就職活動で内定をもらったら、入社承諾書を書く必要があります。その際、書類に印鑑を押すことがほとんどです。
その際「入社承諾書に印鑑を押すとき、どんなことに気をつければいいの？シャチハタでもいいの？」と悩みますよね。
そこで本記事では、入社承諾書の印鑑マナーについて解説します。注意点や書き間違えた際の対処法も紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！
入社承諾書とは｜入社意思を示すための書類
入社承諾書とは、内定者がその企業への入社意思を示すため提出する書類のことです。内定承諾書や入社誓約書と呼ばれることもあります。
入社承諾書には法的な効力はありませんが、内定者の意思を書面として残すことができます。また、企業側は内定者へ通知を実施した時点で、正当な理由なく内定を取り消すことはできません。
入社承諾書は、企業が書類を準備し内定者に提示します。内定者が署名をして企業に提出すると、入社の意思を誓約したと判断されます。
入社承諾書にシャチハタを使うのはNG
入社承諾書に使う印鑑として、シャチハタを使うことはNGです。なぜなら、シャチハタは印鑑の代用品であり、正式な書類である入社承諾書へ使うことには適していないからです。
シャチハタを使用すると、入社予定の企業に対する企業に対しての敬意が不足していると思われる可能性があるだけでなく、押印し直しになり企業に迷惑がかかるリスクもあります。
入社承諾書には、朱肉を使って押印する正式な印鑑を使用するようにしましょう。ただ、印鑑の押印には注意点も多いため、事項で詳しく紹介しますね。
入社承諾書に印鑑を押す際の注意点4つ
次に、入社承諾書に印鑑を押す際の注意点を紹介します。
- 朱肉を満遍なくつけて押す
- 捺印マットを敷いて押す
- アタリ・シールを確認して押す
- 記名・署名のすぐ隣に押す
1つずつ詳しく確認してきましょう。
①朱肉を満遍なくつけて押す
入社承諾書に印鑑を押す際は、朱肉を満遍なくつけるように心がけましょう。なぜなら、均一に押すことで印影がクリアになり、文書の正確性が確保されるからです。
注意すべきは、たくさんつけるのではなく、満遍なく朱肉のインクをいきわたらせることです。均等な圧力と適量の朱肉が、きれいで信頼性のある印影を作り出します。
②捺印マットを敷いて押す
入社承諾書に印鑑を押す際、捺印マットを敷いてから押しましょう。押印マットを使用することで、余計な力を入れることなく、綺麗に押印できます。
押印に失敗する可能性も少なくなるので、重要な書類である入社承諾書への押印の際には必ず使用してくださいね。
③アタリ・シールを確認して押す
入社承諾書に印鑑を押す際は、アタリ・シールを確認してから押すことが重要です。
アタリ・シールを確認せずに押すと、上下左右がズレた押印になってしまいます。押す前にはアタリ・シールの向きを確認し、正確な位置にしっかりと押すよう心掛けましょう。
④記名・署名のすぐ隣に押す
入社承諾書に印鑑を押す際は、記名・署名の隣に押すことが大切です。これは法的効力を確保するためであり、押印が署名に関連していることを示します。
注意点は、印鑑を記名・署名の直ぐ隣に正確に押すことです。間隔を空けずに押すことで、法的な要件を満たせます。
入社承諾書で書き損じたり汚れた際の対処法を解説！
最後に、入社承諾書で書き損じたり汚れた際の対処法を紹介します。
- 書き間違え｜二重線で消して訂正印を押す
- 汚れ｜早めに担当者へ相談する
それぞれ詳しく解説していきましょう。
書き間違え｜二重線で消して訂正印を押す
書き間違えた場合は、二重線で丁寧に消して訂正印を押しましょう。この時、修正テープや修正ペンなどを使用するのはNGです。
また、訂正時は慌てず慎重に行い、丁寧に行うようにしましょう。そもそも書き間違えるのを防ぐために下書きをしておくのがおすすめですよ。
汚れ｜早めに担当者へ相談する
入社承諾書を汚してしまった場合、早めに担当者へ相談すべきです。なぜなら、明らかな汚れがある状態は、特に重要な書類では失礼に当たるためです。
汚れたまま提出すると、常識がないと印象が損なわれかねません。速やかの担当者へ連絡をして、指示を仰ぎましょう。
入社承諾書には朱肉をつけて使用する印鑑を選ぼう！
本記事では、入社承諾書の印鑑マナーについて解説しました。
紹介したとおり、入社承諾書にはシャチハタではなく朱肉をつけて使用する印鑑を選びましょう。なぜなら、入社承諾書は重要な書類であるからです。
また、印鑑を押す際は、満遍なく印鑑をつける、マットを敷くなどの対策をし、正しい位置にはっきりと押印しましょう。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
