HOME > カリクル就活 > 就活豆知識 > 事務職とは？仕事内容や求められる能力・向いている人の特徴を解説

事務職とは？仕事内容や求められる能力・向いている人の特徴を解説

就活事務職職種研究

事務職を志望している就活生は沢山いますよね。しかし、自分が本当に事務職に向いているのか不安に思っている人も多いのではないでしょうか。

本記事では、事務職の仕事内容や必要な能力、向いている人の特徴について詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。

事務職とは事務作業を通して社員をサポートする仕事

事務職は、資料作成、備品管理、電話対応、データ入力など、事務作業全般を担い、他の社員をサポートする職種です。

事務職には一般事務、経理事務、人事・労務事務、総務事務、営業事務、法務事務、貿易事務、医療事務など多様な種類があり、それぞれの職種に特化したスキルや知識が求められます。

配属される部署によって事務職の仕事内容は異なりますが、一般的には「縁の下の力持ち」として会社の日常業務を支える重要なポジションです。

事務職は、社内のスムーズな運営を支え、業務の効率化に貢献するため、どの企業においても不可欠な存在と言えます。

事務職に求められる3つの力

事務職は、会社のスムーズな運営に不可欠な役割を果たします。ここでは、事務職に必要な3つの主要なスキルについて解説します。

1. PCスキル
2. コミュニケーション能力
3. スケジュール管理能力

①PCスキル

事務職においてPCスキルは基本中の基本です。日常的に文書作成、データ入力、プレゼンテーション資料の作成など、多岐にわたる業務があります。

特にExcel、Word、PowerPointの操作は必須と言えるでしょう。

Excelでは基本的な関数の使用や表の作成が求められ、Wordでは文書の整理や画像・表の挿入が重要です。また、PowerPointでは見やすく効果的なスライドを作成する能力が必要です。

さらに、ブラインドタッチのような基本的なタイピングスキルも、作業の速度と正確さを向上させるために役立ちます。

②コミュニケーション能力

事務職では、社内外の多様な人々とのコミュニケーションが日常的に発生するため、円滑なコミュニケーション能力は非常に重要です。

これには、明確な意思疎通、適切な言葉遣い、聞き手の立場を理解する能力などが含まれます。

特に、営業事務では、営業部門との連携や顧客対応が頻繁にあり、コミュニケーション能力が直接業務の成果に影響を与えます。

また、他部署のサポートを行う際にも、効果的なコミュニケーションはスムーズな業務遂行に不可欠です。

③スケジュール管理能力

事務職は、自身の業務だけでなく、他のスタッフや部署のスケジュール管理も必要です。これには、時間管理の能力、優先順位の設定、効率的なタスク管理が含まれます。

スケジュール管理能力が高いと、締め切りの遵守、会議やイベントの効果的な調整、業務の滞りなく進行など、会社全体の生産性向上に貢献できます。

また、スケジュール管理能力は、多忙な業務環境下でのストレス管理にも役立つスキルです。

事務職に向いている人の特徴2選

どんな仕事も人によって向き不向きがあります。ここでは、事務職に向いている人の2つの特徴を紹介します。

1. 地道な作業が苦にならない人
2. 正確に作業をこなすことができる人

①地道な作業が苦にならない人

事務職には、繰り返しの作業や細かい業務が多いため、地道な作業が苦にならない人は事務職に向いています。

例えば、データ入力、書類整理、ファイリングなど、地道で根気のいる作業が日常的に発生します。

地道な作業を通じて、企業の大きな流れを支える重要な役割を果たすことにやりがいを感じられる人も、事務職に向いていると言えるでしょう。

②正確に作業をこなすことができる人

事務職は書類の作成やデータの入力、報告書の準備など、細部にわたる注意が求められる作業が多いため、ミスが少なく、正確に業務を遂行できる能力は、事務職において非常に価値があります。

また、細かいデータや数字を扱う際にも、正確性を保ちながら迅速に作業を進められる人は、事務職において高く評価されるでしょう。

正確さとスピードを兼ね備えた作業能力は、事務職での成功の鍵となります。

事務職は企業にとって必要不可欠な職業

事務職は、「縁の下の力持ち」として会社の日常業務を支える不可欠な存在です。

事務職には多様な種類があり、職種によって業務内容は大きく異なります。

一般的に事務職には、PCスキルの他に、コミュニケーション能力やスケジュール管理能力が必要です。地道で正確な作業が好きな人は、事務職に向いているので、是非チャレンジしてみてください。