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履歴書のコピーの提出は避けよう！NGの理由や使い道についても解説

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複数の企業を受ける場合「履歴書を複製して提出しても良いのかな？」と思うことがありますよね。

しかし、履歴書のコピーはマイナス評価につながる恐れがあるため、避けた方が良いでしょう。

本記事では、履歴書を複製しない方が良い理由や使い道について解説します。

適切な方法で履歴書を作成し、高評価を得るための参考にしてみてください。

履歴書のコピーを提出してはいけない理由3つ

最初に、コピーは避けた方が良い理由を3つ紹介します。

1. 入社への熱意が伝わらない
2. 志望動機がズレる可能性がある
3. 著作権の侵害に当たる場合がある

なぜコピーは提出しない方が良いのか確認し、適切な方法で履歴書を作成するようにしましょう。

①入社への熱意が伝わらない

企業は、履歴書の文言からどのくらいの熱意を持って入社を希望しているのか確認しています。

複製した履歴書を使い回していると、オリジナリティが薄れ、入社への熱意も感じられなくなるでしょう。

また、採用担当者は日々たくさんの履歴書を読んでいるため「当たり障りのない文言をコピーして使っている」と、すぐにわかってしまう可能性も高いと考えられます。

しっかりとした熱意の伝わらない履歴書は、書類選考で落選しやすいので、次の段階に進むためにもコピーは避けるようにしてください。

②志望動機がズレる可能性がある

たとえ同じ職種を募集している企業であったとしても、企業方針や求める人材などの条件は異なるため、コピーを使い回すことで志望動機に微妙なズレが生じる恐れがあります。

例えば、企業理念に「伝統に捉われず、新たな分野に挑戦する」と掲げている企業の選考で「伝統を重んじ、1つの分野に特化しているところに魅力を感じた」という内容の志望動機はふさわしくありません。

志望動機は、各企業ごとに内容を変えて差別化を図る必要があるため、履歴書を複製するのは望ましくないと考えられます。

③著作権の侵害に当たる場合がある

一般的に市販されている履歴書には、著作権があります。他者に著作権のあるものを勝手にコピーして使い回すのは、著作権の侵害に当たる可能性があるため注意してください。

すでに志望動機などの記入欄を書き込んだ後の履歴書はもちろんのこと、まだ何も書いていない状態の履歴書も複製するのはやめましょう。

企業側に複製していることがわかった場合「著作権に対する意識が低い」「社会的なルールをわかっていない」とマイナスの評価が下されるリスクがあります。

履歴書のコピーの使い道2つ

ここでは、コピーした履歴書の使い道を2つ紹介します。

1. 面接前の確認用として持っておく
2. 同じ業界を受ける際の参考にする

企業側にコピーを提出するのは問題がありますが、使い方次第では有効活用できるため、主な使い道を確認しておきましょう。

①面接前の確認用として持っておく

面接では、書類選考の際に提出した履歴書をもとに質問が出されます。そのため、作成した履歴書はコピーを取っておき、どのような内容を記載したのかきちんと把握しておくことが大切です。

履歴書の内容を忘れていると、質問の意図を汲み取ることができなかったり、一貫性のない回答をしたりといった可能性があります。

履歴書のコピーで内容を確認しておけば、本番を想定した面接練習が可能になり、面接当日もスムーズに質問に答えられるようになるでしょう。

②同じ業界を受ける際の参考にする

履歴書の内容をそのままコピーするのは避けた方が良いですが、同じ業界を受ける際の参考として役立てるのは問題ありません。

例えば、過去に作成した履歴書が書類選考を突破できなかったのであれば、内容を見直し、ブラッシュアップできる点を精査した上で新たに内容を考えるのがおすすめです。

履歴書の悪い点を参考することで、より精度の高い内容に仕上げられるようになります。

過去の経験を活かし、書類選考を通過できるように工夫しながら新しい履歴書を作ってみてください。

履歴書を手書きで作成するメリット2つ

ここからは、手書きで履歴書を作るメリットを2つ紹介します。

1. 丁寧さをアピールしやすい
2. 他者との差別化を図ることができる

どのような点にメリットがあるのか確認し、好印象を与えられる履歴書作りに役立てていきましょう。

①丁寧さをアピールしやすい

手書きのメリットは、企業側に丁寧な印象を与えられるところです。時間をかけて履歴書を作成した分、入社の熱意を企業に伝えやすくなります。

綺麗な文字を心掛けたり、文字列が曲がらないようにしたり、手書きはさまざまな点で手間がかかるもの。手間をかければかけるほど「御社に入社したい」という強い気持ちを表現できるようになります。

