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企業からの電話の正しい受け方を紹介｜折り返し時のマナーも解説

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就活中は企業から電話がかかってくることが多くなります。ですが、いざ電話がかかってきても「どうやって対応すればいいの？」と悩んでしまう人もいるでしょう。

そこで、本記事では企業からかかってきた電話の正しい受け方、基本的なマナーやよくある疑問までくわしく解説します。ぜひ、これからの就活の参考にしてみてくださいね。

【例文付き】企業からの電話の正しい受け方

企業から電話がかかってきても、どうやって電話に出ればいいか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。

ここでは、電話がかかってきた際の正しい受け方を4つ紹介します。分かりやすい会話形式で紹介しているので、電話対応時の参考にしてみてください。

まずは名乗る
あいさつをする
重要な点は復唱して確認を取る
最後は感謝を伝える

①まずは名乗る

自分「もしもし。○○大学の○○（自分の名前）です」

企業「××株式会社の××です。採用試験の件でお電話いたしました。ただいまお時間よろしいでしょうか？」

相手とのやり取りをスムーズに進めるために、まずは自分の名前を名乗りましょう。就活の電話は突然かかってくるので、採用試験を受けた会社の電話番号は登録しておくことをおすすめします。

②あいさつをする

自分「お世話になっております。××様ですね。ただいま外出中でして、10分ほどであれば大丈夫です」

相手が名乗ったら、きちんと挨拶をして返してください。このとき、相手の名前を復唱すると丁寧な印象になります。

さらに、電話できる時間が限られている場合は、あらかじめ目安の時間を伝えておきましょう。

③重要な点は復唱して確認を取る

企業「採用試験の結果、○○さんには最終面接に進んでいただきたいと考えております。最終面接は△日の×時から□□ビル2階で行いますが、ご都合はいかがでしょうか」

自分「はい。△日の×時に、□□ビル2階で面接ですね。承知いたしました」

面接の日程調整など、相手から重要なことを伝えられた場合は必ず復唱して確認を取りましょう。きちんと確認を取っておくことで、情報伝達の行き違いを防げます。

④最後は感謝を伝える

企業「用件は以上となります」

自分「かしこまりました。お電話いただきありがとうございます。それでは失礼いたします」

電話を終えるときは、突然通話を切ると相手に悪い印象を与えてしまいます。電話の最後には必ず感謝を伝えましょう。

丁寧な電話は好印象につながり、その後の採用試験にいい影響を与える可能性があります。

企業からの電話に出る際のマナー4つ

企業から電話がかかって来たとき正しく電話対応ができるように、事前に電話のマナーを学んでおくと安心です。

ここでは、企業からの電話に出る際のマナーを4つ紹介します。就活中はこのマナーを念頭に置いておきましょう。

静かな場所で電話をする
メモが取れる状態にする
聞き取れない時は丁寧に聞き直す
相手が電話を切るのを待つ

①静かな場所で電話をする

電話に出るときは、なるべく静かな場所を選んでください。周りが騒がしい状態では、相手の言葉を聞き間違えたり聞き逃す可能性があります。

何度も同じことを聞き返すと失礼な印象につながりますし、重要な内容をきちんと確認できなければトラブルにつながる可能性もあるのです。

もし電話に出た場所が騒がしい場所の場合、相手に許可をもらい静かな場所に移動してください。

②メモが取れる状態にする

企業からの電話は、次の面接の日程調整など重要な要件であることが多いです。

ですが、口頭で伝えられただけでは忘れてしまう可能性があるので、企業からの電話は必ずメモが取れる状態にしてから対応しましょう。

突然の電話はどうしても緊張して話すことばかりに気を取られてしまいますが、丁寧に対応できても話した内容を忘れてしまっては意味がありません。

話し方は完璧でなくてもいいので、メモを取ってしっかり確認すること優先してください。

③聞き取れない時は丁寧に聞き直す

内容が聞き取れないときはスルーせず、必ず丁寧に聞き直してください。相手の電話回線の状態や自分のスマホの電波状況などが原因で、電話が途中で聞き取れないケースは珍しくありません。

