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【例文付き】就活における質問メールの書き方・注意点を徹底解説！

就活ビジネスマナーメール

就活をしていて企業の担当者に聞きたいことがある場合、「どのようにメールを送るべきか」と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。

本記事では、就活における質問メールの書き方や注意点について詳しく解説します。

質問メールの送り方について悩んでいる方は、ぜひともチェックしてくださいね。

就活で質問メールをする際にはマナーを守ろう

就活で質問メールを送る際には、基本的なマナーを守ることが重要です。基本マナーを守らないと、相手に不快な思いをさせることもあります。

社会人にとってメールは日常的に使用するビジネスツールであり、常に連絡相手に対して失礼のないように一定の配慮をしているものです。

企業にメールを送る以上はビジネスのやり取りであると考え、時間を割いて質問に対応してもらうことを踏まえてマナーを守ったメールを送るべきでしょう。

就活の質問メールの作成方法7ステップ

就活の質問メールを作成する際には、以下の7ステップを基本とすることをおすすめします。

1. 件名は簡潔にわかりやすくする
2. 宛先・宛名を正確に記載する
3. 挨拶をする
4. 自分の名前・所属を記載する
5. 質問内容を簡潔に記載する
6. 結びの挨拶文をする
7. 署名を入れる

企業へのメールを作成する際には、上記の流れで作成すると良いでしょう。

①件名は簡潔にわかりやすくする

企業へのメールを作成する際にまず気を付けたいこととして挙げられるのが、簡潔で分かりやすい件名を付けることです。

企業の担当者は、毎日大量のメールをやり取りしています。そのため、件名だけで用件がある程度把握できるようにすることは非常に重要です。

分かりにくい件名だと、場合によっては読み飛ばされてしまう恐れもあります。

「＜ご質問＞○月○日面接の必要書類について（○○大学 ○○太郎）」などと、メールの要旨と自分の所属・名前を書くことが基本です。

②宛先・宛名を正確に記載する

メール本文を書く前に、冒頭にて宛先・宛名を正確に記載します。普段の連絡ではなじみがないかもしれませんが、ビジネスメールでは宛名の記載が基本です。

宛先・宛名を書くことが基本になっているので、社会人の中には宛先が書かれていないことに違和感を覚える方も少なくありません。

また、宛先が複数になることもあり、宛先・宛名を書いておかないと送られた側が「誰に送られたものなの？」と困惑する恐れがあります。

企業の名称や部署名は略さず正式名称で記載し、誤字がないように注意しましょう。

③挨拶をする

宛先・宛名を記載したら、挨拶をして本文を始めます。挨拶は、状況に合わせて以下のように記載することが基本です。

まったくかかわりがない企業に対して初めてメールを送る際には、「突然のメール失礼いたします」と一言断ることをおすすめします。

一方、既にやり取りしている相手の場合は、「お世話になっております」が非常に良く使用されると言えるでしょう。

④自分の名前・所属を記載する

挨拶を記したら、次に自分の名前を所属を伝えます。採用担当者は毎日大量のメールを受信していることから、誰からのメールか明確にしておくべきです。

大学生の就活の場合、以下のように「大学名・学部・学科名」と氏名を名乗ることを基本とします。

また、上記の自己紹介の前に状況に応じて以下のように説明を加えると、より具体的に伝えられることからおすすめです。

• 面接の予約中：「○月○日に面接を予約しております、」
• 説明会に参加した：「〇月〇日の説明会に参加しました、」

⑤質問内容を簡潔に記載する

自己紹介を終えたら、本題である質問内容を簡潔に記載します。採用担当者に負担をかけないように、要点を押さえて記載することが重要です。

質問内容を端的にまとめられないと、相手の時間を奪うだけでなく「要点をまとめられない」「論理的に文章を書けない」と思われる可能性があります。

また、質問をしているからと言っても、語尾に「？」を付けてはいけません。質問内容であっても、句点「。」で文を終わらせることが基本です。

⑥結びの挨拶文をする

質問を記載し終えたら、結びの挨拶文を記載します。冒頭の挨拶と同様に、結びの挨拶文がない場合に違和感を覚えるという社会人は多いでしょう。

結びの挨拶文としては、「ご多忙の中お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。」のような文を入れます。