企業側も「手間のかかる作業を丁寧に行える学生だ」と高評価をつける可能性が高まるでしょう。

②他者との差別化を図ることができる

パソコンで履歴書を作成する学生が多い昨今、あえて手書きの履歴書を提出することで他者との差別化を図れる点も大きなメリットです。

採用担当者はたくさんの履歴書を見ているため、同じような履歴書はほとんど印象に残りません。

パソコンの文字が多い中で、丁寧に手書きした履歴書は担当者の興味を引き、印象に残る可能性が高いと考えられます。

手書きを通じて他者とは異なる人材であることをアピールし、「私は他の学生よりも強く入社を志望している」「丁寧な仕事をする」といった思いを伝えてみるようにしてください。

履歴書をパソコンで作成するメリット3つ

続いては、パソコンを使って履歴書を作るメリットを紹介します。

1. 読みやすい履歴書を作成できる
2. 間違えても簡単に修正できる
3. 少し打ち直せば他企業に使うこともできる

パソコンにもさまざまなメリットがあるので、手書きと比較して自分が取り入れやすい方法を選んでいきましょう。

①読みやすい履歴書を作成できる

パソコンには、字の上手さに左右されることなく、読みやすい履歴書を作成できるという利点があります。

手書きの場合、読みやすい文字を心がけないと「何を書いているのかわからない」「字が汚い」と思われるリスクがあるでしょう。

また、定規などで平行線を取っていないと、手書きをしている間に文字が右に上がったり、下がったりして読みづらくなる可能性もあります。

パソコンなら乱れのない綺麗な文字を出力できるため、文字に自信がない方にとって強い味方になるはずです。

②間違えても簡単に修正できる

記入する文字を間違えても、デリートキーを押すだけで簡単に修正できるのもパソコンの良いところです。

手書きは、書き損じた場合に修正ペンを使うことができず、新しい履歴書で最初から書き直さなければなりません。

また、最後まで書き終えてから修正点を見つけた場合、手書きにかけた時間が全て無駄になってしまいます。

複数の企業を並行して受けるケースでは1つの履歴書に長い時間はかけられないため、効率的を重視したい時はパソコンが役立つでしょう。

③少し打ち直せば他企業に使うこともできる

前述の通り、パソコンは手軽に文字を修正できるため、履歴書の内容を少し打ち直せば他企業の選考にも使えるようになります。

もちろん、過去に使用した履歴書をそのまま使うのはNGですが、求める人材や企業理念を加味した上で打ち直せば、特に問題はないでしょう。

同じ業界や職種の企業を複数受ける場合、すべての履歴書を1から作成するのはとても大変です。

面接練習など他の就活対策に時間を回すために、パソコンを上手に活用することも意識してみてください。

履歴書を手書きで作成する際の注意点3つ

ここでは、手書きをする際に意識したい注意点を3つ紹介します。

1. 丁寧な字を心掛ける
2. 熱で消えるボールペンは使用しない
3. 修正液や修正テープは避ける

どのような点に気をつけるべきか確認し、履歴書を作成しましょう。

①丁寧な字を心掛ける

手書きの場合、読みやすく丁寧な文字を心掛ける必要があります。完璧に綺麗な文字にする必要はありませんが、丁寧に書いたことが相手に伝わるように意識することが大切です。

雑に書いた文字は相手に対して失礼な印象を与え「入社への熱意が低い」と判断される可能性があります。

せっかく時間をかけて手書きの履歴書を作成したのに、マイナス評価を受けてしまっては意味がありません。

手書きをする際はしっかりと時間を取り、客観的に見て読みやすい文字に仕上げていきましょう。

②熱で消えるボールペンは使用しない

履歴書などの公式な書類で消えるボールペンを使用するのはNGです。消せるボールペンで記入した文字は誰でも修正や改ざんができるため、信頼性の低い書類だとみなされます。

「消せるボールペンだとわからなければ良いのでは？」と思う人もいるかもしれませんが、普通のボールペンと比べて消せるボールペンは色が薄いため、すぐにわかってしまうでしょう。

