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メールでお礼状を送る時のマナーを解説｜例文やよくある質問も紹介

就活一般ビジネスマナーメール

会社説明会や面接が終わったあとに、お礼状を送るべきか悩む就活生は少なくありません。

就活におけるお礼状は必須ではありませんが、送っておけば採用担当者から良い印象をもらえる可能性が高くなるでしょう。

本記事では、メールでお礼状を送るときのマナーやよくある質問を解説します。丁寧なお礼状を送り、内定獲得への近道としましょう。

企業へのお礼はメールでしよう！

企業へ送るお礼状は、電話や手紙ではなくメールで送りましょう。

メールであれば、企業にお礼の気持ちをすぐ伝えられるだけでなく、メールを受け取った側の時間をとらないのがメリットです。

電話は忙しくない時間を予想しても、担当者の時間をとりやすくタイミングによっては迷惑になります。手紙の場合は、当日に投函しても企業に届くまで時間がかかり、担当者へ与える印象が弱くなってしまうことも。

メールでお礼状を書けば、企業に良い印象を残しつつ迷惑を避けられるでしょう。

メールでお礼状を送る時の書き方5つ

まずは、メールでお礼状を送るときの書き方を5つ見ていきましょう。

企業に送るメールには、決まったパターンが存在します。

パターンを押さえれば、はじめてお礼状を書く人でも面接官からの印象を良くするお礼状を書けるでしょう。

1. 宛名
2. あいさつ
3. 本文
4. 締め
5. 署名

①宛名

メールのはじめは、送り先の宛名を書きます。

宛名に書く内容は、会社名・部署名・担当者名です。担当者名がわからない場合は、「採用ご担当者様」と書きましょう。

宛先をはじめに書いておくと、メールの送り先が間違っていたときにすぐ気づいてもらえます。間違っている旨の連絡をもらえる可能性があがるでしょう。

宛名ははじめに書いておき、受け取る側がわかりやすいよう配慮してください。

②あいさつ

宛名のつぎは、本文に入る前にあいさつを書きましょう。

あいさつの内容は、お礼状を書くにいたったイベントや面接に参加した旨を記載するとわかりやすくなります。

あいさつ部分の最後には、自分に時間を割いてくれた点にお礼を述べましょう。さきにあいさつを書いておくと、つぎに続く内容の理解がしやすくなるのがメリットです。

いきなり本文には入らず、あいさつを間にいれるようにしましょう。

③本文

あいさつの記載が終わったら、本文に移りましょう。

本文には、面接で話したことで企業への入社意欲が高まった旨や面接で得られたことを記載しましょう。

とくに志望度の強さは、お礼状を送るとさらにアピールしやすくなります。必須ではありませんが、書いておくと面接官に企業への入社意欲が伝わるでしょう。

また、本文を書くときは定型文ではなく自分の言葉で書くことが大切です。

④締め

お礼状の締めには、送り先の企業が発展することを祈る気持ちを記載しましょう。

締めの言葉を書いておくことで、メールが書きかけではないと判断できます。受け取った相手にもビジネスマナーをアピールできるでしょう。

お礼状の締めに書く言葉は、企業の発展を祈る気持ち以外には季節に合わせたあいさつもおすすめです。状況に応じて使い分けると、定型文にならずに締めの言葉が書けるでしょう。

⑤署名

ビジネスメールの最後には、署名を書く癖をつけましょう。

ビジネスメールでは、最後に署名を書くのがマナーとなります。署名を最後に書いておくと、受け取った相手が送信元を確認するときにメールのはじめに戻る必要がなく、手間をかけさせません。

就活で送るメールは、ほとんどの場合で署名が必要です。定型文を作っておくと、送るときに毎回うつ必要がなくスムーズになるでしょう。

お礼状をメールで書くときは、署名の記載を忘れないようにしてください。

メールでお礼状を送る時のマナー6つ

メールでお礼状を送るときに、意識するべきマナーを6つ解説します。
お礼状であっても、ビジネスメールのマナーと変わりません。相手に失礼のないメールを送り、印象を損ねないよう注意しましょう。

1. 件名は分かりやすく簡潔にする
2. 絵文字や顔文字は避ける
3. 可能な限り早めに送る
4. お礼の内容は具体的に伝える
5. 定型文にならないようにする
6. 「取り急ぎ」という言葉は使わない

①件名は分かりやすく簡潔にする

メールでお礼状を送るときは、一目で内容がお礼状だとわかる件名にしましょう。

件名で内容がわかるのは、ビジネスメールの基本とされています。社会人は1日に多くのメールを受けとっており、件名で内容が分からないメールは不親切に感じるからです。

件名でメールの内容がわかると、メールを開く優先順位をつけやすく読み手に負担をかけません。とくにお礼状は、読み手からすると、返信の必要がないので優先順位の低いメールになります。

相手わずらわせないよう、件名をわかりやすくしておくと丁寧な印象になるでしょう。

②絵文字や顔文字は避ける

企業へお礼状を送るときは、絵文字や顔文字の使用を控えてください。

メールは文章のため感情が伝わりづらく、人によっては「怒っているのかな？」と感じるシーンもあるでしょう。しかし、ビジネスメールには基本的に絵文字や顔文字は使用しません。

