就活中は折り返しの電話をする機会も多々あるのではないでしょうか。
しかし、折り返し電話にもマナーがあるのではないかと不安に思っている就活生もいるのではないでしょうか。
本記事では、就活の折り返し電話のマナーと注意点を徹底解説します。ぜひ参考にしてください。
就活で折り返しの電話をする前の確認事項
就職活動において、電話でのコミュニケーションは非常に重要です。特に折り返しの電話をする際には、相手に良い印象を与えるためにも、いくつかの準備が必要になります。
ここでは、折り返し電話前に確認しておくべきことを解説します。
- メモ帳とペンを用意しておく
- 静かで電波の良い場所に移動する
①メモ帳とペンを用意しておく
電話をかける前には、メモ帳とペンを手元に準備しましょう。
通話中に話された内容や質問、約束事を忘れずに記録するためです。また、質問を受けた際には、その回答をメモすることで、話の整理がしやすくなります。
メモを取ることは、相手への敬意を示す行為でもあり、自分自身の印象管理にも繋がります。応答の速さや正確さが、相手に与える信頼感を高めるでしょう。
②静かで電波の良い場所に移動する
折り返しの電話をする際には、静かで電波の良い場所を選ぶことが肝心です。周囲の騒音は、通話の質を下げる原因になりますし、電波が不安定だと通話が途切れてしまう可能性も考えられます。
そのため、事前に通話に適した場所を探しておくことが大切です。静かな環境は、集中力を高め、相手の話をしっかりと聞き取れます。
また、通話がスムーズに行えることで、相手に対しても誠実な印象を与えられるでしょう。
【就活】折り返しの電話のかけ方5STEP
就活における電話のマナーは、第一印象を大きく左右します。
ここでは、折り返しの電話のかけ方を5つのステップで詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。
- 挨拶をして大学名・氏名を言う
- 担当者へ繋ぐようお願いする
- 担当者へ挨拶をして折り返し電話である旨を伝える
- メモをとりつつ話を聞く
- 電話を切る際には挨拶をする
①挨拶をして大学名・氏名を言う
電話をかける際、まずは挨拶をして相手に対する敬意を示した上で、自分の大学名と氏名を明確に伝えることが重要です。
例えば、「お世話になっております。〇〇大学〇〇部の山田太郎と申します」と自己紹介することで、相手はあなたがどのような立場の人物かを即座に理解し、会話がスムーズに進みます。
最初の印象が、その後の会話の流れを大きく左右するため、はっきりとした発音と落ち着いたトーンで話すことが肝心です。
②担当者へ繋ぐようお願いする
自己紹介したら、担当者へ繋ぐようお願いしましょう。担当者に電話を繋いでもらう際には、礼儀正しく、かつ明確にお願いをします。
「〇〇部の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」と尋ねることで、相手に対する敬意を示しつつ、自分の目的をはっきりさせられます。
この時、相手が応対しやすいように、簡潔かつ丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。
また、もし担当者が不在であれば、「いつごろであればお話しできますでしょうか？」と、次のアクションに繋げる質問をすることも忘れないようにしましょう。
③担当者へ挨拶をして折り返し電話である旨を伝える
担当者が電話に出たら、改めて挨拶をし、折り返し電話であることを伝えましょう。
例えば、「先日はお電話いただきありがとうございました。折り返しのお電話をさせていただいております」と伝えます。
ここでのポイントは、相手に感謝の意を示しつつ、自分が何のために電話をしているのかを明確にすることです。
相手にとっても、どのような内容であるかがすぐに理解できるため、会話がスムーズに進行します。また、この段階で相手の名前を呼び、個人への配慮を見せることも大切です。
④メモをとりつつ話を聞く
相手の話を聞く際には、重要なポイントをメモすることが不可欠です。これにより、会話の内容を正確に把握し、後での確認が容易になります。
また、メモを取ることは、相手の話に真剣に耳を傾けている姿勢を示すことにもなります。しかし、メモを取ることが会話の流れを阻害しないように注意しましょう。
⑤電話を切る際には挨拶をする
電話を終える際にも、しっかりと挨拶をしましょう。