また、相手が早口だったり聞きなれない単語が出てきて、何を言っているのかすぐに理解できないこともあるでしょう。

聞き取れなかったときは「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使い、丁寧に聞き直しましょう。相手は目上の人に当たるので、必ず丁寧な言葉を使うようにしてください。

④相手が電話を切るのを待つ

企業からの電話対応の際は、必ず相手が電話を切るのを待ちましょう。

こちらから電話を切ると、人によっては「マナー違反だ」と感じることがあります。古くからあるマナーで、年上の人が先に電話を切るのが常識だと考えている人は少なくありません。

先に電話を切ると、場合によってはマイナスの印象につながり、その後の採用試験に悪影響を及ぼす可能性もあるのです。

こちらが電話の終わりの挨拶をした後もすぐに切るのではなく、相手が電話を切るのを待ちましょう。

企業からの電話に出られなかった時の対応法【例文付き】

企業から電話がかかってきても、どうしても出られないことがあるかもしれません。

ここでは、電話に出られなかった時の正しい対応方法を紹介します。どうすればいいか迷った場合の参考にしてみてください。

①可能な限り早く折り返す

自分「もしもし。先ほどお電話をいただきました、○○大学の〇〇（自分の名前）と申します。先ほど××様からお電話をいただき、折り返しをさせていただきました。採用担当の××様はご在籍でしょうか？」

企業「はい、××は私です。折り返しのお電話ありがとうございます」

自分「××様、先ほどは電話に出られず、大変失礼いたしました」

企業「いえいえ、大丈夫です。□□の件でご連絡させていただきました。今お時間よろしいでしょうか？」

電話に出られなかった場合は、なるべく早く折り返しましょう。

ただし、電話をかける時間帯に気を付けてください。10時以前や12時〜14時、16時以降は業務が忙しい可能性があるので、この時間帯は避けることをおすすめします。

②すぐに電話できない場合はメールを送る

お世話になっております。○○大学◇◇学部の××（自分の名前）と申します。

先ほどは△△様（相手の名前）のお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。着信に気づかず連絡が遅くなりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。本日15時以降でしたらお受けすることができますので、こちらからお電話させていただきます。

お忙しい中お手数をおかけしまして恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

すぐ電話できない場合は、メールで連絡をしてください。電話ができなくても、相手からの連絡はすぐに対応することが大切です。

また、こちらから何時に折り返す旨を必ず記載しましょう。メールで提示しておくことで相手とのやり取りがスムーズに進みます。

企業からの電話を折り返す時のマナー3つ

企業からの電話を折り返す際、正しいマナーで対応することが大切です。

ここでは、折り返しの際に必要な3つのマナーを紹介します。折り返す前によく確認しておきましょう。

電話をもらっていた旨を伝える
電話に出られなかった事への謝罪を伝える
事前に留守電を確認する

①電話をもらっていた旨を伝える

企業に電話を折り返したら、まずは電話を貰っていた旨を伝えてください。

すぐに折り返したとしても、電話をかけてきた相手が出るとは限りません。担当者以外の人が電話に出た場合、折り返しの旨を伝えず名前を名乗るだけでは「何の電話だろう？」と困惑してしまいます。

どのような用件で電話を掛けたのか、きちんと相手に伝えるようにしましょう。相手は忙しい社会人だと言うことを念頭に置き、スムーズなやり取りができるよう心がけてください。

②電話に出られなかった事への謝罪を伝える

電話をかけてきた相手が出たら、電話に出られなかったことへの謝罪を伝えましょう。

採用担当者は忙しい合間をぬって、あなたに電話をかけてくれています。忙しい中対応してもらったにもかかわらず、電話に出られず申し訳ないという気持ちを、相手にきちんと伝えてください。

