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企業に返信メールを送る際のマナーを紹介｜よくある質問も解説

就活一般ビジネスマナーメール返信

就活を進めていく中で、企業からのメールへの対応方法に悩んでいる方も多くいるのではないでしょうか。

企業への返信メールを作成する際には、最低限のポイントを押さえることが重要です。

そのため本記事では、企業に返信メールを送る際のマナーを紹介します。

企業とのメールのやり取りに悩んでいる方は、ぜひとも本記事をご参考にしてくださいね。

企業への返信メールが必要なケースを紹介！

就活において企業からメールが送られてきたら、返信すべきか否かを判断する必要があります。

基本的には「返信不要」と書かれたメールやお祈りメールには、返信の必要はありません。

しかしそれ以外のメールには、基本的には返信する必要があることから注意が必要です。

そして返信が必要な場合は、基本的なマナーを守って作成することが求められます。ここからは基本マナーやルールを紹介するので、一緒に確認しましょう。

企業への返信メールの基本的な構成

企業への返信メールを作るにあたっては、基本的な構成を守ることが大切だと言えます。企業への返信メールの基本構成は、以下の通りです。

1. 宛先
2. あいさつ
3. 本文
4. 締めの言葉
5. 署名

ここでは、上記それぞれを書く時のポイントを解説します。

①宛先

メールの最初には、宛先を記入します。宛先を記載する際には、正式名称で記載することが大切です。

たとえば、「株式会社」「有限会社」などの法人格は、「（株）」「（有）」と省略せずに正式名称で記載します。

また、企業名や部署名についても、省略せずに正式名称で記載しましょう。部署名や担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載します。

また、全体に言えることですが、名称や名前に関しては特に誤字は避けて、失礼のないように心がけてください。

②あいさつ

宛先を記載したら、次に書き出しとしてあいさつを記述します。あいさつの基本は「お世話になっております」です。

ただし初回に関してだけは、「お世話になります」と書くようにしましょう。そして挨拶をしたら、自分の大学・学部・氏名を名乗ります。

内容によって「●月×日に面接をしていただいた」「●月×日に面接をご予定していただいてます」などとつけると、相手が分かりやすいためおすすめです。

③本文

あいさつと名乗りが済んだら、いよいよ本文を書いていきます。メールを送る目的の部分であり、結論から簡潔に内容を伝えることが大切です。

丁寧に書くことはもちろん重要ですが、長文になるほど内容が分かりにくくなってしまうことは念頭に置いておかなくてはいけません。

採用担当者に好印象を与えるためには、「分かりやすさ」「謙虚さ」を大切にして記述すると良いでしょう。

また必要に応じて改行や段落分けを行い、視覚的にも分かりやすい本文にすることも大切です。

④締めの言葉

本文を書き終えたら、締めの言葉を添えて文章を終えます。

採用担当者が忙しい中で時間を割いて読んでくれていることを意識し、感謝の気持ちや謙虚な気持ちが伝わる一言を添えることが重要です。

締めの言葉の例としては、以下が挙げられるでしょう。

• 何卒よろしくお願いいたします
• ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申しあげます
• ご多忙の中で大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申しあげます

上記のような言葉を、文脈に応じて添えることが基本です。

⑤署名

返信メールを書き終えたら、最後に署名を記載することも忘れてはいけません。

署名には、以下の情報を盛り込みます。

• 名前（フルネームと読み方）
• 大学名・学部名・学科名・学年
• 電話番号
• メールアドレス
• （ケースに応じて）住所

住所は基本的に書く必要はありませんが、郵送でのやりとりがあるならば記載しておくと採用担当者にとって親切です。

また署名を記載する際には、本文との区切りとして「-」などの記号を使って線を引くことが一般的だと言えます。

企業に返信メールを送る際のマナー6つ

企業に返信メールを送る際には、本文の記述方法以外にも押さえておくべきマナーがあります。返信メール送信時の主なマナーは、以下の通りです。

1. 可能な限り早めに返信する
2. 返信する時間帯に気を付ける
3. 件名は分かりやすく簡潔にする
4. 就活用のメールアドレスで送る
5. 件名の「Re:」は消さない

