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グループディスカッションは書記で有利に進めよう｜役割とコツを紹介

就活グループディスカッションGDGD対策

就職活動では、選考がグループディスカッション形式で行われることも珍しくありません。その中でも書記は重要であるため、立候補することを考えている人も多いでしょう。

しかし「書記にはどのような役割があるの？選考を有利に進めるためにはどのように立ち回ればいいの？」と悩みますよね。

そこで本記事では、グループディスカッションにおける書記の役割を解説します。グループディスカッションを成功させるためのコツや練習方法も紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

グループディスカッションでの書記の重要な3つの役割

書記と聞くと、「目立たない」「意見が言えない」などの不利なイメージを持つかもしれません。しかし、書記は選考において有利な役割なのです。

ここでは、グループディスカッションでの書記の役割を3つ紹介します。

1. 人の意見を要約する
2. わかりやすく文字にまとめる
3. 議論を円滑に進める

①人の意見を要約する

一つ目は、人の意見を要約することです。グループディスカッションにおいて、書記の役割は参加者の意見やアイデアを効果的にまとめることが不可欠です。

書記は、議論の途中で発表された情報や発言を適切にまとめることが求められます。要約は冗長さを排除し、主要なポイントを強調するために重要です。

また、要約は議論を進める際に役立ち、意見の整理や共感を促進します。書記の役割は議論の進行を支え、参加者が議題に焦点を当て、有益なディスカッションにするために欠かせないのです。

➁わかりやすく文字にまとめる

二つ目は、わかりやすく文字にまとめることです。グループディスカッションでは、重要なポイントや提案を簡潔かつ理解しやすい文章にまとめることが求められます。

また、不要な情報を取り除き、主要な情報に焦点を当てることも重要です。これにより、議論が効果的に進行します。

書記が要約スキルを活かすことで、会議の成果物やアクションアイテムが明確になり、参加者全員が議論の途中でも要点を理解できるのです。

③議論を円滑に進める

三つ目は、議論を効果的にコントロールし、全体の進行を円滑に進めることです。

議論が混乱しやすい場面では、書記は参加者に焦点を保ち、主題から逸れないように誘導する事が求められます。議論の要点や意見を適切に記録し、要約することで、議論の進行状況を明確に把握できるのです。

議論を円滑に進めるためには、メモが欠かせません。メモを取ることで、議題や話し合うべきことの整理が可能になります。

書記は日ごろからの練習が大事

書記は重要な役割であるため、できれば立候補しておきたいところです。ただし、ぶっつけ本番で挑むことは避けましょう。なぜなら、対策なしに書記の役割をこなすのは難しいからです。

ここでは、選考の前にやっておきたい書記の練習を2つ紹介します。

1. 人の話を傾聴し要約する練習
2. 人の意見を紙に書く練習

①人の話を傾聴し要約する練習

書記の練習としておすすめなのが、人の話を傾聴し要約する練習です。なぜなら、書記は全員の話を聞いた上で議論をまとめることが求められるからです。

練習方法としては、実際の議論を見ながら要約することがおすすめです。できれば実際に議論に参加することが好ましいですが、難しい場合はテレビ番組や動画配信サービスでの議論を要約してみましょう。

この時、あなたの意見も考えておくことで、書記としてのスキルを最短で身につけることができます。

➁人の意見を紙に書く練習

人の意見を紙に書く練習も重要です。なぜなら、どれだけ話を聞いてそれをまとめたとしても、書き方が悪ければ高い評価は得にくいからです。

書記は特に集中力を要するため、日ごろから鍛えておく必要があるのです。

人の意見を紙に書く際は、他の話を聞き逃すことなく要点を捉えてメモしましょう。その際、メモしながら自分の意見も考えることも重要です。その上で、まとめたことを丁寧に書きましょう。