特に決まりがあるわけではありませんが、失礼があってはいけないことから上記のようによく使われる表現を用いた方が無難です。

⑦署名を入れる

本文を書き終えたら、末尾に署名を入れることも忘れてはいけません。署名としては、以下の内容を記載することが基本です。

住所は原則として不要ですが、書面でのやり取りが確実にある場合は載せておくと相手に対して親切です。

署名は本文とは区別し、「-」などの記号で線を引いて記載します。署名は毎回同じであることから、定型文として保存することがおすすめです。

就活の質問メールで注意すべき点7つ

就活の質問メールを作成する際には、以下の7つのポイントに特に注意するようにしましょう。

1. 質問内容は簡潔にわかりやすくする
2. 誤字脱字に注意する
3. 適宜改行して読みやすくする
4. 絵文字は使用しない
5. 営業時間帯に送信する
6. 就活用のアドレスから送信する
7. 企業から返信が来たらお礼のメールを送る

①質問内容は簡潔にわかりやすくする

企業への質問メールの内容は、できるだけ簡潔に分かりやすくすることが大切です。内容が分かりにくいと、採用担当者に負担をかけることにもなります。

最悪の場合、伝えたいことが伝えられない恐れもあるでしょう。

また、分かりやすくまとめられていないと、「文章をまとめる力がない」と評価されてしまう可能性もあります。

質問内容はできるだけシンプルに分かりやすく、無駄なことを書かないようにすることがポイントです。

②誤字脱字に注意する

メールの作成にあたっては、誤字脱字にも注意が必要です。誤字脱字が多いと、「やる気がない」「ケアレスミスが多い」との印象を持たれてしまいます。

メールをひと通り記載し終えたら、最初に戻って読み直してみることが大切です。

全体的に気を付けるべきですが、特に企業の名称や担当者の名前などで誤字脱字をすると、印象を悪くする恐れがあるため注意しましょう。

③適宜改行して読みやすくする

メール本文を書く際には、適宜改行して読みやすくすることが大切です。改行がないままのメールは読みにくく、相手に負担をかけてしまいます。

改行について難しいと感じるようであれば、一度本文全体を作成してから通しで読み直してみると、客観的にチェックができるのでおすすめです。

また社会人はパソコンでメールを読むことが多いため、スマホだけでなくパソコンでもチェックすることをおすすめします。

④絵文字は使用しない

企業にメールを送る際には、絵文字は決して使用してはいけません。よほど親しい間柄でない限り、絵文字を使用すれば失礼になってしまいます。

絵文字が使われていると、「学生感覚でメールを送っている」「社会人としての相手との距離感を意識できていない」と思われかねません。

絵文字は使わず、文面はシンプルに仕上げることが基本です。

⑤営業時間帯に送信する

メールを送信する際には、企業の営業時間帯に送信することが基本です。「メールはいつでも読めるのではないか」と思う方もいるかもしれません。

しかし、社会人の中にはメールを自分のスマホに転送している方もいます。終業時間外に仕事のメールが来れば、あまり良い気持ちはしないでしょう。

就活メールはあくまでもビジネスメールであることから、就業時間中に送ることが基本です。

9～17時での送信を基本とし、その企業の就業時間が分かっていれば合わせるようにすると良いと言えます。

⑥就活用のアドレスから送信する

企業にメールを送る際には、就活用のメールアドレスを用意することをおすすめします。

プライベートで使用しているメールアドレスの場合、ビジネス使用にはふさわしくない恐れがあるためです。

独特な文字列のアドレスを使うと、マイナスイメージを持たれてしまう可能性があります。

ビジネス用と言っても、難しく考える必要はありません。フリーメールアドレスであれば、費用をかけず簡単に取得可能です。

シンプルな文字列のアドレスを、就活用に用意しておきましょう。

