感謝も併せて記載しておくことで、より意味のある内定報告メールになります。

④入社後の抱負を述べる

入社後の抱負を述べて、本文を締めましょう。

無事内定が決定したということは、それからは入社後を見据えて活動していくことになりますよね。それまでは勉学や就活に対して意気込んでいましたが、内定を獲得したことで入社後に重きを置いて物事に取り組むようになります。

また内定報告をされた側からしても、入社を控えた学生が、今どのような心持ちでいるのか気になっているでしょう。

話の流れとしても、「内定報告」「これまでのお礼」「今後の抱負」と展開することで分かりやすい文章にすることができます。

【送る相手別】内定報告メールの例文

送ったことの無い内定報告メールを作成するのは、簡単なことではありません。どう話を展開すれば良いのか、どういった言葉遣いにしたら良いのか悩む点が多いでしょう。

ここでは内定報告メールの例文を、送る相手別に解説していきます。

1. OB訪問した先輩
2. ゼミの教授
3. 学校のキャリアセンターの担当者

①OB訪問した先輩

OB訪問をした先輩に内定報告メールを送る際の例文です。

OB訪問をした先輩の在籍する企業は勿論、他の企業から内定をいただいた場合でも内定報告メールを送って問題ありません。

違う企業に入社した際でも、就活や選考に対する部分でアドバイスされたことがあるはずなので、そこに触れながらお礼をすると良いでしょう。

②ゼミの教授

ゼミの教授に内定報告メールを送る際の、例文です。

特に就活に関するエピソードが無ければ、ゼミを通して学んだことや経験で就活に繋がったものはないか考えてみましょう。そのお礼をしながら報告すると、良い報告メールになります。

③学校のキャリアセンターの担当者

学校のキャリアセンターの担当者へ内定報告メールを送る際の例文です。

就活をするうえで、キャリアセンターのお世話になる機会は多かったと思います。また、内定後も関わる機会はあるかもしれないので、今後についても言及して締めると良いでしょう。

内定報告をしてお世話になって人に感謝の気持ちを伝えよう

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無事就職活動を終えられたかどうか、気にかけてくれている人はきっと想像以上に存在します。その人達への報告、お礼は丁寧に行うべきですよね。

内定報告をして、お世話になった人に感謝の気持ちを伝えましょう。

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