①可能な限り早めに返信する

企業からメールが来たら、できるだけ早めに返信することが大切。時間がかかってしまうと、企業の担当者の仕事が止まってしまう可能性があるからです。

たとえば、面接日程の調整に関するメールであれば、返信が遅れると面接の予定が組めないままになってしまいます。

また、できるだけ早いタイミングの方が起業の担当者の記憶も新鮮で、やり取りがスムーズに進むことも期待できます。

②返信する時間帯に気を付ける

早めの返信は大切ですが、返信する際にはメールを送る時間帯にも気を付けなくてはいけません。

「メールはいつでも見られるから、いつ送っても良いのでは？」と思う方もいるのではないでしょうか。

しかし会社のメールを携帯電話に転送する設定をしているケースもあり、深夜や早朝に連絡をすることは避けた方が無難です。

基本的には、企業の営業時間内に返信するようにしましょう。

③件名は分かりやすく簡潔にする

企業の担当者へ送るメールの件名は、できるだけ分かりやすく簡潔にすることが重要です。

企業の担当者は、毎日大量のメールのやり取りをしています。そのため、件名を見ただけで送り主や用件が把握できるように意識すべきです。

もし件名が分かりにくいと思われたら、最悪の場合読み飛ばされる恐れがあります。

たとえば質問のときは「＜お伺い＞」、こちらの希望を伝えるときには「＜お願い＞」などと入れると、用件が伝わりやすいでしょう。

④就活用のメールアドレスで送る

企業にメールを送るためには、就活用のメールアドレスを用意しておいた方が無難です。

アドレスの文字列によっては、ビジネスシーンにふさわしくないと判断される恐れがあります。最悪の場合、マイナスの印象を持たれるかもしれません。

できる限りシンプルなメールアドレスにすることが望ましく、そのためには普段のメールアドレスとは別に仕事用のものを用意することがおすすめです。

また、アドレスだけでなく表示名の設定についても気を付けるようにしましょう。

⑤件名の「Re:」は消さない

企業から来たメールに返信する場合、システムで自動的につけられる件名の「Re:」は消さずにそのまま使うことが基本です。

件名をそのままにしておいた方が、受け取った側が何の要件なのかすぐに判断できるためです。

つけたままだと手抜きに感じるかもしれませんが、実は残しておいた方が親切だと言えます。

基本的にはそのままにしておき、何度もやり取りをして「Re:」が増えすぎた場合にだけ、1つ2つだけ残して他を削除する程度で問題ありません。

⑥絵文字や顔文字は使わない

企業の担当者に送るメールでは、原則として絵文字や顔文字を使ってはいけません。使ってしまうと、「ビジネスマナーが分かっていない」と思われる可能性があるからです。

ビジネスにおいてメールは用件を簡潔に伝えるツールであり、余計なことをすると相手の印象を悪くするリスクがあると言えるでしょう。

どんなに親しくなったとしても、基本的には絵文字や顔文字、さらに「！」や「？」は使わない方が無難ですよ。

文章を飾るよりも、論理的で簡潔な文章を書いた方がビジネスでは好印象だと言えます。

企業に返信メールを送るときに意識すべきこと4つ

企業に返信メールを送る時には、以下の4つのポイントを押さえることが大切です。

1. 誤字脱字が無いか最終確認する
2. SNSの感覚で返信しないようにする
3. 改行や段落で読みやすさを意識する
4. 適切な敬語を使う

ポイントを理解し、できるだけ好印象につなげましょう。

①誤字脱字が無いか最終確認する

企業の担当者にメールを送る際には、誤字脱字がないか最終確認してから送ることが大切です。

誤字脱字が目立つと、「ケアレスミスが多い」「丁寧に仕事ができない」「自社の優先度が低い」などとマイナスな印象を与える恐れがあるからです。

最後までひと通り文章を書いたら、最初に戻って誤字脱字がないかチェックすることを基本にしましょう。

早く送ることはもちろん大切ですが、確認せずに送るとかえってマイナス評価につながる可能性もあるためお気を付けください。

②SNSの感覚で返信しないようにする

企業からのメールに返信する際には、SNSの感覚で返信してしまわないように気を付けるべきです。

SNSでの文章のやり取りに慣れてしまうと、ついつい企業とのメールのやり取りで不適切な表現を使ってしまう恐れはあります。

ビジネスメールの基本の構成を守り、企業へのメールにふさわしい文体に整えましょう。

また、一度のメールで伝えたいことをしっかりと伝えきり、やり取りを増やさないようにすることも大切です。

③改行や段落で読みやすさを意識する

メール本文を作成する際には、改行や段落を活用して読みやすくする意識が求められます。

改行や段落を意識していない文章は、ひと続きになって読みづらいためです。何行も続いているような文章は読みづらく、読み飛ばされる恐れも。

また、ビジネスマンはスマホだけでなパソコンでもメールを確認することから、両方で見てみて読みづらくないかチェックすることが重要です。

企業の担当者が改行や段落について教えてくれることはまずなく、気づかない間に評価を下げてしまうことも考えられます。

④適切な敬語を使う

適切な敬語を使うことも、企業とのメールのやり取りでは重要なポイントです。慣れていないと、不適切な表現を悪気なく使ってしまう恐れがあります。

たとえば以下の敬語は不適切ですが、ついつい使ってしまいがちであることから注意が必要です。

• ×取り急ぎ→○まずは連絡まで
• ×御社→○貴社（文章のやり取りでは貴社を使う）
• ×了解しました→○承知いたしました
• ×お疲れ様です→○お世話になっております
• ×拝見してください→○ご覧ください
• ×よろしかったでしょうか→○よろしいでしょうか