就活生からのメールに絵文字や顔文字が使用されていると、採用担当者から「ビジネスマナーのわからない」「学生気分が抜けていない」と思われる危険性があります。

せっかくお礼メールを送ったにもかかわらず、印象は悪くなるでしょう。

読み手は、絵文字や顔文字のないメールになれています。絵文字や顔文字が使われていなくても冷たい印象には感じないため、問題ありません。

③可能な限り早めに送る

お礼状を送るときは、可能な限り早めに送りましょう。

ビジネスメールの基本は、読んだらできる限り早めの返信を意識するのが重要です。お礼状も同じく、企業にお礼するべき場面が来たら早めに作成して送りましょう。

お礼状の送信に時間が経てば経つほど、お礼状を書いた意味が薄れていきます。受け取った側としても、「いまさら？」と思いかねません。

早めにメールでお礼状を送り、企業に礼儀正しい就活生であるとアピールしましょう。

④お礼の内容は具体的に伝える

お礼状に書く内容は、できる限り具体的な内容を意識しましょう。

企業にお礼状を送るシーンは、会社説明会や面接、内定式とさまざまな場面があるでしょう。どの内容に対するお礼か書くことで、相手に丁寧な印象を与えられます。

面接であれば、企業は1日でさまざまな就活生に会いお礼メールも複数もらっていることも。件名を「面接のお礼〇〇大学〇〇〇〇」としておけば、すぐに思いだしてもらえるでしょう。

お礼状の印象が薄まらないように、お礼内容も具体的に書くことが大切です。

⑤定型文にならないようにする

お礼状の内容は、定型文にならないよう注意しましょう。

その気がなくても、ほかの企業に送ったメールを流用して作ったメールは、読み手には伝わることがほとんどです。同じお礼状でも、文章内に書くべき内容は企業によって変わります。

就活時期は送るメールが多く、いちいち新しく書き直すのは負担を感じる場合もあるでしょう。しかし、ひとつひとつのメールをきちんと書くことで、企業へ誠意を伝えられます。

定型文を避け、きちんと企業に合わせたお礼状を書けば、相手にも良い印象が与えられるでしょう。

⑥「取り急ぎ」という言葉は使わない

ビジネスメールで使うイメージがある「取り急ぎ」は、お礼状ではふさわしくありません。

取り急ぎはもともと、「とりあえず急いで」という言葉からきています。企業にお礼の気持ちを伝えるはずのお礼状が「とりあえず急いで」の内容では失礼です。

使い慣れない言葉を無理に使うと、最適なシーンではなく逆に相手に失礼な印象を与える可能性があります。ビジネスメールだからといって背伸びはせず、自分の文章でお礼状を書くのがおすすめです。

メールでお礼状を送る際の例文

ここでは、メールでお礼状を送るときの例文を紹介します。

いままでお礼状を書いた経験がない就活生は、どのような内容を書けばいいかわからない人も多いでしょう。

企業へ送る文章が思い浮かばないときは、ぜひ参考にしてください。

• 面接終了後に送るお礼メール例文

面接のお礼状を書くときは、何時に面接を受けたか記載しましょう。

面接官は1日に複数の面接をおこなっており、名前だけではすぐに相手を思い出せない可能性があります。時間を書いておくと、どの就活生かすぐに思い出せるため丁寧な対応と言えるでしょう。

また、本文には志望度の高さを感じる一文を記載しましょう。採用担当者に自分のことを、さらにアピールできます。

メールでお礼状を送る際のよくある質問3つ

メールでお礼状を送るときに、よくある質問を3つ解説します。

疑問点を解消してからメールを送りましょう。

• Q.1｜お礼メールは必ず送るべき？
• Q.2｜面接お礼メールの宛名が分からない場合は？
• Q.3｜お礼メールに返信が来た場合は？

Q.1｜お礼メールは必ず送るべき？

お礼メールは、採用に直接影響することはありません。しかし、送ることで採用担当者に自分を印象づけることができるでしょう。

複数の就活生を対応する採用担当者には、何も印象が残らない就活生も少なくありません。採用する学生を悩んだ場合は、できる限り印象の良い就活生を選ぶ採用担当者がほとんどでしょう。

お礼状は必須ではありませんが、送ることでより面接官に自分をアピールできます。

Q.2｜面接お礼メールの宛名が分からない場合は？

面接をしてくれた担当者の名前があいまいで、お礼状の宛先が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載してメールを送りましょう。

面接のシーンでは口頭で名乗られる場合も多く、聞き取れない可能性も少なくありません。人によっては珍しい苗字で、漢字が分からないこともあるでしょう。

漢字が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載すると失礼がありません。

Q.3｜お礼メールに返信が来た場合は？

送ったお礼メールに返信がきたときは、まず返信不要と記載があるか確認しましょう。

メールに返信不要と記載があれば返信はしなくても問題ありませんが、返信不要と記載がない場合は念のため返信しておくと丁寧です。

採用担当者としても、その後に無理をして返事してくることはないでしょう。きりがいいところでメールが止まるため、安心してください。

返信不要と返信メールに書いておらず、不安な場合は返事をしてくれたことへの感謝のメールを送っても問題はありません。

メールでお礼状を送る際の正しいマナーを理解しよう！

メールでお礼状を送るときは、正しいマナーを理解しておきましょう。

お礼状は必須ではありませんが、送ると採用担当者に丁寧な就活生であると印象づけられます。ほかの就活生と内定を悩んだときに、有利に進む可能性があるでしょう。

マナーを守り、受け取った相手に良い印象を与えるお礼状のメールを作成しましょう。

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