内定後に企業から内定承諾書が送付されるため、必要事項を記入したうえで返送する必要があります。しかし、内定承諾書を入れる封筒の書き方に悩む方もいるでしょう。
そこで本記事では、内定承諾書の封筒の書き方や入れ方を解説します。適切なペンや封筒の選び方も紹介するため、ぜひ参考にしてください。
内定承諾書の封筒の「表面」を書くときのポイント3つ
内定承諾書の封筒は、表面と裏面によって記入する内容が異なります。内定承諾書の封筒の「表面」を書くときのポイントは以下の3つです。
- 送付先の住所の書き方
- 宛名の書き方
- 内定者承諾書在中と書く
①送付先の住所の書き方
封筒の表面には、まずは送付先の住所を記入します。
封筒の文字は縦書き・横書きどちらでも問題ありません。縦書きの場合は漢数字、横書きの場合はアラビア数字を使いましょう。
一般的には縦書きで書くことが多いため、特にこだわりがない場合は縦書きで書くと良いでしょう。
送付先の住所は必ず郵便番号から書き、都道府県名も省略しないように注意してください。ビル名や部屋番号まで忘れずに記入しましょう。
②宛名の書き方
続いては、宛名として「企業名」と「部署名＋担当者」の名前を2行に分けて記入します。
企業名を正式名称で記入し、改行してから部署名・担当者名を企業名よりも大きく書いてください。株式会社を（株）、有限会社を（有）などと省略するのはNGです。
宛名の最後には必ず敬称をつけます。個人宛は「様」、企業や部署宛は「御中」が正解です。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と記入しましょう。
③内定者承諾書在中と書く
封筒の表面には、内定者承諾書が同封されていることを伝えるために「内定者承諾書在中」と記入します。
内定者承諾書在中の文字は、必ず赤字で書きましょう。縦書きの場合は左下、横書きの場合は右下に書くこともポイントです。
最後に、定規で内定者承諾書在中を四角く囲みます。四角に関しても、文字と同様に赤いペンを用いてください。
赤い文字と赤い囲みで目立たせることによって、担当者が一目で「何の書類が入っているか」を認識できます。
内定承諾書の封筒の「裏面」を書くときのポイント3つ
封筒の裏面を書く際にもルールがあるため、油断しないように注意してください。内定承諾書の封筒の「裏面」を書くときのポイントは以下の3つです。
- 投函日を記入する
- 自分の住所と氏名を書く
- 封字を綴じ目に書く
①投函日を記入する
書類をいつ送ったのかが分かるように投函日を記入します。縦書きの場合は左上に漢数字で、横書きの場合は右上にアラビア数字で記入してください。
年の表記は和暦と和暦のどちらでも問題ありません。ただし、縦書きの場合は和暦を用いるのが一般的です。
郵送中に何かしらのトラブルが起こる可能性はゼロではありません。もし書類が大幅に遅れて到着した場合に、投函日を記入しておくと考慮してもらえる可能性があります。
②自分の住所と氏名を書く
続いて、自分の住所と氏名を2行に分けて記入します。
自分の住所と氏名は、縦書きでも横書きでも左下に書くことがポイントです。また、氏名は住所よりも少し大きめに書いてください。
郵便番号や都道府県名を忘れずに書き、マンション名・アパート名や部屋番号も省略しないように注意してください。
送付先の住所と同様に、縦書きの場合は漢数字、横書きの場合はアラビア数字を用いましょう。
③封字を綴じ目に書く
最後に、封時（〆）のマークを封筒の綴じ目に書きます。封字とは、封筒の綴じ目部分に書く印のことです。
封字には、「発送者が確かに封を閉じたこと」と「誰も開けていないこと」を証明する2つの役割があります。ビジネス文書を発送する際に、封字を書くことはマナーとなっています。
よく封字の「〆」を「×（バツ）」と書いている方がいますが、「×（バツ）」は間違いなので使わないようにしましょう。
内定承諾書を封筒に入れる際のポイント3つ
内定承諾書や封筒を正しく書いても、入れ方が間違っていたら台無しとなってしまいます。内定承諾書を封筒に入れる際のポイントは以下の3つです。
- 内定承諾書が送られてきた折り方で入れる
- 添え状に書いてある順番で入れる
- 濡れ・破れが内容にクリアファイルに入れる
①内定承諾書が送られてきた折り方で入れる
内定承諾書を封筒に入れる際は、企業から送られてきた折り方で入れることをおすすめします。
内定承諾書は企業側から送られてくる書類です。内定承諾書を折った状態で送るか、それとも折らずに送るかは企業によって異なります。
仮に三つ折りで送られてきたら、三つ折りで封筒に入れるのが無難でしょう。折られていなかった場合は、折らずに封筒に入れます。
②添え状に書いてある順番で入れる
ビジネス文書は、添え状に書いてある順番で封筒に入れるのがマナーです。添え状を一番上にして、添え状に記載した順番で書類を封筒に入れましょう。
添え状とは、履歴書や内定承諾書などの書類を送る際に同封する挨拶状です。簡単な挨拶文の後に、何の書類を何部送るのかを記します。
