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就活で必要な応募メールの基本を知ろう！例文や正しい言葉遣いも紹介

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就職活動では、メールでのコミュニケーションが必要不可欠ですよね。学生の頃にはあまり経験が無かったであろうビジネスメール、その基本やルールに慣れている人は少ないでしょう。

この記事では、就活で必要な応募メールの基本や例文、正しい言葉遣いを紹介していきます。

就活の応募メールの基本5つ

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基本的なルールさえ押さえておけば、就活メールはそう難しいことではありません。事前に理解しておくことで、失礼の無いメールのやりとりにしましょう。

ここでは、就活の応募メールにおける、基本5つを解説していきます。

1. メールアドレス
2. 件名
3. 導入・挨拶
4. 内容
5. 締め・署名

①メールアドレス

就活やビジネスシーンでは、メールアドレスから注意する必要があります。

たまに私用のメールアドレスで企業とのやりとりを行う就活生が居ますが、実はあまり良くありません。

就活用のメールアドレスはなるべくシンプルなものが好まれますが、私用のメールアドレスには趣味や遊び心を含めて作成されている場合があるため、就活には相応しくないのです。

就活用のメールアドレスを作成する際のポイントは、自分の苗字や誕生日で構成されたものが無難です。シンプルで誰なのか分かりやすいため、採用担当者からも好印象となります。

②件名

メールの件名は、相手が内容をすぐに把握できるため重要な役割を果たします。

採用担当者は日々様々な業務に携わっており、社内外問わず多くの人と連絡を取っているかもしれません。そのため日々受け取るメールの量も、きっとかなり多いでしょう。

その中で自分が送ったメールが埋もれてしまわないように、簡潔かつ用件が分かりやすい件名を付ける必要があります。

どこの誰が何を伝えたいメールなのか、一目で分かる工夫された件名にしましょう。

③導入・挨拶

導入、挨拶の言葉には必要情報を記載する必要があります。

いつどのタイミングで送るメールでも、毎回挨拶を忘れてはいけません。宛先となる企業名と部署名、そして担当者名は丁寧に、決して間違えないようにしましょう。

自分に関する情報も、やりとりの度に記載します。宛先を記載した後に続いて、自分の大学名、学部、そして名前を述べるまでの一連の流れは、テンプレートとして覚えておきましょう。

はじめましての時に限らず、企業とのメールでは毎回この挨拶と自己紹介からメールを始めます。

④内容

内容は、分かりやすく簡潔にまとめることを心がけましょう。

学生によくありがちなのが、丁寧や誠実を心がけるがあまり文章が長くなり、要領を掴めない内容となってしまう失敗です。

社会人のメールマナーとして、簡潔に伝えるべき情報を伝えられるかが重要となってきます。

丁寧な言い回しや挨拶は確かに重要ですが、結局何を伝えたいのか分からないメールになってしまっていないか見直してみましょう。

⑤締め、署名

締め、そして署名は必ず記載しましょう。

締めの文章は、メール毎によってどういった言葉が良いのか変わってきます。その時によってどう締めたら良いのか判断するのは、最初のうちは難しいかもしれません。

学校の先生や両親といった周りの働いている人に相談してみたり、ネットで例文を探してみたりしながら慣れていきましょう。どんな時も、相手を思いやる言葉を添えることを心がけます。

署名は、メールの設定から固定で付けられるので、忘れることがないように設定していると良いです。

就活の応募メールの注意点3つ

メールでのやりとりに慣れている企業の人達は基本やマナーをよく理解している分、メール1つで相手の印象をある程度評価してしまう人もいます。

ここでは、就活の応募メールの注意点3つを解説していきます。

1. メールを送る時間帯に気を付ける
2. 返信は早めにする
3. 誤字脱字をなくす

①メールを送る時間帯に気を付ける

メールを送る時間帯は、営業時間内に送るよう気を付けましょう。

相手を配慮して、営業時間内に送ることが最も好ましいです。もし営業時間を過ぎてしまったとしても、社会人の常識として相手の迷惑にならない時間帯を選びましょう。

深夜や早朝など、相手がプライベートの時間に入っているであろう時間帯は避けてください。

守るべき最低限のマナーなので、内容がどれだけ丁寧なメールでも、時間帯のせいでマイナスな印象を与えてしまうこともあるかもしれません。

②返信は早めにする

相手から送られてきたメールへの、返信は早めにしましょう。

レスポンスが早いと、それだけで好印象を与えることがあります。内容の緊急性に問わず、なるべく早く返事をすることで相手にとって助かるためです。

基本は、メールを貰ってから1営業日内に返すべきだと言われています。午前中にメールを貰ったらその日の午後に、午後にメールを貰ったら翌日の午前中には返すのが理想です。