グループディスカッションを成功させる書記のコツ3つ

次に、グループディスカッションを成功させる書記のコツを紹介します。

1. 常に全体の意見を聞く
2. 対立点を書き出す
3. 並行して意見発表もする

①常に全体の意見を聞く

グループディスカッションを成功させるために、常に全体の意見を聞くことが重要です。

なぜなら、全体の意見を聞いていないと、議論の方向性がわからなくなったり、偏った意見ばかりをまとめることになりかねないからです。

全体の話を聞くためには、要点を押さえることに意識を向けましょう。議論を聞きながら要点をピックアップしメモすることで、意見が偏ることなくまとめられます。

➁対立点を書き出す

グループディスカッションを成功させるために、対立点を書き出すことは重要です。なぜなら、異なる意見や視点を明確にすることで、議論がより深まり、新たなアイデアや解決策が生まれるからです。

対立点を書き出すには、まず参加者の異なる意見や立場をしっかりと収集し、それらを整理してわかりやすくまとめましょう。これにより、議論の焦点が明確になり、参加者が議論に集中しやすくなります。

なお、対立点を書き出す際には、異なる意見に敬意を払い、感情的な対立ではなく事実や論理に基づいた議論を促進することも大切です。

③並行して意見発表もする

グループディスカッションを成功させるために、議論をまとめることと並行して、あなたの意見を発表することも重要です。

並行して発言することで、議題に対する異なる視点や意見が同時に提供され、議論が豊かになるからです。また、あなたの意見が面接官からの評価につながることもあります。

書記と並行して意見を発表するためには、他の参加者が話している間に注意深く耳を傾け、その内容に関連するあなたの意見や補足情報を考え、適切なタイミングで自分の考えを述べることが大切です。

グループディスカッションで書記をする際の注意点2つ

次に、グループディスカッションで書記をする際の注意点を紹介します。

1. 見やすい字を書く
2. 誤字脱字に気を付ける

①見やすい字を書く

書記をする際には、見やすい字を書くことを心がけましょう。なぜなら、議論の内容をきれいにまとめていても、字が汚いとまとめとして悪い評価を受けるからです。

字を書く際は、きれいさだけでなく、字の大きさにも気をつけましょう。認識しやすい字を心がけることで、まとまった印象を演出できます。

なお、グループディスカッションでは、パソコンで議論をまとめることもあります。その場合は、あらかじめタイピングの練習やタイピングしやすい環境作りをしておくことでスムーズにまとめられます。

➁誤字脱字に気を付ける

誤字脱字に気をつけることも重要です。なぜなら、誤字脱字があると、他のメンバーが誤って認識することも考えられるからです。

また、メモはメンバーだけでなく、面接官も見ている可能性があるため、評価を下げられることもあります。

書記は迅速に情報をまとめることが求められるため、誤字脱字になることもあるでしょう。しかし、字を見直すなど、誤字脱字を防ぐ方法もあるため、積極的に取り入れてみましょう。

【実施形式別】グループディスカッションで書記が使うもの

最後に、グループディスカッションで書記が使うものを実施形式別に紹介します。

1. 【対面】紙とペン
2. 【オンライン】WordやPCのメモアプリ

①【対面】紙とペン

対面でのグループディスカッションでは、紙とペンを用いる事がほとんどです。

ディスカッション会場によってはホワイトボードを使うこともあります。ただ、ホワイトボードがない場合もあるため、紙とペンは持参しておきましょう。

紙とペンを準備する際には、あらかじめ多めに持っておき、使い慣れたものを使用することでスムーズに書けるためおすすめです。

➁【オンライン】WordやPCのメモアプリ

オンラインでグループディスカッションが行われる場合は、WordやPCのメモアプリを使うことがほとんどです。

そのため、あらかじめソフトの準備や設定をしておきましょう。もし使い慣れていない場合は、事前に使い慣れておく事が重要です。また、タイピングの練習もしておくこともおすすめです。

また、オンラインでのグループディスカッションでは、書記の画面を共有することもあります。スムーズに共有できるように練習しておくとよいでしょう。

書記はグループディスカッションで有利

本記事では、グループディスカッションにおける書記の役割を解説しました。

紹介したとおり、グループディスカッションにおいて書記は重要な役割を持つため、選考を有利に進めることができます。

ただし、常に全体の意見を聞きながら並行して意見発表もするなど、難易度も高い傾向にあります。書記を希望する予定の人は、あらかじめ練習してからグループディスカッションに臨みましょう！