⑦企業から返信が来たらお礼のメールを送る

質問メールに対して回答をもらったら、忘れずにお礼の返信メールをしましょう。時間を割いて回答してくれたことに、感謝の気持ちを示すことが大切です。

採用担当者との関係は、その企業の面接を受ける以上は続いていきます。

「担当者の仕事なんだから返答をして当然」と返答をしなかったら、採用担当者からの心証を悪くする可能性も否定できません。

「返答しない=不採用」とはならないと思われますが、こうした細かい気遣いは社会人として重要な要素です。

就活の質問メールで避けるべき内容2つ

就活の質問メールを送る時には、「本当にこれを質問すべきか」と考えることも必要です。

具体的には、以下の内容を企業の担当者に質問することは、避けた方が無難でしょう。

1. 調べたらわかるような内容
2. 企業に対して要求するようなメール

調べたらわかるような内容

企業にメールで質問しないほうが良い内容としてはまず、自分で調べれば分かることが挙げられます。

調べれば分かるようなことを聞けば採用担当者の心証を悪くする可能性があるだけでなく、担当者の時間を奪うことにも繋がってしまうためです。

企業のホームページを見ればわかるような内容は、基本的に質問するべきではないと考えるべきでしょう。

分からないことがあれば、質問をする前に自分でひと通り調べてみる姿勢が重要です。

企業に対して要求するようなメール

企業に対して要求するような内容のメールも、決して送らないように気を付けなくてはいけません。

企業は多くの就活生を相手に採用活動をしており、一人の就活生の都合に合わせて行動することはできないからです。

たとえば、面接日程が知らされた際に日程変更を一方的に要求することはNGです。

ただしこの場合、日程変更の申し出自体が悪いワケではありません。変更してほしい事情を明確に説明したうえで、丁寧にお願いするようにしましょう。

就活の質問・お礼メール例文4つ

ここでは、就活の質問・お礼メールの例文を以下の通り4パターン紹介します。

1. 面接日程の変更をお願いする場合
2. 企業説明会の服装を聞く場合
3. 質問が複数ある場合
4. 回答に対するお礼をする場合

例文を参考にすることでメールを効率的に作成できるため、ぜひともご活用してくださいね。

①面接日程の変更をお願いする場合

通知された面接日ではどうしても都合が悪い場合、日程変更を申し出ることは問題ありません。

ただし担当者に面倒をかけることになるため、丁寧なメール作成が求められます。

また上記のように候補日を挙げることに抵抗がある方もいるかもしれませんが、やり取りが何度も続くことを避けるためには重要なポイントです。

②企業説明会の服装を聞く場合

質問をする際には、上記のように自分で一定調べていることを伝えることも重要でしょう。

また、まったくやり取りをしたことのない企業に対しては、「初めまして」と挨拶することが基本です。

③質問が複数ある場合

質問が複数ある場合は、別々のメールで送らずに箇条書きに整理して分かりやすく質問することが大切だと言えます。

また、箇条書きの番号は「1.→（1）→ア→（ア）→a→（a）」の順番で使用することが公用文の基本です。

気にされる方もいることから、念のため質問メールでは上記のように「()」や「○」を点けない数字で記述しておきましょう。

④回答に対するお礼をする場合

企業からの回答に対しては、承知したことと感謝の気持ちを伝えるメールを送りましょう。

上記のように回答内容を復唱すると、伝わっていると分かることから採用担当者としても安心できます。

就活の質問メールではマナーを守り好印象を与えよう！

就活中に企業へ質問メールを送る場合、基本的なマナーを守って好印象を与えるように努めることが大切です。

時間を割いて対応してくださる企業の担当者に感謝の気持ちを持ち、社会人として失礼のないメールを送るようにしましょう。