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企業に電話するベストな時間帯とは｜基本的なマナーやよくある質問も解説！

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就職活動では、問い合わせや内定辞退、面接のお礼など、企業に電話する機会が少なくありません。その際、電話のマナーに気をつけることは重要です。

しかし「企業には、どの時間帯に電話するべきなの？どんなマナーに気をつければいいの？」と悩みますよね。

そこで本記事では、企業に電話するベストな時間帯を解説します。電話の基本的なマナーやよくある質問を紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

企業への電話を避けるべき時間帯3つ

結論、企業への電話は、基本的に10〜16時の時間帯がベストです。逆に、電話を避けるべき時間帯もあるため、詳しく解説します。

1. 始業直後
2. お昼休憩中
3. 終業直前

①始業直後

始業直後に企業へ電話をするのは避けましょう。なぜなら、始業直後は多くの従業員が業務に集中している時間帯であるからです。

朝の時間はメールの整理や予定の確認、重要な会議の準備など、業務に集中する事が多い時間帯です。電話が入ると、その集中が妨げられる可能性が高まります。

さらに、朝のうちに業務の優先順位をつけたり、タスクを整理したりする時間でもあります。電話が入ると、時間管理に悪影響を及ぼすことがあります。これらのことから、この時間の電話は避けるべきです。

②お昼休憩中

お昼休憩中に企業へ電話をかけるのは避けるべきです。なぜなら、お昼休憩は企業の担当者が休息し、食事を取る時間であるからです。

電話をかけることで、担当者のリフレッシュ時間を奪ってしまい、仕事の効率が下がる可能性が高まります。また、電話をかけても不在であることが多く、折り返しの手間をかけさせる可能性も。

お昼休憩は仕事の一息つく時間であり、電話をかけることでそのリラックス感が損なわれることもあります。したがって、お昼休憩中は電話を避けましょう。

③終業直前

終業直前に企業へ電話をかけるのは避けるべきです。理由は、終業直前は担当者が業務の締めくくりや日次のタスク処理に追われており、電話に対応する余裕がない可能性が高いからです。

終業直前ではなく、もっと早い段階で電話することで、相手もストレスが少なく、情報提供や質問に対する返答がスムーズに行えます。逆に、終業直前に電話をかけると、ストレスや誤解を招くことがあります。

良好なコミュニケーションを確保するために、適切な時間を選び、あらかじめアポイントメントを取ることが大切です。

企業に電話する際のマナー7つ

次に、企業に電話する際のマナーを7つ紹介します。

1. メモを取れる状態にする
2. 静かで電波の良い環境で電話する
3. 最初に自分から名乗る
4. 用件をまとめておく
5. 復唱をしながらメモを取る
6. 最後にお礼を忘れない
7. 相手が切るまで電話を切らない

①メモを取れる状態にする

企業に電話する際、メモを取れる状態にすることが重要です。なぜなら、メモを取ることによって、通話内容を正確に記録し、あとから見直せるからです。

また、メモを取ることは相手に対する敬意を示す行為でもあります。相手の話を真剣に受け止め、彼らの意見や要望を逃さず把握することが、信頼関係の構築に役立ちます。

さらに、メモを取ることで、後で議論や問題解決のために情報を整理できます。メモを取ることは、スムーズなコミュニケーションをとるために不可欠です。

②静かで電波の良い環境で電話する

静かな場所で電話をかけることも、ビジネス電話のマナーとして重要です。なぜなら、相手の声がクリアに聞こえるため、情報の誤解を避られるからです。

ノイズの少ない環境では、通信の品質が向上し、円滑なコミュニケーションが取れます。逆に、電波が悪い環境だと、相手の言ったことを聞き直す必要があるため、手間を取らせてしまう可能性があります。

また、電波のよい場所で電話をかけ、通話が途中で切れたり途切れたりするリスクを減少させつつ通話しましょう。

③最初に自分から名乗る

最初に自分から名乗ることは、電話の礼儀として非常に大切です。なぜなら、相手に自分が誰であるかを明確に伝えることで、コミュニケーションが円滑に進み、相手に混乱を避けさせるからです。

また、相手に対して自己紹介を先に行うことは、礼儀正しい行動であり、相手に敬意を示す方法でもあります。

相手があなたの身元を知っていることで、会話はスムーズに進行し、相手によい印象を与えることができます。逆に、自分から名乗らずに話を始めると、相手は戸惑ったり、不信感を抱く可能性があります。

④用件をまとめておく

電話で企業に連絡する際、用件を事前にまとめておくことも重要です。これは相手の時間を尊重するためであり、円滑なコミュニケーションを確保する手段でもあります。

用件を整理し、要点を把握してから電話をかけることで、効率的に対話でき、迷子になることを防げます。

また、用件をまとめておくことで、自分の目的を明確に伝え、相手にも的確な情報を提供できるでしょう。用件をまとめておくことは、相手への尊重を表す大切な行動です。

⑤復唱をしながらメモを取る

企業に電話する際、復唱をしながらメモを取ることは、コミュニケーションの効果を高める重要なマナーです。

復唱は、相手の言葉を確認し、誤解を防ぐのに役立ちます。また、メモを取りながら復唱することで、情報を整理し、後で使いやすくなります。

相手に対しても、真剣さと尊重を示す手段となります。簡単に言えば、復唱を通じて、情報の確実な受け渡しを確保し、円滑なコミュニケーションを実現できるのです。

⑥最後にお礼を忘れない

最後にお礼を忘れないことも、電話でのコミュニケーションにおいて重要です。まず、お礼を述べることは相手に対する尊重の表れであり、印象をよくします。

印象がよければ、信頼を築くための第一歩となり、将来の取引や協力につながるでしょう。また、お礼を言うことで、礼儀正しく、マナーや常識があるイメージを与える事ができます。