まずは「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました」と感謝の意を表します。
そして、「何かございましたら、またご連絡させていただきます」と言うことで、今後のコミュニケーションの扉を開いておくことが重要です。
最後の挨拶は、通話全体の印象を決定づけるため、明るくはっきりとした声で、感謝の気持ちを伝えることが大切です。これで、相手に良い印象を残しつつ、電話を終了できます。
就活で折り返しの電話をかける際の注意点
折り返し電話は採用担当者の印象を大きく左右します。ここでは、折り返しで電話をかける際の2つの注意点を解説します。
- 休日やお昼・始業前・終業後などは避ける
- 丁寧な言葉遣いでゆっくりと話す
休日やお昼・始業前・終業後などは避ける
折り返しの電話をかける際は、まず時間帯に注意が必要です。休日やお昼時、始業前や終業後は、仕事を離れてリラックスしている時間なので避けましょう。
企業の人事担当者は特に忙しいため、業務時間内に連絡を取るのが基本的なマナーです。業務時間を避けて電話をかける行為は、自己中心的な印象を与えかねず、不利に働くことがあります。
したがって、相手の立場を尊重し、業務時間内に適切に電話をかけることが、良好な関係構築の第一歩となります。
丁寧な言葉遣いでゆっくりと話す
次に、言葉遣いと話し方にも気を配る必要があります。敬語の使用はもちろんのこと、話す速度にも注意しましょう。
早口で話すと、緊張しているように聞こえたり、言葉が不明瞭になり、大切な情報を正確に伝えられない可能性があります。
はっきりとした口調でゆっくり話すことで、相手に対する敬意を示すとともに、自分の言いたいことをしっかりと伝えましょう。
また、電話では相手の表情が見えないため、声のトーンや話し方が相手に与える印象が非常に重要です。落ち着いて、丁寧な言葉遣いで話すことが、相手に好印象を与える鍵となります。
【状況別】就活の電話に関してよくある質問3つ
就職活動において、電話に関するよくある3つの質問に回答していきます。
- 「再度かけ直す」と留守電が入っていた場合は？
- 夜遅くに着信に気付いた場合は？
- 折り返し電話をして留守電になった場合は？
①「再度かけ直す」と留守電が入っていた場合は？
採用担当者からの「再度かけ直す」と留守電メッセージを受け取った際は、自分から折り返しの電話をかけましょう。
メッセージに記載されている指示に従い、可能な限り早く折り返しの電話をしてください。もし具体的な時間帯が指定されていなければ、通常のビジネス時間内に折り返しを行うと良いでしょう。
また、電話に出る際は、自分の名前と折り返しの理由を明確に伝えることで、スムーズな会話が期待できますよ。
②夜遅くに着信に気付いた場合は？
夜遅くに着信に気づいた場合、その日のうちに折り返すのは避けましょう。多くの企業は夜間に電話対応をしていないため、翌日の朝、業務が始まる時間帯に折り返しの電話をするのが適切です。
ただし、翌日が休業日である場合は、次の営業日の朝に連絡をしましょう。この際、着信があったことを伝え、自分の名前と用件を明確に伝えることが大切です。
もしアドレスが分かる場合は、メールですぐに連絡して謝罪しましょう。
③折り返し電話をして留守電になった場合は？
自分から折り返しの電話をして留守電になった場合、留守電にメッセージを残しましょう。
挨拶をして大学名、氏名を名乗り、折り返しの理由を簡潔に伝えます。そして最後に、再度かけ直すことを伝えてください。
また、折り返しの電話をした日時も記録しておくと良いでしょう。これにより、企業側が折り返しを試みた際の参考になります。
留守電にメッセージを残した後は、企業からの連絡を待つことが基本ですが、数日経っても連絡がない場合は、再度電話をしても問題ありません。
就活で折り返しの電話をする際にはマナーを守ろう！
就職活動における電話の折り返しは、自己の印象を良くも悪くもする重要なポイントです。
適切な時間帯を選び、丁寧な言葉遣いでゆっくりと話すことは、相手に対する敬意を示し、プロフェッショナルな態度をアピールするために不可欠です。
電話のマナーを守ることで、相手に良い印象を与え、就職活動を成功に導く礎を築けます。電話1本で変わることもあるため、細部にまで気を配り、丁寧な対応を心がけましょう。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
