就活中の不在着信に対しては、丁寧な姿勢で折り返しをするのがマナーです。しかし、どんな点に気を付ければよいのかわからず、対応に困ってしまう方もいるでしょう。
本記事では、不在着信に折り返しをするべき理由・折り返しをする際のポイント・話す内容・よくある質問と回答について解説しています。
例文からチェックしたい方は、こちらからご覧くださいね。
就活中の不在着信には折り返しをしよう
就活中に不在着信があった場合は、折り返しの対応が必要です。「折り返し不要」などの連絡が入っている場合以外では、自分からかけるのが適切な対応となります。
相手から連絡がかかってくるのを待っていては、謙虚な姿勢で企業と接していることにはなりません。
また、「再度連絡します」と言われている場合でも、自らかけた方が印象が良くなるでしょう。
着信履歴だけでなく、メッセージの確認も忘れずにしておくことも重要になります。
メッセージアプリで連絡が来ているパターンも想定していれば、確認もれを防ぎやすくなりますよ。
就活中の不在着信に折り返しをするときのポイント5つ
返事の電話を入れる際には、適切な準備を済ませておくことが大切です。不在着信に押し返しする際に意識しておくとよいポイントは5つあります。
- メモを取る準備をする
- 静かな環境に移動する
- ベストな時間帯は11時から16時
- なるべく早く折り返す
- 出られなかった言い訳をしない
それぞれ詳しく解説していきましょう。
①メモを取る準備をする
メモを取る準備をしておけば、大切な情報を一度の電話で把握して、手元に残しやすくなるのが利点です。
一度相手側から連絡をもらっているため、後から確認のために電話をするとさらに相手の手間を増やしてしまいます。
電話から離れずにスマートに片手でメモを取れるように、手が届きやすい場所にペンとメモを用意しておきましょう。
②静かな環境に移動する
静かな環境に移動してから電話をするのも大切です。周りが騒がしい状況で連絡をしてしまうと、相手の話を聞き逃すリスクが高くなります。
自分の声を聞き取ってもらえなかったり、大きな声で話して苛立っているような印象を与えてしまったりもするため、注意が必要です。
企業側に迷惑をかけずに済むように、電車が通る場所や店内BGMが大きい場所などでの電話は避けましょう。お互いに落ち着いて話ができる場所を選ぶことが重要です。
③ベストな時間帯は11時から16時
再度連絡するのにベストな、11時から16時の時間帯に電話することもマナーの1つです。企業が忙しい時間帯は避けることを意識すれば、電話を取ってもらいやすくなります。
朝や夜など、相手が忙しい時間にタスクを増やしてしまうのは非常識な印象を与えるため、企業の営業時間のほか、昼休憩の時間も念頭に置いて連絡しましょう。
慌てて連絡をする前に、今電話をして良い時間かどうか一度考えることが大切です。
④なるべく早く折り返す
準備ができたら、なるべく早めのタイミングで連絡を入れることも重要です。緊張するからと連絡を先延ばしにすると、相手側もなかなか返答が来ず困ってしまいます。
着信履歴やメッセージに通知が来ているのに気づいたら、すぐに電話に適した場所に移動して連絡を入れましょう。
電話に出られない予定がある時には、事前に折り返す際に話すことを決めておき、スムーズに対応できるよう対策しておくのもおすすめですよ。
⑤出られなかった言い訳をしない
話す際には、電話に出られなかった言い訳をしないように気を付ける必要があります。
言い訳をすると、人や環境のせいにしている印象を与えてしまうため、人柄の評価が下がるリスクがあるのが懸念点です。
自分のミスを認めずに、誰かに責任を押し付けているようなイメージにならないよう、お詫びの言葉は丁寧に述べましょう。
相手に手間を取らせたことに対して謝罪の気持ちを伝えることが大切です。
就活中の不在着信に折り返しをする時に話す内容
再度連絡を入れる際に話す内容を把握していれば、スマートに必要事項を伝えやすくなります。話すべき内容は、以下の2つです。
- 挨拶と自己紹介
- 折り返した旨と謝罪
1つずつ紹介していきますよ。
①挨拶と自己紹介
まず挨拶を行ってから自己紹介をして、自分が誰で、何のために電話をしたのかを明確にしましょう。
企業と連絡を取っている学生は多くいるため、大学名や学部名なども含めて説明し、丁寧に自己紹介をすることが大切です。
相手側も誰から連絡が来たのか確認する必要がなくなり、スムーズに会話しやすくなります。