また、謝罪の言葉を伝える際は正しい敬語を使い、失礼な印象にならないようにしましょう。フランクな態度で謝罪するとマイナスの印象になり、その後の採用試験に悪影響を及ぼすかもしれません。

③事前に留守電を確認する

企業が電話をかけて出られなかった場合、相手が留守番電話に伝言を残している場合があります。電話を折り返す前に、必ず留守電の確認をしましょう。

慌てて掛け直しても、留守電に用件を残していたら二度手間となってしまいます。

場合によっては「この人はちゃんと確認をしない人なんだな」と、マイナスイメージにつながるかもしれないので、十分注意が必要です。

留守電機能をあまり使わない人は、本格的な就活の前に確認しておくことをおすすめします。

企業からの電話に関するよくある質問4つ

就活以外で企業相手に電話をしたことない学生にとって、電話に関する疑問はたくさんあるでしょう。

ここでは、企業からの電話に関するよくある4つの疑問点について紹介しています。わからないことがあった場合は、ぜひ参考にしてみてください。

Q.1｜企業からの電話が非通知設定の場合は？
Q.2｜担当者が不在だった場合は？
Q.3｜企業からの電話に長時間気づけなかった場合は？
Q.4｜「また掛け直します」と留守番が入っていた場合は？

Q.1｜企業からの電話が非通知設定の場合は？

企業からの電話が非通知で折り返せない場合、まずは留守電やメールを確認してみてください。

企業側は非通知設定で電話をかけてくる場合があります。就活中は多くの学生を相手にするので、あえて非通知設定にして対応の手間を省いている企業も多いのです。

しかし、非通知の場合は折り返しができないので、就活生にとっては対応に困ります。しかし、慌ててしまい手あたり次第電話をかけるのは厳禁です。

もし留守電やメールがなかった場合、もう一度相手が掛け直してくるまで待ちましょう。

Q.2｜担当者が不在だった場合は？

折り返しの電話をして担当者が不在だった場合、基本的に会社側から折り返しの提案をしてくれます。もしくは、電話をかけて都合のいい時間を教えてくれるので、案内に従いましょう。

案内がなかった場合、担当者がいつ戻ってくるか聞いて確認してください。戻る時間がわからなかった場合、自分の都合のいい時間を明確にして「○時に折り返します」と伝えましょう。

このとき、かけ直しの時間を担当者に伝えてもらうよう、お願いするのを忘れないようにしてください。

Q.3｜企業からの電話に長時間気づけなかった場合は？

忙しい就活中は、企業からの電話に長時間気付かないこともあります。

企業からの電話に対してはすぐに折り返すのが基本のマナーですが、時間は巻き戻せないので、気付いた時点で可能な限り早く電話しましょう。

このとき、必ず「長時間気付かず申し訳ない」という謝罪の旨を伝えてください。

謝罪せず電話をかけてしまうと、失礼な学生だという印象につながってしまいます。場合によっては採用試験に悪影響が出るので、きちんと謝罪の言葉を伝えましょう。

Q.4｜「また掛け直します」と留守番が入っていた場合は？

留守電に「また掛け直します」と伝言が入っていた場合でも、気付いた時点ですぐにかけ直すようにしてください。

相手が電話に出られなかった場合、「こちらからかけ直す」という社交辞令を使う人も多くいます。また、仕事で忙しくて掛け直すこと自体忘れている可能性もあるのです。

緊急性が高かったり重要な用件だった場合、掛け直しを忘れてしまうと採用試験に影響が出てしまうでしょう。このため、留守電に気付いたらすぐ電話を掛け直すのが無難です。

企業からの電話の正しい受け方を理解しよう！

企業からの電話はどうしても緊張してしまいがちです。しかし、正しい対応方法を学んでおけば、いざというときもきちんと電話に出られるでしょう。

電話対応の印象はその後の採用試験を左右することもあります。企業からの電話に対してきちんと対応して、就活を有利に進めてください。

この記事を書いた人

若林

青山学院大卒。勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。