添え状を一番上に入れることで、担当者は何の書類かが一発で分かります。担当者の手間を省くためにも、添え状は必ず作成して同封しましょう。
③濡れ・破れがないようにクリアファイルに入れる
内定承諾書は、濡れ・破れがないようにクリアファイルに入れることをおすすめします。
郵送中に書類が雨に濡れたり、雑に扱われたことによって破れたりする可能性があるためです。クリアフィルに入れるだけで書類はある程度守られます。
ただし、三つ折りの場合はクリアファイルに入れる必要はありません。三つ折りの場合は、書類が破れたり折れたりするリスクが低いためです。
三つ折りの場合、多少雨で濡れただけでは書類が破れる可能性も低いでしょう。
内定承諾書の封筒に関するその他の注意点4つ
内定承諾書の封筒は、どのようなサイズや色を選ぶべきかのでしょうか。内定承諾書の封筒に関するその他の注意点は以下の4つです。
- サイズは角形2号か長形3号
- 茶色よりも白を選ぶ
- 黒の油性ペンかボールペンを使用する
- 郵便局から発送するのが確実
①サイズは角形2号か長形3号
内定承諾書を送る際は、角形2号か長形3号サイズの封筒を選びましょう。
どちらを選ぶかは、企業からどのような状態で内定承諾書が送られてきたかによります。
- 折らずに送られてきた場合：角形2号
- 三つ折りや四つ折りで送られてきた場合：長形3号
内定承諾書が折らずに送られてきた場合は、そのまま入る角形2号の封筒を使います。内定承諾書が折った状態で送られてきた場合は、縦長の長形3号の封筒を使いましょう。
②茶色よりも白を選ぶ
封筒のカラーは茶色よりも白を選びましょう。ビジネス文書の送付には茶色か白を使用しますが、一般的には以下のように使い分けます。
- 茶色：請求書、領収書、簡易的な事務書類、資料など
- 白：履歴書、内定承諾書 など
履歴書や内定承諾書などの正式な書類を送付する際は、白の封筒を使用するのが望ましいです。ただし、企業側が茶色の返送用封筒を用意してくれた場合は、そのまま使用してください。
③黒の油性ペンかボールペンを使用する
内定承諾書の封筒には、黒の油性ペンかボールペンを使用しましょう。太さは必ず0.7mm以上のものを選んでください。
油性ペンの場合は1.0～1.3mm、ボールペンの場合は1.0～1.6mmが見やすい太さです。
白の封筒と黒は相性が良く、封筒に書いた文字がはっきりと見えます。青色は光の反射加減で文字が見えにくいため、使用しないように注意してください。
油性ペンかボールペンを使用する理由は、耐水性が高く封筒が雨に濡れても文字が滲みにくいからです。
④郵便局から発送するのが確実
内定承諾書を送る際は、郵便局の窓口から発送するほうのが確実です。
窓口で「普通郵便（定形外郵便）で」と指定すると、スタッフが適切な切手を貼って出しておいてくれます。
自分で切手を貼ってポストに投函しても問題ありませんが、切手の料金を間違えるリスクがあります。切手不足で返送されると、最悪の場合は期限に間に合わないため要注意です。
また、自宅にある切手を組み合わせて貼ると、慌てて準備したような印象を持つ担当者もいるでしょう。
これらのリスクを避けるためにも、郵便局の窓口から発送したほうが安心です。
返信用封筒が同封されていた場合のポイント2つ
企業から内定承諾書が送付された際に、返信用封筒が同封されている場合はあります。その際は以下の2つのポイントに注意しましょう。
- 宛名の「行」「宛」は二重線で消す
- 二重線はフリーハンドで引く
①宛名の「行」「宛」は二重線で消す
返信用封筒には、宛名に「行」や「宛」がプリントされているケースがあります。そのまま返送するのは失礼にあたるため、宛名の「行」「宛」は二重線で消すようにしてください。
「行」や「宛」を消した後、二重線の横に「様」もしくは「御中」を書きます。以下のように使い分けましょう。
- 様：個人名に使う呼称
- 御中：企業名や部署名に使う敬称
②二重線はフリーハンドで引く
宛名の「行」や「宛」を消す際の二重線はフリーハンドで引くことをおすすめします。定規を使う必要はありません。
定規を使用すると、線が滲んで封筒が汚れる可能性があります。フリーハンドでもゆっくりと丁寧に線を引くと、きれいな二重線に仕上がるでしょう。
封筒が縦書きなら縦の二重線、封筒が横書きなら横の二重線を引くようにしてください。
内定承諾書を入れる封筒は失礼のないように心がけよう
内定承諾書を入れる封筒は、ある程度書き方が決まっています。また、封筒の選び方や入れ方にもポイントがあるため、よく確認しておいてください。
本記事を参考に内定承諾書を入れる封筒を準備し、企業側に失礼にあたらないように心がけましょう。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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