もし1日以上経ってしまった場合は、遅くなってしまったことへの謝罪の一言を忘れないようにしましょう。

③誤字脱字をなくす

基本的なことですが、誤字脱字は無いように心がけましょう。

誤字脱字をしてしまったせいで、相手が理解しづらいメールになってはいけません。また内容に問題ない小さなミスであっても、読み手からの印象が悪くなってしまうことはあります。

しかし誤字脱字は、どれだけ気を付けてもしてしまう可能性はありますよね。大事なのは、送る前に自分で読み直すことで事前に誤字脱字を見つけることです。

もし既に送信した後に、相手が理解しづらいであろうレベルの誤字脱字を発見したら、訂正のメールを送ることを忘れずにいましょう。

【場面別】就活の応募メールの例文3つ

いくら基本を踏まえていても、企業へ送る正しいメールというのがよく想像できない人も居るでしょう。就職を希望している企業だと思うと、より慎重になってしまいますね。

ここでは、就活の応募メールの例文3つを、場面別に紹介していきます。

1. 応募する際
2. 面接を断る際
3. 書類を添付する際

①応募する際

企業に応募したい旨を伝える、就活メールの例文です。もしこの時が初めてのコンタクトなら、そのこともあらかじめ伝えておくとスムーズに話が進みます。

また求人をどこから見つけたのか後々質問されることがあるので、この時点で併せて伝えておきましょう。

②面接を断る際

既に日時の決まっている面接を辞退する旨の、就活メールの例文です。予定を組んでいただいている面接を辞退するので、謝罪の気持ちを伝えることを忘れてはいけません。

また面接辞退は就活生と採用担当者の双方にとって緊急性のある内容なので、件名の時点で詳しく伝わるようにしましょう。

③書類を添付する際

志望企業に、必要書類を提出する際の就活メール例文です。

書類を提出する際は、何の書類を提出するのかを文で伝えましょう。何かの不具合により上手く添付されない場合もあるので、何を送っているのか明確にしておくことは大切です。

何かこちらから送る際は、確認してもらうことを丁寧にお願いして締めましょう。

就活の応募メールの正しい言葉遣いを3つ紹介

目上の人に送るメールでは、やはり言葉遣いが重要となってきます。特にメールでのやりとりに慣れていない就活生は、言葉選びが難しいでしょう。

ここでは、就活の応募メールの正しい言葉遣いを3つ紹介していきます。

1. クッション言葉を遣おう
2. 二重敬語を避けよう
3. 敬語ではない表現に注意しよう

①クッション言葉を使おう

クッション言葉は、積極的に使いましょう。クッション言葉には、以下のような例があります。

• 「大変失礼ではございますが～」
• 「お忙しい中恐縮ですが～」
• 「差し支えがなければ～」
• 「お手数をおかけいたしますが～」

クッション言葉を1つ入れるだけで、同じ内容でも印象が全く変わりますよ。特に就活生は目上の人とやりとりすることがほとんどなので、ストレートな物言いは避ける必要があります。

クッション言葉を使うことで、物事の直接的な表現を避けて、柔らかい印象を与えることができるでしょう。

②二重敬語を避けよう

不自然になってしまう原因である、二重敬語に気を付けましょう。

敬語に慣れていない就活生にとって、特にやってしまいがちな失敗が二重敬語です。丁寧な言葉遣いを心がけるがあまり、敬語に敬語を重ねた間違った表現になってしまうことを指します。

正しい日本語を使えていないだけでなく、読み手からすると良くない態度に感じることもあるので注意しましょう。

• 誤：「拝見させていただきます」→正：「拝見します」
• 誤：「おっしゃられた」→正：「おっしゃった」

③敬語ではない表現に注意しよう

敬語のようで、実は敬語ではない表現に注意しましょう。私たちが普段敬語と思いながら使っている言葉が、実は正しい敬語ではない場合があります。

例えば「了解」は、敬語ではありません。正しい敬語に言い換えると「承知いたしました」になります。

多くの就活生や企業の人達とやりとりをしているであろう採用担当者は、特に日本語の間違いに気づきやすいでしょう。

自分が敬語と思って使っている敬語が、本当に正しい敬語なのかどうか今一度確認してみましょう。

就活中にメールで応募する際の正しい書き方を知ろう！

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就活中にメールで応募する際は、正しい書き方を知って挑みましょう。

相手の表情や声色が分からない分、メールでのやりとりは小さな言葉のミスで印象が左右されてしまいます。

特に、これから良い関係を築いていきたい採用担当者を相手にしているので、より基本やマナーをよく理解してメールを作成してくださいね。

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