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内定承諾書に添え状はいらないのか解説｜書き方や例文も紹介

就活マナー添え状内定承諾書

内定承諾書を送る際には、添え状はあった方が好印象になります。

しかし、どんな書き方で同封すればよいのかわからず、取り掛かるのに時間がかかってしまう人もいるでしょう。

本記事では、添え状の必要性・書き方のコツ・辞退できるかどうかについて解説します。

手始めに例文をチェックしたい方は、こちらをぜひ参考にしてみてください。

内定承諾書に添え状はいらないのか

内定承諾書に添え状は必要となります。企業に送るものには送り状を同封するのがマナーとなっているのが、主な理由です。

お礼状としての役割も果たすため、企業に対して敬意を表す意味でも同封することが重要になります。なお、添付していないからといって内定が取り消される心配はありません。

しかし、内定をいただいたことへの感謝の気持ちや、企業で働かせていただくことへの謙虚な気持ちを表せば、印象が良くなります。

【6項目別】内定承諾書の添え状の書き方のポイント

添え状の書き方を把握していれば、ビジネスマナーを守った書面を同封しやすくなるのが利点です。ここでは、以下の6つの部分に分けて書き方を紹介します。

1. 日付
2. 宛名
3. 自分の氏名・住所
4. 頭語・結語
5. 時候の挨拶
6. 同封書類の名称と部数

①日付

まず、書類の右上部分に書類を書き、発送する日付を記入しましょう。正確な日付を伝えられるように、年月日すべてを書くことが重要です。

日付の表記方法は、西暦でも和暦でも問題はありません。しかし、年号の計算方法を間違えないように気を付けるようにしましょう。

横書きで作成するため、数字部分は漢数字ではなく、通常通りの表記で全角文字にして書くのがおすすめです。右端に書くのではなく、余白を作っておくと見やすいデザインになります。

②宛名

宛名は書類全体から見て左上部分に書き、日付の次の段に記入します。

会社名と採用担当者の名前を書く際には、略称は用いずに正式名称を記載することが大切です。簡略化された表現では、敬意が伝わりづらくなってしまいます。

採用担当者名がわからなかったり、正しい名前かどうか自信がなかったりする場合には、人事部採用ご担当者様、といった表記にするのも手です。

会社名を書いたら段落を変えて、採用担当者名を記入しましょう。

③自分の氏名・住所

宛名が記入できたら、右に寄せて自分の氏名や住所を記載しましょう。

まず郵便番号と住所から書いて、電話番号やメールアドレスを記載してから氏名を書くと、連絡先も含めてスマートに表記しやすくなります。

それぞれ改行して書くことで、情報が読み取りやすい見た目になるのもポイントです。

住所は県名も含めて正しく表記し、電話番号やメールのアドレスはすぐにチェックできるものを書きましょう。

④頭語・結語

文章を書き始める時と書き終わる時には、頭語と結語を使うようにするのもマナーです。

おすすめの組み合わせとしては、拝啓と敬具・謹啓と敬白・拝呈と拝具などが挙げられます。

それぞれ挨拶の意味合いが込められているため、企業に敬意を抱いて言葉をかけている印象を与えるためにも忘れずに取り入れるようにしましょう。

頭語を書く前に見出しを記載しておくと、内容がわかりやすくなるのもポイントです。

⑤時候の挨拶

文章の一文目では書き出しを「時下、」として、時期や場面に適した挨拶文を書きます。

続けて「貴社におかれましては」と、会社に対する言葉であることを強調してから、「ますますご清栄のこととおよろこび申し上げます。」と書くのがおすすめです。

およろこびの漢字は、喜でも慶でも問題ありません。また、ご清栄の段・ご隆昌の由・ご繁栄のこととといった表現も可能です。

書き出しは、12月下旬であれば歳末の候といった季節を反映した言葉も適しています。

⑥同封書類の名称と部数

内定に感謝を告げる言葉などを書いたら、最後に同封書類の名称と部数を記載しましょう。

まず真ん中に寄せて「記」と表記してから、改行して同様に中央に寄せたまま「内定承諾書　１部」といった書き方で書類について説明するのがマナーです。

最後の行では右に寄せて、以上と記入します。記入漏れがないように内容を再確認して、正しい名称で記載しましょう。

内定承諾書の添え状の例文

上記の例文では日付や挨拶から本文までを、適切な書式で記載しています。入社後の抱負や指導についてのメッセージを書いて文章を締めているのも特徴です。

内定承諾書を出した後に辞退する場合を解説

内定承諾書には法的拘束力はありませんが、提出後に辞退する場合は早く連絡するのがマナーです。

内定を出した相手が入社しなくなると、企業側は調整が必要になり、迷惑がかかります。入社2週間前までに連絡するようにしましょう。

また、辞退を伝える際には電話で直接連絡するのがベターです。メールは電話をした後に送り、連絡を入れた履歴を残しておくようにしましょう。

内定承諾書に添え状はいらない訳ではない｜むしろ同封しよう

添え状は承諾書と共に送った方がマナーを守っている印象になります。文面では季節の挨拶や内定への感謝、入社後の抱負などを書きましょう。

会社名などは簡略化せずに表記して、企業を尊敬する気持ちが汲み取れる書面を同封しましょう。