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就活の確認メールへは早め返信するべき｜返信不用メールも紹介

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就活中は、企業とメールのやり取りをする機会が増えます。企業からメールが来た際に、とくに要件がなくても「確認しました」と返信すべきか悩みますよね。

そこで本記事では、就活の確認メールに返信する際の注意点や例文を紹介します。返信不要のケースについても解説するので、ぜひ参考にしてください。

就活の確認メールへの返信で印象は変わる

結論からいうと、就活時に企業から来るメールには基本的に返信すべきです。中には確認のみで良いメールもありますが、返信したほうがより丁寧な印象を与えられます。

メールに返信することで「内容を確認しました」という意思表示にもなるため、採用担当者も安心するでしょう。

もし返信がないと、採用担当者は「企業の伝えたいことが正しく伝わっているのかな」と不安になるかもしれません。再度メールを送ってきてくれるケースもあります。

確認メールに返信するときの3つの注意点

企業からの確認メールに返信するときは、基本的なビジネスマナーを意識しましょう。返信の際の主な注意点は以下の3つです。

1. 24時間以内に返信する
2. 正しい敬語の使い方をする
3. 件名は消さない

①24時間以内に返信する

企業からメールを受け取ったら、24時間以内に返信するようにしてください。ビジネスメールは24時間以内に返信するのがマナーで、早ければ早いほど良いといわれています。

ただし、深夜に企業からのメールに気づいた場合は、翌日の午前中に返信しましょう。

メールは電話とは異なり、営業時間内に送らなくてはいけないマナーはありません。とはいえ、常識的に深夜や早朝は避けたほうが無難です。

②正しい敬語の使い方をする

企業への返信メールでは、正しい敬語の使い方を意識しましょう。間違った敬語を使うと、相手を不快な気持ちにさせたり誤解を招いたりする可能性があります。

たとえば、企業とのやり取りで「了解しました」を使用するのは間違いです。「了解しました」は、自分と同じ立場もしくは目下の人に使う言葉となります。

企業側に理解したことを伝えたい場合は、「承知いたしました」を使用するのが正解です。

③件名は消さない

ビジネスメールでは、件名を消さずに返信するのがマナーです。件名を残すことで、採用担当者が何のメールかをすぐに判断できます。

採用担当者は、同時進行で多くの応募者とやり取りをしています。採用担当者に余計な手間をかけないように、件名のRe:や返信画面に引用される本文はそのままにしましょう。

件名のRe:が増えすぎて見にくい場合は、1個のみを残して削除したほうがすっきりします。

就活の確認メールの返信例文3選

就活の確認メールへの返信例文は以下の3つです。シチュエーション別に使える例文を紹介するため、ぜひアレンジしたうえで使用してください。

①日程確認メール

1つ目は、「面接日程に関して確認しました」というメール例文です。企業側から面接日程を複数提示されるケースが多いため、都合の良い日程を選択して返信しましょう。

②資料確認メール

2つ目は、「資料を確認しました」というメール例文です。企業から発送連絡が来たらすぐにお礼メールを返信し、さらに自宅に書類が到着してからもう一度送るとより丁寧です。

③詳細確認メール

3つ目は、詳細情報に対して確認したことを伝えるメール例文です。質問が複数ある場合は、箇条書きにすると採用担当者が読みやすいでしょう。

返信が不必要なメール3種類

企業からのメールには返信が不要なケースもあります。返信が不要なメールは具体的に以下の3種類です。

1. 一斉送信メール
2. 返信不用と記載されているメール
3. 送信専用アドレスから送られるメール

①一斉送信メール

企業からの一括送信メールは原則として返信不要です。

一括送信メールとは、複数の応募者に同じ内容のメールを一斉に送ったものを指します。「一斉送信にて失礼します」などの記載があるため、すぐに判断できるでしょう。

一括送信メールは個々への連絡ではなく、応募全体に知らせたい内容なため、返信不要なケースが大半です。

ただし、中には「ご確認のうえ返信をお願いいたします」と記載してあるケースもあるため注意しましょう。一斉送信メールでも内容は必ず確認し、必要な場合は返信してください。

②返信不用と記載されているメール

返信不用と記載されているメールは返信不要です。わざわざメールに記載してあるということは、「本当に返信はいりません」という強いメッセージが込められています。

採用担当者は、同時に複数の応募者とメールのやり取りをしています。不要なメールのやり取りは避けたいと考える採用担当者も少なくありません。

採用担当者に余計な手間をかけさせないためにも、返信不要と記載されているメールには返信しないようにしましょう。

③送信専用アドレスから送られるメール

選考日時の確定などは、送信専用アドレスから送られてくることがあります。送信専用アドレスから送られるメールは返信不要です。

送信専用アドレスは、返信を受け付けない設定となっているケースが大半です。返信しても物理的にメールは届かないため、返信する必要はありません。

ただし、中には別のメールアドレスが記載されているケースがあります。「返信はこちらにお願いします」という案内がある場合は、返信の必要があるため注意してください。

就活の確認メールには早めに返信しよう

特別な案内がない限り、原則として企業からのメールにはすべて返信すべきです。企業とのやり取りは、毎回必ず自分がラストになるように心掛けてください。

また、メールを受け取ってから24時間以内に返信し、正しい敬語を使うことも意識してみましょう。