挨拶を欠いて要件から伝えてしまうと自分本位な印象になるため、お忙しいところ失礼いたします、といった相手に配慮する言葉を取り入れるようにしましょう。
②折り返した旨と謝罪
要件を伝える際には折り返しのために連絡したことと謝罪の言葉を述べるようにしましょう。
誰から連絡をいただいたのか伝えられると、何に返答しようとしているのか相手に伝わりやすくなります。
また、電話に出られず申し訳ない気持ちを伝えれば、相手に配慮する姿勢があることを強調できるでしょう。
謝罪がないと横柄な態度を取っているような印象に陥りやすいため、企業を敬う姿勢を見せるためにもお詫びの言葉は述べてくださいね。
就活中の不在着信に折り返しをするときの例文
| ＜担当者以外に電話がつながった場合＞ お忙しい中失礼いたします。△△大学〇〇学部の××□□と申します。さきほど▽▽様からご連絡をいただいたため、折り返しのお電話をさせていただきました。 恐縮ですが、▽▽様におつなぎいただけますでしょうか。 |
| ＜担当者に電話がつながった場合＞ さきほどお電話をいただきました、△△大学〇〇学部の××□□と申します。 この度はご連絡いただいたにもかかわらず、お手間を取らせてしまい大変申し訳ございませんでした。ただいまお時間はよろしいでしょうか。 |
上記の例文では、自身の情報と要件、お詫びの言葉を簡潔に伝えています。
電話の結びでは、忙しい中対応していただいたことへの感謝を述べて、相手が電話を切ってから通話を切るようにしましょう。
不在着信の折り返しに関するよくある質問
ここでは、不在着信への対応でよくある質問と回答を紹介します。
- 非通知番号の場合はどうするべき？
- 担当者の名前がわからない場合はどうするべき？
- 不在着信に気付いたのが遅かった場合はどうなる？
- 担当者が不在だった場合は？
Q.1｜非通知番号の場合はどうするべき？
非通知番号から電話がかかっていた場合は、就活中の期間かどうかで対応を変えましょう。
会社からの電話は、採用業務を外注している、セキュリティーを強化しているなどの理由で非通知になっているケースもあります。
重要な連絡事項を聞き逃さないように、就活中は非通知番号であってもできるだけ出るようにしましょう。
もし電話に出られなかった場合は、次にかかってきた時に対応できるよう、手元に携帯を置いて待つことが大切です。
Q.2｜担当者の名前がわからない場合はどうするべき？
担当者の名前がわからない時は、新卒採用担当の方をお願いします、といった言い回しを活用しましょう。
電話の中で相手が名乗らなかった場合や、担当者が複数人いて絞り込めない場合には、採用担当の方、とぼかして伝えることで、取り次いでもらいやすくなります。
名前を間違えるのは失礼にあたるため、名前を正しく聞き取れたか自信がない時には、憶測で述べずに同様の表現で伝えるのも手です。
Q.3｜不在着信に気付いたのが遅かった場合はどうなる？
気付くタイミングが遅くなった場合は、企業側に迷惑をかけてしまいます。
ただ、自分の過去の行動を悔いても仕方ないので、気付いた時点で早めにかけることが大切です。
また、遅れた理由を話すのではなく、遅れたことに対して申し訳ないと感じている気持ちを伝えるようにしましょう。
できるだけ早く対応することで、相手に対する誠意を示しやすくなります。
Q.4｜担当者が不在だった場合は？
担当者がいなかった場合は、いつ頃戻りそうか尋ねるようにしましょう。メモを取って時間帯も聞いておくことで、次に連絡するべきタイミングを把握できます。
また、向こうから再度連絡しますと言われた場合は、いつでも電話を取れるように待機しておくことが大切です。
連絡の行き違いがないように、通知がしっかりと来る設定になっているか見直しておきましょう。
不在着信の折り返しの基本を知って就活に活かそう！
この記事では、不在着信へ折り返す際のマナーや例文を紹介しました。
電話が受け取れなかった事態が発生しても、あらかじめ対応方法を知っていれば、適切な行動でリカバリーしやすくなりますよ。
電話で何を話すのか練習しておき、丁寧な姿勢を見せることを意識しましょう。
この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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