「正式な書類に消せるボールペンを使うなんて、社会のルールをわかっていない」と評価が下がる恐れがあるので、避けるようにしてください。

③修正液や修正テープは避ける

文字の誤りを見つけた場合に、修正液や修正テープを使用するのは避けてください。修正を施した履歴書は、公式な書類としての信頼性が下がるからです。

たとえ文字の誤りが1ヶ所のみであったとしても、間違えを見つけた時は新しい履歴書で1から書き直すのがマナーです。

修正液を使った跡が残っていると、採用担当者に「マナーを知らない雑な学生だ」という印象を与え、低評価を受ける可能性もあります。

1から書き直すのは時間がかかるので、手書きを選ぶ際は時間に余裕を持って履歴書を作成するようにしてください。

履歴書をパソコンで作成する際の注意点3つ

ここからは、パソコンで作成する場合に意識したい注意点を紹介します。

1. 文字の大きさやフォントを揃える
2. 証明写真は印刷してから貼り付ける
3. 文字化けに気を付ける

パソコンにも注意しておきたいポイントがいくつかあるので、詳しく確認しておきましょう。

①文字の大きさやフォントを揃える

パソコンを使う際は、文字の大きさやフォントを揃えるようにします。同じ書類の中に大きさやフォントが異なる文字が混ざっていると、読みづらくなるでしょう。

また「文字の大きさやフォントを揃えるためのパソコンスキルを備えていない」と採用担当者にマイナスの印象を与える恐れもあります。

一般的によく使われる文字の大きさは10.5〜11ptです。ただし、記入スペースが大きい氏名欄は通常より少し大きめのサイズでも問題ありません。

フォントは、ゴシック体や明朝体を使うのが基本です。

②証明写真は印刷してから貼り付ける

パソコンで入力した履歴書をプリントアウトして提出する場合、証明写真は印刷後に貼り付けます。履歴書のデータに顔写真のデータを挿入して印刷するのは避けましょう。

綺麗に印刷できたとしても、実際の写真と比べて見劣りがするのに加え「写真を貼る手間もかけられない雑な学生だ」と思われるリスクもあります。

なお、履歴書をデータで提出する場合は証明写真を画像データとして取り込み、指定の場所に挿入してからPDF形式に変換した上で履歴書を出してください。

③文字化けに気を付ける

履歴書をデータで提出するケースでは、文字化けにも気を付ける必要があります。採用担当者は文字化けした部分を読めないので、適切な選考を受けられない可能性があるでしょう。

特に旧字体が含まれている場合、自分のパソコンでは正常に表示されていたとしても、送信相手の端末によっては文字化けする恐れがあります。

そのため、履歴書の内容に文字化けしやすい旧字体が入っている場合は、あらかじめ新字体に変換しておくのも1つの方法です。

パソコンで作成した履歴書を印刷する時のポイント3つ

最後に、パソコンで作成した履歴書をプリントアウトする際のポイントを紹介します。

1. 上質紙を用意する
2. コンビニで印刷する
3. 用紙のサイズに気を付ける

しっかりとポイントを踏まえた上で、適切に履歴書を作成していきましょう。

①上質紙を用意する

印刷の際は、通常のコピー用紙よりも厚みのある上質紙を用意するのがおすすめです。決してコピー用紙を使用してはいけないというわけではありませんが、上質紙と比較すると見劣りがします。

他の履歴書が上質紙を使用している中で、コピー用紙に印刷した履歴書を提出すると悪目立ちしてしまう可能性があるでしょう。

上質紙にもいろいろな種類があるため、どれを選ぶべきかわからなくなった場合は「履歴書用」と記載されたものを選ぶと安心です。

②コンビニで印刷する

印刷は、家庭用プリンターではなくコンビニで行った方が綺麗に仕上がります。なぜなら、コンビニの印刷機で使用されているインクや紙は、家庭用よりも上質な場合が多いためです。

また、自宅にプリンターがない時も、コンビニの印刷機を使えば手軽にプリントアウトができます。

作成した履歴書のデータをUSBやSDカードに入れるか、コンビニが提供するネットワークプリントサービスを利用してプリントアウトしてください。

どのように印刷すれば良いかわからない場合は、店員に聞いてみましょう。

③用紙のサイズに気を付ける

用紙のサイズは、企業の指定に合わせる必要があるため、事前に応募要項を確認するようにしてください。

企業側からの指定が特にない場合は、B5用紙の片面ずつに印刷するか、B4用紙に印刷して2つ折りにするのが一般的です。

もしくは、A3サイズに印刷して2つ折りにする方法もあります。

企業側から2枚綴りで提出するように指定された場合は、採用担当者がコピーすることを考慮に入れ、ホッチキスではなくクリップで留めましょう。

履歴書のコピーは企業に提出しないようにしよう！

複製した履歴書を使い回すと、応募動機にズレが生じたり、オリジナリティがなくなったりしてマイナス評価につながる可能性があります。

履歴書はコピーせず、各企業ごとに作成することが大切です。

手書きの場合とパソコンの場合のポイントも確認して、好印象を与える履歴書を作りましょう。