上記のような間違いは、社会人であれば非常に気になる間違いなので注意を払いましょう。

企業への返信メール例文をパターン別に紹介

企業への返信メールを作成する際には、例文を参考にすると効率的で間違いも減るのでおすすめです。

そのためここでは、企業への返信メールの例文として以下の2パターンを紹介します。

1. 面接日程の確認メールへの返信
2. 内定通知への返信

①面接日程の確認メールへの返信

面接日程に関する確認メールへの返信では、認識の違いが生まれないように上記のように日程を復唱することが大切です。

「Re:を残す」「宛先は正式名称で」などの基本も、忘れないようにしましょう。

②内定通知への返信

内定通知への返信メールでは、喜びの気持ちや感謝の気持ちを込めつつ簡潔に記述することが大切です。

今後の抱負についても簡単に触れることで、仕事への前向きさをアピールしておきましょう。

企業への返信メールに関するよくある質問5つ

企業への返信メールについては、以下の質問をよくお受けします。

1. メールの返信が遅れた場合は？
2. 企業から返信がない時はどうするべき？
3. いつまで返信を続けるべき？
4. 「Cc」「Bcc」でメールが来た場合の返信方法は？
5. 自動返信メールにも返信メールを送るべき？

そのためここでは、上記の質問に対してそれぞれ回答を紹介します。

Q.1｜メールの返信が遅れた場合は？

企業からのメールへの返信が遅れた場合は、気づいた時点でできるだけ早めに返信することが大切。

就活に限らず、メールは返信できるときにできるだけ早く返信をして自分で止めてしまわないことが重要だからです。

特に内定の辞退や面接日程の変更などマイナスな内容の連絡ほど、早めにすることを心がけましょう。

マイナスな内容の連絡はする際に気が引けてしまうものですが、後回しにしても良いことがないうえに相手にかける迷惑がさらに大きくなってしまうためです。

Q.2｜企業から返信がない時はどうするべき？

こちらから送ったメールに対して企業からの返信がない場合は、少し待ってみてからリマインドを送ることが基本の流れです。

採用シーズンの採用担当者は非常に多忙であり、対応が遅れてしまうことは十分にあり得ます。

ただし埋もれてしまっては困ることから、メール送信から1週間程度を目安にしてリマインドメールを送ると良いでしょう。

そしてリマインドメールへの返信も見られないようであれば、企業担当者へ電話をしてみることも視野に入れるべきです。

Q.3｜いつまで返信を続けるべき？

企業とのメールのやりとりは、自分から終わらせることが基本だと言えます。企業からのメールを無視したと思われると、印象が良くないためです。

確認すべきことを確認できて内容が落ち着いたら、「どうぞよろしくお願いいたします」などと簡単に返事を行い、終わりにすればよいでしょう。

見分けることが難しいこともありますが、「不明点等ございましたら」「どうぞよろしくお願いいたします」などと締められていたら、終わりの合図です。

Q.4｜「Cc」「Bcc」でメールが来た場合の返信方法は？

「Cc」や「Bcc」は、「やり取りの当事者ではないけど内容を知っておいてほしい」と考える相手に対して送るための機能です。

「Cc」は「カーボンコピー」の略であり、Cc入りのメールに返信をするならCcに入っている人を外さずに送ります。

一方の「Bcc」は、「ブラインドカーボンコピー」の略です。自分以外の誰に送られているのか分からない発信方法であり、Bccは返信不要のケースが多いです。

どうしても返信すべき場合は、送り主だけに返信すると良いでしょう。

Q.5｜自動返信メールにも返信メールを送るべき？

企業から送られてきた自動返信メールに対しては、原則として返信する必要はありません。

自動返信メールは、企業が就活生側に何らかの情報を一方的に送るためのツールだからです。

双方向のコミュニケーションを前提としておらず、返信しないことが基本と言えるでしょう。

自動返信メールに返信をしてしまうと、担当者の仕事を増やすことにもなりかねません。中には、返信不可の自動返信メールを使っている企業もあります。

企業への返信メールに関する正しいマナーを身につけよう！

就活においては、企業からのメールには基本的に返信することが求められます。

企業への返信メールに関する正しいマナーを身につけて、自信を持って早期に返信できるようにしましょう。

企業とのメールのやり取りに不安を感じている方にとって、本記事が役立てば幸いです。