さらに、感謝の意を表すことで、相手との良好な関係を維持し、将来の連絡や協力がスムーズに行えるでしょう。

⑦相手が切るまで電話を切らない

相手が切るまで電話を切らないことも電話マナーの基本です。まず、相手が話し終わるまで待つことは、相手に対する尊重の表れです。

相手が自分の意見や情報を伝えるためにかけた時間を無駄にしないようにするためです。また、相手が切るまで待つことで、情報漏洩や誤解を防ぎ、適切なコミュニケーションを維持できます。

ただし、しばらく待っても相手が電話を切らない場合は「失礼します」と一言告げ、こちらから切りましょう。

企業への電話で好印象を残すコツ3選

次に、企業への電話で好印象を残すコツを紹介します。

1. 明るくハキハキとしゃべる
2. 用件を短く簡潔に話す
3. 相手の名前や会社名は正式名称で述べる

①明るくハキハキとしゃべる

明るくハキハキとした声で電話をかけることは、企業への好印象を残すために重要です。なぜなら、声のトーンはあなたの自信や明るさを示すもので、相手に自分の信頼性を伝える手助けとなるからです。

明るく話すことは友好的で親しみやすい雰囲気を醸し出し、相手とのコミュニケーションを円滑にします。

さらに、ハキハキとした話し方をすることで情報が正確に伝わり、相手が理解しやすくします。これにより、誤解や不確実性を減少させ、効果的なコミュニケーションを実現できます。

②用件を短く簡潔に話す

電話で企業への好印象を残すためには、用件を短く簡潔に話すことも重要です。なぜなら、相手の時間を尊重することができる印象を与えることができるからです。

短く要点を絞ることで、相手はスムーズに理解しやすくコミュニケーションが円滑に進みます。また、冗長な説明や余計な情報を省くことで、伝えたいことを簡潔にまとめて話す能力があるとアピールできます。

要点を押さえたコミュニケーションを取るために、あらかじめ要点を整理した上で電話をかけるようにしましょう。

③相手の名前や会社名は正式名称で述べる

相手の名前や会社名を正式名称で述べることも、電話で好印象を残すコツです。なぜなら、相手に対する尊重の表れとして捉えられるからです。

正式名称を使うことで、相手のビジネスに対する真剣さや礼儀正しさを示せます。また、相手の名前や会社名を正確に言うことは、誤解や混乱を避け、円滑なコミュニケーションを取ることにもつながるのです。

相手が自身の名前や会社に誇りを持っていることを認識し、それを尊重する姿勢が、信頼を築く一歩となります。

企業に電話を折り返す時の注意点2つ

次に、企業に電話を折り返す時の注意点を紹介します。

1. 基本的には当日中に折り返す
2. 留守電やメッセージを確認する

①基本的には当日中に折り返す

電話の折り返しについて、基本的には当日中に折り返しましょう。これは、相手の期待に応え、信頼関係を築くために重要です。

なぜなら、翌日に折り返すと、相手が問題や情報を早急に必要としている場合に不便をかける可能性があるからです。

ただし、状況によっては緊急性が低い場合もありますが、基本的なルールとして当日中の折り返しを心がけましょう。

②留守電やメッセージを確認する

留守電やメッセージを確認することは、電話でのマナーとして重要です。なぜなら、留守電やメッセージには重要な情報や要望が含まれている可能性があるからです。

折り返す前にこれらを確認することで、企業からの情報を聞き漏らす事がなくなり、企業に迷惑をかけずに済みます。

留守電やメッセージは意外に聞き逃しがちであるため、気をつけておきましょう。

企業への電話の時間に関するQ&A3つ

最後に、企業への電話の時間に関する質問に回答します。

1. 早急に電話する必要がある場合は？
2. 担当者が不在だった場合は？
3. 相手の話が聞き取れなかった場合は？

①早急に電話する必要がある場合は？

企業への電話において、早急に電話する必要がある場合、やむを得ない状況であれば遠慮せずに連絡しましょう。

たとえば、重要な緊急の情報や問題が発生し、遅延が悪影響を及ぼす可能性がある場合、迅速な対応が求められます。

ただし、相手の業務時間や状況にも注意が必要です。できるだけ適切な時間帯でのコンタクトを心がけましょう。常識的な判断力と丁寧なコミュニケーションが大切です。

②担当者が不在だった場合は？

担当者が不在だった場合は、電話に出た担当者に感謝の意を表し、担当者が戻る予定の時間帯を尋ねます。その後、以下の2つを行いましょう。

一つ目は、伝言を残すことです。担当者が戻った際に、あなたからの連絡を受けた旨と重要なメッセージを伝えるようお願いしましょう。

二つ目は、担当者のいる時間帯に再度折り返すことを伝えることです。これにより、相手に手間を取らせず、用件を伝える事ができます。

③相手の話が聞き取れなかった場合は？

相手の声が聞き取りにくい場合、もう一度話してほしい旨を丁寧な言い方で伝えましょう。

たとえば「お電話が遠いようですが、声が小さいかもしれません。もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」などと丁寧にお願いすることが重要です。

逆に「え？」や「はい？」などと答えてしまうと印象が悪くなる可能性があります。このように、相手の声が聞き取れない場合、焦ったりせかしたりせず、丁寧に対応することを心がけましょう。

企業への電話は時間帯に注意して好印象を与えよう！

本記事では、企業に電話する際のベストな時間帯について解説しました。

企業に電話する際は、多忙な時間を避けることが重要です。企業にもよりますが、基本的に10時から16時の間に電話をかけるとよいでしょう。ただし、お昼休憩の時間は避けるべきです。

他にも電話には様々なマナーがあります。この記事を参考にしつつスムーズなコミュニケーションを目指しましょう！